González Vílchez, Francisco Alfredo

Repositorio Institucional UNAN-Managua

SELECCIÓN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOSProceso de organizaciónLIC. FRANCISCO ALFREDO GONZÁLEZ  VÍLCHEZArchivistaConsultoría y Capacitación en Archivos y Documentos – CONCARD Ticuantepe, Managua- NicaraguaINTRODUCCIÓN• AUSENCIA DE CRITERIOS Y NORMAS CONCERNIENTES A LA DOCUMENTACIÓN DE ASUNTOS CONCLUIDOS.• LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Arto. 50• PÉRDIDA CUANTIOSA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL HISTÓRICO DE LA NACIÓN, EN PARTICULAR DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS.• LA SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS FENECIDOS SE VALORAN DE MANERA PERSONAL.• LOS ADMINISTRADORES SON LOS PRIMEROS ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS, DE LO CONTRARIO EXISTIRÍA UN ARCHIVO CENTRAL EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS.MARCO LEGAL• CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLIOCA DE NICARAGUA.• CÓDIGO CIVIL DE NICARAGUA. Documentos públicos y privados.• CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL. Documentos Públicos y privados.• LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBICA. Arto. 50. • LEY DE AUTONOMÍA UNIVERSITARIA. 1990 • LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Creación de las OAIP. • LEY DE CREACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA Y GANADERÍA – UNIVERSIDAD NACIO AGRARIA. (1917-1937-1961-1990). Normativas, manualesMARCO TEÓRICO. • ARCHIVO. CONJUNTO DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y/O RECIBIDOS EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES POR LA PERSONA FÍSICAS O JURÍDICAS, PÚBLICAS O PRIVADAS DE CUALQUIER ÉPOCA Y EN CUALQUIER SOPORTE, INCLUIDOS LOS INFORMÁTICOS.• ARCHIVO CENTRAL. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE COORDINA Y CONTROLA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y REÚNE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS POR LOS MISMOS UNA VEZ FINALIZADO SU TRÁMITE Y CUANDO SU CONSULTA ES CONSTANTE.• ARCHIVO ADMINISTRATIVO. TIENEN SU VIDA, TRANSCURREN POR UNAS EDADES CUYO DESARROLLO ESTÁ EN FUNCIÓNDE ESA CUALIDAD DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO COMO TESTIMONIO DE UNA ACTIVIDAD Y DE LA UTILIDAD QUE COMOTAL TIENE PARA EL PRODUCTOR. ESTA UTILIDAD COMO ANTECEDENTE ADMINISTRATIVO, COMO ANTECEDENTE PARA LAGESTIÓN DE LOS ASUNTOS, ES LO QUE PROPORCIONA AL DOCUMENTO SU VALOR ADMINISTRATIVO.MARCO TEÓRICO• ARCHIVO DE GESTIÓN. EN ESTA ETAPA LOS DOCUMENTOS SE CONSERVAN EN LAS OFICINAS DEBIDO A QUE SUTRAMITACIÓN NO HA CONCLUIDO Y/O SON CONSULTADOS CON FRECUENCIA. LA FRECUENCIA DE LACONSULTA, JUNTO A LA VIGENCIA ADMINISTRATIVA, VAN A DETERMINAR EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS, SUEDAD Y, COMO CONSECUENCIA, LA FORMACIÓN DE LAS ETAPAS ARCHIVÍSTICAS: EL DOCUMENTO SECONSERVARÁ EN UN ARCHIVO DE GESTIÓN MIENTRAS SU TRAMITACIÓN NO HAYA CONCLUIDO O, UNA VEZHAYA CONCLUIDO, EN TANTO QUE SU CONSULTA COMO ANTECEDENTE ADMINISTRATIVO SEA FRECUENTE.• DEPURACIÓN DOCUMENTAL. ES LA OPERACIÓN QUE CONSISTE EN LA DESTRUCCIÓN ORGANIZADA DEDOCUMENTOS CARENTES DE VALOR POR EJEMPLO: COPIAS, INVITACIONES, BORRADORES DE DOCUMENTOS,MANUALES EXTERNOS, NORMAS TANTO INTERNAS COMO EXTERNAS EN COPIA.• DOCUMENTO DE ARCHIVO. ES EL TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO O ACTO REALIZADO EN EL EJERCICIODE SUS FUNCIONES POR PERSONAS FÍSICAS Y JURÍDICAS, PÚBLICAS O PRIVADAS.MARCO TEÓRICO• COMISIÓN INSTITUCIONAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. ES EL ÓRGANO DE LA INSTITUCIÓN ENCARGADO DEDICTAR LAS NORMAS SOBRE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON SU VALORCIENTÍFICO CULTURAL. FORMADO POR EL ENCARGADO DEL ARCHIVO CENTRAL, EL ASESOR LEGAL Y ELSECRETARIO GENERAL O DELEGADO DE LA ENTIDAD PRODUCTORA DE LA DOCUMENTACIÓN.• ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ES LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN PERDIDO SU VALORADMINISTRATIVO, LEGAL, Y QUE NO TIENE VALOR HISTÓRICO O QUE CARECEN DE RELEVANCIA PARA LA CIENCIAY LA TECNOLOGÍA.• EXPEDIENTE. CASI TODOS LOS DOCUMENTOS FORMAN PARTE DE UN EXPEDIENTE. SE ENTIENDE POREXPEDIENTE ADMINISTRATIVO UN CONJUNTO ORDENADO DE DOCUMENTOS GENERADOS POR UNA UNIDAD UOFICINA (PRODUCTOR) EN LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DE UN MISMO ASUNTO. TODOS LOSDOCUMENTOS Y EXPEDIENTES FORMAN PARTE DE UNA SERIE. SE ENTIENDE POR SERIE AL CONJUNTO DEDOCUMENTOS Y EXPEDIENTES GENERADOS POR UNA UNIDAD U OFICINA RESULTADOS DE UNA MISMAGESTIÓN, ACTIVIDAD O PROCEDIMIENTO..MARCO TEÓRICO• FUNCIÓN (ADMINISTRACIÓN). LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ES LA QUE EL ESTADO REALIZA BAJO UN ORDEN JURÍDICO,Y QUE CONSISTE EN LA EJECUCIÓN DE ACTOS QUE DETERMINAN SITUACIONES JURÍDICAS PARA CASOS INDIVIDUALES.ES LA FUNCIÓN DEL ESTADO QUE SE OCUPA DE LA SATISFACCIÓN DE LOS INTERESES COMUNITARIOSIMPOSTERGABLES. ES LA FUNCIÓN MÁS AMPLIA QUE SE UTILIZA EN LA ESFERA ESTATAL Y ES LA FUNCIÓN PRINCIPAL DELPODER EJECUTIVO, DONDE ENCONTRAMOS EL DERECHO ADMINISTRATIVO PURO. LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ES LAACTIVIDAD CONCRETA, PRACTICA, DESARROLLADA POR EL ESTADO PARA LA INMEDIATA OBTENCIÓN DE SUSCOMETIDOS.• IDENTIFICACIÓN. ES LA INVESTIGACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LAS CATEGORÍAS ADMINISTRATIVAS Y ARCHIVÍSTICAS ENQUE SE SUSTENTA LA ESTRUCTURA DE UN FONDO DOCUMENTAL• EVALUACIÓN DOCUMENTAL. FASE DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN ANALIZAR Y DETERMINAR LOSVALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE LAS SERIES DOCUMENTALES, FIJANDO LOS PLAZOS DE TRANSFERENCIAS,ACCESO Y CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN TOTAL O PARCIAL.MARCO TEÓRICO• SELECCIÓN DOCUMENTAL. ES UNA FUNCIÓN IMPORTANTE EN LA ADMINISTRACIÓN, PERMITE LA FIJACIÓN DE PLAZOS DE VIDA PARA LOSDOCUMENTOS COMO LA ELIMINACIÓN DE ESTOS CUANDO HAN CUMPLIDO SU VIGENCIA LEGAL Y ADMINISTRATIVA Y ADEMÁS CARECEN DEVALOR CIENTÍFICO CULTURAL.• .SISTEMA DE ARCHIVO. CONJUNTO DE ACTIVIDADES ARTICULADAS A TRAVÉS DE UNA RED DE CENTROS Y DE SERVICIOS TÉCNICOS YLO FORMAN: •ARCHIVOS DE OFICINA: CONSERVAN LA DOCUMENTACIÓN QUE GENERAN HASTA EL FINAL DE SU TRÁMITE Y DURANTEEL PERIODO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA, QUE EN LÍNEAS GENERALES SE ESTIMA DE 3 A 5 AÑOS. ARCHIVO CENTRAL: UNIDADESPECIALIZADA EN LAS FUNCIONES DE GESTIÓN, CONSERVACIÓN (TEMPORAL O INDEFINIDA), CONSULTA Y ACCESO A LOSDOCUMENTOS.• TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. EN ELLA SE DESCRIBE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL TOTAL DE LA ENTIDAD, SE DETECTAN DUPLICIDADES,SE ESTABLECEN PLAZOS DE CONSERVACIÓN RACIONALES, SE INDICA CUALES SON LOS DOCUMENTOS MÁS REPRESENTATIVOS DE LA INSTITUCIÓN,PARA QUE ESTOS SEAN CONSERVADOS PERMANENTEMENTE Y SE SUMEN AL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PAÍS. LA TABLA DE PLAZOS DE LAINSTITUCIÓN ES LA SUMA DE LAS TABLAS QUE CADA OFICINA ELABORE.• UNIDAD PRODUCTORA. UNIDAD ADMINISTRATIVA (OFICINA, DEPARTAMENTO, DIRECCIÓN, ETC.) QUE PRODUCE Y RECIBE LOS DOCUMENTOS QUE REQUIERE VALORAR.LÍNEAS GENERALES• EL ARCHIVO CENTRAL SELECCIONARÁ EL ACERVODOCUMENTAL DE TRÁMITE CONCLUIDO QUE POR SUINFORMACIÓN MEREZCAN CONSERVARSE DE MANERAPERMANENTE, Y RETIRAR LOS EXPEDIENTES CONSIDERADOSCOMO DESTRUIBLES.• EL ARCHIVO CENTRAL REALIZARÁ REVISIONES PERIÓDICAS DELA DOCUMENTACIÓN TRANSFERIDA A SUS INSTALACIONESPOR LOS ÓRGANOS PRODUCTORES DE LA INSTITUCIÓN EIDENTIFICARÁ LAS REMESAS DE DOCUMENTOS CUYO TIEMPODE CONSERVACIÓN PRECAUSIONAL HAYA CONCLUIDO, CONLA FINALIDAD DE LLEVAR A CABO EL PROCESO DESELECCIÓN.• LOS ÓRGANOS PRODUCTORES REALIZARÁN UNA REVISIÓNPERIÓDICA DE LA DOCUMENTACIÓN DE ASUNTOSCONCLUIDOS QUE YA NO SEAN REQUERIDOS PARA ELDESARROLLO DE SUS FUNCIONES, Y LLEVARÁ A CABO UNADEPURACIÓN PRELIMINAR.LÍNEAS GENERALES• EL ARCHIVO CENTRAL DEBERÁ ELABORAR Y ACTUALIZAR ELCALENDARIO DE ELECCIÓN DE ACERVOS DOCUMENTALES, PARADETERMINAR LA CADUCIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN TRANSFERIDA,CONSIDERANDO LOS PERIODOS QUE ESTABLEZCA EL COMITÉ DEARCHIVOS Y DOCUMENTOS PARA LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICADACOMO RESERVADA O CONFIDENCIAL.• EL ARCHIVO CENTRAL NOTIFICARÁ MEDIANTE OFICIO A TRAVÉS DE LASECRETARÍA GENERAL DE LA INSTITUCIÓN AL ÓRGANO PRODUCTOR, LATERMINACIÓN DEL TIEMPO DE RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN DETRÁMITE CONCLUIDO Y SOBRE LA DEPURACIÓN DE LA MISMA.• LOS ÓRGANOS PRODUCTORES DETERMINARÁS SI ESTÁN DE ACUERDO O NO CON EL PROCESO DE SELECCIÓN A QUE SE SOMETERÁ SU DOCUMENTACIÓN, EN CASO DE QUE NO EMITA EL OFICIO, SE ENTENDERÁ QUE ESTÁ CONFORME CON EL MISMO.LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOSDEPENDE POR LO QUE HAN SIDO CREADOS : VALOR PRIMARIO •DE LA UTILIDAD QUE SE PUEDA DEDUCIR CON POSTERIORIDAD: VALOR SECUNDARIO.EL DOCUMENTO DESDE SU NACIMIENTO POSEE UN VALOR PRIMARIO, YA QUE TIENE COMOOBJETIVO PRINCIPAL PLASMAR LA GESTIÓN DE UNA ACTIVIDAD DETERMINADA: VALORADMINISTRATIVO. EJEMPLO: UN CONJUNTO DE INSCRIPCIONES EN LA REGISTRO CIVIL, TIENECOMO VALOR ADMINISTRATIVO EL DERIVADO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL DE LA POBLACIÓNQUE EJERCE EL ESTADO.ESTE VALOR INICIAL VA PERDIENDO VITALIDAD CON EL TIEMPO DESDE EL PUNTO DE VISTA DELA GESTIÓN ADMINISTRATIVA.PERO VA ADQUIRIENDO UN VALOR PARALELO: VALOR LEGAL, VALOR JURÍDICO O PROBATORIO .(EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE ESTE VALOR VA VARIANDO DEPENDIENDO DEL DOCUMENTO,EL VALOR PUEDE PRESCRIBIR EN UNOS AÑOS O NO HACERLO NUNCA) •EJEMPLO: EL VALORDEL DOCUMENTO CON EL CUAL NOS REGISTRAMOS EN EL REGISTRO CIVIL NO PRESCRIBE• UNA VEZ CUMPLIDO UN PERÍODO PRUDENTE EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO, ELDOCUMENTO COBRA UN NUEVO VALOR QUE VA CRECIENDO CON EL PASO DEL TIEMPO: ELDE SERVIR COMO FUENTE PARA LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA Y PARA LA ACCIÓNCULTURAL. VALOR SECUNDARIO.• TAMBIÉN LLAMADO VALOR HISTÓRICO O PERMANENTE. EJEMPLO: CON LOS ASIENTOS DELREGISTRO CIVIL PODEMOS CONSTRUIR UN ÁRBOL GENEALÓGICO HASTA MEDIADOS DELSIGLO XIX.• MUCHOS AUTORES CONSIDERAN QUE DENTRO DEL VALOR PRIMARIO TAMBIÉN ESTÁ ELFINANCIERO O FISCAL.• •VALOR INFORMATIVO: VALOR QUE POSEEN LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS CON FINES DEREFERENCIA O INVESTIGACIÓN, INDEPENDIENTEMENTE DE SU VALOR COMO TESTIMONIOPARA LA HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA. POR TANTO NO DEJARÍA DE SER UNVALOR HISTÓRICO.• VALOR INTRÍNSECO: DEPENDE DE VALORES TALES COMO SU CONTENIDO, LASCIRCUNSTANCIAS DE SU PRODUCCIÓN, LA PRESENCIA O NO DE FIRMAS, DE SELLOS. NO DEJADE SER UN VALOR ADMINISTRATIVO. LOS VALORES DEL DOCUMENTOS ESTA ÍNTIMAMENTERELACIONADOS CON EL CICLO DE VIDA DOCUMENTAL Y AL MISMO TIEMPO CON LAS ETAPASDEL ARCHIVO. TAMBIÉN DESEMPEÑAN UN PAPEL FUNDAMENTAL EN EL PROCESO DEVALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PREVIO LA SELECCIÓN Y EXPURGO.• VALORACIÓN: ES LA FASE DEL PROCESO DE EXPURGO DESTINADA A DESCUBRIR O APRECIAR LOS VALORESINHERENTES A LOS DOCUMENTOS Y SU GRADACIÓN. DEBE REALIZARSE SOBRE LA BASE DE UN CONOCIMIENTODE TODA LA DOCUMENTACIÓN DE UNA INSTITUCIÓN, NO SOBRE UNA BASE PARCIAL. TAMBIÉN ES MUYIMPORTANTE LA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LAS SERIES..• PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN: ESTUDIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES UNA POR UNA.• SU ORIGEN FUNCIONAL.• LA NATURALEZA DE LOS ACTOS QUE RECOGEN.• LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL.• EL VALOR QUE HAN TENIDO O PUEDAN CONSERVAR EN ADELANTE PARA LA ENTIDAD QUE LOS HA CREADO.• EL QUE PUEDEN OFRECER PARA LA HISTORIA DE LA ENTIDAD, PARA LA INVESTIGACIÓN EN GENERAL Y PARA LADIFUSIÓN CULTURAL. ES DECIR, SU VALOR ADMINISTRATIVO, LEGAL E HISTÓRICO, DE INFORMACIÓN Y DEINVESTIGACIÓN. EN DEFINITIVA SE TRATA DE APRECIAR EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS DE CARA AESTABLECER LOS CRITERIOS QUE RIJAN SU DESTINO.• CRITERIOS DE VALORACIÓN.VALORACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS• LA TEORÍA TRADICIONAL DE VALORACIÓN SE CENTRA EN BUSCAREL VALOR DE LOS REGISTROS; ESTOS VALORES NORMALMENTESON EXPRESADOS COMO PRIMARIO Y SECUNDARIO, ESTANDOLOS SECUNDARIOS DIVIDIDOS EN VALORES EVIDENCIALES EINFORMATIVOS.• ESTA METODOLOGÍA ESTÁ ESTRECHAMENTE RELACIONADA CONLOS PRINCIPIOS DE THEODORE SCHELLENBERG; “AQUELLOSDOCUMENTOS DE CUALQUIER INSTITUCIÓN PÚBLICA O PRIVADAA LOS QUE SE LE ADJUDICÓ UNA CONSERVACIÓN PERMANENTEPOR REFERENCIA Y OBJETIVOS SECUNDARIOS”.VALORACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS• Los críticos de esta metodología de valoración argumentan quepara definir la valoración en términos del valor secundario deinvestigación es necesario utilizar una metodología basada en elanálisis de contenido, y en el mundo moderno, donde hay ungran volumen de documentación y los documentos electrónicosexisten como entidades lógicas y no físicas, los archiveros nopueden centrarse en la valoración por contenido.• Hoy día, casi todas las teorías y metodologías de valoraciónllegan a la conclusión de que el objetivo principal o la finalidadde la valoración archivística debe ser la conservación de laevidencia que documente las funciones, procesos, actividades ytransacciones realizadas y completadas por una institución opersona.CONCLUSIÓN• LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS DEBE DEINICIARSE CON SUS DEBIDOS INSTRMENTOS DE TRABAJO:POLÍTICAS, NORMAS, MANUALES, PROCEDIMIENTOS Y ESTUDIOSRELACIONADOS AL CONOCIMIENTOS PRÁCTICO DE SUS FONDOSDOCUMENTALES.• EL ARCHIVO CENTRAL ES LA UNIDAD ADMINISTRATIVAESPECIALIZADA EN EL TEMA DE ARCHIVO, ADEMÁS COORDINALOS ESTUDIOS ARCHIVÍSTICOS, DIRIGIENDO LAS ACTIVIDADES DEUNA COMISIÓN INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS.• EL INGRESO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS OFICINAS ALARCHIVO CENTRAL DEBE GENERAR VOLUNTADES POSITIVAS ENEL EQUIPO DE SUS RECURSOS HUMANOS.• TODA PLANIFICACIÓN EN LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS ESTARÁ PRESENTE LA SELECCIÓN´, TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS, PROCESOS QUE LLEVAN AL ÉXITO: RACIONALIZACIÓN DE ESPACIOS, SERVICIO DE ARCHIVO DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y DE FÁCIL ACCESO A SU CONSULTA.• GRACIAS ESTIMADOS COLEGAS.

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