This research was conducted as a part of an internal development project, which aimed to improve the reporting practices in Capgemini Finland. The research problem and the primary question of this study was to find out, how and through which processes the internal reporting can be improved in an IT service company. The goal was to find several ways to reduce costs of the reporting and make a well argued proposal for the company. Other goals were reducing the work of the service delivery managers and analyzing the differences between automatic and mechanical reporting. The final research methods that were selected were literature review, interviews, process modeling, documentation analysis and observing. This was a constructive multi-method single case study, which aimed to find solutions for the given problems by using qualitative data, which meant that empirical studies played a big role when the overall conclusions were made.
The given proposal advises Capgemini Finland to move its reporting processes to a more standardized system. Besides this a bigger part of the current tasks should be moved to India, which is one of the greatest long time goals for the company itself. The proposal starts with building a team for developing the reporting and provides a three phase solution that shows the first steps towards implementation. The implementation will be done during a period of six months and should be started immediately. By following the proposed steps the company will be able to save money and resources, both in Finland and in India. In order to gain more credibility for the project management support is needed. The final outcome of the whole developing process will be a cost reduction in addition to transferring the standardized tasks to India. What is more is weekly report that the production teams will get about their performance. The given proposal includes calculations that support the ultimate solution.
The research can be seen very useful for the company, since it raised points that need improvement and gave solutions for these. These improvements will most likely be taken into action in the near future. Even though the research raised at least as many questions as it answered to, it is mainly a positive thing; the topics for the further analyzes have been found: studying the possibilities of full automation and making financial calculations for the whole company are something that need researches of their own. /Kir12Tämä tutkimus tehtiin osana Capgemini Finlandin sisäistä kehittämisprojektia, jonka tarkoituksena oli parantaa raportointikäytäntöjä yrityksen sisällä. Tutkimuksen ongelma ja perimmäinen kysymys oli, miten ja mitä keinoja käyttämällä sisäistä raportointia voidaan parantaa IT-palveluja tarjoavassa yrityksessä. Tavoitteena oli löytää useita keinoja, joilla pystytään vähentämään raportointikustannuksia ja tehdä hyvin perusteltu ehdotus yritykselle. Muut tavoitteet liittyivät palvelupäällikön tehtävien vähentämiseen ja erojen analysointiin automaattisen ja mekaanisen raportoinnin välillä. Lopulliset valitut tutkimusmenetelmät olivat kirjallisuustutkimus, haastattelututkimus, prosessin mallinnus, dokumentaatioanalyysi ja havainnointi. Tutkimus oli konstruktiivinen, monimetodinen kertaluontoinen tutkimus, joka pyrki ratkaisujen löytämiseen laadullisen datan avulla. Tästä johtuen empiirinen tutkimus oli suuressa roolissa, kun tutkimuksen lopulliset johtopäätökset tehtiin.
Ehdotettu ratkaisu ohjeistaa Capgemini Finlandia muuttamaan raportointikäytäntöjään entistä standardoidummiksi. Tämän lisäksi suuri osa nykyisistä tehtävistä tulisi siirtää Intiaan, mikä on myös yksi yrityksen suurimmista pitkän ajan tavoitteista. Annettu ehdotus alkaa raportointiin keskittyneen tiimin rakentamisella ja tarjoaa 3-vaiheisen, 6 kuukautta kestävän ratkaisun implementaation käynnistämiseen. Noudattamalla annettua ehdotusta yritys pystyy säästämään rahaa ja resursseja, niin Suomessa kuin Intiassakin. Jotta projektin uskottavuus säilyy, on sen saatava taustalleen yrityksen johdon tuki. Kehitysprojektin lopputuloksena ovat kustannussäästöt, joiden lisäksi osa raportoinnista saadaan siirrettyä Intiaan. Lisäksi tuotantotiimeille pystytään tarjoamaan viikoittaiset raportit heidän suorituskyvystään. Annettu ehdotus sisältää myös taloudelliset laskelmat, jotka tukevat lopullista ratkaisua.
Tehty tutkimus voidaan nähdä erityisen hyödyllisenä Capgemini Finlandille, koska se nosti esiin kohtia, jotka vaativat parannusta ja sisälsi ehdotukset ongelmien ratkaisemiseksi. Annetut ehdotukset otetaan luultavasti käyttöön jo lähitulevaisuudessa. Vaikka tutkimus nosti esiin myös uusia ongelmia, se voidaan nähdä myös positiivisena asiana: raportoinnin automatisoinnin ja tarkempien taloudellisten laskelmien tekeminen ovat hyviä aiheita jatkotutkimukselle
