On top management support for software cost estimation

Abstract

Inaccurate software cost estimates continue causing project overruns and hurting firms’ economy. This thesis addresses the problem by focusing on top management role in applying estimation methodologies successfully in organisations. The research questions are 1) How does top management support software cost estimation, and 2) What are the impacts of top management support for creating a good cost estimate for a software project? Three empirical studies, one quantitative and two qualitative, were conducted to address the research questions. The studies identified practices, through which top management is involved in cost estimation, and collected evidence on the impact of practices on estimation success. The quantitative study is based on views of 114 Finnish software professionals, and the quantitative studies are based on in-depth findings from three Finnish software producing companies and projects. The results show that top management support for estimation is mostly indirect. Management focuses on creating a successful environment for estimation instead of hands-on participation.The key factors of top management support include adequate resources, demonstrating the importance of estimation and seeking realism. This indirect role is enough for successful estimation.On the other hand, the results provide evidence that top management may negatively impact estimation. For example, unclear expectations may cause the project team to aim for the wrong outcome, expressed expectations may bias estimation and interpreting estimates as commitments may decrease estimators’ motivation and cause them to give high estimates. The practical implication is that top management should avoid direct participation in software estimation and focus on sustaining a supportive and unbiased environment. By doing this, many projects should be able to avoid failures hurting firms’ competitiveness. From the research perspective, the results provide evidence that people-related perspectives are an important factor in software estimation, implying that a shifting focus from methodologies toward managerial topics is justified.Epätarkat ohjelmistoprojektien kustannusarviot johtavat suunnitelmien ylittymiseen ja rasittavat yritysten taloutta. Tämä väitöskirja keskittyy ylimmän johdon rooliin arviointimenetelmien menestyksekkäässä soveltamisessa organisaatioissa. Väitöskirjan tutkimuskysymykset ovat 1) kuinka ylin johto tukee ohjelmistojen kustannusarviointia ja 2) mitä vaikutuksia johdon tuella hyvän kustannusarvion laatimiseksi on ohjelmistoprojektille? Väitöskirjan tulokset perustuvat yhteen määrälliseen ja kahteen laadulliseen tutkimukseen. Tutkimukset tunnistivat tapoja, joilla johto osallistui kustannusarviointiin sekä keräsi näyttöä osallistumiskäytänteiden vaikutuksista arvioinnin onnistumiseen. Määrällinen tutkimus pohjautuu 114 suomalaisen ohjelmistoammattilaisen näkemyksiin, kun taas laadulliset tutkimukset pohjautuvat löydöksiin kolmen suomalaisen ohjelmistoyrityksen toteuttamista kolmesta ohjelmistoprojektista. Tulokset osoittavat, että ylimmän johdon tuki arvioinnille on pääasiallisesti epäsuoraa. Johto keskittyy hyvien edellytysten luomiseen sen sijaan, että osallistuisi arviointiin henkilökohtaisesti. Tärkeimpiin tapoihin tukea arviointia kuuluvat mm. riittävien resurssien varmistaminen ja realististen arvioiden tavoittelu. Yllä kuvattu epäsuora osallistuminen on riittävää arvioinnin onnistumiseksi. Toisaalta johdon toimet voivat myös vaikuttaa arviointiin negatiivisesti. Esimerkiksi epäselvät tavoitteet saattavat johtaa väärien asioiden tavoitteluun, johdon esittämät odotukset voivat vääristää arvioinnin tuloksia ja arvioiden tulkitseminen lupauksiksi voi laskea arvioitsijoiden motivaatiota ja johtaa perusteettoman korkeiden arvioiden antamiseen. Esitettyjen tulosten perusteella johdon pitäisi välttää suoraa osallistumista arviointiin ja keskittyä arviointia tukevan ilmapiirin luomiseen. Näillä toimilla useat projektit voisivat todennäköisesti välttää yrityksille vahingolliset epäonnistumiset. Tutkimusnäkökulmasta tulokset osoittavat, että inhimilliset tekijät ovat merkittävässä roolissa kustannusarvioinnissa, ja lisäpanostukset johtamisnäkökulmien tutkimiseen ovat perusteltuja