Pascual Pons, Enrique

Travesía (Gob. de Espana, Ministerio del Cultura)

Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 LAS COLECCIONES DE LAS BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. (UNA VISIÓN DESDE LA LIBRERÍA ESPECIALIZADA)  Enrique Pascual Pons Director de Librerías Marcial Pons    Introducción   La misión de este pequeño documento es revisar los servicios que las librerías especializadas y/o las empresas suministradoras de material bibliográfico  (Library Suppliers) están ofreciendo a las bibliotecas y en qué medida  pueden contribuir a mejorar los fondos de sus colecciones.  La misión de toda biblioteca especializada es conseguir que sus fondos se ajusten a lo largo del tiempo a la dimensión y demanda de su especialización. Toda colección debe tener unos requisitos cuantitativos y cualitativos que den entidad a la misma y que ya han sido ampliamente tratados en la bibliografía propia de la materia.  Las librerías especializadas contribuimos al mantenimiento y mejora del catálogo a través de varias vías: • Información bibliográfica comercial de alto nivel. • Sistemas flexibles de petición y control de los fondos. • Servicios” Book in shelve” o libro en estantería. • Entornos colaborativos 2.0  2. Información bibliográfica comercial de alto nivel  Las librerías especializadas han representado de manera tradicional el papel de informadores comerciales de alto nivel. A través de sus catálogos informan a las bibliotecas y a sus prescriptores de aquellas novedades que salen al mercado.   Nuestra especialización es el filtro principal en la información que producimos. Por una parte, nos relacionamos con editoriales especializadas, tanto privadas como institucionales, de ámbito nacional e internacional. 1 Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 Por otra, la calificación de nuestros clientes nos reafirma en esta especialización ya que nos exige estar al día y buscar constantemente fondos bibliográficos de esas características.  El tradicional catálogo en papel ha sido fuente inagotable de información especializada y hasta hace años casi la única. La librería especializada ha sido receptora de información, ha configurado su stock con las publicaciones más destacadas de las materias de su especialización y ha realizado estos catálogos filtrando la información con las referencias más adecuadas para cada biblioteca. Este catálogo, enviado periódicamente,  ha sido un instrumento que facilitaba la realización de los pedidos desde las bibliotecas.     Hoy en día la cantidad ingente de información bibliográfica que se recibe diariamente en una librería especializada hace muy difícil que el soporte papel sirva como vehículo exclusivo de información. Desde hace más de 10 años las librerías hemos ido desarrollando otros sistemas de información mucho más mediatos, económicos y exhaustivos que mejoran enormemente la calidad de la misma, y son capaces de incluir esta información a la medida de cada bibliotecas:  -Servicios de novedades por correo electrónico: Marcial Pons y otros proveedores informan de manera periódica a sus clientes de todas las novedades que reciben en una materia concreta. La información aparece segmentada y únicamente se recibe aquello que se necesita, no hay que filtrarla. Además, por motivos claros de espacio, la información que se incluye de cada libro es mucho más rica que la que parece en el catálogo de papel (resúmenes, cubiertas,…). Se trata de una herramienta óptima para los prescriptores, ya que pueden acceder a toda la información comercial del libro.     -Bases de datos de registros bibliográficos en servidores compatibles: Se trata de un producto pensado para los profesionales de la biblioteca, que permite consultar las 2 Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 novedades e incluso descargarlas en sus programas de gestión antes de hacer cualquier petición, en entornos y lenguajes siempre compatibles con aquellos. Marcial Pons actualiza cada 15 días sus registros en su servidor ABSYS WEB OPAC y Z39.50 de tal manera que cualquier biblioteca puede disponer de los registros bibliográficos en formato MARC 21 y gestionar después su pedido.   El registro, normalmente, tiene un nivel de catalogación básico, que puede ser completado posteriormente por la misma empresa o por la biblioteca. De media se descargan al mes del servidor de Marcial Pons 6.000 registros desde las diferentes bibliotecas españolas. Se trata de un servicio muy valorado por los gestores de catálogos.  Más información sobre registros bibliográficos de novedades pueden encontrar en las páginas WEB de empresas como Casalini, Puvill, Blackwell o Marcial Pons    2. Sistemas flexibles de petición y control de los fondos.  Podríamos decir que hay tantos sistemas de petición de fondos como bibliotecas, pues cada proveedor se ha ido adaptando a lo largo del tiempo a la forma de trabajar de las mismas. En cualquier caso haré mención a los sistemas más utilizados. -Libro a examen: los proveedores hacemos llegar físicamente las novedades de las materias seleccionadas por la biblioteca para que los prescriptores las revisen. La garantía de este servicio se asegura recae ya que las adquisiciones son seleccionadas por los propios usuarios finales de la biblioteca, ya sean profesores o investigadores. El escollo principal de este servicio es que requiere un grupo de prescriptores implicados en la actualización del fondo bibliográfico, algo que cada vez es más difícil de encontrar. -Approval Plans: en este servicio son los propios proveedores los que, siguiendo las pautas marcadas por la biblioteca, hacen llegar las novedades y se convierten en los auténticos “seleccionadores” de los fondos que se 3 Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 adquieren. Para que funcione con garantías se requiere que el proveedor cuente con un buen sistema de gestión que le permita seleccionar respetando todos los parámetros que la biblioteca o el gestor de la colección le exigen: materia, formato, precio, nivel académico, sellos editoriales… pudiendo además controlar financieramente el presupuesto que la biblioteca le ha concedido para el suministro. Un buen proveedor tiene índices de devolución nunca superiores al 5% del material suministrado. -Firm orders: Los clásicos pedidos de libros a través de los propios módulos de adquisiciones. Para garantizar la veracidad de los datos y de la transmisión se pueden realizar a través de protocolos de transmisión tipo EDIFACT. En lo referente al control del material solicitado los proveedores ponen a disposición de los gestores de colección sistemas de consulta on-line del estado de los mismos. El estar puntualmente informado de lo que está ocurriendo con los pedidos y si hay cualquier modificación sustancial, ahorra mucho tiempo al gestor de colección y permite además que el dinero para la adquisición del ejemplar se desbloquee, pudiendo así destinar el mismo para la adquisición de otros fondos.  Para un librero la información debe tener la misma relevancia que el suministro del libro. Ojala esta información fuese de fácil acceso para el librero y que su proveedor se la proporcionase en todo momento, pero esta realidad forma parte en España de la ciencia ficción.  3. Servicios” Books in shelves” o libro en estantería  Se trata de servicios de valor añadido que los proveedores ofrecen en la manipulación de los libros o revistas tratando que los mismos lleguen a la biblioteca y en condiciones de  ser colocados en las estanterías.     -Catalogación completa: ya sea a través de ficheros o catalogando en el propio sistema de gestión de la biblioteca, las librerías ofrecen la posibilidad de que sus 4 Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 registros bibliográficos queden completados antes de recibir el libro. -Forrado -Magnetizado -Tejuelos -Sellado -Códigos de barra personalizados  A diferencia de otros países en los que todos estos servicios tienen su coste adicional, en España la tendencia es que se haga a costa del margen del proveedor, minando así su capacidad de reinversión. Un libro preparado ya para colocar en la estantería cuesta de media entre los proveedores europeos 25€. Por poner un ejemplo, en nuestro caso se está catalogando directamente en los sistemas de gestión de las bibliotecas catalanas, siguiendo la premisa que el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya nos impone para homologarnos como proveedor. Lo que en su origen era simplemente una catalogación básica en su catálogo colectivo (CCUC) previa a la adquisición, se ha convertido en una catalogación “a la carta” para cada una de las universidades, con el consiguiente sobre coste para el proveedor. En ningún caso, el cumplir con este requisito, le garantiza a uno un número mínimo de adquisiciones que justifiquen el esfuerzo que debe hacer para contratar el personal cualificado. Estas y otras medidas que se han adoptado recientemente por diferentes consorcios de bibliotecas están haciendo muy difícil que las librerías especializadas podamos continuar ofreciendo nuestros servicios a las bibliotecas, pues a diferencia de los suministradores de libros (library suppliers), las librerías mantenemos nuestros espacios abiertos todo el año. Es paradigmático cómo en otros países como EEUU, Italia, Alemania, UK, Francia, se vea con normalidad  que por un registro bibliográfico catalogado se cobren 10€ y en España no se pueda ni plantear.   4. Entornos colaborativos 2.0 5 Liber 2008. Mesa redonda sobre bibliotecas especializadas y la gestión de sus colecciones.   Barcelona 9 de octubre de 2008 6  Algunos proveedores ponen a disposición de las bibliotecas y sus gestores de catálogos entornos que les permiten interactuar y compartir conocimientos con otros colegas. En estos entornos los gestores si quieren colaborar, pueden mostrar a sus colegas: sus últimas adquisiciones, sus pedidos pendientes y las informaciones que han ido recibiendo, enriqueciendo así entre todos los catálogos de sus diferentes bibliotecas.  Se trata de herramientas de muy reciente creación y cuyo éxito dependerá del nivel de implicación de los distintos actores. Para hacerse una idea de estos nuevos entornos lo mejor es echar un vistazo a la información que Blackwell proporciona en su página Web de la nueva versión del programa Library Dynamics: http://www.blackwell.com/library_services/collection_analysis/Library_Dynamics/ 

Las colecciones de las bibliotecas especializadas. (Una visión desde la librería especializada)

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