Estudio de factibilidad para la creación del archivo maestro como eje regulador y concentrador de la organización documental de la Viceprefectura del Gobierno Provincial De Imbabura, año 2014; propuesta de archivo computarizado

Abstract

Determinar que el archivo digital es un eje regulador y concentrador de la información documental de la Viceprefectura de Imbabura, para optimizar este servicio administrativo.En el Gobierno Provincial de Imbabura existe un archivo general únicamente en la Prefectura, lo que determina que en el resto de departamentos y sus dependencias no se hayan modernizado; en el caso de la Viceprefectura, el archivo se mantiene a través de formas y sistemas convencionales, antiguos y se encuentran las carpetas y archivadores en el suelo, en muchos casos anacrónicos no brindan sus servicios a los ciudadanos. Razón por la cual, se ha planteado esta investigación en base a lo que ocurre, la relativa formación de los funcionarios impide tanto contratar como instruir y aplicar nuevas tecnologías. Los archivos de una institución son patrimonio e identidad de la misma, por lo que es imprescindible conservarlos en muy buen estado, ya que, la humedad y la inadecuada ventilación e iluminación hace que no sean aptos para conservar los documentos. Para la investigación fue necesario basarse en la internet, textos de biblioteca, asesoramiento de expertos en el tema y la colaboración del personal involucrado. Ratificada nuestra investigación, sobre la poca técnica en el manejo de los archivos de la Viceprefectura del Gobierno Provincial de Imbabura proponemos que las autoridades y toda la nómina de funcionarios y el Departamento de Secretaría en pleno, colaboran en la socialización del manual que ayude al mejor manejo de la información que se recibe y se envía de la Viceprefectura, y también el trámite, la conservación y el archivo de los documentos para poder luego de forma oportuna, rápida y con fácil acceso brindar a la institución, la comunidad y los ciudadanos un servicio de excelencia