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EMBRAPA CLIMA TEMPERADO.

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Oficina sobre análise e melhoria de processosComposto e impresso na Embrapa Clima TemperadoNovembro | 2010 | Tiragem: 50 | Design: Manuela Doerr (estagiária)Desde 1998, a Análise e Melhoria de Processos, AMP,constitui uma meta do Sistema de Avaliação das Unidades, SAU, e corresponde a 5 % do Índice de Desempenho Institucional das Unidades Descentralizadas. Passou a ser meta de AMP, de caráter compulsório para as UDs, a melhoria de um processo relativo à gestão ambiental. Além desse processo, é necessário eleger, no mínimo, outros dois que poderão concorrer à premiação nacional de equipes na categoria de AMP, conforme estabelecido na norma do Sistema de Avaliação e Premiação Nacional de Equipes (SAPRE).Sendo assim, é imperativo que a qualificação de empregados na execução e registro destes processos seja progressiva e contínua. A oficina sobre análise e melhoria de processos será uma destas ações. Neste evento, serão discutidos os procedimentos previstos na metodologia de AMP publicada pela Secretaria de Gestão Estratégica da Embrapa e sua aplicação à rotina de trabalho dos membros do comitê local de gestão ambiental, da unidade de garantia da qualidade e da equipe de medicina e segurança do trabalho da Embrapa Clima Temperado.ApresentaçãoA oficina sobre análise e melhoria de processos tem a finalidade de capacitar os empregados da Unidade a diagnosticar e organizar as informações sobre os diferentes processos de trabalho e habilitá-los a, de posse destas informações, identificar oportunidades de melhoria, planejá-las, implementá-las e controlar e monitorar seus resultados, estabelecendo um ciclo contínuo de melhoria.Finalidade do eventoProcedimentos para a execução da AMPPrimeiro diaSegundo dia1.2.3.4.5.6.Planejamento e Organização:·Identificação e mapeamento de processos·Priorização de processosDescrição do processo:·Descrição: Escopo do processo·Indicadores de desempenho Macrodiagrama·Fluxograma·Agregação de valor·Fatores críticos de sucessoVerificação do desempenho atual do processo:·Consulta aos clientes do processo ·Problemas do Processo·Causas dos problemas do processo·Propostas de soluçõesElaboração do Plano de Melhoria do processoControle e acompanhamentoAvaliação do processo (Relatório de três gerações)ProgramaçãoPriorizaçãodas causasPLANEJAMENTOEXECUÇÃOCONTROLEAVALIAÇÃOInícioIdentificação dos procesosPriorização dos processosDescrição do processoRealização de consultas dosclientesIdentificação das causasPriorizaçãodos problemasIdentificaçãodos problemasAnálise doprocessoProcessoestá correto?Propor soluçõespara as causaspriorizadasA solução é viável?Priorizaçãodas soluçõesElaboraçãoPlano de AçãoDefinição dosIndicadores de Desempenho1Implementaçãodo plano de açãoExecução do processo emconformidade com o Plano5W2HMonitoramentodos indicadoresde desempenhoAvaliação dodesempenho doprocessoDesempenho doprocesso está adequado?Atende as expectativasdos atores?Análise doprocesso1PlanDoCheckActSNNSSSNNFerramentas: Brainstorminge BrainwritingAções: redesenho do processo;automação;implantação de medidas corretivasFerramentas: Folha deverificação dos indicadoresde desempenho; Relatório detrês gerações; entrevistas; gráficosdemonstrativos; reunião de análisecorretivaFerramentas: Brainstorminge BrainwritingFerramentas: MatrizImportancia de DesempenhoFerramentas: escopo,macrodiagrama e fluxogramaFerramentas: Votação múltiplaFerramentas: Brainstorminge BrainwritingFerramentas: Votação múltiplaFerramentas: Votação múltiplaFerramentas: Brainstorminge BrainwritingFerramenta: Folha deVerificação dos indicadoresdo desempenhoFigura: Fluxograma de Análise e melhoria de processosFonte: Criação de autoresDescrever os processos priorizados:·Definir o escopo;·Nivelar as informações sobre o processo;·Elaborar um macrodiagrama, definindo fornecedor, insumo, atividade, produto e cliente para cada etapa do processo;·Construir um fluxograma representativo do macro diagrama;·Estabelecer indicadores de desempenho; Definir fatores críticos para o sucesso do processo;-Verificar o desempenho atual do processo:·Consultar clientes do processo sobre seu desempenho. Conhecer suas expectativas, necessidades, requisitos de qualidade e grau de satisfação com os produtos e/ou serviços gerados no processo avaliado;·Elencar os problemas levantados junto à equipe e aos clientes e priorizá-los por meio de matriz (GUT, BASICO, etc.);·Identificar as causas dos problemas listados e priorizá-las por meio de matriz;·Registrar propostas de soluções e priorizá-las por meio de matriz;Elaborar plano de melhorias por meio de matriz 5W2H, para definir o que fazer, por que, quem, quando, onde, como e quanto custa;Implantar as ações viáveis registradas na matriz 5W2H  e normatizar o processo após melhoria;Controlar e acompanhar o processo:·Gerenciar o processo e a correta execução do plano de melhoria;·Verificar a efetividade da AMP, monitorando os indicadores de desempenho estabelecidos na fase de planejamento;·Controlar as causas para prevenir o surgimento de novos problemas ou a recorrência de problemas antigos.Avaliar o processo de AMP e registrar em relatório de três gerações:·Os resultados obtidos correspondem aos que foram planejados?·Os atores estão satisfeitos com o processo otimizado?São necessárias novas medidas corretivas?· Constituir a equipe de trabalho:·Priorizar membros com conhecimento sobre a metodologia e cuja agenda não prejudique o andamento dos trabalhos;·Lembrar que o conhecimento sobre os processos avaliados já está disponível nas equipes, clientes ou especialistas internos, não sendo imprescindível que um especialista faça parte do grupo gestor do trabalho.Identificar os processos e priorizá-los (por meio de brainstorming, brainwriting, etc):·Conhecer os processos da estrutura organizacional da Unidade;·Estabelecer prioridade e a hierarquia entre os processos.

Oficina sobre análise e melhoria de processos.

http://www.infoteca.cnptia.embrapa.br/infoteca/bitstream/doc/896270/1/Analiseemelhoriadeprocesso.pdf

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