L’objectiu d’aquest procediment és descriure el pla d’actuació per a dur a terme l’inventari dels fons propis de la Biblioteca Universitària, amb el sistema integrat de gestió bibliotecària Symphony

Biblioteca Universitaria. Unidad del Sistema Integrado de Gestión

Repositorio Institucional de la Universidad de Alicante

 SIBID  INVENTARI Codi: PA01-1 Revisió: 0 Data: 06/06/2011 Pàgina 1 de 5  ÍNDEX 1. OBJECTE 2. ÀMBIT D’APLICACIÓ 3. RESPONSABILITATS 4. DOCUMENTACIÓ DE REFERÈNCIA 5. DESCRIPCIÓ DEL PROCÉS Annexos    RESUM DE REVISIONS Número Data Modificacions 00 06/06/2011 Edició inicial                    Elaborat i revisat per: Aprovat per:       Antonia García Menchón Subdirectora de la Unitat del Sistema Integrat de Gestió 02/06/2011       María Blanes Gran Directora del SIBID 06/06/2011       SIBID  INVENTARI Codi: PA01-1 Revisió: 0 Data: 06/06/2011 Pàgina 2 de 5  1. OBJECTE L’objectiu d’aquest procediment és descriure el pla d’actuació per a dur a terme l’inventari dels fons propis de la Biblioteca Universitària, amb el sistema integrat de gestió bibliotecària Symphony. 2. ÀMBIT D’APLICACIÓ Aquest document està dirigit a les biblioteques, unitats centrals amb fons bibliogràfic i Unitat d’Aplicacions Tecnològiques. 3. RESPONSABILITATS Subdirector de biblioteca de centre o unitat: Planificar i coordinar el procés d’arreplegada de dades  Personal tècnic i gestors: Realitzar l’arreplegada de dades i actualització del catàleg amb el resultat de l’informe generat en la Unitat del Sistema Integrat Tècnics de la Unitat de Sistema Integrat: Processat de les dades arreplegats en les biblioteques o unitats i emissió dels informes. 1. DOCUMENTACIÓ DE REFERÈNCIA Unitech user’s manual PT600 i PT630 Manual de formació d’Unicorn. Informes 2. DESCRIPCIÓ DEL PROCÉS Les biblioteques i unitats que realitzen inventari es divideixen en dos grups i cada any es realitza l’inventari d’un grup. Durant els dies de realització del mateix, poden estar tancades o obertes al públic, segons s’inventarien tots els fons o part d'aquests. La Subdirecció de Gestió del Sistema Integrat posa en comú amb els subdirectors de les Biblioteques, el calendari anual i inicia el procés, que es du a terme mitjançant tres programes informàtics: PorTable Communication Mànager (PTComm (F01-PS01-1), UniFicheros  (F02-PA01-1)  SIBID  INVENTARI Codi: PA01-1 Revisió: 0 Data: 06/06/2011 Pàgina 3 de 5  i Symphony (F03-PA01-1) El subdirector de la biblioteca o unitat determina la col·lecció que inventariarà, així com el personal i la situació de la mateixa en el moment de realitzar l’inventari (oberta o tancada al públic) i ho comunica per correu electrònic a la subdirectora de la Unitat de Gestió del Sistema Integrat perquè planifique la programació horària dels informes.  Tot el personal de la biblioteca (tècnics i gestors) realitza la lectura dels codis de barres del seu fons amb lectors especials per a inventari. IT.PS01-1.01 Inventari. Funcionament del sistema de lectura.  El personal de la biblioteca entrega el fitxer electrònic amb les dades arreplegats en la lectura als tècnics de la Unitat de Gestió del Sistema Integrat. Mitjançant el programa PTComm (F01-PA01-1) els tècnics de la Unitat del Sistema Integrat descarreguen en un ordinador el fitxer electrònic de cada una de les pistoles lectores. Aquests fitxers s’uneixen, mitjançant el programa UnirFicheros (F02-PA01-1). El fitxer resultant s’integra en el programa de gestió de biblioteca Symphony (F03-PA01-1).  Els tècnics de la Unitat de Gestió del Sistema Integrat programen en  Symphony (F03-PA01-1) els informes que permeten: • Marcar els exemplars amb el núm. de vegades que han sigut inventariats. • Col·locar la data de l’últim inventari. • Llistar els exemplars que no han sigut inventariats.  Tot el personal de la biblioteca (tècnics i gestors) confronta els resultats obtinguts en l’informe d’exemplars no inventariats mitjançant comprovació directa en les estanteries. Si es confirma que l’exemplar no està en l’estanteria el personal tècnic el marca com extraviat en el programa de gestió de biblioteca Symphony (F03-PA01-1), deixant d’estar visible en el catàleg. Si es detecta que està en estanteria es marca en Symphony (F03-PA01-1) com inventariat. IT.PS01-1.02 Inventari. Verificació en el sistema integrat.  El procés acaba amb l’emissió per part dels tècnics de la Unitat de Gestió del Sistema Integrat d’un informe final de llibres perduts que s’envia a la subdirecció de la biblioteca que ha realitzat l’inventari.   3. FORMATS F01-PA01-1: PorTable Communication Mànager (PTComm) F02-PA01-1: UnirFicheros F03-PA01-1: Symphony  SIBID  INVENTARI Codi: PA01-1 Revisió: 0 Data: 06/06/2011 Pàgina 4 de 5  7. Annexos 7.1. Diagrama de flux  Selecció de la col·leccióLectura de codis de barresTransferir dades ordinadorElaboració d’ informesRevisió de resultats amb comprobacions en prestageriaMarcar els registres com extraviatsElaboració del llistat de fons perdutEnviament del llistat a biblioteca   SIBID  INVENTARI Codi: PA01-1 Revisió: 0 Data: 06/06/2011 Pàgina 5 de 5   7.2. Instruccions de treball  PS01-1.01 Inventari. Funcionament del sistema de lectura PS01-1.02 Inventari. Verificació en el sistema integrat  

Inventari

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Repositorio Institucional de la Universidad de Alicante

RUA