Enaux, Anne-Marie

Lefort, Isabelle

Bibliothèque numérique de l'enssib

La bibliothèquedu ministèredes Affaires étrangèrespar Anne-Marie Enaux* et Isabelle Lefort**Installée dans les imposantsbâtiments élevés en 1863 sur lequai d'Orsay pour abriter l'admi-nistration désignée du même nom,la bibliothèque du ministère desAffaires étrangères (MAE) est peuconnue du grand public et guèremieux des professionnels. Absentedu Patrimoine des bibliothèques deFrance et d'ouvrages analogues,elle est souvent oubliée dans lesrépertoires ou n'y figure que dansl'ombre des archives diploma-tiques conservées dans les mêmeslocaux sous la responsabilité d'unedirection commune. En dépit deson statut qui en fait une biblio-thèque réservée aux agents duMAE, l'opportunité de se faireconnaître dans une revue profes-sionnelle est pour elle une grandechance à saisir pour évoquer sonhistoire, décrire sa composition,son fonctionnement, et poserquelques perspectives d'avenir.Une bibliothèquechargée d'histoireLa bibliothèque du MAE existedepuis 1680, comme le dépôt desarchives dont elle a toujours étésolidaire, et elle assure depuis cetteépoque la mission de fournir auxagents de cette administration les* Conservateur en chefdu patrimoine** Conservateur de bibliothèqueouvrages et sources d'informationnécessaires à leurs fonctions. C'estcette continuité même qui faitd'elle aujourd'hui, plus qu'unesimple bibliothèque administrative,une très riche bibliothèque spé-cialisée dans le domaine de ladiplomatie et des relations inter-nationales.La diversité de ses collections,évaluées à environ 450 000 volu-mes, trouve son explication dansl'histoire de leur formation.De l'Académie politiqueau palaisdu quai d'Orsay : histoiredes collectionsLe tout premier dépôt des Affairesétrangères, constitué à la fin duXVIIe siècle par le secrétaire d'Étatqui en avait la charge, Colbert deCroissy, comportait déjà quelqueslivres imprimés. Quand, en 1710,le même dépôt, devenu plusimportant, est installé au vieuxLouvre, ainsi que Y Académie poli-tique créée pour former de jeunesgens « à l'étude des négociationsétrangères et du droit des gens »,un choix de livres est rassemblépour leur instruction. La biblio-thèque a suivi le dépôt dans toutesses pérégrinations : de nouveau àVersailles en 1763, dans le superbehôtel des Affaires étrangères amé-nagé par Choiseul (abritant actuel-lement la bibliothèque municipalede Versailles), puis en 1796 à Paris,dans différents hôtels successive-ment, avant son installation défini-tive au quai d'Orsayl.Il est difficile de connaître l'im-portance du noyau primitif, mais,pendant son premier siècle d'exis-tence, la bibliothèque ne connutque de modestes accroissements.Quelques rares livres ont excep-tionnellement conservé, en témoi-gnage de cette époque, l'ex-librisfleurdelisé Dépôt des Affaires étran-gères. Reflet des préoccupations dela politique extérieure de la Franceau XVIIIe siècle, il convient de sou-ligner la place importante occupéepar l'histoire et le droit germa-niques par suite d'achats effectuésen Allemagne sur l'ordre du roi(ill. 4) et, en 1768, grâce à l'acqui-sition par le ministre Choiseul de labibliothèque du publiciste ChrétienFrédéric Pfeffel. Cette collection de500 livres ayant trait principale-ment au droit et à l'histoire del'Allemagne, bien qu'intégrée dansle fonds général, est facilementidentifiable aujourd'hui par l'ex-libris de son ancien propriétaire(ill. 1).En 1792, le premier « bibliothé-caire des Relations extérieures »sélectionna parmi les fonds litté-raires des séquestres révolution-naires 3 000 volumes issus princi-palement des bibliothèques desCondé, des Montmorency et decongrégations religieuses pari-siennes.Simultanément, se sont consti-tuées très tôt des collections degazettes et de journaux ainsi quede documents législatifs étrangersacquis grâce à la collaborationactive des diplomates en poste,invités à adresser au Départementà Paris les publications localesutiles à l'information des différentsbureaux.La « bibliothèquediplomatique française »Décrite dans un rapport daté de1822 comme une bibliothèqueriche de 14 000 " livres politiques,d'histoire et de voyages ", elle encompte le double en 1865. À cetteépoque est menée une réelle poli-tique d'accroissement, en mêmetemps que sont entrepris les pre-miers travaux de catalogage. Unecommission de réorganisation dela bibliothèque, mise en place en1890 à la demande du ministreRibot, redéfinit la mission de labibliothèque « placée dans le palaisdu quai d'Orsay, où se suit chaquejour l'oeuvre diplomatique de ceuxqui parlent et écrivent au nom dela France i l  faut développer poureux la bibliothèque diplomatiquefrançaise, spécialisée dans deschamps plus limités, qui préfigurecelle d'aujourd'hui.Parmi les acquisitions quicontribuèrent à l'amener à sonimportance actuelle, on peut rete-nir plusieurs centaines d'ouvragesde droit de la collection du juristeFoelix, puis les 1 500 volumeslégués par Prosper Faugère(1810-1897), ancien directeur desArchives et éditeur des ½uvres dePascal, ou encore la collection dubaron d'Avril, diplomate et écrivain(1822-1904), formée de 1800 li-vres et brochures principalementconsacrés à l'Europe orientale.Les collectionsAujourd'hui, 450 000 volumes en-viron occupent 7 000 mètres liné-aires de rayonnages dans deuxmagasins installés dans les locauxdu quai d'Orsay, et une annexehéberge dans un sous-sol parisientout proche des collections peuconsultées. Outre la diplomatie,illustrée par de nombreux manuelsd'initiation à l'art de négocier (ill. 3)et par une abondance de mé-moires d'ambassadeurs, les grandsdomaines couverts sont la législa-tion française et étrangère, le droitinternational public et privé, droitmaritime, droit consulaire, l'his-toire, la géographie, les récits devoyages, les langues étrangères(dictionnaires et manuels) (ill. 2).Le centre des archives diploma-tiques de Nantes, qui conservenotamment les archives des paysautrefois sous protectorat ou sousmandat français, a recueilli et metà la disposition des chercheurs uncertain nombre de périodiques etde publications officielles sur lesujet, distraits des collections tropà l'étroit au Département.Ce qui peut être considérécomme fonds patrimonial n'est pasdistinct du fonds général, soumisjusqu'en 1950 à un classementgéographique. Il comporte unedizaine de milliers de volumes desXVIe, XVIIe et XVIIIe siècles. Larichesse de la documentation con-cernant les pays étrangers est par-ticulièrement digne d'être signaléeà partir du milieu du xixe siècle.De très nombreuses brochures ontété amassées alors, collectées enpartie par les agents diplomatiqueset consulaires qui les joignaient àleurs dépêches. La même sourcea alimenté le fonds des docu-ments. Cette série regroupe ce quele rapport de 1890 appelait les« documents diplomatiques moder-nes », c'est-à-dire des publicationsofficielles, documents législatifs,documents statistiques relatifs aucommerce, aux douanes, à l'agri-culture, à l'industrie, collections dedocuments diplomatiques. Particu-lièrement riche pour le XIXe siècle,moins régulièrement approvision-née depuis 1930, cette série, quiconcerne non seulement les paysétrangers mais également des orga-nisations internationales et lesadministrations françaises, présenteun intérêt exceptionnel.Les fonds spéciauxQuelques centaines d'ouvrages ontété regroupés sous une cote« réserve soi t  pour le caractèreprécieux d'acquisitions souventtardives, soit pour leur confiden-tialité afin d'en contrôler la com-munication.Le fonds Faugère déjà men-tionné et quelques collectionsrapatriées de l'étranger, comme lereliquat de la bibliothèque du pro-tectorat à Rabat, fort intéressantpour le Maroc et tout le Maghreb,ont été maintenus hors du fondsgénéral.Des périodiquesde tous horizonsDès le XVIIIe siècle, le besoin d'in-formations venant de l'étranger jus-tifia les premiers abonnements auxgazettes et journaux exploités dansles bureaux avant d'être déposés àla bibliothèque. La presse politiqueeuropéenne représentée sousl'Ancien Régime par les gazettesde langue française est particuliè-rement illustrée au MAE par unecollection presque complète de laGazette d'Amsterdam (1691-1792).La Gazette de Leyde, le Mercurehistorique et politique (1682-1730)précèdent honorablement la Revuebritannique (1825-1894), le Times(1815-1922), l'Allgemeine Zeitung(1854-1907). En tout, 200 titresfrançais et étrangers pour les col-lections anciennes, plus de 1 000numéros isolés, et 490 titres pourle xxe siècle.Une bibliothèque auservice des diplomatesAujourd'hui, la bibliothèqueassume l'ensemble des com-mandes d'ouvrages destinés à lafois à son propre fonds, aux diffé-rentes directions politiques, aux280 ambassades et consulats dontelle approvisionne et gère les fondsdocumentaires.Notre politique d'acquisitionest simple : acheter des ouvragescouvrant les domaines de compé-tence du Ministère (relations inter-nationales, droit, histoire, diplo-matie...), approcher l'exhaustivitéen ce qui concerne les titres sur ladiplomatie, rechercher des publi-cations d'organismes spécialiséssans négliger pour autant la pro-duction commerciale courante.Pour cela, en plus des publicationsprofessionnelles, les bibliothécairesdépouillent systématiquement tousles périodiques reçus, y compris lapresse française et étrangère (soit140 titres environ), en lisant toutesles recensions d'ouvrages. Les sug-gestions des diplomates sont éga-lement les bienvenues, surtoutpour les documents publiés enlangue étrangère.Ainsi, en 1998, le fonds de labibliothèque s'est accru de 673titres achetés et de 1 267 ouvragesreçus par don, venant essentielle-ment des directions du Ministère :notre politique d'ouverture vers lesservices permettant de récupéreraussi bien des documents trèspointus, proches de la littératuregrise, que des ouvrages de propa-gande parmi les cadeaux des visi-teurs étrangers.Les livres achetés pour lesdirections sont surtout desouvrages de référence (diction-naires, codes) et des ouvrages plusspécialisés.Commentcommuniquer?Avec une petite équipe de neufpersonnes dont trois profession-nels, la bibliothèque a su profiterde chaque opportunité pour amé-liorer son image et ses compé-tences.Malgré les dimensions mo-destes de la salle de consultation,chaque agent peut découvrir lesdernières nouveautés éditoriales etla presse quotidienne grâce à unebibliothèque tournante et à deuxmeubles à journaux. Nous avonsainsi pallié les inconvénients del'accès indirect aux livres rangésdans deux dépôts situés à unniveau différent. Depuis quelquesannées, l'ouverture au public pen-dant l'heure du déjeuner a permisde drainer un nouveau lectorat,notamment les agents des sitesautres que celui du quai d'Orsay.Pour fidéliser ce public qui nereste que deux ou trois ans auDépartement2, des actions à la foisponctuelles et dans la durée sontrégulièrement programmées :- Il y a trois ans, un guide dulecteur et des marque-page ont étéconçus par nos soins et distribuéspar l'équipe de la bibliothèque auxentrées principales du Ministère àl'occasion du Temps des livres. Laréaction de toutes les personnes aété très positive : beaucoup ontappris à cette occasion l'existencede la bibliothèque et ce qu'ellepouvait apporter.- L'année suivante, une anima-tion « portes ouvertes sur le fondsancien » a permis aux agents devisiter les magasins et de s'éton-ner, le temps d'une visite, de larichesse du fonds.- Aujourd'hui, en collaborationavec nos collègues de la directiondes archives, chaque nouveaudiplomate est accueilli à la biblio-thèque lors de son stage d'inser-tion3.Ce sont maintenant plus de22 % des agents qui empruntentdes documents, dont 83 % de caté-gorie A. Quarante personnes fran-chissent en moyenne la porte de lasalle de consultation chaque jour.Les services renduse Internet et cédéromsUne station Internet est en libreaccès dans la salle de consultation.Pour aider les agents, un nombreimportant de signets classés thé-matiquement facilite la recherchede l'information. Les bibliothé-caires proposent également desformations à la carte.Pour éviter des pertes de tempsinutiles aux diplomates, leCédérom Universalis a été installéen réseau sur l'ensemble des sitesdu Ministère ; à court terme, ildevrait en être de même pour leJournal officiel.e Le bulletin hebdomadairedes nouveaux titres via la messa-gerieTous les agents reçoivent levendredi la liste des documentsacquis, catalogués pendant lasemaine, y compris les articles derevue. Chacun peut réserver etemprunter ces documents. Ce bul-letin électronique est déjà acces-sible par de nombreux postesdiplomatiques à l'étranger.- Le bulletin mensuel des nou-velles acquisitionsLa bibliothèque continue à dif-fuser une édition papier mensuellepour tous les agents qui ne reçoi-vent pas la messagerie ou qui tra-vaillent dans les postes nonconnectés à notre réseau local.e Les services personnalisésPour aider les diplomates dansleur recherche d'information, il afallu cibler le type de documentssusceptibles de les intéresser ponc-tuellement, d'où :- la constitution de bibliogra-phies à la carte ;- la numérisation de som-maires de revues : numérisés enformat PDF, ils sont envoyés direc-tement par la messagerie auxagents concernés ;- l'annonce d'ouvrage com-mandé : dès sa livraison, la biblio-thécaire peut prévenir un diplo-mate de l'arrivée d'un ouvragecouvrant son domaine.L'informatisation1999 devrait marquer le début del'informatisation avec un logicielde gestion de bibliothèque. Enquatre ans, les nouvelles techno-logies de l'information et de lacommunication ont bouleversél'organisation du travail : lamachine à écrire manuelle a étéremplacée par des applicationssous un logiciel de bases de don-nées (catalogage, bulletinage, ges-tion des stocks, gestion des biblio-thèques d'ambassade pour le côtégestion ; bases de données sur lesouvrages de référence, les pério-diques, les diplomates écrivains,les livres les plus précieux pour lecôté bibliographique). Les fichesanciennes numérisées vont bien-tôt remplacer le vieux fichierpapier inaccessible aux cher-cheurs. Il faudra songer aussi à lanumérisation des documents offi-ciels de la fin du XIXe siècle pourcertains pays, si précieux par leurcontenuReste maintenant le plus groschantier : informatiser la totalité dufonds, faire participer les centresde documentation de certainesdirections politiques, les biblio-thèques des centres des archivesdiplomatiques de Nantes et deColmar, et réaliser, en collabora-tion avec tous les acteurs produi-sant ou recensant de l'informationau ministère des Affaires étran-gères, une base de donnéesunique où chaque agent pourrarechercher à partir de son bureautoute l'information nécessaire àson travail.Ces projets ne devraient pasêtre utopiques. Mais pourrait-onrêver également que le bel outilainsi mis en place ne demeure paslimité à un usage interne ?Vers une bibliothèqueouverte au publicFaire la promotion d'une biblio-thèque sans en ouvrir les portespeut sembler paradoxal. Certainschercheurs privilégiés bénéficientdéjà d'un accès justifié par la qua-lité de leurs travaux. Reste un plusgrand pas à franchir vers uneouverture totale. Pour atteindre cetobjectif, il faudrait que la directiondes archives soit enfin dotée d'undépôt adapté à la conservation età la communication de ses fondsd'archives diplomatiques presti-gieux, auprès desquels les collec-tions de la bibliothèque antérieuresà 1950 trouveraient la place quileur c o n v i e n t . .1. Voir Les Archives du Ministère desAffaires étrangères depuis les origines.Histoire et guide. Paris, Imprimerienationale, 1985,2 vol.2. C'est le principe de la double vocationpour tous les agents du Ministère :travailler au Département et en posteà l'étranger.3. Tout nouvel agent bénéficie d'uneformation sur l'organisation du MAEdès sa nomination à un premier poste.

Bibliothèque du ministère des Affaires étrangères (La)

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