Propuesta de Modelo de Gestión de Proyectos para el Departamento de la Administración Tributaria de la Municipalidad de San Carlos conforme al marco legal y buenas prácticas

Abstract

Proyecto de Graduación (Maestría en Gerencia de Proyectos) Instituto Tecnológico de Costa Rica, Área Académica de Gerencia de Proyectos, 2019.Este trabajo de investigación corresponde al desarrollo de una propuesta de un modelo de gestión inicial, para los proyectos en el Departamento de la Administración Tributaria de la Municipalidad de San Carlos, a partir de la conceptualización de buenas prácticas referenciadas en instituciones similares. Para el desarrollo y el cumplimiento de los objetivos, se realizó un análisis y estudio de la situación actual de la gestión, con la finalidad de obtener un punto de referencia en torno a cómo se estaban gestionando los proyectos; para posteriormente compararlo con un marco referencial de buenas prácticas a partir de la Guía del PMBOK® e instituciones similares en el sector público y adaptar estas mejores prácticas al Departamento Tributario. El estudio se realizó con un enfoque cualitativo de investigación-acción, utilizando las técnicas de recolección de datos como entrevistas semi estructuradas y grupos focales para conocer la situación del Departamento de Administración Tributario de la Municipalidad de San Carlos. Luego del análisis comparativo de la situación actual y el marco de referencia, se obtuvieron hallazgos en cuanto a la ausencia de la aplicación de buenas prácticas y herramientas que permiten desarrollar una gestión adecuada; encontrándose la falta de actas constitutivas, debilidades en las definiciones del alcance, así como la poca documentación del mismo. Además, de la carencia de una estructura detallada de trabajo, falencias sobre todo en el grupo de proceso de inicio y la planificación de los proyectos. El análisis comparativo y el estudio de brechas permitieron la definición de un plan de acción, el cual es plasmado mediante el desarrollo de una propuesta inicial de modelo de gestión, para disminuir las brechas entre las mejores prácticas referenciadas y el estado actual, acorde con el marco legal y las necesidades del Departamento. Como parte de la propuesta realizada, se desarrollaron los procesos y las herramientas, aplicables al Departamento Tributario de la municipalidad, y se incluye una propuesta de implementación del modelo de gestión desarrollado, determinando las posibles acciones, los responsables y el costo aproximado del mismo.The following research paper corresponds to a project management proposal for the taxation department of San Carlos local government, based on best practices referenced from similar institutions. In order to properly develop and comply with this research, a situational analysis of current project management practices was conducted, with the object of gathering a snapshot of current procedures; to later compare with PMBOK® best practices and similar institutions of local public sector, to enable proper adjustment of referred best practices to the taxation department. Research was conducted with a qualitative focus mainly driven by research-action, using semi-structure interviews and focus groups as primary techniques to gather enough information, to properly assess current situation. Following the comparative analysis and referential framework, an interesting lack of best practices and tools was identified in terms of project managements for local government. Absence of project establishment acts, weakness on scope definition and missing details work structure where among the main improvement areas identified for the groups responsible for project initiation and planning. Comparative analysis in conjunction with gap analyses allowed creation of an action plan to propose new way to address project management, targeted to close gaps between listed best practices and current state of local government. All this inside legal framework and needs presented by taxation department. As part of final proposal tools and process were developed applicable and customize for local government taxation department. Additionally, an implementation proposal is included as well as a development management model, outlining possible actions, responsible and estimate costs