Niel, Annick

Bibliothèque numérique de l'enssib

Annick NielService commun de la documentationUniversité François-Rabelais, ToursLES SOURCES BIBLIOGRAPHIQUESÉTUDE COMPARÉE DE LEUR UTILISATIONDANS LES BIBUOTHÈQUES UNIVERSITAIRES FRANÇAISESL' INFORMATISATION desbibliothèques universitaires estaujourd'hui largement enga-gée. Le catalogage - moyen essentielpour l'utilisateur de retrouver ledocument recherché - a été, avec leprêt, une des premières fonctions tou-chées par l'informatisation.Cette informatisation du catalogages'est accompagnée d'une réflexionsur la méthodologie à adopter. Leprincipe retenu a été celui du catalo-gage en réseau dans une source, per-mettant à la fois le partage du travailentre les bibliothèques et l'harmoni-sation des règles de catalogage ntreles membres du même réseau.Les bibliothèques universitaires ontactuellement le choix entre troissources officiellement agréées parl'administration centrale : Sibil(1982 ->), OCLC (1988->). BN Opale(1989->).Chaque bibliothèque est invitée àchoisir parmi l'une de ces troissources, celle qui présente « lameilleure adéquation du contenud'une base avec les fonds d'un éta-blissement et sa politique d'acquisi-tions, de façon à trouver le ratio leplus satisfaisant entre les créations etles dérivations de notices catalogra-phiques »1 et, par souci de cohérence,à n'en choisir qu'une seule. De même,toutes doivent indexer leurs docu-ments selon un vocabulaire communextrait du Répertoire d'autorité dematière encyclopédique t alphabé-tique unifié (Rameau).Les notices catalographiques alimen-tent alors le Pancatalogue (Cataloguecollectif national de localisation desouvrages de l'Enseignement supé-rieur) par l'intermédiaire des produc-teurs des réservoirs qui lui fournissentdirectement la bande d'alimentation.La méthode suivie dans cette étude aété de décrire, dans un premier temps,le profil de chacun des groupes, avantd'étudier, dans un deuxième temps, lecoût des notices afférentes aux troissources.Les sourcesAu 31 décembre 1992, 18 biblio-thèques avaient adhéré à Sibil-France(dont 10 en province, 8 à Paris), 30 àl'OCLC (19 en province, 11 à Paris)et 16 s'étaient déclarées en faveur deBN Opale (12 en province, 4 à Paris),un certain nombre de bibliothèquesn'ayant pas encore fait de choix. Onse trouve donc alors en présence detrois groupes de bibliothèques, dontle volume global d'acquisitions àtitreonéreux (hors Cadist) comptabilisépar titres est sensiblement de mêmeimportance :A ce potentiel de catalogage évaluéen titres, il faut ajouter les acquisi-tions à titre onéreux ou gratuit, c'est-à-dire dons, échanges, acquisitionsCadist et thèses pour Sibil et BNOpale, mais qui - dans l'enquêteESGBU2 où ont été puisées ces infor-1. Jean-Pierre CASSEYRE, CatherineGAILLARD, Les bibliothèques niversitaires,PUF, 1992, (Que sais-je ?, 2714).2. Ministère d  l'Enseignement supérieur et dela Recherche, Direction de l'informationscientifique et technique et des bibliothèques,Annuaire d s bibliothèques niversitaires etdes grands établissements 1992. Résultats del'enquête statistique générale auprès desbibliothèques niversitaires, à paraître en1994.mations - sont évaluées en volumes,soit :Ces résultats globaux ne doivent pascacher la grande disparité existant àl'intérieur d'un même groupe debibliothèques quant à leur volumed'acquisitions à titre onéreux. Ainsi,l'écart séparant la bibliothèque qui aacquis le plus grand nombre de titresde celle qui en a acquis le moins estd'environ 10 000 titres pour le groupeBN Opale, de 14 750 pour le groupeSibil et de près de 17 700 pour celuid'OCLC.Ce qui explique que, dans le groupeOCLC, sept bibliothèques sur trenteassurent à elles seules la moitié de laproduction totale des notices créées oudérivées, phénomène que l'on retrouvedans Sibil, où la moitié des notices estproduite par quatre bibliothèques surdix-huit. La deuxième remarque quel'on peut faire est que le plus ou moinsgrand nombre d'acquisitions de titresétrangers emble avoir été à l'originede la décision des bibliothèques quantau choix de la source.Ainsi, le groupe OCLC, avec 31 062titres, arrive très nettement en tête desbibliothèques acquérant le plus grandnombre de titres étrangers, suivi par legroupe Sibil : 21 650 titres, lui-mêmesuivi par BN Opale : 19 285 titres.Au total, la majorité des bibliothèques- sauf quelques bibliothèques dontl'adhésion remonte, dans la plupartdes cas, aux premières années del'informatisation du catalogage - aapparemment fait « le bon choix »,c'est-à-dire choisi la source qui conve-nait le mieux au fonds de l'établisse-ment et à sa politique d'acquisitions.Taux de recouvrementConséquence directe de cette bonneorientation, le taux de recouvrement,calculé à partir des notices catalo-guées dans l'année, révèle un pour-centage global d'un peu plus de 81 %de notices dérivées contre moins de19 % de notices créées pour OCLC etde plus de 86 % de notices dérivéescontre moins de 14 % de noticescréées pour BN Opale. Ce taux derecouvrement est extrêmement satis-faisant, même s'il faut observer qu'uncertain nombre de ces bibliothèquesétait alors en période de formation, cequi a eu pour conséquence de majorerleur nombre de dérivations.Si le taux de recouvrement est moinssatisfaisant pour Sibil-France - lepourcentage de dérivations 'établis-sant à environ 54 % contre un peuplus de 46 % de créations -, c'estsans doute que, dès le départ, la phi-losophie de Sibil-France s'est distin-guée de celle des deux autres sourcesen privilégiant ce que ses partici-pants appellent un catalogage par-tagé par opposition à un catalogagedérivé.Cela ne semble cependant pas avoirnui à la productivité de ce réseau qui,en 1992, a catalogué 129 464 notices,dont 59 881 créations et 69 683 déri-vations.Sibil a ainsi dépassé de plus de 22 %le nombre total de notices OCLC quis'est élevé en cette même année à100 065 notices, dont 18 961 créa-tions et 81 104 dérivations.Le groupe BN Opale qui, en dehorsde la bibliothèque Sainte-Genevièveopérationnelle depuis 1989, necompte à la même date que six nou-velles bibliothèques, a produit 37 208notices - dont 18 729 par la seulebibliothèque Sainte-Geneviève - serépartissant en 5 129 créations et32 079 dérivations.La comparaison entre titres acquis etnotices cataloguées amène à penserque, quelle que soit la source utilisée,un grand nombre de bibliothèquessouffre de retard dans le traitementdes ouvrages. Sur les causes de ceretard, plusieurs hypothèses emblentpouvoir être avancées :- l'existence d'un retard préexistant àl'informatisation, qu'elle devait enprincipe permettre de résorber. Cetobjectif n'a pu être atteint en raison deseffets successifs du rapport Miquel,puis de la contractualisation, qui ontprovoqué une augmentation impor-tante du volume d'acquisitions docu-mentaires ;- une organisation du travail pas tou-jours rationnelle, sur laquelle estvenue se plaquer - sans réexamen iéventuelle remise en cause desméthodes de traitement - l'informati-sation du catalogage ;- un nombre insuffisant de catalo-gueurs : l'accroissement des acquisi-tions n'ayant pas été suivi d'une aug-mentation parallèle du nombre deceux-ci, mais bien au contraire, avecla mise en place des nouveaux statuts,d'une diminution de leur nombre ;- le manque de pratique dans lasource - cas évoqué plus particulière-ment par les bibliothèques spéciali-sées - où les ouvrages sont à la foistrop complexes et le volume d'acqui-sitions trop faible pour que les catalo-gueurs puissent atteindre une maîtriseparfaite du logiciel et donc degrandes performances quant à la pro-ductivité du catalogage ;- le perfectionnisme excessif de cer-tains qui alourdit considérablement letemps de travail normalement consa-cré à la rédaction d'une notice.Coûts de catalogageLe deuxième point abordé concernel'étude comparée des coûts de catalo-gage. On doit faire à ce sujet cetteremarque préliminaire : l'expression« coût de catalogage » ne signifie pasla même chose pour chacune des troissources, ni même à l'intérieur d'unemême source.Ainsi, le groupe OCLC acquiert unenotice dont le prix diffère selon lanature (dérivation ou catalogagerétrospectif), ou obtient un crédit decatalogage (création ou enrichisse-ment). Les groupes Sibil et BNOpale acquittent, quant à eux, un for-fait mensuel au terminal, dans lequelnon seulement le prix de la notice estinclus, mais également celui des pro-duits et même, dans Sibil, la mainte-nance des terminaux ; de plus, lesusagers de ce dernier groupe n'ontpas à payer de frais de télécommuni-cations pris en charge par la Direc-tion de la recherche et des étudesdoctorales au ministère de l'Educa-tion nationale. Autre exemple, dansOCLC où l'éventail des produits estgrand, acquérir une notice peut signi-fier pour une bibliothèque la seuleacquisition d'une bande magnétiqueavec mise à jour semestrielle t, pourune autre, non seulement l'acquisi-tion d'une bande magnétique avecmise à jour mensuelle (donc pluschère), mais aussi microfiches desauvegarde, liste d'acquisitions,envoi de statistiques par discipline,etc.Enfin, certaines bibliothèques - parchoix ou par nécessité - maintiennentun catalogage parallèle sur papier etune intercalation, dont le coût impor-tant, lorsqu'il est transformé en massesalariale, n'apparaît pas dans lesréponses au questionnaire.Une estimation prudenteCompte tenu de ces remarques, ondira donc que, dans cette étude, ons'est efforcé d'établir une estimationapproximative prudente des coûts decatalogage dans chacune des sourcesconsidérées.Pour la réalisation de cette enquête,le coût du catalogage a été segmentéen trois rubriques :- coût de la notice et des produitspour OCLC, du forfait pour Sibil etBN Opale,- coût d'amortissement et de fonc-tionnement,- salaires du personnel.Pour tout ce qui est relatif aux notices(nombre et coûts) et aux produits, lerecours aux données venant directe-ment de la source elle-même a été pri-vilégié - factures pour OCLC ou sta-tistiques fournies directement pour laBibliothèque nationale. Pour Sibil, lesstatistiques ont été communiquées parle Centre national universitaire Sud decalcul (Cnusc) et ne comportent- comme pour les autres bases - queles seules notices de monographies etde numéros péciaux de périodiques.En ce qui concerne les autres données :amortissement, dépenses de fonction-nement, frais de personnel, i  a été faitrecours, pour OCLC, aux réponses àl'enquête annuelle de l'Associationdes utilisateurs du réseau OCLC enFrance (Auroc) et, pour les deuxautres sources, à un questionnairesimilaire envoyé aux 18 bibliothèquesSibil et aux 7 bibliothèques catalo-guant en 1992 sur BN Opale. Lesréponses obtenues et exploitablesconcernent 20 bibliothèques OCLC,16 bibliothèques Sibil et 7 biblio-thèques BN Opale, soit un échantillonde 43 bibliothèques sur les 55 ayantadhéré à l'une de ces sources.Il faut constater, tout d'abord, que larépartition entre les divers élémentsentrant dans le coût de la notice sontassez proches, quelle que soit lasource utilisée, le poste de loin leplus élevé étant - comme l'ont déjàdémontré les enquêtes précédentes dela Direction du budget et de Gene-viève Boisard3 - celui des salaires dupersonnel (cf. tableau 1).Dès lors, l'importance occupée par lacharge salariale dans la déterminationdu coût final de la notice explique,d'une part, que la moyenne des coûtsobtenue dans chacune des troissources soit finalement assez prochel'une de l'autre et, d'autre part, qu'uneextrême diversité de coûts puisserégner dans une même source, commeon peut le voir dans le graphique ci-contre.Ainsi, pour Sibil, le coût moyend'une notice s'établit à 234,88 F et lecoût médian4 à 204,11 F. Mais,comme nous l'avons déjà l'indiqué,ces chiffres recouvrent une grandedisparité entre établissements. Le coûtle plus bas obtenu par une biblio-thèque Sibil est de 100 F et le plusélevé de 667,49 F.Pour BN Opale, le coût moyen s'éta-blit à 241,42 F, le coût médian à212,46 F. Le coût le plus bas est de35,35 F et le plus élevé de 533,14 F.Il faut noter ici que si BN Opaledétient incontestablement le record ducoût de notice le moins élevé, c'estqu'elle possède une nette supérioritésur les autres sources : lorsque la3. Geneviève BOISARD, Le coût ducatalogage, Paris, IFLA, 1989.L'enquête menée par la Direction du budgetau second trimestre 1989 n'a, quant à elle, pasété publiée.4. Le coût moyen s'obtient en additionnanttoutes les données et en divisant par le nombred'occurrences.Le coût médian est le coût, qui, dans une sérieordonnée, occupe la position centrale.notice existe dans la base, la dériva-tion permet d'obtenir non seulementla notice signalétique, mais égalementla vedette matière Rameau, d'où ungain de temps important pour le per-sonnel scientifique et, en consé-quence, une économie de coût nonnégligeable.Enfin, pour OCLC, le coût moyen sesitue à 261,66 F et le coût médian à247,89 F. Le coût le plus bas est de161,61 F, le plus élevé de 851,95 F.Pour conclure sur le chapitre descoûts, j'indiquerai que le coût moyend'une notice toutes sources confon-dues s'établit à 265,90 F et le coûtmédian à 224,36 F (cf. tableau 2).Améliorationen quatre axesOn peut dire - en grossissant peut-être le trait - que le coût du catalo-gage dépend moins de la source choi-sie, que de l'organisation du travail etdu personnel mis en oeuvre. On endéduit donc que si l'on veut amélio-rer à la fois le prix de revient et laproductivité du catalogage, les effortsdoivent essentiellement porter surquatre axes :- l'intégration de la notion de coûtéconomique de la notice dans la for-mation au catalogage. C'est auniveau de la formation que cettenotion doit être inculquée au catalo-gueur, en insistant particulièrementsur le coût du personnel, qui jusqu'àprésent a été trop occulté. Il seraitbon également d'insister sur le faitqu'il ne s'agit pas pour les biblio-thèques universitaires de se substitueraux agences bibliographiques exis-tantes, mais bien de mettre la docu-mentation à la disposition des usa-gers dans les délais les plus brefs ;- la réorganisation préalable à touteinformatisation de la chaîne de traite-ment à l'intérieur de l'établissement ;- la remise à plat de l'existant danstout établissement soucieux d'amélio-rer les coûts d'opérations de catalo-gage. En effet, si le questionnaire uti-lisé dans cette enquête a permisd'obtenir globalement le temps decatalogage, il n'a pas permis deconnaître la manière dont s'effectuaitle partage de ce temps non seulemententre la confection de la notice signa-létique et celle de la vedette matière,mais également entre les différentesétapes du processus de création ou dedérivation. Or, ce n'est que par uneétude poussée du découpage dutemps de catalogage qu'on pourramettre en lumière les dysfonctionne-ments qui sont susceptibles d'existeraux différentes étapes du catalogageet y porter remède ;- la répartition la plus adéquate pos-sible entre les différentes catégoriesde personnel impliqué dans les opé-rations de catalogage. En effet, si lacréation d'une notice nécessitel'intervention de professionnels qua-lifiés connaissant formats et règles decatalogage, en revanche la récupéra-tion d'une notice n'oblige pas àconnaître en détail ces mêmes règles,et peut se satisfaire de personnels nonqualifiés ayant reçu une formation« légère ».L'enjeu, il ne faut pas l'oublier, estd'importance, car s'il n'est pas portérapidement remède aux dysfonction-nements observés, on peut craindreque ne soit remise en question laréussite du schéma directeur infor-matique mis en oeuvre par la Sous-direction des bibliothèques, surlequel repose une grande partie desespoirs d'amélioration du système.Mars 1994

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http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/34458-les-sources-bibliographiques.pdf

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