Development of Project Portfolio Cost Monitoring and Forecasting

Abstract

Projektisalkun kustannusseuranta ja -ennuste ovat yrityksen toiminnan kannalta oleellisia: jos projektit eivät valmistu aikataulussa ja budjetin rajoissa, yrityksen toiminta ei ole kannattavaa. Kannattamattoman yrityksen toiminta tulee ennen pitkään loppumaan. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen projektisalkun kustannusten seurantaa ja ennustamista tarkentamalla nykyistä prosessia ja hyödyntämällä olemassa olevaa projektiohjelmistoa paremmin. Työssä tutkittiin myös tulevaisuuden kehitysnäkymiä tekoälyn hyödyntämiseksi projektisalkun kustannusten seurannan ja kustannusennusteen tekemisessä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin yhden yrityksen tapaustutkimusta. Tutkimus keskittyi projektisalkun kustannusseurannan ja -ennusteen kehittämiseen, johon lähtötietoja saadaan yksittäisistä projekteista. Tämän vuoksi tutkimuksen taustan tutkiminen aloitettiin kustannusseurannan ja -ennusteen periaatteiden selvittämisestä yksittäisen projektin näkökulmasta. Siitä siirryttiin tutkimaan aihetta projektisalkun näkökulmasta ja lopuksi tutkittiin tekoälyn mahdollisuuksia kustannusseurannan ja -ennusteen tekemisessä. Tuloksena saatiin yksinkertaistettu kustannushallinnan prosessikuva, jonka pohjalta on mahdollista tehdä yksityiskohtaisempi prosessi- ja tehtäväkuvaus. Sen avulla kustannushallinnan prosessi saadaan selkeämmäksi. Lisäksi projektiohjelmiston käytön tehostamiseen löydettiin viisi kohtaa: tuotantolaskelman tekeminen riittävällä tarkkuudella, tehtävien osoittaminen tekijöille, kustannusten kirjaaminen, ennusteen päivittäminen ja riskien huomiointi kustannusarviossa ja -ennusteessa. Tekoälyn käyttämisellä olisi selkeästi nähtävissä oleva hyöty kustannushallinnan lähtödatan puutteiden identifioinnissa. Lisäksi kustannusennusteen tekeminen tekoälyn avulla voisi periaatteessa olla mahdollista. Tekoälyn hyödyntäminen olisikin saatujen tulosten valossa periaatteessa mahdollista ilman muutoksia nykyisiin järjestelmiin, ja tulokset rohkaisevatkin tutkimaan mahdollisuuksia tarkemmin