Braschoß, Katja

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Starke Zentrale mit starken Standorten - Einschichtige Erwerbung in einem dezentralen System

Dokumenten-Publikationsserver der Humboldt-Universität zu Berlin

08 09IM FOKUS IM FOKUSSTARKE ZENTRALE MIT STARKEN STAND- ORTEN – EINSCHICHTIGE ERWERBUNG IN EINEM DEZENTRALEN SYSTEMKatja BraschoßDie Universitätsbibliothek (UB) der Humboldt- Universität (HU) ist einschichtig organisiert. Für die Literaturbeschaffung bedeutet dies, dass der Gesamtetat für Literaturbeschaffung von der UB bewirtschaftet wird. Es findet keine Mittelzuteilung an die einzelnen Institute statt, alle an der HU vertretenen Fächer werden vielmehr von der UB versorgt. Die Aufteilung des Gesamtetats auf die einzelnen Fächer wird dabei nach einem erprobten Etatverteilungsmodell vorgenommen. Dieses wurde im Jahr 1997 ausführlich im Akademi-schen Senat diskutiert und verabschiedet. Das Modell zeichnet sich durch transparente Parameter aus (welche Fächer gibt es in welcher Größe an der HU, welcher Literaturbedarf besteht pro Fach, was kostet die Literatur), es lässt kaum Vorabzüge zu und bietet somit keinen Raum für versteckte Kosten. Die Ver-ausgabung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Instituten. In der Mittelverteilung wird die UB zudem laufend durch die AG Bibliotheksfragen der Medienkommission des Akademischen Senats beraten.Die Universitätsbibliothek der Humboldt- Universität ist trotz ihrer Einschichtigkeit auf verschiedene Standorte – momentan zwölf – verteilt. Diese sind möglichst nah an den Räumlichkeiten des jeweiligen Faches ange-siedelt, für effiziente Arbeitsabläufe wurden jedoch fachliche Konzentrationen in größeren Einheiten vorgenommen. Die Organisation der Standorte erfolgt einheitlich als Freihand-bibliotheken zur Selbstbedienung mit langen Öffnungszeiten, lässt aber den individuellen Ausprägungen ausreichend Raum. Und dieser Grundsatz gilt auch für die Erwerbung: Sie erfolgt nach einem einheitlichen Prinzip und wird von einer Erwerbungsleitung moderiert, setzt aber auf kompetente Umsetzung an den Standorten. Nach der Etataufteilung gemäß o.g. Etat-verteilungsmodell durch die Erwerbungs- leitung wird eine vollständige Verausgabung aller Mittel umgesetzt. Diese erfolgt inner-halb eines Haushaltsjahres mit durchdachter Planung und einem durch die Erwerbungs-leitung moderierten Ablauf. Dafür grund- legende Voraussetzungen sind eine Erfassung aller Mittel in Kostenstellen im Bibliotheks-system Alma, ein einheitlicher Workflow für Bestellung, Bezahlung und Reklamation, eine durchdachte Verplanung und eine trans-parente Verausgabung. Die Konditionen für die Literaturbeschaffung werden dabei zentral verhandelt, sei es im Rahmen von Rabatten für ausländische Printliteratur oder im Rahmen von hauseigenen und konsortialen Vertrags- abschlüssen für elektronische Ressourcen. Der Erwerbungsprozess wird bei Bedarf begleitet, z.B. um Steuerfragen zu klären, Zollprobleme zu lösen, Ausschreibungen zu unterstützen. ZUM INHALT >>  10 11IM FOKUS IM FOKUSDie konkrete Umsetzung erfolgt jedoch an den einzelnen Standorten. Dies beginnt bei der Auswahl der Literatur durch die Fach-referentinnen und Fachreferenten (FR). Alle FR sind umfänglich für ihr Fach zuständig und treffen die Literaturauswahl in allen Bereichen: für Monographien und Zeit- schriften, in gedruckter und elektronischer Form, für Datenbanken, für E-Book-Pakete und E-Journals. Die FR entscheiden zunächst, welche Inhalte relevant sind, abgestimmt mit dem Institut über ein enges Netz von Bibliotheksbeauftragten. Gerade bei elektro- nischen Ressourcen lassen sich die FR jedoch von der Erwerbungsleitung beraten, z.B. welche Lizenz für das gewünschte Produkt geeignet ist, ob ein Hausvertrag oder eine konsortiale Vereinbarung getroffen werden, ob ein »Big Deal« oder gar ein nationaler Vertrag zum Tragen kommen sollte. Die Erwerbungsleitung unterstützt zudem beim Erwerb fachübergreifender Ressourcen durch eine Moderation bei Interessenseinholung und Kostenverteilung.Auch der Bestell- und Einarbeitungs- prozess erfolgt weitestgehend am Standort. Vollständig dezentral wird gedruckte mono-graphische Literatur erworben: Bestellung, Einarbeitung und Rechnungsbearbeitung erfolgen am Standort unter Nutzung einer ausgefeilten Rabattliste. Weitestgehend de-zentral wird auch die Erwerbung von Print-zeitschriften vorgenommen – hier erfolgt nur die Angebotseinholung zentral. Eine zentrale Unterstützung kann bei Bedarf jederzeit in Anspruch genommen werden. Ebenso werden E-Book-Bestellungen vorrangig an den Standorten vorgenommen. Regelmäßige Schulungen haben die Basis dafür geschaffen, auch diese komplexen Arbeitsabläufe in die Routine zu überführen. Eine Moderation durch die Erwerbungsleitung hat sich jedoch zur Erreichung von Rabattstufen, zur Vereinfa-chung bestimmter Geschäftsgänge, wie z.B. bei größeren Pick-and-Choose-Bestellungen, oder der Betreuung nutzerbasierter Erwer-bungen bewährt. Weitgehend zentral wird jedoch die Be-stellung elektronischer Zeitschriftenpakete vorgenommen. Der HU ist es trotz zum Teil eingeschränkter finanzieller Mittel gelungen, international mit den wichtigsten renommier-ten Fachverlagen sogenannte »Big Deals« im Rahmen regionaler und nationaler Konsortien abzuschließen. Diese ermöglichen den Zugang zum Gesamtportfolio des jeweiligen Verlages und bieten damit die bestmögliche wissen-schaftliche Versorgung. Große internationale Verlage wie Elsevier, Springer/Nature und Wiley gehören dabei ebenso selbstverständlich zum Portfolio wie Fachverlage wie Taylor & Francis, Sage und viele University Presses. Nationale Fachverlage wie de Gruyter oder Hanser runden das Angebot ab. Für diese fachüber-greifenden Lizenzen mit zum Teil fixierten Abonnementvolumina hat sich eine zentrale Verwaltung bewährt, die die Kosten an die einzelnen Fächer durchreicht.Dieses System, das auf einem abge- stimmten Zusammenspiel des spezialisierten Wissens der zentral agierenden Erwerbungs-leitung mit dem fundierten Know-how der dezentral tätigen Erwerberinnen und Erwerber beruht, hat sich in jahrelanger Erprobung herausgebildet, verfeinert und bewährt.Es nutzt dabei intensiv die technischen Gegebenheiten, die eine virtuelle Zusammen- arbeit, zum Beispiel durch gemeinsame Netz- laufwerke und Mailingsysteme und ein mo-dernes integriertes Bibliotheksverwaltungs-system, ermöglichen. Teams müssen damit nicht mehr an einem Standort sitzen, um zusammenarbeiten zu können, die Dezentra- lisierung unterstützt vielmehr das vernetzte Weitergeben von Informationen. Auf Neue-rungen, Veränderungen im Geschäftsgang oder lokale Spezialwünsche kann so flexibel und schnell reagiert werden.Auf diese Weise gelingt es der Universitäts- bibliothek, auf allen Feldern aktiv zu bleiben, die klassische Versorgung durch gedruckte Bücher zu gewährleisten und sie durch den elektronischen Zugang zu Datenbanken, E-Journals und E-Books zu ergänzen. Sie ist damit aber auch gerüstet, sich den neuen Herausforderungen zu stellen, die die Trans-formation des bisherigen Publikations- prozesses mit einem Zugriff durch Kauf oder Lizenz hin zu einem Open Access-Modell mit schrankenlosen weltweiten Zugriffs- möglichkeiten mit sich bringt. ZUM INHALT >>  

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