Optimización del proceso de admisión y matricula de los establecimientos educativos oficiales en el departamento de Norte de Santander alineado a la estrategia Gobierno en Línea de Colombia.

Abstract

El trabajo de grado presentado a continuación implementó la Gestión de Proceso de Negocios (BPM) para mejorar los procesos dentro de los establecimientos educativos al momento de prestar los servicios educativos de manera más eficiente a los diferentes usuarios. El proceso seleccionado es la admisión y matrícula en los Establecimientos Educativos Oficiales (urbanos y rurales) del Departamento de Norte de Santander en los municipios no certificados, con el propósito de lograr una optimización de este estableciendo una mejora en la calidad de la información y disminución en los tiempos de ejecución. Además, este proyecto presenta una alternativa para mejorar la eficiencia en el Sistema de Matrícula de Educación Básica y Media (SIMAT) al que le hace seguimiento la Secretaria de Educación Departamental de Norte de Santander por medio de las dependencias internas del Área de Cobertura. La optimización realizada involucra fases de análisis de estado actual (AS-IS) del proceso seleccionado, estado futuro del proceso (TO-BE), determinación de brechas en el estado de madurez, modelamiento del proceso optimizado usando BPMN y validación del proceso mejorado a partir de simulaciones. Del mismo modo, la solución responde al marco de referencia de arquitectura empresarial de la estrategia Gobierno en Línea de la Gobernación de Norte de Santander con los lineamientos y normatividad vigentes integrando la metodología BPM-RAD.The degree work presented below implemented the Business Process Management (BPM) to improve the processes within the Educational Establishments at the time of providing the educational services in a more efficient manner to the different users. The selected process is the admission and enrollment in the Official Educational Establishments (urban and rural) of the Department of Norte de Santander in the non-certified municipalities, in order to achieve an optimization of this by establishing an improvement in the quality of information and decrease in the execution times. In addition, this project presents an alternative to improve efficiency in the Basic and Secondary Education Enrollment System (SIMAT), which is followed up by the Departmental Education Secretariat of Norte de Santander through the internal departments of the Coverage Area. The optimization carried out involves phases of analysis of current state (AS-IS) of the selected process, future state of the process (TO-BE), determination of gaps in the state of maturity, modeling of the optimized process using BPMN and validation of the improved process to from simulations. In the same way, the solution responds to the framework of business architecture reference of the Online Government strategy of the Government of Norte de Santander with the current guidelines and regulations integrating the BPM-RAD methodology