Di Giusto, Flavio

Scherler, Patrik

German

ZHAW digitalcollection

KMU Business World1Viele fremdbestimmte Aktivitäten im Tagesablauf erschwe-ren das eigene Zeitmanagement. In dieser Situation agieren viele Menschen nach dem Prinzip «Just in Time»: Sie arbeiten mehr oder weniger impulsgesteuert und erledigen diejeni-gen Aufgaben, die sie gerade für dringend halten.Der Begriff «Just in Time» beschreibt in der Industrie verein-facht gesagt die Idee, dass die nötigen Produktionsfaktoren zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort verfügbar sind – nämlich exakt dann, wenn sie benötigt wer-den. Die Nachfrage bestimmt zu jeder Zeit die Produktion, bei der nichts auf Vorrat hergestellt wird und es weder War-tezeiten noch Leerläufe gibt. Dass das auch in der Industrie selten ohne kleine Puffer klappt, wollen wir hier mal im Hin-terkopf behalten.Was «Just in Time» beim  Zeitmanagement bewirktDiese Impulssteuerung kann man im übertragenen Sinne mit der Nachfrage im oben genannten Just-in-Time-Beispiel vergleichen. Ist die Nachfrage gross genug – zum Beispiel, wenn ein Abgabetermin naht –, investiert man kurzfristig sehr viel Energie in die Bewältigung dieser Aufgabe. Alles andere wird zurückgestellt.Arbeitsorganisation der Industrie abgeschautFunktioniert «Just in Time»  im Zeitmanagement?Die Industrie spart mit «Just in Time» in Produktionsprozessen Kosten und steigert die Effizienz. Lässt sich dieser Ansatz auch auf das Zeitmanagement einer digitalisierten Arbeitswelt übertragen, oder ist das bloss eine Ausrede für Menschen, die immer alles  auf den letzten Drücker erledigen?von Patrik Scherler und Flavio Di GiustoAbbildung 1: Das «Just-In-Time»-Prinzip kann auch beim persönlichen Zeitmanagement hilfreich sein. (© Strandperle)KMU Business World2Das ist die Folge davon, dass man in der langen Zeit davor nicht die Musse oder die richtige Stimmung hatte, um diese Aufgabe geplant anzugehen. Oder man liess sich immer wieder durch andere Aufgaben ablenken, die dringender und wichtiger erschienen. Doch nun ist der Druck so gross, dass es nun einfach sein muss. Und siehe da, plötzlich geht das Ganze scheinbar ganz leicht von der Hand. Wie ist ein solches Just-in-Time-Verhalten nun insgesamt zu bewerten?Mögliche Vorteile:• Drucksituation setzt Adrenalin frei, das einen konzentriert arbeiten lässt.• Effizienter Umgang mit Ressourcen (man trödelt nicht herum).• Lösungen sind meist auf den Punkt.• Ein schnelles Erfolgserlebnis kann beflügeln («quick wins») und einem zeigen, dass man es noch kann – so wie früher, vielleicht während des Studiums, als Nacht-schichten an der Tagesordnung waren.• Gewisse Dinge erledigen sich von alleine, wenn man sie lange genug liegen lässt.• Imagegewinn: Diese Person hat viel um die Ohren, liefert aber, wenn es wichtig ist.Mögliche Nachteile:• Es werden aus Zeitdruck oft naheliegende und weniger differenzierte Lösungen bevorzugt.• Andere Dinge bleiben liegen, bis auch dort der Druck entsprechend hoch ist.• Keine Zeit, in verschiedenen Situationen und aus ver-schiedenen Perspektiven am Problem zu arbeiten.• Es sind aus Zeitmangel oft kein Vier-Augen-Prinzip und keine Korrekturen mehr möglich, was die Fehleranfällig-keit erhöht.• Ungesund (oft mit Nachtschicht und Mangelernährung gekoppelt).• Imageproblem: Diese Person ist überlastet und hat ihr Zeitmanagement nicht im Griff.«Feuerwehrübungen» können selbst bei gut organisier-ten Menschen ab und an nötig sein. Aber unter ernsthaf-ten Kriterien ist «Just in Time» kein sinnvoller Ansatz für das gesamte Zeitmanagement.Was Zeitmanagement von der  Industrie lernen kannTrotzdem lohnt sich ein Blick auf die positiven Aspekte des «immer alles auf den letzten Drücker»-Ansatzes. Wenn man ihn mit den Erkenntnissen aus der Industrie vergleicht, lassen sich daraus ein paar Schlüsse für die tägliche Arbeit ziehen.So gesehen liegen Just in Time in der Industrie und im Zeit-management gar nicht so weit auseinander. Das Just-in-Ti-me-Management in der Industrie hat zum Ziel, den Mate-rialfluss so zu gestalten, dass er zeitlich optimal auf den entsprechenden Produktionsprozess abgestimmt ist. Die Wertschöpfungskette wird dadurch verschlankt, die Produk-tion harmonisiert und besser planbar.Wenn wir das sinnvoll auf unser Zeitmanagement übertra-gen wollen, müssen wir den «immer alles auf den letzten Just in Time in der Industrie Just in Time im ZeitmanagementSteuerung Über eine Software, welche alle Schnittstellen im gesamten Produktionsprozess koordiniert.Über ein Termin- und Aufgabenverwaltungs-system (z.B. Outlook), das alle Tasks koordiniert.Arbeitsart Für einen kontinuierlichen Bedarf an Produk-ten, Materialien etc., die in Bezug auf Ihren Ein-satz kaum Schwankungen aufweisen.Für wichtige und dringende Arbeiten denkbar, die ein klares Ziel haben, und bei denen der Ressourceneinsatz geplant werden kann.Arbeitsinhalte Qualität, Quantität, zeitlicher Einsatz und Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten sind klar definiert.Aufgabe, Länge der Aufgabe, Pufferzeiten, Prio-ritäten etc. müssen klar definiert und mit ande-ren Aufgaben abgestimmt sein.Puffer In Form von kleinen Lagern und Reservezei-ten nötig, um auf Lieferengpässe reagieren zu können.In Form von Zeitinseln nötig, um andere wichtige und dringliche Aufgaben nicht zu beeinträchtigen.Kontrolle Qualitätskontrolle via Fehlzeiten, Ausschuss etc. Qualitätskontrolle durch Einhaltung von Plan-zeiten und Output-Messung.Tabelle 1: Gegenüberstellung des Just-in-Time-Prinzips in der Industrie und im persönlichen Zeitmanagement.KMU Business World3Drücker»-Ansatz in eine kontrollierte Zeitplanung und -nut-zung überführen. Ziel ist es, die positiven Aspekte des Zeit-drucks (eindeutige Fokussierung, hohe Motivation, keine Ablenkung etc.) konstruktiv zu nutzen und die «chaoti-schen» Elemente zu eliminieren. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass wir ein paar Grundsätze des Zeitmanage-ments berücksichtigen.1. Zeitmanagement nach dem Just-in-Time-Ansatz ist in vielen Fällen zum Scheitern verurteilt, weil Methoden angewandt werden, ohne die Ist-Situation analysiert zu haben. Nehmen Sie sich also diese Zeit und betrachten Sie über einen repräsentativen Zeitraum (eine Woche oder noch besser einen Monat), wo Sie ganz allgemein regelmässig Zeit «verlieren».2. Diese Daten unterteilen Sie in selbstbestimmte und fremdbestimmte Zeit. Bei der selbstbestimmten Zeit ist eine weitere Unterscheidung in Aufgaben nach Dringlich-keit und Wichtigkeit notwendig. So lässt sich feststellen, wo es sich lohnt, Prioritäten zu setzen. Fremdbestimmte Zeiten sollten – auch wenn das mit das schwierigste Unterfangen im Zeitmanagement überhaupt ist – einge-grenzt und konsequent auf Ihren Nutzen hin untersucht werden.3. Auch Just-in-Time-Aktivitäten müssen nach der ALPEN- Methode geplant werden. Das Akronym steht fürAufgaben und Termine aufschreiben,Länge der Aufgabenerledigung abschätzen,Pufferzeiten festlegen,Entscheidungen priorisieren undNachkontrollen durchführen.Die meisten Menschen können nicht intuitiv abschätzen, wie lange sie für eine bestimmte Arbeit benötigen. Meist plant man effizienter als man arbeitet. Das überlastet regel-mässig die Puffer überlastet und frustriert. Indem Sie mehr über sich und Ihr Zeitmanagement lernen und auch Just-in-Time-Ansätze analysieren, kann aus «immer alles auf den letzten Drücker» ein Ansatz entstehen, der solchen Aktionen den Beigeschmack des Chaotischen und Planlosen nimmt. Diesen Ansatz sollten Sie nur sehr gezielt und gut dosiert einsetzen – nämlich bei den wenigen Aufgaben, die gleich-zeitig sehr sehr wichtig und sehr sehr dringend sind. Quellen und weiterführende LiteraturScherler, P., Di Giusto, F. u.a.: (2014). Irrtum Zeitmanagement? Vom Versuch, in einem stark fremdbestimmten Umfeld nachhaltig mit der Ressource Zeit umzugehen. Zürich: Versus Verlag.Waibel, R., & Käppeli, M. (2015). Betriebswirtschaft für Führungskräfte – Die Erfolgslogik unternehmerischen Denken und Handelns. 5. Auflage, Zürich: Versus.Autoren Patrik Scherler, Dr. oec. HSG, ist Dozent für Betriebswirtschaftslehre an der School of Management and Law (ZHAW) in Winterthur und Inhaber der auf Coaching, Consulting und Connecting spezialisierten BENROX AG mit Sitz in Meilen/Zürich. Er ist Betreuer diverser Unternehmerforen, ERFA-Gruppen und Beiräte und organisiert Strategie- und Positionierungsworkshops. Flavio Di Giusto, dipl. Betriebsökonom FH und MSc in Business Administration ist wissenschaft-licher Mitarbeiter am Zentrum für innovative Didaktik (ZiD) an der School of Management and Law (ZHAW) in Winterthur und Mitautor des Buches «Irrtum Zeitmanagement».  Dieser Artikel ist im September 2017 auf www.kmu-businessworld.ch erschienen. KMU Business World ist ein von der Swisscom AG initiiertes Fachmagazin für kleinere und mittlere Unternehmen in der Schweiz, die sich mit dem Thema «Arbeit in der digitalen Welt» beschäftigen. Die KMU Business World wurde im Jahr 2017 als «KMU Magazin –  Praktische Tipps für KMU» neu lanciert (www.magazin.swisscom.ch).© 2017. Alle Rechte vorbehalten.

Arbeitsorganisation der Industrie abgeschaut : funktioniert "Just in Time" im Zeitmanagement?

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Arbeitsorganisation der Industrie abgeschaut : funktioniert "Just in Time" im Zeitmanagement?

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