Ponència presentada a "I Jornada Rebiun de Préstamo Interbibliotecario", Campus de Toledo de la Universidad de Castilla-La Mancha, 27 de marzo de 200

Güell Guillén, Cristina

Diposit Digital de la Universitat de Barcelona

     Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA  I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioÍndice1. TarifasPropuesta, aprobación y vigenciaTarifas actuales2. FacturaciónCondiciones de facturaciónEmisión y recepción de facturas Pagos y reclamaciones3. IVA en fotodocumentaciónAspectos legalesAcuerdo de la mesa de gerentes de la CRUESituación actual        I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioObjetivosGeneralFacilitar la gestión administrativa del servicio de Préstamo InterbibliotecarioEspecíficosTarifas: unificar costes entre las bibliotecas de REBIUNFacturación: Mejorar la eficacia y eficiencia en lagestión de las facturas IVA en fotodocumentación: Establecer criterioshomogéneos para su aplicación      Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioTarifas• Propuesta: grupo de trabajo de PI de REBIUN• Aprobación: Asamblea Anual de REBIUN• Vigencia: 2 años   Objetivo: Unificar costes entre las bibliotecas de Rebiun  El grupo de trabajo de PI de Rebiun es el responsable de presentar a la Asamblea Anual la propuesta de modificación de tarifas que considere oportuna.  La Asamblea Anual es la responsable de su aprobación y puesto que la Asamblea se reune el mes de noviembre de cada año, las tarifas aprobadas son vigentes a partir del mes de enero del año siguiente y tienen una vigencia de 2 años.  Además de la propuesta de tarifas oficiales y obligatorias entre centros Rebiun, el grupo de trabajo presento a la Asamblea Anual de noviembre del 2007 una propuesta de recomendación sobre las tarifas aplicables para centros No Rebiun con la intención de ayudar a calcular los costes. Esta propuesta si bién no es objecto de aprovación por la Asamblea debido a que afecta a la relación entre centros Rebiun i centros No Rebiun, sí que se ha publicado en la intranet de Rebiun a título orientativo para quien le interese. La propuesta establece:   Monografias Fotocopias NO Rebiun (España) 8 euros 5 eurosEuropa 16 euros 8 eurosResto del mundo 32 euros 8 euros     Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioTarifasTarifas actuales:• Periodo: 2008-09• Cada volumen original: 8,00 €• Copias: 5,00 €(cobro opcional para documentos de más de 40 páginas, previo aviso/presupuesto)   Desaparece el cobro por documentos de más de 40 fotocopias, dejándose libertad a los centros de cobrar una tarifa especial en caso de documentos muy extensos, previo aviso al centro solicitante.  Sin embargo hay algunos centros que han optado por mantener la tarifa de 0,40 euros por página para documentos de más de 40 páginas contando a partir de la página 41. Algunos de estos centros tienen ubicada esta información en el Directorio de PI pero otros centros no tienen publicada esta información y estan aplicando el cobro de tarifas especiales para documentos de más de 40 páginas sin previo aviso. Habria que normalizar este tema ya que tal como dice el enunciado en el apartado de tarifas de la web de Rebiun se tiene libertad para aplicar el cobro previo aviso al centro solicitante.  El grup de trabajo de PI deberá preparar una propuesta de tarifas para la Asamblea Anual de noviembre del 2009. El grupo de trabajo de PI en la reunión del 7 de marzo del 2008 aprovó presentar a la Asamblea Anual la propuesta de considerar la tarifa de préstamo de monografias como una tarifa por obra en lugar de por volumen, siempre y cuando los petición de varios volumenes de una misma obra se haga en una misma solicitud. Dado que no era posible hacer ninguna modificación sobre las tarifas hasta la Asamblea Anual del 2009, esta propuesta del grupo ha quedado pendiente para recogerla en la propuesta que presentaremos este año. Cualquier sugerencia al respecto podeis enviarla a la coordinadora de Rebiun -Idoia Barrenechea- y podrá así ser tenida en cuenta en el grupo de trabajo.      Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioFacturaciónCondiciones de facturación• Consulta de las condiciones de facturación• Interlocutor único• Reclamaciones sobre albaranes    Objetivo: Mejorar la eficacia y eficiencia en la presentación de facturas.  Para garantizar la mejora de los procesos de facturación hay 3 elementos fundamentales:  1. Conocer las condiciones de facturación de cada centro: para ello es fundamental que todos los centros anoten estas condiciones en el apartado “Datos administrativos” del Directorio de PI. Actualmente hay todavia muchos centros que no tienen estos datos en el directorio, algun centro no aporta ningún dato, otros solo aportan el NIF de la universidad, y algunos sí tienen toda la información completa para facilitar el proceso de facturación. Los datos adminstrativos que deberian aportarse al directorio son:  ? Dirección de facturación ? Ciudad de facturación ? NIF ? Admite compensación: si/no ? Tipo de facturación: centralizada/descentralizada ? Notas de facturación: cualquier información que haya que tener en cuenta en el momento de facturar, por ejemplo: limites en la cantidad de euros que se pueden facturar en una sola factura, si se cobra IVA por el suministro de fotocopias, etc.         Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA 2. Tener un único interlocutor: seria deseable para todos tener un unico interlocutor en cada centro de PI. Eso no tiene porquè significar que el PI esté centralizado (aunque sin duda lo facilita) sinó que es recomendable que cada universidad tenga la figura de coordinador del PI, en caso de no tener el servicio centralizado, para poder interactuar desde los otros centros con una única persona a efectos de facturación. En general se ha podido cumplir con esta recomendación excepto algunos casos muy específicos como por ejemplo el CSI o la UCM.  3. Reclamaciones sobre albaranes: Tal como se ha explicado en el apartado correspondiente del Manual de Procedimiento, toda solicitud servida incluirá un albarán. Es muy importante revisar el albarán y avisar al centro sumintrador de cualquier error en el mismo ya que és sobre el conjunto de albaranes que en su momento se hará la facturación. Si nos aseguramos de que los albaranes son correctos, disminuiremos las posibilidades de error en las facturas que se emitan. Para asegurar que el contenido de los albaranes es correcto se ha establecido el periodo de un mes para cualquier reclamación sobre el mismo. Pasado un mes por tanto, se entenderá que el albaran es correcto y podrá formar parte de la próxima factura que se emita.                                Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioFacturaciónEmisión y recepción de facturasCentro emisor• Listados de peticiones servidas• Plazos de revisiónCentro receptor• Revisión• Conformidad  Se reparten aquí dos responsabilidades: por parte del centro emisor la realización de listados de albaranes antes de emitir la factura, dando un plazo para la revisión de los mismos -10 dias- y, por parte del centro receptor, la revisión de los listados y la conformidad, o no, sobre los mismos.  Los errores en la emisión de facturas acostumbran a generar mucho trabajo a los centros emisores por tanto, el procedimiento que se indica en este manual intenta garantizar al máximo la corrección de las mismas. Si todos hacemos el proceso correctamente nos evitaremos tener que anular facturas y emitir otras nuevas con el engorroso proceso que ello supone.  Obviamente en caso de no conformidad por parte del centro deudor, del contenido del listado, el centro emisor revisará el contenido y emitirá una nueva factura con las correcciones pertinentes si fuera necesario. Es importante por tanto asegurar el acuerdo en el contenido de los listados a facturar antes de emitir cualquier factura.  Una vez recibida la factura habrá que revisar que el contenido se corresponde con el listado al que se ha dado conformidad previa e iniciar los trámites para el pago de la misma.  Como habreis visto en el propio Manual de Procedimiento, se recomienda que los periodos de facturación sean en marzo y septiembre y se hace mención especial a NO facturar durante el último trimestre del año ya que la mayoria de universidades se encuentran immersas en el cierre pressupostario durante este trimestre.        Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioFacturaciónPagos y reclamacionesSeguimiento del proceso de pagos• Forma de pago• Fecha límite de pagosReclamaciones• Interlocutor• Suspensión del servicio    En centro de PI receptor de la factura es responsable del seguimiento del proceso de pago de la misma. Se hace mensión específica a este tema en el Manual de Procedimiento  para asegurar que el proceso funciona correctamente y esto es algo que solo el centro receptor puede hacer en su propia institución. El pago de las facturas se hará siempre por transferencia bancaria y la fecha límite se situa dentro del año natural en que se ha emitido la factura. Es muy importante que el centro receptor haga el seguimiento correctamente ya que se dan algunos casos en que el pago de la factura no se realiza dentro del año natural y la administración del centro receptor no admite una factura con fecha del año anterior con lo cual obliga al centro emisor a anular la factura emitida en su dia y volver a hacer una nueva factura con fecha del año en curso, con lo cual el centro emisor se encuentra con que además de no haber cobrado una factura en el momento correspondiente tiene que iniciar todo un proceso de anulación y emisión de nueva factura que como podeis suponer da bastante trabajo.   Una vez agotado el plazo de pago dentro del año natural de emisión de la factura, se procederá a la reclamación de la misma. Esta reclamación se dirigirá siempre al interlocutor único de PI del centro receptor y es su responsabilidad hacer los pasos necesarios dentro de su institución para que se proceda al pago de la misma.  Una vez emitida la reclamación se da un plazo de 6 meses para proceder al pago de la factura reclamada. Extinguido este plazo, el centro emisor podrá suspender el servicio de PI al centro deudor hasta que no se haga efectivo el pago de la deuda.      Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA  Desde el grupo de PI se recomienda que en el caso e las reclamaciones se envie una còpia de la reclamación a la coordinadora de Rebiun –Idoia- para que pueda hacer las gestiones necesarias para ayudar a hacer efectivo el cobro y además ponga en conocimiento del grupo la situación, pudiendo este, si lo cree necesario, hacer alguna propuesta al respecto.                                     Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioIVA en fotodocumentaciónAspectos legalesLey 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA)• Articulo 20.1.14 Exención• Artículo 70.1.4. Localización del impuesto    En la reunión del grupo de trabajo de PI de 19 de junio del 2007, se informó que la Asesoria Jurídica del CSIC habia determinado que las facturas de fotocòpias del servicio de PI estaban sujetas al pago de IVA.  La ley que rige el impuesto del IVA es la ley 37/1992 conocida como LIVA y para estudiar el caso de las facturas por fotocopias en los centros de PI, hay que tener en cuenta dos artículos, el artículo 20.1.14 que habla de los casos en que está exento el pago de IVA y el artículo 70.1.4 que habla de la localización del impuesto.  A raiz de esta información el grupo propuso hacer una consulta a la asesoria fiscal de la CRUE. En la siguiente reunión del grupo de PI (17 de octubre del 2007) se informó que la asesoria fiscal de la CRUE habia dado la razón al CSIC y que consideraba por tanto que las facturas de fotocopias del servico de PI estaban sujetas a IVA. En este momento habia entrado un nuevo gerente de REBIUN y se aprovechó la ocasión para que fuera el quien tomara la decisión sobre que hacer al respecto.  Para llegar a esta conclusión se tuvo en cuenta la ley mencionada y ademas las respuestas que la Dirección General de Tributos habia dado a diferentes preguntas relacionadas con el tema.          Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioIVA en fotodocumentaciónAcuerdo de la mesa de gerentes de la CRUE• Pago del IVA• No se considera un servicio de bibliotecas• Libertad de aplicación   La mesa de gerentes de la CRUE, según se informó en la reunión del grupo de PI del 7 de marzo del 2008, acordó que el informe de la Asesoria era correcto pero que este hecho no era motivo para que las universidades tuvieran que aplicar el IVA a las facturas de fotocopias del servicio de PI de forma immediata y que cada universidad era libre de decidir si lo aplicaria o no. Por otro lado determinó que sí que era obligatorio para todas las universidades, aceptar las facturas de fotocopias con IVA que les pudieran llegar.  Cómo se llega a esta conclusión:  Por un lado el articulo (20.1.14) de la ley que habla de que estan sujetas pero exentas del IVA las prestaciones de servicios propias de bibliotecas, archivos y centros de documentación, como los préstamos interbibliotecarios objeto de consulta tanto si se prestan a otra universidad española como a una universidad de otro estado miembro. Pareceria lógico que el suministro de fotocopias por parte de los servicios de PI se considerara también un servicio propio de las bibliotecas pero como el redactado de la ley deja claro que hace referencia al préstamo de libros y no existe una delimitación legal a la que acogerse sobre lo que se consideran servicios propios de bibliotecas, hay que remitirse a las respuestas de la Dirección General de Tributos sobre el tema. Esta Dirección General de Tributos deja claro en diferentes respuestas que la prestación de servicios consistente en el suministro de fotocpopias, copias y reproducciones estará sujeta y no exenta del IVA. La misma interpretación afecta a la cesión de textos o imágenes via electrònica, és decir también está sujeta al pago del IVA.      Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA  Es importante señalar que la misma Asesoria considera ilógico el distinto tratamiento dado al hecho de prestar libros y al de enviar fotocopias o textos en formato digital cuando todas ellas forman parte de una misma tipolgoia de servicio. Además ninguna biblioteca de ningun pais de la Unión Europea, con una normativa sobre el IVA similar a la nuestra, aplica este impuesto.      Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació Unitat de Serveis als Usuaris. Cristina Güell Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA I Jornada REBIUN de Préstamo InterbibliotecarioIVA en fotodocumentaciónSituación actual• Modalidad de cobro del IVA • Información sobre quien cobra IVA   Cada universidad es libre de decidir si cobra o no IVA por el servició de fotocòpias de PI.  El IVA aplicable es del 16%  La única institución que tenemos claro que està cobrando el IVA en la facturación de fotocopias es el CSIC y lo hace desde el año 2008. El cobro del IVA por parte del CSIC no ha representado un incremento en el coste de las peticiones ya que han tenido el detalle de incorporar el IVA dentro de la tarifa correspondiente de Rebiun, pero en un futuro puede no ser así con lo qual nos encontrariamos con centros (los que apliquen IVA) más caros y otros más baratos (los que no apliquen IVA).  En definitiva, con la ley en la mano, tal como está ahora, deberiamos aplicar el cobro de IVA por el servicio de fotocopias, lo cual es ilógico e injusto porque está penalizando un servicio en función de la forma en que se presta y no por el servicio en si mismo.  

Procedimientos de gestión: Tarifas, facturación e IVA

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