Langendörfer, Horst

Scheidig, Helge

Scientific documents from the Saarland University,

Informationssysteme im Bibliotheks- und IuD-Bereich

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1 ) 2 ) INFORMATIONSSYSTEME IM BIBLIOTHEKS- UND luD-BEREICH Dr. Horst Langendörfer 1) Prof. Dr. Helge Scheidig 2) R e ric~t ~r. A79/05 Institut für Informatik der TU München, München Fachbereich 10, Angewandte Mat hematik und Informatik der Universität des Saarlandes, Saarbrücken Enthalten in:"Ober den Wandel der Informationssysteme im Bibliotheks- und luD-Bereich" Vortrag: Angenommen für die GI/öGI-Fachtagung "Informa-tionssysteme im technischen und gesellschaft-1 i chen ['Jandel" Linz, 11.-15.9.1979 - 1 -EINLEITUNG Die stetig wachsende Zahl von Publikationen, die zunehmenden An-sprüche an den Bibliotheksservice haben im Bibliothekswesen die Probleme so sehr verschärft, daß neuartige Lösungen gefunden wer -den müssen. Schon seit Jahren werden in Bibliotheken gewisse immer wiederkeh -rende Arbeitsgänge mit Hilfe der Datenverarbeitung automatisiert . Es handelt sich dabei aber nur um die Automatisierung einzelner Funktionen im Rahmen bibliothekarischer Buchbearbeitung; genauer um zwei Funktionen: die Katalogisierung und die Ausleihe . Hierbei stellten sich jedoch sehr bald gewisse Nachteile heraus. Ein ent-scheidender Engpaß dabei war die Datenerfassung. Sie wurde meist lokal und über einen Großrechner durchgeführt. Durch die Reaktion s-zeiten des Systems einerseits und die zu geringe Kapazität der Da-tenträger mit wahlfreiem Zugriff andererseits bedingt, wurde die Datenerfassung langwierig, personalaufwendig und damit kostspi e l ig. Diese lokale Lösung führte auch zu Mehrfacherfassungen , die, wi e das Beispiel des Hochschulbibliothekszentrums Nordrhe in-Westfalen zeigt, auch nicht durch einen Off-line-Datenaustausch verhindert werden konnte (zu große zeitliche Verzögerung). Die Nutzung fr emd -erfaßter Daten wurde auch durch die unterschiedliche Qualität der an verschiedenen Stellen erfaßten Daten beeinträchtigt (unter -schiedliche Erfassungsformate). Die Literaturauskunft im Bibl io~ theksbereich wurde bei der Automatisierung meist garnicht be rück-sichtigt wegen der zu geringen Kapazität der Datent räger; das heißt der Geschäftsbereich 'Benutzung' bestehend aus 'Literatur-auskunft' und 'Ausleihe' wurde nur teilweise abgedeckt . Die für die Ausleihe erforderlichen Negativkataloge wurden als Datenbanken auf einem Hintergrundspeicher verwaltet. Der Geschäftsvorgang Aus-leihe erfordert aber eine Vielzahl von Zugriffen auf den Negativ-katalog. Dabei kommt es zu Reaktionszeiten, die nicht in Kauf ge-nommen werden können. Diese Reaktionszeiten kommen einerseits dadurch zustande, daß eine Vielzahl von Zugriffen auf den Hinter-grundspeicher des Großrechners erforderlich ist und andererseits durch die ungenügenden Sperrmechanismen der eingesetzten Datenver-- 2 -waltungssysteme bei schreibendem Zugriff (Sperren der gesamten Da-tenbank, bzw. Sperren eines Bereichs der Datenbank). Diese Nachteile lassen sich durch die Entwicklung der letzten Jahre (hohe Informationsdichte bei Datenträgern mit wahlfreiem Zugriff bei gleichbleibenden Kosten, intelligenten Arbeitsplätzen, Rech-nerverbund und Datenfernverarbeitung, Datenverwaltungssysteme mit ausreichenden Sperrmechanismen bei Vielfachzugriffen) vermeiden. In dem nachstehend beschriebenen System sind diese Entwicklungen berücksichtigt. Der Leistungsumfang des Systems wird durch die Kom-ponenten Benutzung, Katalogisierung, Erwerbung und Rechnungswesen gekennzeichnet. Ziel des hier vorgestellten Systems ist, unter Ausnutzung der neuesten Hard- und Softwareentwicklung, ein regionaler Verarbei-tungsverbund zur Integration bi~iothekarischer Arbeitsgänge inner-halb des Systems und der beteiligten Bibliotheken als auch zur Ein-bettung der Bibliotheken in nationale und internationale Informa-tiönsnetze. Da das System weitgehend durch die Komponenten 'Benutzung' und 'Katalogisierung' festgelegt ist, werden wir uns bei den folgenden Ausführungen auf diese beschränken. Ober die Komponente 'Katalogi-sierung' wird die Kopplung 'Bibliotheksbereich' und 'Informations-und Dokumentationsbereich' (luD-Bereich) durchgeführt. - 3 -I. Zentrale I dezentrale Lösung Die Situatio n an den Bibliotheken (hier bezo gen auf wisse n-schaftliche Bibliotheke n ) i st insgesamt ge kenn zei chnet durch einen starken Anstieg der Leistungsanforderungen und damit der Arbeitsbelastung. Für die Jah re 1973-1977 liegt der Prozentsatz für den durchschnittlich en Anstieg des Literatur zu gang es bei 30%. Der Anstieg bei Benutzern , Leihvorgängen usw. liegt etwa in der gleichen Größenordnung . Sc hätz ungen, bezogen auf die 11 wisse nschaftlichen Bi bli otheken des Landes Ba den - Württemberg, ergaben, daß je de Monog r ap hi e durchschnittlich 3,4 mal ange schaff t und damit au ch, sowei t ei ne lokale Automatisierung durc hg eführ t wa r , ents pr eche nd oft für di e DV er fa ßt wurde . Durch den übergang von Einze lsystemen im Bereich der Bibliotheksautomatisierung zu Verbun ds ys temen kann e in ent-sche idender Rationalisierungseffekt und damit eine Ste i gerung des Leistungsangebots erreicht werden . Mehrere Bibliotheken einer Region sc hli eß en sich zu e i nem (regio-nalen) Bearbeitungsverbund zusa mm en. Basis des Verbundsyste ms ist ein für all e beteili gten Biblioth eken geme in sa mer Datenpool de r beschafften Literatur , der darü berhi naus rege l mä ßig du r ch Fre md-da te n ergän zt wi rd . Da de r zeit jede Biblio th e k ihren gesamten Literat urzugang selbst katalog i siert , e i n nich t unb e trächtlicher Teil der Literat ur je-doch inner halb einer Region mehrma l s be s chafft wird, werden glei-che Titel oft wieder hol t er f aßt und katalogi siert ; d.h. mehrma-lige Ers t e llung identischer (b i s auf lokale Ei gen hei ten) Titel-aufnahmen . Diese "Mehrfacharbe it" kann dad urch red uziert bzw . vermiede n werden, daß Da t en and erer Bi bliotheken übernommen bzw. mitgenutzt werden. - 4 . Bei einem On-Line-Zugriff auf den gemeinsamen Datenpool würde jede am Verbund angeschlossene Bibliothek zunächst prüfen, ob ein von ihr zu katalogisierender Titel bereits im Datenpool geführt wird. Wenn ja, würde sich die Katalo-gisierungsarbeit auf das Nachtragen von lokalen Elementen beschränken. Im anderen Fall fände eine Eigenkatalogisie-rung statt. Diese Eigenkatalogisate ständen dann sofort den anderen Verbundpartnern zur weiteren Nutzung zur Verfügung. Durch eine zentrale, redaktionelle Kontrolle der einzuspei-senden Daten, kann eine gleichbleibende Qualität der Daten gewährleistet werden (Normung). Dieser Datenpool kann als Datenbank auf dem Hintergrundspeicher eines Rechners verwaltet und mit einem Retrievalsystem ausge-wertet werden. Die Möglichkeit mit verteilten Datenbanken zu ar-beiten, wird für zukünftige Planungen berücksichtigt; kann zur Zeit jedoch für unmittelbar zu realisierende Systeme noch nicht zum Tragen kommen, da noch keine ausreichenden praktischen Er-fahrungen vorliegen und die benötigte Software noch nicht ausge-reift bzw. noch in der Entwicklung ist. Eine Darstellung dieser Lös ungsmöglichkeit findet sich in [LANGENDURFER 78al . Soweit also der Bearbeitungsvorgang 'Katalogisierung' betroffen ist, bietet sich eine zentrale Lösung an. Dies gilt auch für die 'Akzession'. Soll aber auch die 'Benutzung' in diese Lösung mit-einbezogen werden, so ergeben sich Schwierigkeiten. Hierzu zu -nächst einige Zahlen. Die hier angegebenen Zahlen beziehen sich auf die Universitätsbibliothek Saarbrücken im Zeitraum eines Jahres (Wissenschaftliche Bibliothek mittleren Umfangs) : Ortsleihe: 320.000 Verbuchungen Fernleihe (nehmend): 22 . 500 Verbuchungen Fernleihe (gebend): 45.276 Ve r buchungen. Würde bei diesen Verbuchungszahlen, die sich im Verbund mit ei-nem entsprechenden Faktor multiplizieren, eine zentrale Lösung ins Auge gefaßt, so stellen sich die bereits bekannten Probleme, - 5 -die ja vermieden werden sollten wieder ein,Zu hohe Antwortzeite n, zu geringe Ausfallsicherheit für den laufenden Ausleihebetrie b . Die sich bietende Alternative besteht in einer Verteilung der Aktivitäten auf eine Anlage - Hauptrechner HR - (im Rechenzen-trum) mit zentraler Funktion und eine Reihe kleinerer Anlage n -Vorrechner VR - für lokale Funktionen in den Bibliotheken, z.B. Ausleihe (zentral/dezentrales Syste~). Diese Lösung berück sich-tigt die verschiedenen Gesichtspunkte wie Ausfallsicherhe it, Re-duzierung der Datenübertragungsrate und Responszeiten. Dazu sind die lokalen Anlagen VR so auszulegen, daß mit ihnen - autonomer Betrieb (zur Aufrechterhaltung des Bibl iotheks-betriebs bei Ausfall der zentralen Anlage) - Batch-Remote-Betrieb mit der zentralen Anlage (übertr agen größerer Datenmengen in den Nachtstunden) - On-Line-Betrieb mit der zentralen Anlage für Dialogar-beiten (Recherchen) in der regulären Arbeitsze it möglich ist. Die oben beschriebene Lösung führt zu einem sternförmi ge n Rech -nernetz mit dem Hauptrechner HR als zentrale m Knoten. - 6 -Rechnertopologie für Bibliotheksverbund ~l --- -~ I:;H I VR 2 • • • \ .-._-_._ .... H R / Y ~ EJ [VRk,] • • • [;] Abbildung 1 Eine Vernetzung einzelner Verbunde untereinander kann über die Hauptrechner HR erfolgen. Die Integration in Informa -tionsnetze erfolgt ebenfalls über den Hintergrundrechner H R. - 7 -11. Die Komponenten 'Benutzung' und 'Katalogisierung ' 1. Benutzung 1.1 Ausleihe (Magazinbibliothek) Die Information über die ausgeliehene Literatur wird in den Negativkatalogen verwaltet. Dabei wird unterschieden zwischen dem Katalog für die Ort- und Fernleihe. Die in diesen Dateien enthaltenen Informationen sind: die Signatur der ausgeliehenen Literatur, das Bibliothekskennzeichen des Benutzers und die Aus-leihfristen. Der Zugriff auf diese Random - Dateien erfolgt über die Signatur. Oberschreitungen der Leihfristen können durch se-quentielles Durchsuchen der Datei zu betriebsarmen Zeiten fest-gestellt werden. Wegen des begrenzten Umfangs der Negativkata-loge ist dies nicht zu aufwendig. Eine Verwaltung dieser Datei -en durch ein Datenbanksystem ist also nicht erforderlich. Da-her läßt sich diese Komponente auf einem kleinen Rechner VR mi t einem Hintergrundspeicher mit wahlfreiem Zugriff realisieren. Nach den bisher vorliegenden Erfahrungen braucht die Kapazität 60 MB nicht zu übersteigen. Zum Ausfertigen der Mahnbriefe wird ein Textsystem eingesetzt . Für die Bibliotheksbenutzer steht eine ausreichende Anzahl (abhängig von der Bibliothek) von Sichtge rä ten zur Verfügung, über die die Benutzer ihre Ausleihwünsche eingeben können. Vom System her wird mitgeteilt, welche Ausleihwünsche befriedigt werden kÖnnen und welche nicht. Hierauf kann der Benutzer ge-gebenenfalls die Absicht auf Vorbestellung äußern. Nach Absen-den der Bestellwünsche erscheinen diese bei der Ausleihstelle auf einem Sichtgerät und als Hardcopy. Nach überprüfung durch die Ausleihstelle der Bibliothek werden die Bücher aus den Ma -gazinen geholt und endgültig verbucht. Während dieses Vorganges gilt das Buch als gesperrt, um Doppelbestellungen zu vermeiden . Bei Bestellwünschen, welche die Fernleihe betreffen verfährt der Benutzer analog. Jedoch die über Fernleihe bestellten und/oder ausgelief~rten Bücher werden in einem eigenen Negativkatalog verwaltet. - 8 -Das System bietet neben anderen noch den Vorteil, daß der Benut-zer evtl. vom Arbeitsplatz aus den Ausleihstatus der von ihm ge-wünschten Literatur ermitteln kann bzw. von ihm per Fernleihe bestellte Bücher bereits eingetroffen sind oder nicht . 1.2 Literaturauskunft Die Literaturauskunft wird über die zentrale Datenbasis bewerk -stelligt. Der Benutzer wie der Bibliothekar bei der Katalogi-sierung hat die Möglichkeit auf dieser Datenbasis Literaturre-cherchen durchzuführen. Hierzu werden die Titelaufnahmen mit Sacherschließungsinformation versehen, die von den erfassenden Bibliotheken erbracht wird. Darüberhinaus werden die Titelauf-nahmen aber auch mit Information zur inhaltlichen Erschließung versehen, die von den Fachinformationssystemen erbracht wird . Diese Informationen zusammen mit der Standortinformation gewä hr-leisten erst eine rasche Literaturversorgung. Auf diese Weise wird ein Nachteil der derzeitigen Dokumentennachweissysteme be-seitigt; nämlich der Literaturnachweis ohne Standortangabe. Da-rüberhinaus wird auch die gewünschte Beschleunigung der Fernlei-he erreicht, da durch die Standortangabe langwieriges Suchen in Katalogen entfällt. Eine detaillierte Beschreibung der Kopplung Recherche-Ausleihe findet sieh in [LANGENDORFER 78el. Die Literaturrecherche läßt sich natürlich nur auf dem Knote n-rechner durchführen, der hierzu über ein geeignetes Datenver-waltungs- und Retrieval-System verfügen muß. "" Bibliothek a .... 1 I T 1-1 ------------, L~ V R Drucker / ~-~/ Negativ Katalog Drts-leihe --, - ---Negativ 1------1I KatalOg i L-_-._-.~ Fern- I leihe , . ··~+· Ii ~-----"------"--------i ~ l ) ; ~----" ' CJ"'LC~ Benutzer 1) = Intelligenter Arbeitsplatz -\----41 ~ j---H R I , - " -- I Zentral i ~----~I Daten- I 1-- - '- I C 0 M I I U N "" s:: " -0~ .~ .0 .0 ce 2. Katalogisierung 2.1 Datenerfassung - 10 -Für die Datenerfassung (dialoggeführt) stehen neben normalen Sichtgeräten auch intelligente Arbeitsplätze zur Verfügung, bei denen die Daten wahlweise im Speicher des VR oder zur Entlastung des VR auf einer Floppydisk direkt am Arbeitsplatz abgelegt wer-den lönnen. Zur Vermeidung von Mehrfacherfassungen wird vor ei-ner Titelaufnahme eine Recherche gestartet . Ist eine Titelauf-nahme schon früher bereits erfolgt (Nutzung von Fremdaten), so werden lediglich noch die lokalen Angaben hinzugefügt (Signatur, Bibliothekssiegel, usw). Andernfalls erfolgt die Titelneuauf-nahme, die zunächst auf Floppydisk bzw. Speicher des VR aufbe-wahrt wird. 2.2 Aufbau der Datenbasis Beim Aufbau der zentralen Datenbank, die einmal zum Retrieval, zum anderen für das Katalogisieren zur Verfügung steht, wird nicht mehr wie bisher zwischen Fremdatenbereich und Datenbereich unterschieden. Stattdessen werden die einzelnen Titelaufnahmen mit den entsprechenden lokalen Informationen versehen, die es ermöglichen Kataloge einzelner, dem Verbund angeschlossener Bibliotheken herzustellen. Nachstehend wird das Konzept einer solchen Datenbank vorgestellt. In einer biliothekarischen Datenbank müssen bibliographische speicherbar sein und Verknüpfungen zwischen diesen Sätzen rea-lisiert werden. Unter einem bibliographischen Satz ist dabei die bibliographische Beschreibung einer Vorlage eines Werkes zu ver-stehen; diese enthält Titel- und Verfasserangaben, Angaben zur Körperschaft, Erscheinungsvermerk, Kollationsvermerk, Gesamt-titelangabe (falls das Werk Teil eines übergeordneten Werkes ist), ISBN bzw. ISSN, Einbandart, Preisangabe, Bandaufführung usw. Entsprechend diesen Angaben ist ein bibliographischer Satz in Felder unterteilt, in denen hinter einer Feldkennung, die spezi-fiziert, um welche Angabe es sich handelt, der Text der Angabe folgt (z.B. Name des Verfassers, Verlagsbezeichnung, usw). - 11 -Eine Datenbank, in der bibliographische Sätze gespeichert werden sollen, muß folglich Sätze variabler Länge mit einer variablen Anzahl von Feldern die selbst variable Länge haben, aufnehmen können. Zur Vereinfachung des Anderungsdienstes und zur Erzielung weit-gehender Redundanzfreiheit sollen bestimmte bibliographische Ele-mente im System nur einmal gespeichert werden (z.B. Personennamen, Körperschaftsnamen). Dies bedeutet, daß einzelne Felder des biblio-graphischen Satzes ausgegliedert und zu einer selbständigen Satz-klasse zusammengefaßt werden müssen (Personensätze, Körperschafts-sätze). Zudem muß es möglich sein, zwischen bibliographischen Sätzen Be-ziehungen herzustellen (z.B. eine hierarchische Beziehung zwischen einem mehrbändigen Werk und seinen Einzelbänden). Diese Beziehung wird in der Datenbank dadurch realisiert, daß man die bibliogra-phischen Sätze, die Teile von Gesamtwerken beschreiben, zu Unter-sätzen zusammenfaßt und diese mit den Hauptsätzen (Sätze, die Ge-samtwerke beschreiben) verknüpft. Außer den, wie oben beschriebe-nen allgemeinen bibliographischen Angaben zu einem Werk, müssen auch die zu den einzelnen bibliographischen Datensätzen existieren-den Individualdaten einer Bibliothek (z.B. Signaturen, Standort-angaben) gespeichert werden. Die Individualdaten einzelner Biblio-theken bilden eine selbständige Satzklasse (Lokaldatensätze). Insbesondere sollen bestimmte Lokaldaten einer Bibliothek vor dem Zugriff anderer Bibliotheken oder der Benutzer geschützt werden. Die in diesem Konzept notwendigen Sätze werden in folgender Weise miteinander verknüpft: » 0" 0" ~. ~ Cl. c: ::::I <0 W Dokumentensatz DOS DOSKHS I l DOSKBIS DOSKUS , DOSKGD I , DOSKPS I I DOSKFD -Haupt-satz Verwei HSAD s Unter-satz Verweis USAD Person- KORPER-satz satz Verweis Verweis PSAD KSAD DOS: HSAD: USAD: PSAD: KSAD: FDAD : GDAD: LDAD : BIS: -Dokumentensatz Hauptsatz-Adressensatz Untersätze-Adressensatz Personensätze-Adressensatz Körperschaftssätze-Adressensatz Frei-Deskriptoren-Adressensatz Gebundene-Deskriptoren-Adressensatz Lokaldaten-Adressensatz Bibliothekssatz l FREI DES- GEBDESK-satz satz Verwei s Verwei s FDSAD GDSAD -"" '" <+ <+ '" ::::I '" <+ '" ::::I 0 D .., '" ~ Cl. '" '" 0 0 '"'" c: 1!l Bibliothek ::::I <+ satz '" ::::I BIS < '" I ~ '" ~ ..... <+ N c: LOKAL- ::::I D satz '" 0" Verweis '" .., LDAD '" ~ . n =r HS: HNS : HREF: HSKAS: VWHS: HDAS: - 13 -Kettenstenogramm des Hauptsatz-Bereiches HS HSKNS I I HSK KAS HNS HSKAS HK ASKVW VWHS Abbil dung 4 Hauptsatz Nachsatz zum Hauptsatz Referatsatz zum Hauptsatz Hauptsatz-Kategoriensatz Verweisadressensatz auf Hauptsatz Hauptsatz-Dokumentadressensatz HSKREF HREF HKASDA HDAS Analog zum Hauptsatzbereich gi bt es : Untersa tzberei ch Personensatzbereich Körperschaftsbereich s Diese Bereiche haben die gleiche Struktur wie der Hauptsatzbereich. - 14 -Das vorliegend beschriebene Gesamtkonzept fUr ein Bibliotheks-und Information-Retrieval-System wurde realisiert und ist zur Zeit in der Erprobung. Dabei wurden als VR die AEG8D/20 und al s HR die TR440 gewählt. Der Dbertragbarkeit der Programme auf an -dere Rechnersysteme wurde dabei Rechnung getragen. Ebenso wurd e die erforderliche Software für die Migration der Datenbank ent-wickelt. speziell für eine Kopplung der Hintergrundrechner TR440 und Siemens 7760. - 15 -Literatur [ASCHENBRENNER 78) M. Aschenbrenner, M. Hein, H. Langendörfer: ELSL - Eine dialog -orientierte Datenbanksprache für die konzeptuelle Ebene eines Da-tenbanksystems. Technische Universität München, Institut für Informatik , TUM-INFO-7825 [FRY 77) The Stored-Data Definition and Translation Task Group of the CODASYL Systems Committee. Stored-Data Description and Data Translation: A Modell and Language. Information Systems, Hef t 2 , März 1977. [KOHL 78) Bibliothekarische Anforderungen an On-line Verbundsysteme: über -regional anerkannte Bearbeitungsregeln, DIN-Normen und gesetzliche Vorschriften. Ein Diskussionsbeitrag. Erscheint in: "Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie (ZfBB)". [LANGENDURFER 78a) H. Langendörfer, H. Scheidig: Struktur eines integrierten Biblio-theks- und IuD-Informationssystems. Bericht Nr. A 78-18, Universi-tät des Saarlandes, Fachbereich Angewandte Mathematik und I nfo r ma t ik . [LANGENDURFER 78b) H. Langendörfer, H. Scheidig: Konzept eines allgemeinen Bib l io t hek s-verbundsystems. Bericht Nr. A 78-20, Universität de s Saa r land es, Fachbereich Angewandte Mathematik und Informatik . [LANGENDURFER 78c) H. Langendörfer, H. Martin: Konzept eines integrierten Literatur-nachweis und -vrmittlungssystems. Nachrichten für Dokumentation, Heft 6, 1978. [LOCKEMANN 78) P.C. Lockemann, H.C. Mayr: Rechnergestützte Informationssysteme, Springer-Verlag, Berlin-Heidelberg - New York, 1978 

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