Iturri Franco, Almudena

Moreno Linares, Julio

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idUS. Depósito de Investigación Universidad de Sevilla

“Solicitudes de digitalización:Una forma de hacer accesible la documentación impresa en tiempos de pandemia”XVII Jornadas de Expania26 y 27 de noviembre 2020Almudena Iturri Franco < almudena@us.es >  y Julio Moreno Linares < julioml@us.es > ÍndiceXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020 Introducción Configuración en Alma Departamentos de digitalización Gestión de derechos de autor Reglas de entrega de documentos Términos de uso de solicitud Límites del usuario Ejemplo práctico: solicitud de digitalización en Primo y tramitación en Alma. Incidencias y mejoras Estadísticas en Analytics ReferenciasIntroducción¿Qué son las solicitudes de digitalización?Son solicitudes de una copia digital de un documento impreso o electrónico. Pueden ser solicitudesparciales o de la obra completa.Objetivo de la BibliotecaHacer más accesible la colección impresa para los usuarios ante la interrupción de los serviciospresenciales de la biblioteca por la situación de pandemia.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Departamentos de digitalizaciónConfiguración (nivel institucional o nivel biblioteca) > Servicios al usuario > Servicios al usuario - digital > Departamentos de digitalización• Se pueden crear a nivel institucional o a nivel de biblioteca. • Un departamento puede gestionar las solicitudes de una o varias bibliotecas.Configuración en AlmaCreación de un departamento de digitalizaciónDuración estimada de la tareaSeleccionar la institución si sirve a todasPersonal que gestionará las tareas del departamento¿Cómo queremos que sea el flujo de trabajo?XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaDepartamentos de digitalizaciónObjetivo en nuestra bibliotecaConfiguración Biblioteca X > Servicios al usuario > Gestión de bibliotecas > Mostradores de circulaciónCómo se configuran los mostradores de circulación como departamentos de digitalización Sencillez para el usuario y para el bibliotecario Pocos pasos Gestión directa desde los mostradores de circulaciónSe edita el mostrador y se marca la casilla de digitalización.Alma crea automáticamente un departamento de digitalización en la biblioteca del mostradorSe indica el tiempo estimado de trabajo.Configuración Biblioteca X > Servicios al usuario > Servicios al usuario - digital > Departamentos de digitalizaciónXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaGestión de Derechos de autor Configuración (nivel institucional) > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autorXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaGestión de Derechos de autorConfiguración > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Reglas del perfil de digitalización1. Reglas del perfil de digitalizaciónSon reglas del flujo de trabajo de digitalizaciónHay reglas predefinidas que se pueden activar o desactivar según interesen.Se pueden crear reglas nuevas segúnGrupos de usuariosTipos de solicitudes: parciales o totalesNº de páginas solicitadasFecha de publicación….XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en Alma• Regla que permite las solicitudes si no existedocumento electrónicoGestión de Derechos de autorConfiguración > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Reglas del perfil de digitalizaciónReglas del perfil de digitalización en nuestra biblioteca:• Regla pordefectorestrictivaXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Gestión de Derechos de autorConfiguración > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Reglas del perfil de digitalizaciónConfiguración en AlmaMétodos de entrega del documento Enlace: se incluye un enlace en un correo electrónico. Permite indicar el nº de vistas posibles. Adjunto: se incluye en fichero adjunto en el correo electrónico. Es el sistema que hemos elegido. Inventario digital: se incluye el enlace al documento digitalizado en el inventario digital de la biblioteca en el correo electrónico.Es posible configurar distintos métodos de entrega según distintas condiciones creando diferentes reglas.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Gestión de Derechos de autorConfiguración > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Reglas del perfil de digitalizaciónConfiguración en AlmaAutorización de derechos de autor Autorización: requiere autorización por un operador de autorización digital. Autorización de derechos de autor: requiere la autorización por un gestor de digitalización.Manual: necesita aprobación, aparece en la lista de tareasAutomática: no implica otra tareaXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Gestión de Derechos de autorConfiguración > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Reglas del perfil de digitalizaciónConfiguración en Alma• En paralelo con el flujo de trabajo: el proceso dedigitalización puede continuar mientras se espera laautorización.• Sanciones en el flujo de trabajo: se bloquea la solicitudhasta recibir la autorización.• Autorizado automáticamente: al continuar con el flujo detrabajo se crea una tarea de autorizado.Si se marca alguna de las opciones de autorización hay que indicar cómo afecta al flujo de trabajo:XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaGestión de Derechos de autor Configuración (nivel institucional) > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autorAutorización de derechos de autor en nuestrabiblioteca(Exclusivo para Leganto)1. Entrega de documentos mediante documento adjunto2. Requiere autorización, pero se gestiona automáticamenteXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaGestión de Derechos de autorConfiguración (nivel institucional) > Servicios al usuario > Gestión de los derechos de autor > Derechos de autor2. Declaración de derechos de autorPermite configurar la declaración de derechos de autor (Digitization Request Copyright Declaration) que el usuario debe aceptar antes de solicitar una digitalización.El contenido se puede editar y permite incluir hiperenlaces.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaReglas de entrega de documento electrónicoConfiguración  > Servicios al usuario > Servicios al usuario – digital > Reglas de entrega de documento electrónicoPermite configurar bajo qué condiciones se permite la digitalización.Son similares a las reglas de préstamo de las solicitudes de ejemplar físico, aunque con parámetros diferentes.En nuestra biblioteca hemos definido:• Regla general de entrega permitida para determinados grupos de usuario.• Regla restrictiva por defecto.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaReglas de entrega de documento electrónicoLos filtros que permite en los parámetros de entrada son: grupos de usuarios, iniciador de la solicitud (personal bibliotecario o usuario) y biblioteca propietaria.Parámetros de salida pueden ser Verdadero o Falso, según se permita la entrega o no cuando se cumplan las condiciones anteriores.Regla restrictiva por defectoRegla de entrega permitidaXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Configuración en AlmaTérminos de uso de solicitudConfiguración > Servicios al usuario > Servicios al usuario - físico > Términos de uso y políticasHay que seleccionar en la línea 4, Is Digitizeable, la opción Is Digitizeable.En nuestra biblioteca hemos creado unos términos de uso para permitir las solicitudes de digitalización de los ejemplares excluidos de préstamo.Y hemos añadido reglas asociadas con esta política en las unidades necesarias.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Ejemplos prácticosSolicitud de digitalización de usuario desde PrimoEjemplo: https://bib.us.es/sites/bib3.us.es/files/Biblioteca_Universitaria/solicitud_de_digitalizacion.mp4Tramitación de solicitudes de digitalización de usuario desde AlmaEjemplo: https://bib.us.es/sites/bib3.us.es/files/Biblioteca_Universitaria/gestion_digitalizacion.mp4(Véase además guía de procedimiento al final de la presentación)XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Incidencias y mejorasIncidencias y problemasIncidencias:1. Caso #00851593. Mensaje de error Internal Server Error Ocurred al solicitar por Primo una digitalización.Solucionado en siguiente actualización.2. Caso #00851175. Etiqueta sin traducir de Patron Digitization Request en Alma y Primo. Solucionado.3. Caso #00864286 El campo Nota en el aviso Full Digitization Notification Item Letter no se incluye. Solucionado editando el xml de la carta. Se aprovecha y se incluye en el aviso al usuario un recordatorio sobre los derechos de autor.MejorasAumento del límite de tamaño del fichero adjunto de 10 a 25 MB en la actualización de julio 2020.Problema de confusión de los usuarios entre la Solicitud de digitalización de usuario y la Solicitud general de digitalización. Solucionado ocultando esta última opción en Primo.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Resultados y estadísticasResultadosEvolución nº de solicitudes por biblioteca. Junio-Noviembre 2020.Alta demanda de usuarios del área de Derecho y CC del Trabajo y de Humanidades.Aprox. 140 solicitudes / mes en total.XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020Resultados y estadísticasSe crea un informe con información detallada por biblioteca y tablas con información global de todas las bibliotecas.Facilita el control de las solicitudes por parte de cada biblioteca.Las tablas generales dan una visión completa del servicio.Informes en Analytics de digitalizaciónXVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020ReferenciasAyuda de ExLibris Alma Digital training series: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Training/Alma_Digital Presentations and Documents –Digital: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Training/Extended_Training/Presentations_and_Documents_-_Digital Sesiones Ask the Alma Expert sobre Alma Digital de 19/05/2020, 26/05/2020 y 02/06/2020: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Training/Ask_the_Alma_Expert https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/030Fulfillment/Resource_Requests/070Digitization_ProcessingManuales de procedimiento realizados por la BUS Guía de solicitudes de digitalización: https://bib.us.es/sites/bib3.us.es/files/Biblioteca_Universitaria/digitalizacion_guia_rapida_alma_bus.docx (doc) Presentación en Expania 2020: https://www.youtube.com/watch?v=E4aBqZfbz14XVII Jornadas de Expania 26 y 27 de noviembre 2020¡¡MUCHAS GRACIAS!!almudena@us.esjulioml@us.es

Solicitudes de digitalización: una forma de hacer accesible la documentación impresa en tiempos de pandemia

https://idus.us.es/bitstream/11441/103042/1/ExpaniaXVII_solicitudes_digitalizacion.pdf

Solicitudes de digitalización: una forma de hacer accesible la documentación impresa en tiempos de pandemia

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