Im Jänner 2018 hat die Kohorte 2 den Umstieg auf das cloudbasierte Bibliothekssystem Alma vollzogen. Zur Durchführung dieses institutionsübergreifenden Projektes galt es, zentrale wie auch lokale Projektstrukturen zu definieren und die einzelnen Projektphasen des Gesamtprojektes zu bearbeiten

Markus Lackner

Mitteilungen der Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare

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Mitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV 267—————————     B E I T R Ä G E  ————————— DIE ALMA-IMPLEMENTIERUNG IM ÖSTERREICHISCHEN BIBLIOTHEKENVERBUND (OBV) UNTER BESONDERER BERÜCKSICHTIGUNG DER KOHORTE 2-BIBLIOTHEKENvon Markus LacknerZusammenfassung: Im Jänner 2018 hat die Kohorte 2 den Umstieg auf das cloud-basierte Bibliothekssystem Alma vollzogen. Zur Durchführung dieses institutionsüber-greifenden Projektes galt es, zentrale wie auch lokale Projektstrukturen zu definieren und die einzelnen Projektphasen des Gesamtprojektes zu bearbeiten.Schlüsselwörter: Österreichischer Bibliothekenverbund; OBV; Alma-Implementier-ung; Kohorte 2IMPLEMENTING ALMA IN THE AUSTRIAN LIBRARY NETWORK WITH A SPECIAL FOCUS ON COHORT 2 LIBRARIESAbstract: In January 2018, Cohort 2 completed its migration to the cloud-based li-brary system Alma. In order to realize this inter-institutional project, central and local project structures had to be defined and the individual project phases of the overall project had to be worked on.Keywords: Austrian Library Network; Alma implementation; Cohort 2DOI: https://doi.org/10.31263/voebm.v71i2.2131Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative-Commons-Lizenz Namensnennung 4.0 InternationalMitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV268Inhalt1. Wie alles begann2. Zeitplan des Gesamtprojektes3. Der Strukturplan4. Die Implementierungsphase der Kohorte 25. Und dann?„Alma vom Senner für Käsekenner.“ Diesen Werbeslogan kennen wohl einige BibliotheksbenutzerInnen. Mit der Käsekulinarik hat das Alma-Sy- stem, auf das die Kohorte 2-Institutionen in den Weihnachtsferien gewech-selt haben, nichts zu tun. Alma ist ein cloudbasiertes Bibliothekssystem, in dem alle Tätigkeiten einer modernen Bibliothek durchgeführt werden können. Und wer sich beim Ausdruck „Kohorte“ an Asterix und Obelix erinnert fühlt, dem sei gesagt, dass die hier erwähnte Kohorte nichts mit der militärischen Einheit im römischen Reich zu tun hat. Vielmehr wurden die 13 auftraggebenden Bibliotheken in zwei Kohorten aufgeteilt, um den Umstieg auf Alma besser koordinieren zu können. Doch von Anfang an:1. Wie alles begannWir befinden uns im Jahr 2009: Das im Österreichischen Bibliothekenver-bund (OBV) im Einsatz befindliche Bibliothekssystem Aleph 500 verrich-tet nun seit mehr als einem Jahrzehnt gute Dienste. Aleph stammt jedoch aus einer Zeit, in der es hauptsächlich gedruckte Werke zu verwalten galt. Die Verwaltung von elektronischen Medien und von Lizenzen war in Aleph umständlich bzw. oftmals auch nicht möglich. Infolge dieser und weiterer Unzulänglichkeiten entstand die Notwendigkeit, sich über ein Nachfolge-system Gedanken zu machen. In den darauffolgenden Jahren wurde das Vorhaben konkretisiert. Von 2012 bis 2013 wurden die Anforderungen an ein neues Bibliothekssystem durch eine österreichweite ExpertInnengrup-pe in einem Anforderungskatalog verschriftlicht und im Oktober 2013 in einem EU-weiten Bestbieterverfahren bekanntgemacht. Nach der Prüfung und Bewertung der Ersteinreichungen und den darauf folgenden Verhand-lungen erhielt die Firma Ex Libris mit dem cloudbasierten Bibliothekssy-stem Alma im September 2015 den Zuschlag, wobei die folgenden Institu-tionen die Auftraggebergemeinschaft bildeten:– AK Bibliothek Wien– Bibliothek der FH St. PöltenMitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV 269– Österreichische Nationalbibliothek– Österreichische Bibliothekverbund und Service GmbH (OBVSG)– Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien– Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien– Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien– Universitätsbibliothek der Wirtschaftsuniversität Wien– Universitätsbibliothek Graz– Universitätsbibliothek Linz– Universitätsbibliothek Salzburg– Universitätsbibliothek Wien– Universitäts- und Landesbibliothek Tirol– Verbund für Bildung und KulturDer erste große Schritt war also getan – das Kind hatte einen Namen. Nun folgte die Umsetzung. Die Grundlage der Umsetzung bildete hierbei ein Zeit- und Strukturplan des Gesamtprojektes.2. Zeitplan des GesamtprojektesDer Zeitplan zur Durchführung des gesamten Projektes war sehr ambi-tioniert. In etwas mehr als zwei Jahren sollte die komplette Infrastruktur im Österreichischen Bibliothekenverbund umgestellt und die auftragge-benden Einrichtungen auf das neue System umgestiegen sein. Der Zeit-plan gliederte sich in folgende drei Phasen:Conceptual Design (Jänner 2016–August 2016): Alma bot von Anfang an eine Vielzahl von Funktionen. Einige vor allem für österreichische Biblio-theken und den Verbund wichtige fehlten jedoch. Beispielhaft seien hier fehlende Funktionalitäten im Bereich der Normdaten, Indizes, Inventar-nummern- sowie ZDB-Integration erwähnt. In dieser Projektphase wurden diese fehlenden Funktionen durch die Auftraggebergemeinschaft beschrie-ben, sodass sie durch den Auftragnehmer entwickelt werden konnten.Getting Ready (August 2016–Jänner 2017): Diese Projektphase war zum Kennenlernen des Alma-Systems gedacht, um frühzeitig nötige struktu-relle Änderungen, Konfigurationsansätze und Zuständigkeiten erkennen zu können. Einzelne MitarbeiterInnen der Verbundzentrale sowie ausgewählte ExpertInnen der auftraggebenden Bibliotheken haben hierzu durch das Be-trachten von durch Ex Libris zur Verfügung gestellte Onlineschulungsvideos im Selbststudium grundlegende Alma-Kenntnisse erworben. Diese Grund-kenntnisse konnten anschließend in einer Alma-Sandbox gefestigt werden.Mitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV270Implementation (Dezember 2016–März 2018): Ziel dieser Projektphase war der tatsächliche Umstieg auf das neue Bibliothekssystem. Dieser Um-stieg war in drei Schritten geplant. Im ersten Schritt sollte Kohorte 1 (Dezem-ber 2016–September 2017), im zweiten Schritt Kohorte 2 (Juli 2017–Jänner 2018) und im dritten Schritt die Verbundzentrale (Dezember 2017–März 2018) von Aleph auf Alma wechseln.Abb. 1: Zeitplan des Gesamtprojektes3. Der StrukturplanDa es sich um ein institutionsübergreifendes Projekt handelte, musste neben einer lokalen Projektstruktur auch eine institutionsübergreifende Struktur definiert werden.3.1. Übergreifende ProjektstrukturIm Dezember 2015, kurz vor Projektstart, begann die OBVSG mit der Bil-dung der übergreifenden Gesamtprojektstruktur:–  Projektteam: Das Projektteam umfasste alle ProjektmanagerInnen der auftraggebenden Institutionen sowie die Kohortenmanage-rInnen und die zentrale Projektkoordination. Ihre wichtigsten Aufga-ben waren die Implementierungskoordination und die Formulierung gemeinsamer Stellungnahmen an Ex Libris.–  Kernteam: Das Kernteam setzte sich aus den ProjektkoordinatorIn-nen der OBVSG und den KohortenmanagerInnen zusammen. Ihre Aufgaben waren unter anderem die Koordination des Projektteams, die Sicherung der Realisierung der Projektziele und die Kommunika-tion mit Ex Libris.–  OBVSG-Projektkoordination: Die OBVSG-Projektkoordination ko-ordinierte das Gesamtprojekt für den OBV.Mitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV 271–  Kohortenmanagement: Die KohortenmanagerInnen waren für die organisatorische Leitung der jeweiligen Kohorte zuständig.–  Lokale ProjektmanagerInnen: Die lokalen ProjektmanagerInnen ko-ordinierten das Projekt in den jeweiligen Institutionen der Auftrag-geberinnen.Die übergreifende Kommunikation geschah über Mailinglisten, Webkonfe-renzen (WebEx), Präsenztreffen und webbasierte Dokumentationsporta-le (Basecamp zum Dokumententausch mit dem Auftragnehmer, Alfresco zum Dokumententausch unter den Auftraggeberinnen).Abb. 2: Übergreifende Projektstruktur3.2. Lokale ProjektstrukturParallel zur übergreifenden Gesamtprojektstruktur mussten in den Institu-tionen der Auftraggeberinnen auch lokale Projektstrukturen implementiert werden. Hierbei hat man sich auf folgende Minimalstruktur geeinigt:– Projektleitung: Zu den wichtigsten Aufgaben der Projektleitung zähl-ten Aufbau und Koordinierung der internen Projektstrukturen, Ko-ordination der Implementierung, internes Projektmanagement und Berichterstattung.–  Functional Experts: Durch die Komplexität des Alma-Bibliotheks-systems war es unabdingbar, das System in funktionelle Teilbereiche Mitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV272zu gliedern. Wie von Ex Libris vorgeschlagen, wurden im Einverneh-men mit den Auftraggeberinnen zur Behandlung dieser Bereiche Per-sonen für die im Folgenden aufgelisteten acht Teilbereiche als soge-nannte Functional Experts nominiert: Daten (Data Experts), E-Res-sourcen (E-Resources), Entlehnung (Fulfillment), Erwerbung (Ac-quisitions), Fernleihe (Interlibrary Loan), Katalogisierung (Resource Management), Öffentliche Services (Public Services), Zeitschriften (auf Initiative des OBV eingesetzt, von Ex Libris nicht vorgesehen). Zu den wichtigsten Aufgaben der Functional Experts zählten die Vorbereitung der Schulungsunterlagen, die Durchführung der Schu-lungen, die Daten- und Funktionsprüfung sowie das Bereitstellen von Expertenwissen zur Unterstützung der SystembibliothekarInnen bei der Konfiguration des Alma-Systems während der Implemen-tierungsphase. Die Ansprechpersonen der einzelnen Functional Ex-perts-Gruppen hatten hierbei freie Hand, welche weiteren Personen in der jeweiligen Gruppe mitarbeiten.– Schulungsgruppe: Parallel zur technischen Implementierung des Alma-Systems mussten auch die BearbeiterInnen in das neue System eingeschult werden. Zu den Aufgaben der Schulungsgruppe zählten unter anderem die Erstellung eines Schulungskonzeptes, die Bedarf-serhebung der zu schulenden Personen und die Koordination der Schulungsunterlagenerstellung.Die Projektleitung, die Gruppen der Functional Experts und die Schulungs-gruppe waren auftraggeberinnenübergreifend ebenfalls per Mailinglisten vernetzt.Abb. 3: Lokale ProjektstrukturMitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV 2734. Die Implementierungsphase der Kohorte 2Dann war es soweit. Die grundlegenden Strukturen waren geschaffen und der Gesamtprojektplan lag vor. Nach Abschluss der Conceptual Design und der Getting Ready-Phase fing die Arbeit der Kohorte 2-Projektmit-glieder jedoch nicht erst mit der Implementierungsphase der Kohorte 2, sondern schon in der Implementierungphase der Kohorte 1 an. Es gab zwei kohortenübergreifende Themen zu bearbeiten:1. Nachdem die Kohorte 1-Bibliotheken bereits im Sommer 2017 auf das Alma-System wechselten, mussten die Schulungsunterlagen be-reits frühzeitig fertiggestellt werden. Kohorte 1- und Kohorte 2-Bi-bliotheken haben hierzu durch das Betrachten von durch Ex Libris zur Verfügung gestellte Onlineschulungsvideos grundlegende Al-ma-Kenntnisse im Selbststudium aufgebaut, um im Anschluss die für die BearbeiterInnenschulungen nötigen Schulungsunterlagen erstellen zu können. 2. Erstellung des Abnahmehandbuches, welches die Basis der Abnah-metests in der Abnahmephase darstellte.Außerdem wurde die Zeit vor Beginn der Kohorte 2-Implementierungspha-se von den Functional Experts genutzt, um Daten zu bereinigen und um Workflowbeschreibungen ihres Fachgebietes zu erstellen, um die spätere Testphase des Alma-Systems besser strukturieren zu können.Mit dem Kick-Off-Meeting am 07. Juni 2017 begann schließlich der aufwendige Implementierungsprozess der Kohorte 2. In einem detaillieren Implementierungsprojektplan waren die einzelnen Schritte von der Vorbe-reitung bis zum Go-Live aufgelistet.Die Hauptphasen des Implementierungsprojektplans waren:– Definition Vorproduktionssystem: Das Vorproduktionssystem war die Grundlage der Implementierungsphase jeder auftraggebenden Bibliothek. Die Einrichtung des Vorproduktionssystems gliederte sich in die Beschreibung der vom vorhandenen Aleph-System zu migrie-renden Bibliotheksdaten und in die Beschreibung der Bibliotheks-struktur. Ex Libris benötigte diese Informationen, um die vorhan-denen Bibliotheksdaten korrekt in das Alma-System importieren und um die grundlegende Konfiguration, wie z.B. Bibliotheken, Standorte, Öffnungszeiten, Entlehnkonditionen, usw. voreinrichten zu können. Parallel dazu mussten die Videoschulungseinheiten erneut durchlau-fen werden, da es einen Relaunch der Alma-Benutzeroberfläche gab.Mitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV274– Aufbau: Nachdem Ex Libris die vorkonfigurierten und mit den Aleph-Daten vorgeladenen Alma-Vorproduktionssysteme den Bibli-otheken übergeben hatte, galt es, diese weiter zu parametrisieren und die geladenen Daten sowie die Durchführbarkeit der hausin-ternen Workflows zu testen. Der letzte Schritt dieser Phase nach erfolgreichem Abschluss aller Tests bestand darin, die aktuellen Aleph-Daten nochmals in die Alma-Systeme zu importieren. Da-durch entstand für jede Bibliothek ein fertig parametrisiertes Alma-Bibliothekssystem mit den letztgültigen Daten des jeweiligen alten Aleph-Systems.– Go-Live: Obwohl bereits mehrere Monate mit den Vorproduktions-systemen gearbeitet worden war und diese getestet wurden, konnten nicht alle Eventualitäten bedacht werden. Die erste Zeit nach dem Go-Live diente daher dazu, die Systeme durch Analyse und Lösung gemeldeter Probleme weiter einzurichten. Weiters galt es, als Func-tional Expert und/oder SystembibliothekarIn für vermehrte Fragen und Antworten von BearbeiterInnen bereitzustehen. In jeder dieser Phasen waren viele Tätigkeiten durchzuführen und Termine einzuhalten. Auf Ebene der übergreifenden Projektstruktur geschah die Ko-ordination durch monatliche Projektgespräche der ProjektmanagerInnen und mindestens zweiwöchentliche Gespräche der einzelnen Functional Ex-perts-Gruppen. Auf Ebene der lokalen Projektstruktur gab es ebenfalls Ko-ordinationstreffen, deren Frequenz sich während der Implementierungs-phase stark erhöhte.Zur besseren Darstellung des zeitlichen Verlaufes ist untenstehend eine Auswahl an wichtigen Terminen der Kohorte 2 aufgelistet:– 07. Juni 2017: Kick-Off-Meeting– ab Juni 2017: Videoschulungen der Functional Experts mit Fol-low-Up Terminen– bis 22. Juni 2017: Fertigstellung der Migrationsformulare (Beschrei-bung der Aleph-Daten)– 14. Juli 2017: Datenextraktion von den Aleph-Servern– bis 25. August 2017: Fertigstellung der Konfigurationsformulare (Beschreibung der Bibliotheksstrukturen)– 7. September 2017: Übergabe der Alma-Vorproduktionssysteme– ab 7. September 2017: Einrichtung der Drittprodukte (Authentifizie-rung, SAP, SIS, EDI, E-Mail, …) in den Alma-Vorproduktionssystemen– Oktober 2017: On-Site-Workshops der Functional Experts-GruppenMitteilungen der VÖB 71 (2018) Nr. 2: ALMA im OBV 275– bis Anfang November 2017: Testen der Workflows in den Alma-Vor-produktionssystemen– ab Anfang November 2017: Schulungen der BearbeiterInnen mit den erstellten Schulungsunterlagen– bis Ende November 2017: Testen der migrierten Daten in den Al-ma-Vorproduktionssystemen– bis Ende November 2017: Bestätigung der erfolgreichen Abnahme-tests auf Grundlage des Abnahmehandbuches– Mitte Dezember 2017 – Mitte Jänner 2018: Finale Aleph-Datenex-traktion, Datenprüfung, Extraktion der letztgültigen Entlehndaten, Datenprüfung, Berechtigungsvergabe, Primo Datenversorgung, Go-Live5. Und dann?Im Laufe des Jänner 2018 konnten alle Mitglieder der Kohorte 2 die Imple-mentierungsphase abschließen. Im März folgte die OBVSG mit dem Zent-ralkatalog in das Alma-System. Im letzten Schritt des Gesamtprojektplans wurden schließlich die einzelnen Alma-Systeme der Auftraggeberinnen beider Kohorten mit dem Zentralkatalog des Alma-Systems der OBVSG verbunden. Dieser Schritt stellte den technischen Abschluss des Alma-Im-plementierungsprojektes dar.Dipl.-Ing. (FH) Markus LacknerUniversität Graz, UniversitätsbibliothekE-Mail: markus.lackner@uni-graz.at 

Die Alma-Implementierung im Österreichischen Bibliothekenverbund (OBV) unter besonderer Berücksichtigung der Kohorte 2-Bibliotheken

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Die Alma-Implementierung im Österreichischen Bibliothekenverbund (OBV) unter besonderer Berücksichtigung der Kohorte 2-Bibliotheken

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