MODEL PENGELOLAAN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS WEBPADA POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDAN

Gunawan, Andi

Imasita, Imasita

English

Portal E-Journal System PNUP (Politeknik Negeri Ujung Pandang)

Prosiding Seminar Nasional Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 2019 (pp.511-515) 978-602-60766-7-0Bidang Ilmu Administrasi, Akuntansi, Bisnis, Dan Humaniora 511MODEL PENGELOLAAN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS WEBPADA POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANGImasita), Andi Gunawan2)1)Dosen Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang, Makassar2) Dosen Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang, MakassarABSTRACTThis research focuses on discussing managing the agenda of leader’s (director) activities in StatePolytechnic of Ujung Pandang. The purpose of this study is to produce a model of a web-based activitymanagement agenda in State Polytechnic of Ujung Pandang. This research method uses research design anddevelopment of Research & Development (R and D) models. The research stages are needs analysis throughobservation and in-depth interviews with informants, analysis and management agenda for leadership activitesThe results obtained are designing an administrator, in this case a user secretary / staff director able toinput data into the director's activities. In addition, the Director and Assistant Director as users are able toenter this application with the intention of having a conversation in the form of disposition between thedirector and Assistant Directors related to conducting activities at State Polytechnic Ujung Pandang.Kata Kunci: Leadership agenda activites model1. PENDAHULUANSaat ini Politeknik Negeri Ujung Pandang telah menerapkan penggunaan sistem informasi yaitu sisteminformasi akademik (SIMAK) dan sistem informasi penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang dapatdiakses secara online. Namun dalam pengelolaan agenda kegiatan pimpinan, sekretaris atau staf Direkturmasih menerapkan metode kerja secara konvensional. Staf Direktur masih mengandalkan buku agendakegiatan pimpinan, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam melakukan pencatatan kegiatanpimpinan.Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Direktur Politeknik Negeri Ujung Pandangpada tanggal 25 Januari 2019, diperoleh informasi bahwa untuk mengelolah jadwal kegiatan Direktur PNUPmasih belum efektif, sehingga direktur mengalami kasulitan untuk mengingat agenda kegiatan yang harusdilaksanakan dan mendisposisi surat atau kegiatan lain kepada para Wakil Direktur yang terkait, jika Direkturtidak sedang berada ditempat.Dari uraian  permasalahan tersebut di atas, maka diperlukan penyelesaian masalah dengan mendesainmodel pengelolaan agenda kegiatan pimpinan (Direktur) berbasis web yang dapat diakses secara online diPNUP. Model sistem ini didesain untuk diintegrasikan kepada wakil direktur (Wakil Direktur 1 s.d. 4),sehingga memudahkan pimpinan melakukan disposisi. Dengan adanya sistem ini, informasi mengenai agendakegiatan pimpinan (direktur) dapat menjadi  kontrol dalam  melaksanakan kegiatannya. Pada aplikasi ini dapatmemasukan dan menyimpan data berupa: dokumen, memo pimpinan, undangan rapat dengan bantuanscanner, kemudian diintegrasikan ke dalam aplikasi agenda kegiatan Direktur.Selain itu, aplikasi ini dilengkapi beberapa fitur antara lain: filter penerima disposisi/perintah yangditujukan ke wakil direktur dan notifikasi kepada wakil direktur sebagai pemberitahuan bahwa terdapatinstruksi dari direktur. Fitur notifikasi ini berfungsi sama seperti halnya notifikasi pesan pada Whatsapp.Sekretaris atau staf direktur berkewajiban mengatur agenda kerja pimpinan dan jadwal kegiatan pimpinan seefektif mungkin. Hal ini menjadi rutinitas sekretaris/staf agar pimpinan memanfaatkan waktunya dengan baik.Yatimah Durotul (2013) mengatakan bahwa salah satu  tugas staf/sekretaris Direktur dalammelaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan  jadwal kegiatan pimpinan.  Agar pekerjaan pimpinanberjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehinggapekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidakadanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. [1]Chrisyanti (2011) berpendapat  bahwa Agenda kegiatan pimpinan merupakan agenda yangmencantumkan segenap kegiatan pimpinan termasuk didalamnya semua perjanjian, rapat, pertemuan denganrelasi dan sebagainya. [2]Prosiding Seminar Nasional Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 2019 (pp.511-515) 978-602-60766-7-0Bidang Ilmu Administrasi, Akuntansi, Bisnis, Dan Humaniora 512Hendarto  dan Tulusharyono (2008) agenda kegiatan pimpinan adalah Agenda  yang  mencatatkegiatan pertemuan-pertemuan pimpinan dan mengatur pimpinan untuk memanfaatkan waktunya denganbaik. [3]Sedianingsih (2014) bahwa Agenda kegiatan pimpinan selain digunakan untuk appointment atau janji,tetapi juga menjadi pengingat hal lain yang mencakup informasi tempat, dengan siapa, serta beberapainformasi lain yang diperlukan. [4]Crisyanti (2011) agenda kerja pimpinan adalah agenda yang mencantumkan segenap kegiatan pimpinandi dalamnya semua janji, rapat, pertemuan dengan relasi dan sebagainya. [2]Artur Mandolang, dkk. (2017) kehadiran apliasi mobile (rancang bangun aplikasi agenda kegiatanpimpinan) dapat membantu penyajian susunan agenda pimpinan dan dapat menjadi alternatif permasalahanyang dialami oleh pimpinan. [5]Sumarto dalam Kamal F. (2016) Agenda kerja pimpinan merupakan jadwal kerja pimpinan yangdisusun berdasarkan waktu kegiatan dan janji-janji yang telah disetujui oleh pimpinan. [6]Imasita, Hirman dan Andi Gunawan Pengembangan Model Pengelolaan Dokumen Tri DharmaPerguruan Tinggi Berbasis yang Terintegrasi dengan Dokumen Dosen Berbasis Web di Politeknik NegeriUjung Pandang (Masita, Andi Gunawan, dan Hirman, 2018). [7]Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model pengelolaan agenda kegiatan Direktur yangterintegrasi dengan para Wakil Direktur berbasis Web di Politeknik Negeri Ujung Pandng yang dapat diaksessecara online/Offline.2. METODE PENELITIANPendekatan PenelitianPenelitian ini menggunakan  desain penelitian dan pengembangan model Research& Development (Rand D) Tahapan yang dilakukan meliputi analisis kebutuhan dilakukan melalui observasi dan wawancaramendalam dengan dengan informan, analisis dan mengidentifikasi pengelolaan agenda kegiatan pimpinan.Orientasi peneltian dan pengmbangan ini adalah produk perangkat lunak (software) aplikasi sistempengelolaan agenda kegiatan Direktur terintegrasi dengan para wakil direktur berbasis web.Alat dan Bahan PenelitianPengembangan prototype model sistem pengelolaan agenda kegiatan pimpinan berbasis webmembutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak. Proses penelitian menggunakan seperangkat komputer(CPU, monitor, keyboard, dan mouse) dengan spesifikasi processor Intel Core Duo 1,73 Ghz, memory 1,00GB,    OS 32-bit dan sebuah Scanner. Kebutuhan hardisk menggunakan 80 GB untuk memuat perangkat lunakdengan spesifikasi sebagai berikut:1. Sistem Operasi Microsofi® Windows XP/Vista/72. DBMS : MySQL.3. Word Processor : Microsoft Office Word 20074. Graphics Tools : Windows Paint5. Web Browser : Mozilla Firefox6. Development Tools : WAMP server, Dreamweaver, dan  Photoshop7. Bahasa pemrograman : PHP dan Java Script.Adapun bahan penelitian berupa dokumen yang terkait dengan agenda kegiatan Direktur PNUPseperti undangan rapat/pertemuan, memo, dan lain-lain untuk menjamin bahwa implementasi sistempengelolaan agenda kegiatan Direktur berbasis web dengan bantuan scanner yang diintegrasikan  ke dalamaplikasi tersebut.3. HASIL DAN PEMBAHASAN3.1 Menu LoginPada aplikasi ini terdapat 6 orang bisa login yakni Direktur, Sekretaris/Staf, Asisten Direktur 1 s.d. 4.Untuk itu dapat diuraikan sebagai berikutLogin Sekretaris/Staf DirekturUntuk login pada aplikasi ini , maka terlebih dahulu mengisi username dan pasword, selanjutnya nampak padagambar 1 dan 2. Pada gambar 2 adalah menu utama yang terdiri dari menu-menu yakni menu agenda Direktur,agenda, Dasboard, disposisi, percakapan.Prosiding Seminar Nasional Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 2019 (pp.511-515) 978-602-60766-7-0Bidang Ilmu Administrasi, Akuntansi, Bisnis, Dan Humaniora 513Gambar 1. Login Gambar 2. Menu UtamaUntuk gambar 3  merupakan agenda kegiatan Diretur PNUP yang diisi oleh Staf/sekretaris Direktur,sedangkan gambar 4 adalah menu tambah input.Gambar 3. Menu Agenda Direktur Gambar 4. Menu Tambah AgendaLogin DirekturUntuk login Direktur sama halnya dengan login sekretaris/staf Direktur. Setelah login Direktur, maka nampakpada gambar 5. Pada menu agenda ini memiliki notifikasi disposisi Direktur yang akan ditujukan kepada parawakil direktur yang terkait. Ketika disposisi terkirim ke Asdir yang terkait, maka nampak pada menu ataugambar 6  yang memperlihatkan notifikasi sama halnya dengan WhatsApp (WA) dengan tanda warna hijaudan tertulis belum dibaca oleh yang ditujukan disposisi tersebut dan sebelikanya ketika sudah dibaca makaberubah warna menjadi orange (sudah dibaca).Gambar 5. Agenda Direktur Memberikan Disposisi Gambar 6. Menu Disposisi TerkirimLogin Asisten DirekturUntuk login Asisten Direktur sama halnya dengan login Direktur dan Sekretaris/Staf Direkur. Setelah AsistenDirektur login, maka selanjutnya adalah memilih  menu disposisi seperti nampak pada gambar 7, selanjutnyaklik menu disposisi masuk untuk melihat disposisi direktur yang ditujukan kepada salah satu Asisten DirekturProsiding Seminar Nasional Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 2019 (pp.511-515) 978-602-60766-7-0Bidang Ilmu Administrasi, Akuntansi, Bisnis, Dan Humaniora 514yang terkait kegiatan Direktur seperti gambar 8. Pada gambar 8 nampak aksi warna hijau dengan tulisan balas,ketika di klik aksi balas, maka Asisten Direktur melakukan percakapan secara online dengan Direktur.Gambar 7. Menu Disposisi (Asdir 1 s.d. 4) Gambar 8. Menu Disposisi Masuk (Asdir 1 s.d. 4)Untuk melakukan percakapan antara Asisten Direktur diberi disposisi dengan Direktur, maka Asisten Direktur tersebutmemili aksi balas, maka nampak menu seperti pada gambar 9 untuk membalas disposisi Direktur. Sementara gambar 11merupakan menu balasan disposisi dari Asisten Direktur dikirim ke Direktur. Setelah Asisten Direktur mengirim balasanDisposisi Ke Direktur, maka Direktur dapat membuka menu percakapan untuk melihat balasan disposisi Asisten Direkturtersebut seperti nampak pada gambar 11.Gambar 9. Menu Pesan Balas Disposisi (Asdir 1 s.d. 4) Gambar 10. Menu Mengirim pesan (Asdir 1 s.d.4)Gambar 11. Menu Mengirim pesan (Asdir 1 s.d.4)4. KESIMPULANModel pengelolaan kegiatan Direktur berbasis web pada Politeknik Negeri Ujung Pandang memudahkanDirektur untuk mengakses dan mengontrol kegiatan yang harus diselesaikan. Jenis kegiatan Direktur yangmemiliki dokumen juga dapat diakses dan didonwload. Pada aplikasi ini memiliki kelebihan yakni tersedianyaProsiding Seminar Nasional Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat 2019 (pp.511-515) 978-602-60766-7-0Bidang Ilmu Administrasi, Akuntansi, Bisnis, Dan Humaniora 515notifikasi percakapan antara Direktur dengan para Asisisten Direkur terkait yang dituangkan dalam bentukdisposisi. Notifikasi disposisi tersebut sama halnya dengan fungsi WhatsApp (WA).5. DAFTAR PUSTAKA[1] Yatimah Durotul, 2013, Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran, Pustaka Setia,Jakarta.[2] Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kesekretariatan. Cetakan pertama, Jakarta: PT PrestasiPustakaraya.[3] Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. 2008. Menjadi Sekretaris Profesional, PPM, Jakarta.[4] Sedianingsih, Farida Mustikawati, Nieke P. Soetanto. 2014. Teori dan Praktik AdministrasiKesekretariatan. Kencana Frenada Media Group. Jakarta[5] Artur Mandolang, Yaulie Deo Y., Rindengan, Steven S. Jurnal Teknik Informatika, Vol.11, No.1 2017Diterbitkan oleh Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik Universitas Sam Ratulangi,ISSN 2301-8364.[6] Kamal F. 2016, Tinjauan penanganan agenda kerja pimpinan pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta,Jurnal Administrasi Kantor,  Vol 4  No. 1, 117-135 P-ISSN 2337-6694 E-ISSN 2527-9769.[7] Masita, Andi Gunawan, dan Hirman, 2018, Pengembangan Model Pengelolaan Dokumen Tri DharmaPerguruan Tinggi Berbasis Web di Politeknik Negeri Ujung Pandang. (tahun 2, dibiayai oleh DIKTI).6. UCAPAN TERIMA KASIHPenulis mengucapkan terima kasih kepada: 1). Pimpinan Politeknik Negeri Ujung Pandang atasdukungan dana yang diberikan, 2). Ketua, sekertaris, dan staf Pusat Penelitian dan Pengabdian padaMasyarakat PNUP atas arahan dan kepercayaan yang diberikan, dan 3). Tim pelaksana penelitian ataskerjasamanya dalam menyelesaikan penelitian ini.

MODEL PENGELOLAAN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS WEB PADA POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG

http://jurnal.poliupg.ac.id/index.php/snp2m/article/download/1997/1839

MODEL PENGELOLAAN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN BERBASIS WEB PADA POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Portal E-Journal System PNUP (Politeknik Negeri Ujung Pandang)