Poliisiorganisaatiossa on lukuisia ohjeita, menettelytapoja ja määräyksiä, kuinka pitää toimia eri tilanteissa. Usein toimintaa ohjaavat normit ovat sähköisesti tallennettu tietojärjestelmien eri sijainteihin, ja ne sijaitsevat eri yksiköissä eri paikoissa. Tiedot ovat olleet vaikea löytää. Tämän ongelman ratkaisemiseksi Helsingin poliisilaitos on ottanut käyttöönsä omiin tarpeisiin suunnitellun sähköisen reaaliaikaisen ryhmäasiakirjan, johon on tallennettu yhteen asiakirjaan ne päivittäistoimintaan liittyvät ohjeet ja menettelytavat, joita henkilöstön halutaan noudattavan päivittäistoiminnan sujumiseksi ja tulostavoitteiden toteutumiseksi.
Ryhmäasiakirja sisältää seuraavat osa-alueet: tiedot ryhmästä ja sen perustehtävästä, henkilöstön tiedot ja osaamisalueet, operatiiviset johtosuhteet, tavoitteet, tulokset ja seuranta, päivittäiset pelisäännöt, ryhmän kehittämisideat ja yhdessä sovitut asiat sekä sisäinen ja ulkoinen yhteistyö. Ryhmänjohtaja päivittää ryhmäasiakirjaa reaaliajassa henkilöstön tietojen ja osaamistietojen muuttuessa ja vähintään kerran vuodessa tulossopimuksen jalkauttamiseen liittyvät ja muut muuttuneet tiedot. Ryhmäasiakirja on työväline tuloskeskusteluiden ryhmäkeskustelun käymiseksi, tulostavoitteiden jalkauttamiseksi, koulutuksen ja osaamisen koordinoimiseksi, sekä työnjohdon ja esimiestyön apuvälineeksi.
Ryhmäasiakirjaa on käytetty alkaen vuodesta 2010 ensiksi pilottikokeiluna Pohjoisessa poliisipiirissä ja alkaen vuodesta 2012 koko Helsingin poliisilaitoksessa. Käyttökokemuksia siitä on jo kolmen tulosvuoden ajalta. Tämän tutkielman avulla tutkin miehistön, alipäällystön ja päällystön käyttökokemuksia ja vaikuttavuuden kokemuksia ryhmäasiakirjan käyttämisestä. Tutkielman tavoitteena on saada arvokasta kokemusperäistä tietoa, jota voidaan hyödyntää ryhmäasiakirjan kehittämisessä ja käyttämisessä, henkilöstön kehittämisessä, tulosohjauksen suunnittelussa sekä työsuunnittelussa ja esimiestyössä.
Tutkielman metodeina on käytetty kvalitatiivista, laadullista ryhmätyökyselyä sekä kvantitatiivista, määrällistä kyselytutkimusta. Tutkielman kokonaismetodi on moni- tai sekastrateginen tutkimus, jossa on käytetty menetelmätriangulaatiota.
Asiasanat: ryhmäasiakirja, ryhmäkeskustelu, vaikuttavuus, tulosjohtaminen, tulossopimus, henkilöstön kehittäminen, osaaminen, työhyvinvoint
