Diseño e implementación de una solución tecnológica para la administración del inventario de la serie documental contratos caja de compensación familiar Comfandi.

Abstract

La sociedad del conocimiento y la era de la información han transformado a la información en un activo de alto valor estratégico para las instituciones. La información organizada estratégicamente permite a las organizaciones visualizar de manera precisa las acciones realizadas, las dificultades presentadas en las gestiones y facilita los procesos de gestión estratégica, gerencial y operacional. La huella histórica de las acciones realizadas queda registrada en soportes de información tales como son los documentos. Desde un punto de vista contrario, una organización con un sistema o un modelo de gestión de documentos débil está expuesta a la pérdida de documentos legales, contables, operacionales; al deterioro continuo de los mismos, al almacenamiento no controlado de documentos, a la pérdida de tiempo en la búsqueda de información y a la pérdida de oportunidades de negocio, es decir a los avatares de la imprecisión administrativa, financiera y legal. Con relación a lo anterior, se establece el diseñar e implementar un modelo operativo de gestión documental soportado bajo un sistema de información que permita la gestión y administración de los expedientes de contratos determinados bajo los siguientes lineamientos funcionales: ● Modelo operativo con visión funcional, integrativa, en prospectiva y retrospectiva. ● Una solución que esté bajo los lineamientos metodológicos y conceptuales de la archivística y la gestión documental. ● Metodología de gestión de proyectos Ágil - que garantice la atención y solución eficiente de coyunturas presentadas durante el desarrollo del proyecto.The knowledge society and the information age have transformed information into an asset of high strategic value for institutions. The strategically organized information allows organizations to accurately visualize the actions carried out, the difficulties presented in the management and facilitates the processes of strategic, managerial and operational management. The historical footprint of the actions performed is recorded in information media such as documents. From an opposite point of view, an organization with a weak document management system or model is exposed to the loss of legal, accounting, operational documents; the continuous deterioration of the same, the uncontrolled storage of documents, the loss of time in the search for information and the loss of business opportunities, that is, the vicissitudes of administrative, financial and legal inaccuracy. In relation to the above, it is established to design and implement an operational model of document management supported under an information system that allows the management and administration of contract files determined under the following functional guidelines: ● Operational model with functional, integrative, prospective and retrospective vision. ● A solution that is under the methodological and conceptual guidelines of archival and document management. ● Ágil project management methodology - to guarantee the attention and efficient solution of situations presented during the development of the project