Collombet, Danielle

Richard, Hélène

Bibliothèque numérique de l'enssib

La rétroconversiondes fichiers des fondsanciens et régionauxà la bibliothèque municipale de Besançondans le cadre du Catalogue collectif de Francepar Hélène Richardavec la collaboration de Danielle CollombetBibliothèque municipale de BesançonDans le cadre du projet de Cata-l o g u e  collectif de France, l'Éta-blissement public de la Biblio-thèque de France avait élaboré unprogramme de conversion rétrospectiveavec un certain nombre de biblio-thèques municipales. Parmi les septvilles sélectionnées par la DLL et l'ÉPBF,et qui comprenaient également Bor-deaux, Dijon, Grenoble, Lyon, Nancy etNantes, Besançon fut celle où ce travaildébuta.Intervenu dès 1990, le choix de Besan-çon a été fait en fonction d'un certainnombre de critères :-volume important des collections in-téressantes pour le projet, c'est-à-dire,pour Besançon : plus de 70 000 livresanciens (antérieurs à 1811) parmi les-quels 1 000 incunables, 20 000 mono-graphies régionales (livres imprimésconcernant la Franche-Comté, à l'exclu-sion des dépouillements de périodi-ques), 3 400 ouvrages provenant de l'ar-chevêché et issus des confiscations liéesaux lois de séparation de l'Église et del'État. A ce titre, on peut rappeler queBesançon est considéré comme le cin-quième fonds provincial en France parsa quantité et sa qualité ;- fiabilité des catalogues existants qui,pour les livres anciens et le fonds del'archevêché, avaient fait l'objet d'unerefonte complète ces dernières décen-nies ;- existence d'un outil informatique enUNIMARC ;- présence, enfin et surtout, au sein dela bibliothèque, d'un personnel qualifiésusceptible d'encadrer cette opération.Les fonds retenus pour la rétroconver-sion sont le fonds ancien, incunablescompris, le fonds régional et le fondsde l'archevêché.Déroulement del 'opération1990 a été l'année des premiers contratsentre la direction du Livre et de la Lecture,l'Établissement public de la Bibliothèquede France et la ville de Besançon.En mai 1991 a été organisée une réu-nion dans les locaux provisoires de laBibliothèque de France pour présenterl'opération dans sa totalité, ainsi que lasociété TOSCA, chargée de procéder àl'étude de faisabilité du projet et à larédaction du marché avec la société desaisie.Des représentants de la société TOSCAsont donc venus en juin 1991 dans lesdiverses bibliothèques pour estimer lenombre de notices réellement récupé-rables ainsi que les modalités de saisie.A cette occasion, des sondages dans lescatalogues ont été effectués, les fichiersétant pour ce faire... mesurés en toussens.La société TOSCA est revenue à Besan-çon en février 1992 pour comparer lesréalités locales avec les clauses tech-niques générales. Le choix du presta-taire de service s'est fait à l'automne1992. La société Jouve a été retenue àla suite d'un appel d'offre lancé en avril1992 et de tests qui ont également per-mis de préparer la rédaction desconsignes de saisie.Celles-ci furent rédigées conjointementpar l'ÉPBF, la société Jouve et chacunedes bibliothèques concernées. Certes,après coup, on peut regretter que quel-ques imprécisions ou inadéquations desspécifications à nos fichiers aient eu desconséquences sur la qualité de notre ca-talogue final. Ces spécifications avaientété élaborées, il est vrai, avant que nousn'ayons choisi notre propre logiciel.D'avril à novembre 1992, nous avons,à la bibliothèque, commencé à préparerles fichiers qui devaient être rétro-convertis. Le travail a été organisé, eten grande partie réalisé, par le chef deprojet.Diverses personnes, provenant de plu-sieurs secteurs, y ont participé. Ce tra-vail, qui nécessitait, pour les cas lesplus difficiles, le recours aux exem-plaires eux-mêmes, consistait à :- repérer, dans les fichiers plus vastes,les notices qui étaient concernées(80 000 notices à trier sur un total d'en-viron 250 000) ;-dater, au besoin sommairement,toutes les fiches faisant l'objet de cetterétroconversion ;- coder les fiches afin de rendre les no-tices cohérentes entre elles et avec lesconsignes de saisie.Cette dernière tâche s'est avérée, enfait, extrêmement lourde et complexe,puisque les fiches de livres anciens sontle résultat de pratiques ayant varié aucours des décennies et cela malgré plu-sieurs efforts d'harmonisation.La signature de la convention entre laville et l'ÉPBF, le 26 février 1993, a per-mis une large campagne d'informationauprès du public et des professionnels.Le travail de la société Jouve a alorscommencé. Dans les murs de la biblio-thèque, les fiches retenues pour le Ca-talogue collectif de France ont étécompostées (code de la bibliothèque,du fonds, numéro de tiroir et de fiche)et photocopiées avec un léger agran-dissement pour en augmenter la lisibi-lité. Les photocopies ont été ensuite en-voyées à la société de saisie. Ce travailde compostage et de photocopie a oc-cupé quatre personnes pendant unmois.Auparavant, le personnel de la biblio-thèque devait extraire des fichiers lesnotices déjà repérées. Une dizaine depersonnes a effectué ce travail. Aprèsphotocopie, les fiches ont été réinter-calées pour préserver la cohérence descatalogues, car les renvois sontcommuns aux notices saisies et aux au-tres. Ces dernières ne pouvaient fairel'objet d'une rétroconversion immé-diate, la bibliothèque ne pouvant en as-sumer la charge si rapidement.Puis débuta une autre période (mars1993-mars 1994). Les ateliers de Jouvesaisissaient les notices et renvoyaient àla bibliothèque deux types d'édition :-retours d'anomalies, c'est-à-dire denotices incohérentes, illisibles (surtouten cas de notices manuscrites) ou in-complètes pour des zones obligatoires ;- contrôle de qualité : il s'agit de l'édi-tion d'un pourcentage des notices sai-sies (environ 4 %) pour contrôler la cor-rection de certaines zones.Les diverses corrections ou contrôles sesont faits, comme pour les autresphases, essentiellement au vu des cata-logues. Le recours aux exemplaires aété limité au maximum et n'a eu lieuque pour des problèmes impossibles àrégler avec les seules notices. Ils se sonttoutefois avérés assez nombreux.Les renvois des derniers listings corrigésont eu lieu en mars 1994 et nous atten-dons prochainement les bandes défini-tives. Une bande test de 1 000 noticesnous a permis de voir à quoi ressem-blera, finalement, notre catalogue. Lesbandes définitives auront toutefois faitl'objet d'un certain nombre de traite-ments informatiques systématiques.Des résultats notablesAu terme de ce travail, on ne sauraitpasser sous silence les difficultés quel'on a rencontrées, qu'il s'agisse de ladifficulté à maîtriser un calendrier quinous a amené un travail « en accor-déon avec des moments de forte sur-charge, y compris pour des tâches dif-ficiles à répartir, compte tenu descompétences qu'elles requièrent. Qu'ils'agisse aussi de la difficulté de conci-lier nos exigences locales avec cellesd'une grande entreprise, compte tenude notre inexpérience au démarrage.Qu'il s'agisse, enfin, de la grosse per-turbation que cela a entraîné dans lefonctionnement de la bibliothèque,puisque nous en avons fait notre prio-rité pendant deux ans, et que nous au-rions encore des corrections à fairenous-mêmes en grand nombre. Nousdevrons aussi, à l'avenir, articuler la viede ce fichier avec le Catalogue collectifde France.Mais on ne peut plus en dissimuler l'in-térêt, tant pour les chercheurs qui pour-ront avoir, de partout, accès à la des-cription précise de collections bienconnues, que pour le public franc-comtois qui aura accès aux ressourcesdes autres partenaires du CCF. Nous es-pérons que les demandes d'informa-tions sur nos fonds diminueront, maisnous pensons qu'elles seront rempla-cées par des demandes de consultationou de reproduction.Enfin, pour notre situation locale, ils'agit d'un gros apport. La bibliothèquede Besançon devait renouveler son sys-tème informatique et y intégrer, entreautres, le secteur d'étude et de conser-vation. Le calendrier et les exigences duCCF ont amené à accélérer la décisionde renouvellement global qui a permisde choisir la solution d'une informati-sation commune aux bibliothèques dela ville et aux bibliothèques de l'uni-versité.Si la mise sur support informatique ducatalogue du fonds régional était pournous une priorité, il n'en était pas demême des fonds anciens et précieux.Ils le sont et c'est très bien car ils pour-ront ainsi bénéficier de l'exploitationscientifique que seule permet l'informa-tisation de leur catalogue.

Rétroconversion des fichiers des fonds anciens et régionaux (La)

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Rétroconversion des fichiers des fonds anciens et régionaux (La)

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