López Álvarez, Rocío

Sánchez Fuentes, José Manuel

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idUS. Depósito de Investigación Universidad de Sevilla

Sevilla, 01 de diciembre de 2009METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE LOS PUESTOS DE TRABAJOEXPERIENCIA PRÁCTICA EN LABiblioteca de la Universidad de SevillaJornada de Buenas Prácticas1. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO3Justificación del Proyecto1.A nivel nacional, autonómico como en el ámbito de la propia Universidad de Sevilla, en los últimos años la regulación de normativas y programas de trabajo incluyen en sus contenidos la necesidad de trabajar en la PLANIFICACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE LA PLANTILLA DE RECURSOS HUMANOS:•Estatuto Básico del Empleado Público (Ley 7/2007. Artº 69. Objetivos e instrumentos de la planificación)•Modelo de financiación de las Universidades Andaluzas 2007-2011 (Financiación operativa. Innovación: Objetivos Estratégicos)•Programa de Gobierno de la Universidad de Sevilla (Línea 4 de la acción 1 del programa: Mejora de la plantilla y del marco de las relaciones laborales)•Excelencia - Acuerdo Andaluz CPMCS (Preámbulo y Requisito 7 del tercer nivel)•Plan Estratégico de Recursos Humanos de la Universidad de Sevilla “Optimizar la planificación de plantillas” (Objetivo estratégico de la Línea Nº 4: “Desarrollar herramientas de análisis de dimensionamiento de plantillas” como acción para la consecución del objetivo anterior)•Reglamento General del PAS de la Universidad de Sevilla (Artº 10. Relación de puestos de trabajo. Apartados 1 y 2)•Plan Director de Planificación de Recursos Humanos (2009-2013) de la Universidad de Sevilla (“Análisis de las necesidades del personal PAS según su planificación estratégica)4Oportunidad del Proyecto1.En este marco, además, la gestión de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) estáorientada a la calidad y mejora continua de los procesos en el marco de la planificación estratégica y definición de objetivos anuales:Plan Estratégico de la BUS (2008-2010)Línea Estratégica 4: La gestión de la calidad en la BUS”“Adecuar los perfiles y competencias profesionales a las necesidades actuales de los usuarios de la biblioteca, revisando los procesos de trabajo”Proceso de Evaluación de Calidad de la ANECA 2005Plan de Mejora 2006-072. OBJETIVO6Objetivo2.ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA ACTUAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA BUS EN FUNCIÓN DE LAS NECESIDADES ACTUALES, OBTENIENDO UNA PROPUESTA QUE OPTIMICE LA RELACIÓN DE EFECTIVOS Y NECESIDADESANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA ACTUAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA BUS EN FUNCIÓN DE LAS NECESIDADES ACTUALES, OBTENIENDO UNA PROPUESTA QUE OPTIMICE LA RELACIÓN DE EFECTIVOS Y NECESIDADES3. METODOLOGÍA8Metodología3.ServiciosServiciosprestadosprestadosESTRUCTURA ORGANIZATIVAÁrea Funcional 1 Área Funcional 2 Área Funcional 3Puesto 1.1Puesto 1.3Puesto   1.2Puesto 1.4Puesto 2.1Puesto 2.5Puesto   2.2Puesto 2.6Puesto 2.3Puesto 2.7Puesto 2.4Puesto 2.8Puesto 3.1Puesto 3.3Puesto 3.2Puesto 3.4Área Funcional 4Puesto 4.1Puesto 4.2PROCESO 1 PROCESO 2PROCESO 3Actividad 1.3Tarea 1.3.1 Tarea 1.3.2Actividad 1.2Tarea 1.2.1Actividad 3.1Tarea 3.1.1 Tarea 3.1.2 Tarea 3.1.3Actividad 3.2Tarea 3.2.1 Tarea 3.2.2 Tarea 3.2.3Actividad 3.3Tarea 3.3.1 Tarea 3.3.2Actividad 3.4Tarea 3.4.1 Tarea 3.4.2Actividad 2.1Tarea 2.1.1 Tarea 2.1.2Actividad 2.2Tarea 2.2.1Actividad 1.1Tarea 1.1.1 Tarea 1.1.2 Tarea 1.1.3El enfoque de la GESTIÓN POR PROCESOS describe y explica cómo se organiza el trabajo (cómo se suceden las tareas/actividades) para prestar los servicios a través de los puestos de trabajo.ENFOQUE PROPUESTO9Metodología (cont.)a) Identificando la Estructura Organizativa en la que se organizan los Puestos de Trabajo para la prestación de los servicios de la BUS.DirecciónUnidad Administración y Gestión EconómicaPágina 1Edición: 01Fecha: sept de 2009Sº Planificacióny ProyectosSº Recursos de InformaciónSº Gestiónde la ColecciónBibliotecas de Áreas (Secciones)Bibliotecas de Áreas Biblioteca GeneralGestiónEconómicaGestiónBibliotecaSección Fondo Antiguoy Archivo HistóricoSección Informáticay TecnologíaSección Sistema de Gestión integradaSección Apoyo al aprendizajeSección Apoyo Docencia e InvestigaciónSección Gestión dela ColecciónSección Normalización y ProcesosArquitecturaCentro de SaludHumanidadesIngenierosBellas ArtesC. C. EducaciónComunicaciónEconómicas y EmpresarialesFísicaIngeniería Tec. AgrícolaPolitécnica QuímicaBiologíaDerecho y C. C TrabajoEstudios EmpresarialesFarmaciaIng. InformáticaMatemáticasPsicología y FilosofíaDesarrollo Web y Recursos-e3.¿CÓMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGÍA?103.Metodología (cont.)b) Identificando los tipos de puestos de trabajo que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS.Ejemplos:Bibliotecas de Área COMUNICACIÓN (11)Página 1               Organigrama Funcional Bibliotecas de Área Responsable de Biblioteca (1) Edición: 00Fecha: julio de 2009Proceso e información bibliográfica(1) Administración y adquisiciones (1)Orientación y préstamo(8) Servicio Recursos de InformaciónInformática y TecnologíaPágina 1               Organigrama Funcional Servicio Recursos de la InformaciónSRI.02 Jefe de Sección  (1)SRI.02a Operador Sistema (1)SRI.02c Becarios (8)Desarrollo Web y Recursos-e SRI.02b Técnico Laboratorio(1)Sistema Integrado de Gestión de la BibliotecaSRI.03 Jefe de Sección(1)SRI.03a Responsable Programación (1)Apoyo Docencia e InvestigaciónApoyo al AprendizajeSRI.05 Jefe de Sección(1)SRI.05a Ps ALFIN(1)SRI.05b Ayudante(1)SRI.04 Jefe de Sección (1)SRI.04a Ayudante(1)SRI.04b Administrativo (1)SRI.04c Becario(1)SRI.04d Ayudante(1)SRI.01 Jefe de Servicio (1)Edición: 0Fecha: Julio de 2009Gestión HardwareGestión Software SOD Préstamo y Gestión de Sala SRI.06a Ps Recursos electrónicos (1)  SRI.06c Ayudante(1) SRI.06b Ps Desarrollo Web (1)  ¿CÓMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGÍA?Para cada Área Organizativa de la BUS:113.Metodología (cont.)¿CÓMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGÍA?Para cada Área Organizativa de la BUS:c) Identificando, describiendo y detallando los procesos y procedimientos de trabajo: CÓMO SE PRESTA EL SERVICIO y QUIÉN/ES PARTICIPAN EN SU EJECUCIÓN.Para ello:• Se han identificado cada uno de los procedimientos que soportan la prestación de los servicios ofrecidos al usuario y la interrelación entre los mismos• Se han analizado las actividades que componen cada procedimiento• Se han identificado los Puestos de Trabajo responsables de su ejecuciónd) Estimando las dedicaciones en la ejecución de cada procedimiento sumando las dedicaciones de cada puesto de trabajo), es decir, las HORAS DE TRABAJO NECESARIAS. 123.Metodología (cont.)e) Conociendo el valor unitario, en horas, de cada procedimiento, la dedicación de cada puesto y la frecuencia de ese servicio (nº de veces que se presta al año), se han calculado las HORAS TOTALES ANUALES NECESARIAS PARA CADA PROCEDIMIENTO y PUESTO.Para ello:• Se han establecido Indicadores de Volumen Anuales que miden la frecuencia de cada uno de los procedimientos analizados¿CÓMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGÍA?Para cada Área Organizativa de la BUS:e) Comparando las horas anuales necesarias para cada puesto con las horas netas de trabajo de un efectivo de cada puesto, se ha obtenido el DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE CADA PUESTO DE TRABAJO DE LA BUS.4. EXPERIENCIA PRÁCTICA EN LA BUS144.Agosto 09 Septiembre 09Julio 09 Octubre 09Servicio de Gestión de la ColecciónServicio Recursos e InformaciónServicio Planificación y ProyectosÁrea de DirecciónUnidad de Admón., y Gestión EconómicaExperiencia práctica en la BUSPrograma de trabajo:Para el desarrollo de la metodología, la secuencia de áreas abordadas en los cuatro meses de trabajo han sido las siguientes:Noviembre 09Biblioteca GeneralBiblioteca ÁreaBiblioteca Área (Secciones)(…)Servicio Recursos e Información(…)Servicio de Gest. de la Colección15Experiencia práctica en la BUSDirecciónUnidad Administración y Gestión EconómicaPágina 1Edición: 01Fecha: sept de 2009Sº Planificacióny ProyectosSº Recursos de InformaciónSº Gestiónde la ColecciónBibliotecas de Áreas (Secciones) Bibliotecas de Áreas Biblioteca GeneralGestiónEconómicaGestiónBibliotecaSección Fondo Antiguoy Archivo HistóricoSección Informáticay TecnologíaSección Sistema de Gestión integradaSección Apoyo al aprendizajeSección Apoyo Docencia e InvestigaciónSección Gestión dela ColecciónSección Normalización y ProcesosArquitecturaCentro de SaludHumanidadesIngenierosBellas ArtesC. C. EducaciónComunicaciónEconómicas y EmpresarialesFísicaIngeniería Tec. AgrícolaPolitécnica QuímicaBiologíaDerecho y C. C TrabajoEstudios EmpresarialesFarmaciaIng. InformáticaMatemáticasPsicología y FilosofíaDesarrollo Web y Recursos-emás de 40 entrevistas personales1 sesión grupal1 entrevista por grupo (3)2 revisiones por participante de grupo (16)4.Actuaciones llevadas a cabo:Sección de Fondo Antiguo y Archivo Hico164.Plan de TrabajoResultados:I. Las Unidades de Análisis se han definido en función de cada ÁREA ORGANIZATIVA. Esto es:Sº CENTRALESÁrea de DirecciónServicio Planificación y ProyectosUnidad de Admon y Gest.EconómicaServicio Recursos de la Información Sección Infrm. y Tecn. Sección SIGBSección Apoyo al AprendizajeSección Apoyo a Doc. e InvRecursos-e y Des.WebServicio Gestión de la Colección Sección Gestión de la Colección Sección Normaliz. y Procesos4.Plan de TrabajoResultados:BIBLIOTECASBibliotecas de Área (Secciones)Bibliotecas de Área MedianasArquitectura Ingenieros Humanidades Derecho y CC.TrabajoCiencias de la SaludComunicación Filosofía y PsicologíaEconómicas y Empresariales Bibliotecas de Área Pequeñas Física PolitécnicaIngeniería Agrícola Matemáicas InformáticaQuímica Farmacia Biología Bellas Artes EmpresarialesCiencias de la Educación> 9 efectivos< 9 efectivos17184.Plan de TrabajoResultados:II. Se han identificado los TIPOS DE PUESTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS. Para ello, se ha elaborado un ORGANIGRAMA FUNCIONAL de cada una de los Servicios y Secciones que conforman los Servicios Centrales y de cada una de las Bibliotecas de Área (Secciones) y Bibliotecas de Área. Se ha calculado el número de efectivos reales de cada uno de ellos.En Servicios Centrales:Jefe de ServicioJefe de Sección/UnidadPuesto SingularizadoPuesto BaseGestorTécnicoAyudanteBecarioEn Bibliotecas:Jefe de ÁreaResponsableAyudanteTécnicoBecarioPUESTOS TIPO194.Plan de TrabajoResultados:III. Se ha identificado el INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS.• PROCESOS DIRECTIVOS DE GESTIÓN (27)• PROCESOS OPERATIVOS DE CADA UNIDAD DE ANÁLISIS (317)• PROCESOS DE APOYO (12)Se ha definido el INDICADOR DE VOLUMEN que mide la frecuencia anual de repetición de cada uno de los 356 procedimientos de trabajo identificados:Se ha diseñado el MAPA DE PROCESOS de cada Unidad de Análisis• Indicadores de carácter temporal (nº de días, nº de semanas, nº de meses, etc.)• Indicadores que miden el nº de unidades de repetición (reuniones, recursos, facturas, actualizaciones, expurgos, préstamos, etc.)ver inventariover inventariover inventariover mapas IV. Para cada procedimiento:Se han identificado las actividades que lo conforman y se han estimado las cargas de trabajo unitarias o dedicaciones en la ejecución (a partir de la suma de las dedicaciones de cada puesto de trabajo que participa). Para ello se ha elaborado una MATRIZ DE CARGAS UNITARIA POR PROCEDIMIENTO.Resultados:• Informa sobre el tiempo necesario para ejecutar ese procedimiento, una vez.• Refleja la distribución del tiempo entre las diferentes actividades que lo componen y los distintos puestos de trabajo que intervienen en su ejecución.204.Resultados:t % t % t % t % t %Actividad 1 9 9% 2 2,1% 0,0% 3 3,1% 0,0% 4 4,2%Actividad 2 5 5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 5 5,2%Actividad 3 2 2% 0,0% 0,0% 2 2,1% 0,0% 0,0%Actividad 4 5 5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 5 5,2%Actividad 5 5 5% 5 5,2% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%Actividad 6 2 2% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 2 2,1%Actividad 7 3 3% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 3 3,1%Actividad 8 8 8% 0,0% 0,0% 8 8,3% 0,0% 0,0%Actividad 9 18 19% 15 15,6% 0,0% 2 2,1% 0,0% 1 1,0%Actividad 10 4 4% 0,0% 0,0% 4 4,2% 0,0% 0,0%Actividad 11 35 36% 10 10,4% 0,0% 25 26,0% 0,0% 0,0%Total Cargas de Trabajo del Procedimiento P1-Po196 100% 32 33,3% 0 0,0% 44 45,8% 0 0,0% 20 20,8%Leyenda:PT2Nombre del Procedimiento iPuestos de TrabajoPT3 …. PTntiempo unitario% Tiempo / Tiempo TotalPT1Tiempo Total de ejecución del ProcedimientoTiempo Total invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecución del Procedimiento % del Tiempo Total de ejecución del Procedimiento invertido por el Puesto de Trabajo9,38%5,21%2,08%5,21%5,21%2,08%3,13%8,33%18,75%4,17%36,46%MATRIZ DE CARGAS UNITARIAS POR PROCEDIMIENTOver ejemplo de ficha procedimiento214.V. A partir de las matrices de cargas por procedimiento, se ha calculado el porcentaje de distribución de cargas de los diferentes puestos en cada uno de los procedimientos: MATRIZ DE CARGAS POR PUESTO.Resultados:• Muestra de forma agrupada el porcentaje de distribución de horas del puesto de trabajo en cada uno de los procedimientos de trabajo.PT1 PT2 PT3 PT4 … PTn% % % % % %P.01-Procedimiento 01 33,3% 45,8% 20,8%P.02-Procedimiento 02 50,0% 50,0%P.03-Procedimiento 03 84,4% 15,6%P.04-Procedimiento 04 81,0% 10,0% 9,0%P.05-Procedimiento 05 7,5% 90,0% 2,5%…. … …P.0n-Procedimiento 0n 0,9% 42,5% 56,6%La suma del % de tiempo invertido por la totalidad de los puestos ha de ser 100%PROCEDIMIENTOPUESTOS DE TRABAJO% del tiempo  invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecución del procedimiento224.VI. Como resultado final, se han calculado las HORAS TOTALES ANUALES NECESARIAS PARA CADA PUESTO Y PROCEDIMIENTO, a partir de: • el valor unitario, en horas, de cada procedimiento, • el % de participación de cada puesto, • y la frecuencia anual del mismo (valor del indicador), Para ello, para cada ÁREA ORGANIZATIVA, se ha elaborado la MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE PUESTOS:Resultados:• Presenta la distribución de horas de trabajo totales (anuales) necesarias para la prestación de los servicios entre los diferentes puestos de trabajo. • Calcula el dimensionamiento necesario de cada uno de los puestosde trabajo (número de horas necesarias).• Distribuye las Horas Totales necesarias anuales para cada Puestode Trabajo entre el número totales de horas netas de trabajo al año (1.196,25 horas/año), obteniendo el NÚMERO DE EFECTIVOS  NECESARIOS en cada ÁREA ORGANIZATIVA.234.244.Experiencia práctica en la BUS• A partir de la comparación de  los EFECTIVOS NECESARIOS con los EFECTIVOS ACTUALES se ha obtenido el DIMENSIONAMIENTO DE LOS RECURSOS HUMANOS necesaria para la prestación óptima de los servicios prestados en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla.% Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) %Procedimiento 01 96,00 46 4.430 33% 1.461,82 86,5% 0,0% 46% 2.028,83 45,8% … … … 21% 921,39 28,7%Procedimiento 02 11 48 528 13% 70,56 4,2% 9% 48,00 13,0% 78% 409,44 9,2% … … … 0% 0,00 0,0%Procedimiento 03 29,28 152 4.451 3% 152,00 9,0% 7% 316,67 85,7% 45% 1.994,00 45,0% … … … 45% 2.006,40 62,5%Procedimiento 04 14,50 20 290 2% 5,00 0,3% 2% 5,00 1,4% 0% 0,00 0,0% … … … 97% 280,00 8,7%9.699 1.689 100% 370 100% 4.432 100% … … … 3.208 100%7 0,93 0,20 2,44 … 1,761 1 2 … 1PT1 PT2Volúmen ACTUAL de Carga de Trabajo Anual de cada ROL FUNCIONAL… PTnNº de Efectivos (Bruto) necesariosTiempo unitarioFrecuencia HORAS ANUALESHORAS TOTALES AÑO:PT3Nº de Efectivos ActualesDimensionamiento 93% 20% … 176%MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE LAS CARGAS DE TRABAJONombre del Procedimiento 122%Resultados:254. QUÉ , CÓMO y CUÁNTO SE HACE: Inventario y descripción de la totalidad de procesos y procedimientosde trabajo que se llevan a cabo en cada área organizativa de la BUS para la prestación de sus Servicios. Cuadro de mando de indicadores de carga de cada procedimiento. QUIÉN PARTICIPA y CUÁNTO Análisis de cargas derivadas de cada uno de los servicios prestados. Distribución de cargas de trabajo asociadas a cada procedimiento entre los puestos que intervienen en su desarrollo. Análisis de cargas de cada uno de los puestos: en qué procedimientos participa, cuánto participa y cuál/es les  implican mayor dedicación.CONCLUSIONES:Experiencia práctica en la BUS264. DIMENSIONAMIENTO DE LOS EFECTIVOS NECESARIOS:  Para cada puesto y para cada procedimiento lo que permitirá planificar las necesidades de efectivos anuales con el objetivo de minimizar las diferencias existentes entre el Organigrama Orgánico (nº de efectivos en RPT) y el Organigrama Funcional; así como, redistribuir la asignación de cargas a los puestos. Instrumento estratégico para la planificación de necesidades: permite cuantificar las horas necesarias de cada tipo de puesto (según su tipología) asociadas a los PROCESOS DIRECTIVO/GESTIÓN, DE APOYO y los PROCESOS OPERATIVOS en diferentes momentos temporales.CONCLUSIONES:Experiencia práctica en la BUSSevilla, 01 de diciembre de 2009METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE LOS PUESTOS DE TRABAJOEXPERIENCIA PRÁCTICA EN LABiblioteca de la Universidad de SevillaJornada de Buenas PrácticasGracias por vuestra atención y colaboración

Metodología para el análisis y dimensionamiento óptimo de los puestos de trabajo. Experiencia práctica en la BUS

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