This work has been developed outside of office hours, in combination with the work of IT Analyst and Project Manager in Philip Morris SA (Switzerland). The dissertation seeks solutions to real-life problems, specifically associated with the daily challenges faced by the managers and team members of the Information Technology department. It was acknowledged the need to enhance the management and assignment of tasks and projects to the team members, where the major issue resided on the understanding of the constraints affecting the work allocation and workload management. To solve the mentioned hurdles, it was needed to develop an appropriate tool, matching the specific needs while being economically efficient and easy to operate. The management was involved in various sharing sessions, allowing the work to be developed in line with the genuine pain-points and to be built accordingly to the needs and expectations of the end-users. The SWOT analysis and the Ishikawa diagram played an important role in the delimitation of the challenges and on documenting the improvement possibilities. Firstly, the problem assessment was done, then it was time to review the literature, searching for the core values and best practices in Project Management. Later, there was an extensive review of the Resources Allocation subject, by concept and objectives, and as a tool to efficiently merging the specificities of the resources and activities while considering an extensive group of constraints. Then, it was done a broad attempt to combine the concepts of the Manager as a human and a servant leader with a focus on team success, with the usage of Resources Allocation tools as indispensable instruments for the success of any Project. Later, the work arrives at its core, with the development of the Allocation Algorithm and the MS Excel® program that allows the Managers to properly register and assign the Projects and Tasks, considering the specificities and constraints in place. The developed tools have been validated and utilized by Managers while performing their daily management routines. The most relevant improvements indicated by the end-users have been, the centralization and availability of the information, the rapidity of new activities’ assignment, and the benefit of having a unified status tool that takes into consideration the team specificities. In the literature, there are different approaches related to the resources’ allocation and project management issues and challenges. However, many of the Researchers never left the concept development stage and several of them have only proposed theoretical approaches. In this work, more than build an algorithm and a program with a straightforward approach to the management challenges, it was prioritized the practicality of the model and the development of a purposeful tool – allowing the ideas to get off paper, implementing the tool and as result, effectively improving the management of activities and the human resources allocation.Este trabalho foi desenvolvido fora do horário de trabalho, em harmonia com o trabalho de Analista IT e Gestor de Projeto na Philip Morris SA (Suíça). Esta dissertação procura encontrar soluções para problemas de gestão, especificamente para os desafios relativos ao trabalho diário dos gestores e membros de equipa do Departamento de Tecnologias da Informação. Assim, foi considerada a necessidade de melhorar o sistema de gestão de tarefas e projetos. Um dos desafios foi compreender as restrições que afetam uma boa gestão e alocação de tarefas, sendo necessário desenvolver uma ferramenta que seja economicamente eficiente e fácil de utilizar. Os gestores foram envolvidos em várias sessões de partilha, permitindo que o trabalho fosse desenvolvido em linha com as necessidades reais e tendo em conta as expetativas dos utilizadores finais da ferramenta. A utilização da análise SWOT e do diagrama de Ishikawa foram muito importantes para delimitar o problema e para definir as oportunidades de melhoria. Primeiramente foi definido o problema, depois foi feita uma revisão da literatura, investigando os valores e os bons princípios da Gestão de Projetos. Seguidamente, foi feita uma revisão sobre a Alocação de Recursos, considerando a base teórica e a aplicabilidade na gestão e alocação de tarefas e de recursos humanos. Paralelamente foi feita uma análise sobre como conjugar o conceito do gestor como humano e líder, e o seu papel no sucesso dos projetos. Foi também analisada a importância das ferramentas na gestão de qualquer projeto. Mais tarde, o trabalho chega ao seu âmago, com o desenvolvimento do Algoritmo de Alocação e do programa MS Excel®, ambos permitindo uma fácil e eficiente alocação de projetos e tarefas por parte dos responsáveis, considerando as restrições e as necessidades da empresa. O desenvolvimento do algoritmo e do programa foi feito em concordância com a gestão, garantindo dessa forma o alinhamento ideal entre o desenvolvimento e as necessidades reais. Os gestores indicaram como benefícios, a forma correta e fácil de associar atividades aos colaboradores, a centralização e qualidade da informação disponibilizada, e ainda a garantia de usar uma ferramenta que considera as especificidades da equipa e os projetos do departamento. Na literatura existem várias abordagens relativas aos desafios da alocação de recursos e da gestão de projetos. Contudo, muitos dos investigadores ficam apenas pela fase do conceito, e muitos apresentam apenas hipóteses e soluções teóricas. Neste trabalho, procurou-se desenvolver um algoritmo e um programa de utilização simples, colocando o funcionalismo e aplicabilidade como prioridades – permitindo que as ideias saíssem do papel, garantindo a implementação da solução e criando melhorias reais em termos de gestão de atividades e gestão de recursos humanos
