Munculnya gangguan dari dalam maupun dari luar sistem informasi sebuah perguruan tinggi, akan menghambat proses layanan yang diberikan. Salahsatu proses yang akan terhambat adalah layanan didalam sistem informasi akademik yang meliputi informasi administrasi perkuliahan, data dosen dan mahasiswa, penjadwalan mata kuliah hingga masalah pembayaran. Butuh sebuah prosedur untuk memastikan keberlangsungan layanan yang diberikan untuk menjamin adanya availability/ketersediaan layanan. Dengan menurunkan proses dari tata kelola Cobit Quickstart 2nd edition domain DS4 (ensure continuity service), perguruan tinggi dapat memastikan keberlangsungan layanan yang diberikan di sistem informasi akademik pada saat muncul gangguan ataupun bencana secara maksimal

Rosyidah, Ulya Anisatur

Open Access Jurnal Politeknik Negeri Jember

221 | SEMINASKIT  2015/  ISSN : 2477-5649    SISTEM INFORMASI  MANAJEMEN KEBERLANGSUNGAN LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK :  PROSES, KENDALA, RISIKO DAN REKOMENDASI  Ulya Anisatur Rosyidah  Magister Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri UII  Yogyakarta  ulyaanisatur@gmail.com  Abstract Munculnya gangguan dari dalam maupun dari luar sistem informasi sebuah perguruan tinggi, akan menghambat proses layanan yang diberikan. Salahsatu proses yang akan terhambat adalah layanan didalam sistem informasi akademik yang meliputi informasi administrasi perkuliahan, data dosen dan mahasiswa, penjadwalan mata kuliah hingga masalah pembayaran. Butuh sebuah prosedur untuk memastikan keberlangsungan layanan yang diberikan untuk menjamin adanya availability/ketersediaan layanan. Dengan menurunkan proses dari tata kelola Cobit Quickstart 2nd edition domain DS4 (ensure continuity service), perguruan tinggi dapat memastikan keberlangsungan layanan yang diberikan di sistem informasi akademik pada saat muncul gangguan ataupun bencana secara maksimal.   Keywords— Cobit Quickstart 2nd Edition, DS4   I. PENDAHULUAN Keamanan data/informasi menjadi prioritas penting dalam mempertahankan kelangsungan bisnis serta mengurangi resiko ancaman dan gangguan yang datang baik internal maupun eksternal. Salahsatu tujuan sistem keamanan informasi adalah Availability yaitu memastikan ketersediaan data/informasi pada saat dibutuhkan oleh pengguna yang valid (O. Mason, 1986). Gangguan yang muncul menyebabkan terjadinya hambatan pada kelangsungan kegiatan usaha dan operasi bisnis perguruan tinggi. Adanya kepastian keberlangsungan layanan yang diberikan menjadi salah satu prioritas yang harus dipersiapkan perguruan tinggi sehingga service atau pelayanan kebutuhan informasi kepada pengguna tetap dapat diberikan walau telah terjadi kerusakan baik dalam skala kecil maupun skala besar. Tata kelola teknologi informasi yang sudah diterapkan di dalam sistem informasi akademik Universitas Muhamadiyah Jember (UM Jember) adalah Cobit Quickstart 2nd Edition. Salah satu control objectives didalamnya DS4 (Ensure Continuous Service), adalah sebuah proses memastikan pelayanan yang berkelanjutan. Hingga saat ini belum ada evaluasi di dalam sistem informasi akademik UM Jember terutama pada proses DS4 untuk memastikan kepatuhannya sehingga dapat muncul masalah risiko apa saja yang belum tertangani. Hal ini menjadi latar belakang penelitian untuk mengetahui bagaimana proses pelaksanaan memastikan keberlangsungan layanan sistem informasi akademiknya, apa saja kendala yang menyebabkan beberapa proses tidak terlaksana, risiko yang muncul atau masih tertinggal dari kendala dan rekomendasi yang diberikan untuk dilakukan.  222 | SEMINASKIT  2015/  ISSN : 2477-5649  II. METODE PENELITIAN A. Study Literature Melakukan studi pustaka dengan mencari literatur, referensi dan teori-teori penunjang yang mendukung konstruksi penelitian mengenai Konsep Manajemen Keberlangsungan Layanan di Sistem Informasi Akademik dan tata kelola Cobit terutama proses DS4. B. Pengembangan Kerangka Wawancara Pengembangan kerangka wawancara dalam penelitian ini merupakan sebuah konsep wawancara yang akan di gunakan dalam proses tanya jawab kepada pihak eksekutif di UM Jember yang disesuaikan dengan proses DS4 berdasarkan peran dan tanggung jawab pada metode matriks RACI Chart yang disediakan COBIT Quickstart 2nd Edition.  Matriks RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) atau matriks penugasan tanggung jawab, adalah matriks yang menggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan di sebuah proyek atau proses bisnis.  TABEL 1 PEMETAAN RACI Organization Role Cobit Quickstart 2nd Edition Organization UM Jember Jml Exec Committee Tim Rektorat 1 Head of IT Tim Pusat Data dan wwww        2 IT Development Manager IT Operations Manager Business Managers BAA, PMB 2 C. Wawancara Mengadakan tanya jawab dengan pihak eksekutif, biro administrasi serta bagian UPT PDI UM Jember sesuai dengan kerangka wawancara yang sudah disiapkan. Hasil wawancara ini digunakan dalam memberikan analisa mengenai proses, kendala serta risiko yang ditemukan di dalam memastikan keberlangsungan layanan Sistem Informasi Akademik UM Jember.  D. Analisa Hasil Metode yang digunakan untuk analisa hasil menggunakan pendekatan penelitian kualitatif menggunakan strategi Narrative. Berikut adalah tabel – tabel yang digunakan untuk pengumpulan data penelitian: 1. Tabel Proses Berikut adalah skema wawancara berupa pertanyaan mengenai proses memastikan keberlangsungan layanan sistem informasi akademik yang di landaskan dari proses manajemen DS4 (ensure continuous service) yang diajukan kepada pihak eksekutif UM Jember sesuai matrik RACI.     TABEL 2 FORMAT TABEL PROSES  Proses Kondisi 1. DS2.1 (Identification all of supplier relationship)  1. Kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal penyediaan perangkat keras 2. Kerjasama dengan pihak ketiga dalam penyediaan jaringan 3. SOP yang mengatur kerjasama dengan pemasok 2. DS4.1  (IT Continuity Framework) 1. Rencana jangka pendek dan jangka panjang dalam mendukung tujuan organisasi. 2. Kerangka kerja mengenai proses pemulihan pada saat terjadi bencana 3. Sumber daya yang menjadi prioritas sudah diidentifikasi 4. Sudah ada rencana darurat TI di Blue Print 5. Pemantauan dan pelaporan sumber daya kritis  6. Kontrak bagi penyedia layanan  7. Proses Recovery Data  8. Analisa Dampak Bisnis secara periodik 3. DS4.3 (Critical IT Resources) 1. Tindakan yang menjadi prioritas utama pada saat terjadi gangguan 2. Respon untuk gangguan yang berbeda 3. Manajemen biaya pada saat ada gangguan 4. Manajemen pemulihan pada saat proses pemulihan dari bencana ada dalam SOP 4. DS4.2  (IT Continuity Plans) 1. Kebijakan keamanan untuk menjamin keamanan informasi  2. SOP yang mengatur tentang tanggung jawab perlindungan layanan yang ada 3. Proses antisipasi yang dilakukan untuk menjamin keberlangsunga layanan  5. DS4.8 (IT Services Recovery and Resumption) 1. Perencanaan tindakan pasca terjadi bencana / gangguan 2. Dokumen Rencana Kelangsungan Bisnis (BCP)  3. Periode toleransi maksimum terhadap gangguan 4. Target waktu pemulihan pelayanan 6. DS4.5 (Testing of the IT Continuity Plan) 1. Pengujian berkesinambungan yang dilakukan dalam rencana pemulihan 2. Staff berpengalaman yang ditugaskan dalam proses tersebut 3. Langkah – langkah yang dipersiapkan dalam pengujian rencana keberlangsungan IT 7. DS4.9 (Offsite Backup Storage 1. Media penyimpanan yang dipersiapkan untuk back up  2. Data cadangan pada saat terjadi bencana  3. Pengujian rutin kualitas back up 8. DS11.3 (Media Library Management System) 1. Inventaris untuk media yang digunakan 2. Kebijakan yang diatur sehubungan dengan  pengelolaan media 3. Kewenangan mengakses media yang tersimpan sesuai otoritasnya 4. Jadwal peninjauan rutin inventari media  9. DS11.4 (Disposal) 1. Prosedur untuk memastikan bahwa data / media yang sdh tidak terpakai  2. Prosedur data / media tersebut dibuang 10. DS11.5 (Backup and Restoration) 1. Prosedur back up dan pemulihan sistem setelah terjadi bencana  2. Manajemen cadangan yang selaras dengan kebutuhan bisnis  3. Kebijakan dan prosedur untuk backup sistem, aplikasi, data dan dokumentasi  4. Back up data yang dilakukan secara online  223 | SEMINASKIT  2015/  ISSN : 2477-5649  2. Tabel Kendala Dari hasil wawancara, dibuat tabel mengenai kendala yang dihadapi sehingga ada proses yang tidak terlaksana. Dari tabel ini didapatkan ada proses DS4 yang belum sepenuhnya dilaksanakan atau hanya sebagian yang terlaksana. TABEL 3 FORMAT TABEL KENDALA  3. Tabel Hasil Langkah selanjutnya adalah menganalisa kemungkinan  munculnya risiko yang masih tertinggal dari kendala yang menyebabkan beberapa proses belum bisa dilaksanakan serta beberapa rekomendasi yang diberikan sehingga UM Jember dapat memperbaiki proses memastikan keberlangsungan layanan yang diberikan didalam sistem informasi akademiknya.  TABEL 4 FORMAT TABEL HASIL  4. Pengambilan Kesimpulan Berisi hasil penelitian secara komplit mengenai proses, kendala dan risiko dalam Manajemen Keberlangsungan Layanan yang dipersiapkan UM Jember di dalam Sistem Informasi Akademik. Pelaporan ini berbentuk kalimat pernyataan kualitatif yang dapat menunjukkan kondisi dan situasi manajemen keberlangsungan layanan pada sistem informasi akademik UM Jember. Selain itu, diberikan rekomendasi tindakan yang bisa dilakukan didalam menyelesaikan maupun menghindari terjadinya gangguan dan di tujukan tentang upaya peningkatan kualitas dalam memastikan pelayanan yang berkelanjutan dalam proses Sistem Informasi Akademik di UM Jember. III. HASIL DAN PEMBAHASAN  Proses DS4 di dalam framework COBIT Quickstart 2nd Edition adalah membangun kemampuan untuk melaksanakan kegiatan bisnis sehari – hari secara otomatis dengan meminimalkan kerugian pada saat terjadi gangguan.  Berikut adalah proses manajemen yang terdapat didalam domain DS4 pada tata kelola Cobit Quickstart 2nd edition. Dimana masing-masing proses manajemen mempunyai co ref yang berbeda-beda.    TABEL 5 DS4 (ensure continuous service)    Adapun praktik manajemen proses DS4 (Ensure Continuous Service) ada tiga tahapan dengan responsibility dan key matrik yang berbeda juga, yaitu: 1. Mengidentifikasi informasi dan fungsi sesuai dengan prioritas alur bisnis, aplikasi, rekanan dan layanan. Co.referensinya adalah DS2.1, DS4.3 dan DS4.1 2. Menetapkan prinsip-prinsip dasar untuk melindungi dan merekonstruksi ulang layanan berbasis IT, termasuk alternatif  prosedur proses, bagaimana mendapatkan pasokan daya dan jasa dalam keadaan darurat, bagaimana kembali ke proses normal setelah terjadi bencana dan bagaimana berkomunikasi dengan pelanggan dan pemasok. Co referensinya adalah DS4.2 dan DS4.8 3. Mendefinisikan apa yang perlu didukung dan disimpan dari situs untuk mendukung pemulihan bisnis, misalnya data-data utama dan penting, berkas, sumber daya dan sarana prasarana IT. Co referensinya adalah DS4.5, DS4.9, DS11.3, DS11.4 dan DS11.5.  Berdasarkan wawancara yang sudah dilakukan secara bertahap dari praktik manajemen yang ada di domain DS4, didapatkan beberapa kesimpulan dijadikan tolak ukur mengenai bagaimana kendala yang dihadapi. Adanya kendala dalam memastikan keberlangsungan layanan di Sistem Informasi Akademik UM Jember ini akan memberikan konsekuensi terhadap risiko yang harus dihadapi. Risiko yang dihadapi dalam beberapa kegiatan bisa jadi mempunyai kesamaan. Adanya kesamaan risiko yang muncul dalam memastikan keberlangsungan layanan, bisa di dasarkan dari 3 praktik management yang ada di dalam COBIT Quickstart 2nd Edition domain DS4 (Ensure Continuous Service).      No Proses yang belum dilaksanakan Kendala 1 Berdasarkan tabel wawancara yg dilakukan, didapatkan sata mengenai proses operasi dari domain DS4 apa saja yang belum dilaksanakan Proses yang belum dilaksanakan dilengkapi datanya dengan kendala yang dihadapi dalam penerapan domain DS4  2 3 4 5 Proses Kendali Proses Kendala Risiko Rekomendasi I 1.     II 2.     3.     III 4.     224 | SEMINASKIT  2015/  ISSN : 2477-5649  TABEL 6 HASIL PRAKTIK MANAJEMEN DS4   Proses Kondisi Hasil 1. DS2.1 (Identification all of supplier relationship)  1. Kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal penyediaan perangkat keras Sudah ada kerjasama dengan pemasok 2. Kerjasama dengan pihak ketiga dalam penyediaan jaringan Sudah ada kerjasama pemasok 2. DS4.1  (IT Continuity Framework) 1. Rencana jangka pendek dan jangka panjang dalam mendukung tujuan organisasi. Sudah diatur dalam Blue Print 3. DS4.3 (Critical IT Resources) 1. Tindakan yang menjadi prioritas utama pada saat terjadi gangguan Sudah diatur dlm Blue Print 4. DS4.2  (IT Continuity Plans) 1. Kebijakan keamanan untuk menjamin keamanan informasi  Sudah ada SOP 2. SOP yang mengatur tentang tanggung jawab perlindungan layanan  sebatas mengatur bagian 5. DS4.8 (IT Services Recovery and Resumption) 1. Perencanaan tindakan pasca terjadi bencana / gangguan Belum ada sebatas recovery  2. Dokumen Rencana Kelangsungan Bisnis  Ada dalam alur  6. DS4.5 (Testing of the IT Continuity Plan) 1. Pengujian berkesinambungan yang dilakukan dalam rencana pemulihan Belum ada hanya sebatas memantau 2. Staff berpengalaman yang ditugaskan dalam proses tersebut Ada yang bertugas  7. DS4.9  (Offsite Backup Storage 1. Media penyimpanan yang untuk back up  Sudah ada 2. Data cadangan pada saat terjadi bencana  Ada di server khusus  8. DS11.3 (Media Library Management System) 1. Inventaris untuk media yang digunakan  Sudah dilakukan 2. Kebijakan yang diatur sehubungan dengan  pengelolaan media Blm ada pengelolaan aset 9. DS11.4 (Disposal) 1. Prosedur untuk memastikan bahwa data / media yang sdh tidak terpakai  Belum ada 10. DS11.5 (Backup and Restoration) 1. Prosedur back up dan pemulihan sistem setelah terjadi bencana  Backup otomatis terakhir tersimpan  IV. KESIMPULAN DAN SARAN A.  Kesimpulan Didalam penelitian ini, urutan yang dilakukan untuk mendapatkan data hingga didapatkan hasil akhir adalah sebagai berikut: - Dari domain DS  dengan control objective DS4(ensure continuity service) diturunkan pertanyaan-pertanyaan berdasarkan praktik manajemennya dan dibagi berdasarkan co ref dari masing-masing proses. - Pertanyaan ini dijadikan bahan untuk mendapatkan data riil kondisi yang ada dengan mengadakan tanya jawab kepada pihak-pihak sesuai tabel RACI yang sudah disusun. - Hasil tanya jawab menjadi point penting mengenai proses yang dilakukan serta kendala yang dihadapi selama kelangsungan layanan sistem informasi akademik tersebut. - Adanya kendala yang dihadapi, dimunculkan risiko yang tertinggal apabila proses yang terkendala tersebut tidak diperbaharui. Risiko yang muncul digunakan sebagai latar dari rekomendasi yang disarankan supaya di dalam memastikan keberlangsungan layanannya Sistem Informasi Akademik di UM Jember dapat lebih maksimal terutama pada saat terjadi bencana/gangguan.  B. Saran Proses pengumpulan data dan materi selama penelitian ini, kiranya dapat dimanfaatkan oleh UM Jember pada khususnya dan juga universitas lain pada umumnya yang ingin mengevalusi tata kelola yang digunakan terutama Cobit Quickstart 2nd Edition domain DS4 (ensure continuity service). Proses wawancara dalam penelitian ini dilakukan hanya kepada pihak yang bertanggung jawab di dalam Sistem Informasi Akuntansi. Untuk penelitian selanjutnya, sebaiknya diajukan tanya jawab kepada user juga, supaya hasil data yang diperoleh lebih beragam. Metode yang digunakan dalam penelitian ini, dapat digunakan dalam terapan di dalam proses dan domain yang lain. Sehingga dapat menjadi sebuah hasil penelitian yang baru. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, H. (2006). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Publisher [2] Sutanta, E. (2004). Sistem Informasi Manajemen. CV. Graha Ilmu [3] Suhendra, S. (2013). Peran Business Continuity Plan dan Contingency Plan . Jurnal Asuransi [4] Culp, Christopher (2001), The Risk Management Process: Business Strategy abd Tactics, John Wiley & Son. Inc [5] ITGI. (2007). Cobit Quickstart 2nd Edition. [6] Cobitindo. (2013). cobitindo. Diambil kembali dari www.cobitindo.blogspot.com [7] www.crmsindonesia.org. (2014). Diambil kembali dari http://www.crmsindonesia.org/node/742 [8] Dirgantara, Teduh. (t.thn.). Audit Sistem Informasi. [9] Blyth, Michael (2009). Business Continuity Management: Building an Effective Incident Management Plan, John Wiley & Son. Inc [10] Hecht, J. A. (2002). Bussiness Continuity Management. CAIS [11] Nazir, A. (2012). http://aswilnazir.com. Diambil kembali dari http://aswilnazir.com/2012/06/16 [12] Al-Adaileh, R. M. (2009). An Evaluation of Information Systems Success  

MANAJEMEN KEBERLANGSUNGAN LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK : PROSES, KENDALA, RISIKO DAN REKOMENDASI

https://publikasi.polije.ac.id/index.php/SEMNASKIT2015/article/download/1012/751

MANAJEMEN KEBERLANGSUNGAN LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK : PROSES, KENDALA, RISIKO DAN REKOMENDASI

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Open Access Jurnal Politeknik Negeri Jember