Use of health information systems in small municipalities in Southern Brazil

Abstract

OBJECTIVE: To describe the use of health information systems in towns with fewer than 10,000 inhabitants. METHODS: Study conducted in the state of Rio de Grande do Sul, Southern Brazil, between 2003 and 2004. A self-administered questionnaire was sent to municipal managers, containing 11 single-choice questions, three multiple-choice questions and three open questions on the structure available, use of information, indicators valued and satisfaction with the systems. The questionnaire was answered by managers in 127 of the municipalities in this state with fewer than 10,000 inhabitants (37.7%). The responses were tabulated in an electronic spreadsheet and the differences between respondent and non-respondent municipalities were evaluated using the chi-square test, taking the significance level to be p < 0.05. RESULTS: All the municipalities had computers available (mean of three per municipality) and 94% had internet access. The personnel responsible for information system inputs and analysis were public employees (59%) who also performed other tasks. The systems most used related to budget control and transfer of funds. Data analysis and generation of information used in local planning was carried out in 59.1% of the municipalities. The indicators cited as important for local planning were the same ones used in arrangements agreed with the state, but there was difficulty in understanding the terms "indicators" and "statistical data". Only 4.7% were fully satisfied with the information obtained from the health information systems. CONCLUSIONS: Two realities coexisted: municipalities that perceived that inputs to health information systems were a task to be complied with because of orders from central levels, in contrast with municipalities that saw the potential for these systems but had difficulty in using them.OBJETIVO: Describir el uso de los Sistemas de Información en Salud en ciudades con menos de 10 mil habitantes. MÉTODOS: Estudio realizado en estado de Rio Grande do Sul, Sur de Brasil, entre 2003 y 2004. Se envió un cuestionario auto-aplicable a gestores de los municipios, conteniendo 11 preguntas de selección simple, tres de selección múltiple y tres abiertas, sobre la estructura disponible, utilización de las informaciones, indicadores valorizados y satisfacción con los sistemas. El cuestionario fue respondido por gestores de 127 (37,7%) de los municipios gauchos con menos de 10 mil habitantes. Las respuestas fueron tabuladas en planilla electrónica y la diferencia entre municipios que respondieron y que no respondieron fue evaluada por la prueba chi-cuadrado, considerándose significativo pOBJETIVO: Descrever o uso dos sistemas de informação em saúde em cidades com menos de 10 mil habitantes. MÉTODOS: Estudo realizado no estado do Rio de Grande do Sul, entre 2003 e 2004. Foi enviado um questionário auto-aplicável a gestores dos municípios, contendo 11 questões de escolha simples, três de escolha múltipla e três abertas, sobre a estrutura disponível, utilização das informações, indicadores valorizados e satisfação com os sistemas. O questionário foi respondido por gestores de 127 (37,7%) dos municípios gaúchos com menos de 10 mil habitantes. As respostas foram tabuladas em planilha eletrônica e a diferença entre municípios respondentes e não-respondentes foi avaliada pelo teste qui-quadrado, considerando-se significativo p < 0,05. RESULTADOS: Todos os municípios dispunham de computadores (média de três por município) e 94% tinham acesso à Internet. Os responsáveis pela alimentação e análise dos sistemas de informação eram funcionários estatutários (59%) que acumulavam outras tarefas. Os sistemas mais utilizados relacionavam-se a controle orçamentário e repasse de verbas. Em 59,1% dos municípios havia análise dos dados e geração de informações utilizadas no planejamento local. Os indicadores citados como importantes para o planejamento local foram os mesmos utilizados na pactuação com o Estado, mas houve dificuldade de compreensão dos termos "indicadores" e "dados estatísticos". Apenas 4,7% estavam plenamente satisfeitos com as informações obtidas dos sistemas de informação em saúde. CONCLUSÕES: Duas realidades coexistem: municípios que percebem a alimentação dos sistemas de informação em saúde como tarefa a ser cumprida por ordem dos níveis centrais, em contraposição a municípios que visualizam o potencial desses sistemas, mas têm dificuldades em sua utilização