Biblarz, Dora

Tarin, Marie-Joëlle

Bibliothèque numérique de l'enssib

ICAS, un outilcommun OCLC/WLNpour analyserles collectionspar Dora Biblarz*Peu de temps après la fusionentre WLN (WashingtonLibrary Network) et OCLC (OnlineComputer Library Catalogue),début 1999, la nouvelle entreprisea lancé un nouveau produit pouranalyser les collections : ICAS(Interactive Collection AnalysisSystem), système interactif d'ana-lyse des collections. Ce produit seprésente sous la forme d'un cédé-rom permettant de visualiser lesrésultats d'analyse des collectionsd'une ou de plusieurs biblio-thèques. Les résultats peuvent êtreaffichés sous forme de grilles oude graphiques.Ce produit ne remplace pasl'ancienne analyse fournie parOCLC/Amigos CADC (CollectionAnalysis Compact Disk) car ICASne compare pas la collection d'uneseule bibliothèque avec celle degroupes similaires, présélectionnés.En fait, la totalité de la collectionou une de ses composantes est ana-lysée. D'une certaine manière, il est* Associate Dean, UniversityLibraries Continuons Improvement,Arizona State UniversityTexte traduit et adaptépar Marie-Joëlle Tarin, INRPpossible de faire des comparaisonsavec des collections de même type.Si les bibliothèques donnent leuraccord, les résultats bibliothèquepar bibliothèque peuvent être four-nis pour comparaisons.Ce produit est également diffé-rent du logiciel WLN ConspectusDatabase Software, qui ne peutêtre utilisé que par les biblio-thèques ayant souscrit un abonne-ment avec OCLC/WLN afin d'éva-luer leurs collections. Les donnéesdes collections et leur analyse sontimportantes pour une bonne ges-tion de la bibliothèque en général,et pour l'organisation des collec-tions en particulier.ICAS offre notamment un pano-rama topographique des collectionsobjectif et neutre. Les résultats sontégalement utiles pour demanderdes augmentations de budget, dessubventions ou d'autres sources definancement, et constituent desoutils de base pour le développe-ment des collections. Les directeursde collection sont responsables desbudgets alloués ainsi que de leursdépenses, et dans ce domaine trèspeu d'indicateurs objectifs leur sontproposés.ICAS donne l'analyse basiquede l'âge et du contenu grâce auxdonnées visualisées dans la grille :sur l'axe horizontal, les dates outranches de dates de publication,choisies par la bibliothèque ; surl'axe vertical, les divisions géné-rales du Conspectus, catégories etsujets. Chaque cellule de la grillecontient le nombre de titres rete-nus pour un sujet et la date (outranche de dates) de publication,ainsi que le pourcentage des titrespar rapport à leurs divisions, caté-gories ou sujets.Ces données appuient les déci-sions prises pour l'organisationgénérale des collections, et nontitre par titre. Bien sûr, pour êtrevalidé, ce travail doit s'accompa-gner d'une approche qualitative.Avec les données d'ICAS, unebibliothèque universitaire peutmieux cibler les programmes spé-cifiques ou les champs de recher-che. Les bibliothèques publiquespeuvent montrer comment les de-mandes et les besoins des usagers(fondés sur des analyses démogra-phiques) se reflètent dans les déci-sions d'organisation des nouvellescollections. Les bibliothèques spé-cialisées peuvent contrôler très pré-cisément le noyau central de leurscollections et peuvent ajuster leurpolitique de développement descollections aux besoins spécifiquesde leurs usagers.C'est un outil précieux, qui,combiné avec d'autres stratégiesd'évaluation des collections, aideles bibliothèques à justifier leurchoix documentaire quotidien.L'âge et l'analyse du contenu descollections dans les classificationsDewey, LC (Library of Congress) etNLM (National Library of Médecine)est utilisable à partir d'ICAS. Lesbibliothèques qui ont des ouvragescotés dans deux classifications peu-vent également bénéficier de cetoutil depuis que OCLC/WLN per-met d'analyser séparément chaquepartie des collections ou de rendrecompte des résultats comme s'ilsétaient entrés dans un mêmeschéma de classification.La bibliothèque peut égale-ment choisir les tranches de datesde publication, qui sont visualiséessur l'axe X, alors que les donnéesdu Conspectus sont reportées surl'axe Y. Chaque cellule de la grillecontient le nombre de titres sur telou tel sujet, les dates ou tranchesde dates de publication, ainsi quele pourcentage des titres par rap-port aux divisions, catégories etsujets. Les domaines interdiscipli-naires peuvent également êtrecréés par la bibliothèque et analy-sés comme toute autre rubrique duConspectus.La bibliothèque sélectionne leniveau du Conspectus pour l'ana-lyse (par exemple, la division et lacatégorie ou division catégorie etsujet) et peut même réaliser unniveau de spécificité plus élevé parl'affichage de titre à titre.Alors que cet outil est utile auxbibliothèques individuelles pourles raisons mentionnées ci-dessus,il peut également être employé pardes groupes de bibliothèques etdes consortia de toutes tailles et detous types, même s'ils ne recou-rent pas tous à la même classifica-tion. Dans ce cas, on peut mêmeavoir une information sur le tauxde recouvrement des titres. Cetteinformation est également repor-tée dans une grille qui montre leschiffres et les pourcentages desdoubles de chaque bibliothèqueavec les autres bibliothèques pourtoutes les lignes du Conspectus.Une particularité optionnelle est lapossibilité de cliquer dans la grilleet de voir les titres. Cet outil permetégalement d'analyser les lacunes.C'est un condensé statistique dece qui existe et de « ce qui manque »par ligne du Conspectus, auquel estajoutée une liste des titres possé-dés par une ou plusieurs biblio-thèques, et non présents par labibliothèque qui sert de comparai-son. Ce produit permet égalementla création sur profil de sous-groupes de bibliothèques pour fairedes comparaisons ; l'analyse parniveau intellectuel et langue estégalement possible.Enfin, les notices catalogra-phiques de OCLC WorldCat ou desystèmes locaux sont utilisées pourmener à bien l'analyse. Celle-ci estintégrée dans la structure duConspectus. Dans le cas des clas-sifications LC et Dewey, cette struc-ture partage le monde du savoiren 24 grandes divisions. À l'inté-rieur de ces divisions, il y a 500divisions et environ 4 000 sujets.Le Conspectus NLM comprend6 divisions, 44 catégories et 3 779mots clés. Chaque catégorie etchaque sujet sont définis par unecote ou par une série de cotes. Lesbibliothèques choisissent le niveaude l'analyse qu'elles souhaitent :division seulement ; division/caté-gorie ; division/catégorie/sujet.Les divisions de la LC et Deweysont :C'est un des outils utilisablespour une évaluation quantitativedes collections. Il fournit des infor-mations sur la taille des collections,sur leur accroissement annuel etpar discipline. D'autres possibilitésd'analyse quantitative sont pos-sibles : âge médian des collections,statistiques sur l'utilisation desdocuments et sur PEB. Desmesures qualitatives telles que listesde contrôle, études de citations,évaluations faites par des experts,associées aux mesures quantita-tives, permettent l'analyse et la des-cription des collections, c'est-à-direleur évaluation.C'est une approche descriptivedes niveaux d'information sur lesujet et les formats possibles plutôtqu'un jugement sur ce qui seraitune bonne ou une mauvaise col-lection. Au lieu de fournir un juge-ment subjectif, ces outils tiennentcompte des descriptions objectivesde l'importance, de l'âge, deslangues, des formats et autrescaractéristiques des collections.Les avantages directs d'entre-prendre une telle évaluation sontles suivants :- Identification des domaines necouvrant pas les besoins existants.- Fourniture de données pourla répartition des budgets et pourla justification des demandes bud-gétaires.- Apport d'une cohérence dansles prises de décision par l'utilisa-tion d'une méthode systématique.- Mise en évidence des nou-velles directions, des changementsdans les programmes universitaires,des modifications dans les biblio-thèques et des priorités de la com-munauté.- Prise de décisions pour déve-lopper ou désherber certainsdomaines.- Liaison avec les besoins desuniversitaires ou de la commu-nauté permettant d'identifier lesdomaines prioritaires et, en cas decoupure budgétaire, de consulterles personnes ressources avant cesrestrictions.- Identification des secteurs lesplus demandés pour achat d'exem-plaires multiples.En conclusion, le cédéromICAS fournit une vision globaleobjective et neutre des collectionsvisualisées sous forme de grillesou de graphiques ; il peut servirpour gérer les collections d'une oude plusieurs bibliothèques. Ce typed'analyse quantitative constitue unoutil possible pour évaluer et ana-lyser les collections.

ICAS, un outil commun OCLC/WLN pour analyser les collections

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ICAS, un outil commun OCLC/WLN pour analyser les collections

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