Der kosteneffiziente Einsatz von Software ist eine Grundaufgabe jeder Unternehmens-IT. Dabei spielt die Verwaltung der Software-Lizenzen eine zentrale Rolle

Liebhart, Daniel

ZHAW digitalcollection

Nr. 12 | Dezember 2012  Swiss IT MagazineSof tware- und Applikationsmanagement  Sof tware Asset Management Sparen dank kluger LizenzverwaltungDer kosteneffiziente Einsatz von Software ist eine Grundaufgabe jeder Unternehmens-IT. Dabei spielt die Verwaltung der Software-Lizenzen eine zentrale Rolle.Vo n Da n i e l  l i e b h a r t Die korrekte Lizenzierung von Software ist eine einfache gesetz-liche Vorgabe, die ein Unternehmen wie viele andere Rahmen-bedingungen zu erfüllen hat. In der Schweiz ist dieser Rahmen im Urheberrechtsgesetz (URG) und in der Urheberrechtsver-ordnung (URV) geregelt. Sie beinhalten eine Reihe von Sonderbestim-mungen für Computerprogramme wie ein Vermietrecht, ein Recht zum Gebrauch und zur Weiterveräusserung, zur Entschlüsselung bezüglich der Schnittstellen bis hin zum Recht zur Herstellung einer Sicherungs-kopie. Dieses Recht entsteht und besteht formlos. Somit haben Soft-ware-Hersteller das Recht, die korrekte Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu prüfen. Mit anderen Worten können sie die Einhaltung der bestehenden Nutzungsverträge verifizieren. Zu diesem Zweck füh-ren sie Audits durch. Ein solcher Audit prüft, ob ein Unternehmen die so genannte «Software Compliance» einhält, also sämtliche Lizenzen im Sinne der vereinbarten Lizenzbestimmungen nutzt. Audits in Unternehmen nehmen zuGemäss der Analystenfirma Gartner nehmen diese Audits zu. Zwei Drittel aller grösseren und 40 Prozent aller mittelständischen Unter-nehmen haben mindestens ein Audit eines Herstellers von Standard-software in diesem und im nächsten Jahr zu erwarten. Am meisten Audits werden von den Herstellern IBM, Adobe, Microsoft, Oracle und SAP durchgeführt. Interessant ist, aufgrund welcher Kriterien die Her-steller Auditkandidaten auswählen. Gemäss der Umfrage «Software audits without tears» der Firma Ernst & Young sind grosse Firmen im Fokus, die bereits einen Audit mit schlechtem Resultat hinter sich haben. Als häufigster Grund lassen sich jedoch inkonsistente Einkäufe beim selben Hersteller bestimmen. Dies war in 75 Prozent der Nen-nungen der Fall. Wer also unüberlegt einkauft, wird eher ge-prüft. Was sind jedoch mögliche Resultate eines solchen Audits?  Er kann im besten Fall unange-nehm sein – wenn beispielsweise eine Überlizen-zierung vorliegt. Dies bedeutet, dass eine Firma weitaus mehr Lizenzen bezahlt, also sie wirklich verwendet. Experten und Statistiken sprechen von 15-30 Prozent Sparpotential aufgrund einer Über-lizenzierung von Software. Im ungünstigen Fall muss das Unternehmen Software nachlizenzieren und eine Penale (Strafe) bezahlen, falls das Ver-hältnis zwischen Hersteller und Unternehmen nicht besonders gut ist. Dem gilt es vorzubeugen – das Zauberwort heisst Software-Lizenz-Ma-nagement.Interessen von Lizenzgeber und LizenznehmerSoftware Asset Management (SAM) oder auch Software Asset and Li-cense Management (SALM) kann aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden; demjenigen des Lizenznehmers und demjenigen des Lizenz-gebers. Aus Sicht des Lizenznehmers – des Kunden – ist es wichtig, einen Überblick über die Lizenzrechte zu haben. Somit soll ersichtlich sein, welche Lizenzen wie genutzt werden können. Ausserdem ist zu prüfen, ob die Informationsprozesse über die Anzahl der verwendeten Lizenzen, die Zahlungsflüsse und die Korrektheit der abgelaufenen Li-zenzen richtig funktionieren. Aus Sicht des Lizenzgebers – des Herstel-lers – sind die Einhaltung der bestehenden Verpflichtungen, die Be-wertung der Zahlungsflüsse und der korrekten Rechnungsstellungen sowie die Prüfung der Informationsprozesse von Belangen. Der Lizenz-nehmer hat das Ziel, das Unternehmen vor ungeplanten Nachfragen und vor Überraschungen zu schützen. Demgegenüber verfolgt der Li-zenzgeber das Ziel, dass die Softwareumsätze entsprechend der den Kunden eingeräumten Lizenzrechte verlaufen. Gemäss der Abteilung Wirtschaftsprüfung der Firma Deloitte & Touche geht ein gutes Soft-ware-Lizenzmanagement jedoch noch über diese Betrachtung hinaus. Die Transparenz bezüglich eingesetzter Software kann Redundanz und damit unnötige Kosten vermeiden. Sie hilft zudem, die Verhandlungs-position des Lizenznehmers gegenüber dem Lizenzgeber zu stärken.Der SAM-StandardSoftware Asset Management bedeutet zu wissen, welche Software wie eingesetzt wird. Es bedeutet im Weiteren die Sicherstellung, die Auf-bereitung und die ständige Aktualisierung dieses Wissens, die Opti-mierung der Softwarenutzung und das aktive Management des Ein-kaufs von Software. Dafür sind organisatorische Prozesse und Produkte für die Erfassung und das Reporting notwendig. Gemäss einer Umfrage der Firma Dell glauben lediglich 32 Prozent aller Unternehmen, gut auf eine allfällige Überprüfung ihrer «Software Com-pliance» vorbereitet zu sein – also gut über den Stand der eingesetzten Software informiert zu sein. Dies obwohl seit Jahren ein Standard für SAM besteht – der ISO/IEC Standard 19770-1. Die-ser Standard sieht die Planung, Kontrolle, Be-standserfassung und Verifizierung für ein SAM vor sowie Abläufe und Prozess-Schnittstellen. Die ISO hat ausserdem bereits vor fünf Jahren eine Self Assessment Engine (SAE) veröffentlicht. Diese hat zum Ziel, Firmen auf eine Zertifizierung hin-In Kürze·  Unternehmen müssen ihre Soft-ware korrekt lizenzieren, das ist gesetzlich so vorgeschrieben.·  Obwohl ein Standard und eine Menge an Tools existiert, sind viele überzeugt, ihre Lizenzen nicht im Griff zu haben. ·  Das kann zu Problemen bei Au-dits führen, hat in einigen Fällen aber auch zur Folge, dass zu viel für Software ausgegeben wird.Swiss IT Magazine  Nr. 12 | Dezember 2012 Sof tware Asset Management  Sof tware- und Applikationsmanagement sichtlich des Standards vorzubereiten. Im Klartext heisst das, Firmen auf eine allfällige Prüfung durch einen Hersteller vorzubereiten. Über die isolierte Betrachtung des Standards 19770-1 hinaus wird in vielen grösseren Unternehmen SAM als integraler Bestandteil der IT-Gover-nance oder der ITIL-Prozesse gesehen. Die Schwierigkeiten des SAMObwohl ein Standard und eine Vielzahl von Tools existiert, die diesen Standard unterstützen, ist die Mehrzahl der Unternehmen davon über-zeugt, die Software Assets und im speziellen die Lizenzen nicht wirklich im Griff zu haben. Knapp 70 Prozent glauben, dass der Hauptgrund für die Schwierigkeiten komplizierte Verträge sind. Tatsächlich ist die Vielzahl der bestehenden Lizenzmodelle und der entsprechenden Verträge kaum überschaubar. Nicht weniger als sie-ben Faktoren wie beispielsweise Lizenzart (Einzel, Mehrplatz) oder auch die Lizenzklasse (Vollversion oder Upgrade)  beeinflussen ein Li-zenzmodell. Die Cloud-Computing-Technologie und die Virtualisierung erweitern diese Faktoren. Dazu kommt eine Reihe von speziellen Ver-trägen, die grosse Hersteller gerne mit Grossunternehmen abschlies-sen. So können sie ganze Produktfamilien global lizenzieren. Auch spielt die Tendenz zu raffinierten Metriken eine bedeutende Rolle - weg von der Nutzung pro CPU oder pro User hin zu Anzahl Transakti-onen oder Anzahl gleichzeitig zugreifender Nutzer. Selbstverständlich existieren kombinierte Modelle und Hersteller wechseln immer wieder die Modalitäten. Darüber hinaus lässt die Akzeptanz für SAM in vielen Unternehmen zu wünschen übrig. Dies obwohl oder vielleicht gerade weil lediglich etwas mehr als ein Drittel der Unternehmen überhaupt die Nutzung von Lizenzen überwacht.Die LösungSoftware Asset Management ist eine Kombination aus internen Prozes-sen und unterstützenden Instrumenten. SAM kann in einem grösseren Rahmen als Bestandteil von ITAM (IT Asset Management) verstanden werden. In diesem Fall werden Hardware und Software-Lizenzen auf dieselbe Art und Weise verwaltet.  Es existiert eine Vielzahl von Tools in diesem Markt. Sie reichen von herstellerabhängigen Instrumenten, wie dem SAM von Microsoft, bis hin zu ausgewachsenen Suiten mit umfangreichem Funktionsumfang. Der einfachste mögliche Fall für ein SAM ist eine Zertifizierung für einen einzigen Hersteller. Es existiert beispielsweise eine Zertifizierung für Microsoft-Lizenzen. Sie wird durch einen autorisierten Microsoft-Partner durchgeführt und ist ein Jahr gültig. Das Prinzip ist denkbar einfach. Es werden die in einem Unternehmen vorhandenen Lizenz-nachweise erfasst und gegebenenfalls gegen den Microsoft-Produkti-dentifikationsdienst auf ihre Echtheit hin überprüft. Als nächstes wer-den sämtliche Rechner und die darauf eingesetzten Softwarepakete inventarisiert. Es werden also alle vorhandenen Installationen aufgeli-stet und in einer Datenbank gespeichert. Diese Daten werden Microsoft zugänglich gemacht und ein Zertifikat wird vergeben, falls die Lizenz-nachweise und das Lizenzinventar übereinstimmen. Dieser Prozess wird idealerweise jährlich durchgeführt.Viele Firmen setzen jedoch Software verschiedener Hersteller ein. Dabei ist es wenig sinnvoll, die Zertifizierung pro Hersteller vorzuneh-men. Hier ist der Einsatz einer SAM Suite zu empfehlen. Umfangreiche SAM Suiten funktionieren auf dieselbe Art und Weise wie Monitorings oder Softwareverteilungs-Systeme. Das Prinzip ist immer das gleiche: Auf jedem Rechner eines Unternehmens wird ein so genannter Agent installiert, der ein Inventar sämtlicher Produkte erlaubt, die auf dem Rechner installiert sind. Die Inventarisierung wird durch zentrale SAM Server gesteuert. Es wird nicht nur gezählt, welche Produkte vorhan-den sind, sondern auch, welche Produkte tatsächlich genutzt werden und wie. Diese Zählungen erfolgen regelmässig. SAM Suiten erlauben jederzeit eine Prüfung des aktuell verwendeten Produktportfolios sowie ein gutes und detailliertes Reporting inklusive Trendanalyse und Kostenberechnungsmodelle für alternative Lizenzszenarien.Was sonst noch zu tun istSoftware Compliance oder auch die korrekte Lizenzierung von Software ist nicht einfach ein defensiver Schutz vor der Bedrohung eines mög-lichen Audits durch einen Hersteller. Es ist integraler Bestandteil der Verwaltung des Unternehmenswertes Software entsprechend ihrem Wertbeitrag. Daher umfasst es weit mehr als eine einfache Inventari-sierung und Trendanalyse. Eine Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Zustand im Einklang mit einer abgestimmten IT-Strategie geht einen Schritt weiter. Die Frage lautet dann nicht mehr «Sind wir unter- oder überlizenziert?» sondern beispielsweise «entspricht unser Portfolio den Business-Anforderungen?». Ein Inventar bringt in diesem Fall nicht nur die Anzahl der Lizenzen ans Licht, sondern auch ihre Varianz. Es gilt die Regel: Je breiter die Varianz der eingesetzten Software desto grösser der Aufwand für die Wartung und den Betrieb. Ein anderer Aspekt eines guten Software Asset Management ist die Stärkung der Verhandlungsposition des Kunden gegenüber dem Her-steller. Ein gut informierter Einkauf ist fähig zwischen Beschaffungsko-sten und Betriebskosten zu unterscheiden und lässt sich nicht von Ra-batten blenden, die sich meist auf die Beschaffungskosten beziehen. Er versteht auch sehr wohl den Unterschied zwischen den budgetierten operativen Kosten und den versteckten Kosten, die je nach Technolo-giebreite erheblich sein können. FazitDass jedes Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen hat, um überhaupt seine Tätigkeit in einem stabilen Umfeld ausüben zu kön-nen, ist selbstverständlich. SAM ist ein wichtiges Instrument dafür. Jenseits dieser Vorgaben ist es die Pflicht jedes Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen nach bestem Wissen und Gewissen optimal einzusetzen. Eine zunehmend bedeutungsvolle Ressource sind Softwareprodukte, mit denen wir täglich arbeiten. Ohne sie ist eine unternehmerische Tätigkeit in vielen Fällen kaum oder nur sehr schwierig auszuüben. Entsprechend ist diese Ressource zu verwalten. Die erschreckenden Zahlen des so genannten Graumarktes sollten keinesfalls auch für Unternehmen gelten: Die nichtlizenzierte private Nutzung von Software beträgt weltweit 42 Prozent gemäss der Busi-ness Software Alliance. Auch soll auf jeden Fall vermieden werden, dass angesichts knapper Budgets bis zu 30 Prozent zu viel für Lizenzen ausgegeben werden. Da n i e l  l i e b h a r t  i s t  Do z e n t  f ü r in f o r m a t i k  a n D e r ho c h s c h u l e  f ü r te c h n i k  i n  zü r i c h ,  au t o r V e r s c h i e D e n e r fa c h b ü c h e r u n D so l u t i o n ma n a g e r b e i  tr i V a D i s .

Sparen dank kluger Lizenzverwaltung

ZHAW digitalcollection (Zurich Univ.  of Applied Sciences)

ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften

https://digitalcollection.zhaw.ch/bitstream/11475/3180/1/2012_Liebhart_Lizenzverwaltung_Swiss%20IT%20Magazine.pdf

Sparen dank kluger Lizenzverwaltung

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

ZHAW digitalcollection

ZHAW digitalcollection (Zurich Univ. of Applied Sciences)

ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften