Implementing Alma as New Integrated Library Management System at 14 Institutions of the Austrian Library Network – Feedback from the Functional Experts' Perspective

Abstract

Zwischen Jänner 2016 und März 2018 erfolgte in drei Phasen (Conceptual Design, Getting Ready, Implementation) Vorbereitung und Umsetzung der Implementierung des neuen Bibliotheksmanagementsystems Alma an 14 Einrichtungen im Österreichischen Bibliothekenverbund (OBV). Eine wichtige Rolle, insbesondere auch als Schnittstelle zu den einzelnen Bibliotheken, kam dabei den Functional Experts zu, die wichtige Teilbereiche des neuen Bibliothekssystems zu betreuen hatten. Insgesamt wurden acht Gruppen, bestehend aus Expertinnen und Experten der beteiligten Bibliotheken eingerichtet: Daten, E-Ressourcen, Entlehnung, Erwerbung, Fernleihe, Katalogisierung, Öffentliche Services, Zeitschriften. Ergänzt wurden diese Gruppen um eine Schulungsgruppe, die sich wiederum aus Mitgliedern der verschiedenen Functional-Experts-Gruppen zusammensetzte und deren Hauptaufgaben in der Erstellung eines Schulungskonzeptes sowie in der Koordination der Functional-Experts-Gruppen lagen. Der Fokus der Gremienarbeit lag auf Webinaren, die wöchentlich oder 14-tägig durchgeführt wurden, und gelegentlichen physischen Treffen an der Österreichischen Bibliothekenverbund- und Service-GmbH (OBVSG). Für den vorliegenden Beitrag wurden die Ansprechpersonen der Functional-Experts-Gruppen und der Schulungsgruppe eingeladen, anhand von vier Fragen ein Resümee über den Implementierungsprozess von Alma im Österreichischen Bibliothekenverbund aus ihrer jeweiligen Perspektive zu ziehen. Aus den Antworten ergibt sich ein vielschichtiges Bild aus Sicht jener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Implementierung von Alma an den einzelnen Bibliotheken innegehabt haben.Between January 2016 and March 2018 the integrated library system Alma was implemented at 14 institutions in the Austrian Library Network (ALN) following a three-phase plan (Conceptual Design, Getting Ready, Implementation). An important role in the process was played by the so-called functional experts, who were in charge of the various ILS functionalities and also serving as liaison to the individual institutions. Eight groups were established in total and comprised experts from the participating libraries in the following areas: data, e-resources, fulfillment, acquisitions, resource management, public services and journals. These were supported by a group in charge of creating a plan for user training and of coordinating the other groups. Most of the work – apart from several meetings held at the Austrian Library Network and Service Ltd (OBVSG) – was conducted via weekly or bimonthly webcalls. For this report representatives of the functional experts groups as well as the user training group were invited to present their perspective on implementing Alma in the Austrian Library Network in response to four questions. The replies give a varied picture on the implementation project from the view of those employees that played a vital role in its success