Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Manajemen Farmasi Di RS Roemani Muhammadiyah Dengan Metode Hot Fit Model

Abstract

Evaluasi kinerja Sistem Informasi Manajemen Farmasi (SIMF) di RS Roemani harus dilakukan karena kebijakan pengoperasian sistem farmasi belum sepenuhnya dilaksanakan, manajer keuangan masih sulit untuk memprediksi pengeluaran biaya untuk pembelian stok obat, informasi jumlah obat yang terekap pada sistem informasi farmasi tidak sama dengan jumlah obat yang ada di gudang, dan kualitas petugas farmasi juga masih rendah. Model analisis HOT- Fit menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni manusia (Human), organisasi (Organization), dan teknologi (Technology). Tujuan yang ingin dicapai adalah mengetahui kinerja sistem informasi farmasi di RS Roemani Muhammadiyah ditinjau dari persepsi pengguna dengan menggunakan indikator HOT Fit Model. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Populasi dalam penelitian ini adalah semua petugas yang terlibat dalam SIM farmasi berjumlah 40 orang. Instrumen penelitian dalam bentuk kuesioner, lembar observasi dan pedoman wawancara. Data yang diperoleh dianalisis dengan analisis statistik diskriptif yang dilanjutkan dengan pengkatagorian baik (e”maen/median) dan kurang baik (<mean/median) dengan menggunakan normalitas data. Dari hasil observasi yang dilakukan pada penelitian ini, diperoleh prosentase dari total skor jawaban responden pada masing-masing aspek, pada kinerja SIM farmasi dikatagorikan baik (75%). Kinerja SIM farmasi dikatagorikan kurang baik (55%) dari aspek human, kurang baik (57,5%) dari aspek organization dan baik (55%) dari aspek technology. Penelitian ini menghasilkan simpulan Kinerja SIM farmasi dikatagorikan baik karena sudah dapat memenuhi kebutuhan dari aspek ketepatan waktu penerimaan informasi dan kelengkapan informasinya, dan dari aspek kualitas informasi bisa dikatakan bahwa sistem informasi farmasi sudah memenuhi kriteria kelengkapan dan relevansinya tetapi belum dapat memenuhi keakuratan informasinya seperti halnya pada data jumlah obat yang terekap pada sistem belum sama seperti data jumlah obat yang ada di gudang. Dari aspek kecepatan waktu penyediaan informasinya belum terpenuhi karena pada saat dilihat pada sistem data yang ada tidak akurat dan harus menunggu akhir bulan setelah penyamaan data obat dengan perhitungan manual baru dapat dilihat data obat yang akurat. Kinerja SIM farmasi itu dikatagorikan baik hanya dari aspek technology sedangkan dari aspek human dan organization dikatagorikan kurang baik seperti halnya belum adanya program pelatihan tentang sistem informasi pada petugas farmasi, tidak adanya SPO pada petugas farmasi dan petugas SIM yang menyebabkan keterlambatan pembetulan jika terjadi masalah pada sistem, tidak adanya masterplan sistem informasi farmasi dan tidak adanya supervisi pada bagian farmasi oleh kepala farmasi. Dari hal tersebutlah yang menyebabkan belum terpenuhinya kebutuhan keakuratan dan kecepatan penyediaan informasi. Saran yang diajukan adalah untuk menguji rekomendasi (SPO petugas farmasi, SPO petugas SIM, jadwal kegiatan pelatihan, dan masterplan SI farmasi) yang diberikan untuk melihat efek penggunaan SIM farmasi yang lebih baik dan supervisi oleh kepala farmasi secara berkala untuk melakukan pengawasan terhadap petugas farmasi berkaitan dengan pelaksanaan SPOnya.Performance evaluation of Pharmacy Management Information System (PMIS) at Roemani Hospital was done because a policy of pharmacy system operation had not been fully implemented, a finance manager was difficult to predict expenditures to buy stock of medicines, information about amount of medicine on the pharmacy information system was different from amount of medicine which was available in repository, and quality of pharmacist was still low. Analysis model of HOT - Fit put important components on information system namely Human, Organization, and Technology. This research aimed to find out about performance of pharmacy information system at Muhammadiyah Roemani Hospital viewed from users' perceptions using indicators of Hot Fit Model. This was descriptive research using quantitative approach. Population was all officers (40 persons) who were involved in PMIS. Research instruments consisted of a questionnaire, an observation sheet, and guidance interview. Furthermore, data were analyzed using descriptive statistics continued by categorizing to be good (e”mean/median) and bad (<mean/median) using data normality. The result of observation revealed that overall; viewed from total score of all aspects, mostly respondents had good performance of PMIS (75%). In addition, viewed from the aspects of human and organization, most of them had bad performances (55%) and (57.5%) respectively. In contrast, viewed from the aspect of technology, most of them had good performance (55%). As a conclusion, the performance of PMIS had been categorized as good. It had fulfilled the aspects of timeliness of receiving information and completion of the information. In addition, the aspects of information quality had fulfilled criteria of completeness and relevance but have not fulfilled accuracy of information. The aspect of technology was categorized as good performance whereas performances of the other aspects, namely human and organization were not good. These factors caused inaccuracy and quickness of providing information. As a suggestion, further pieces of follow- up research need to be conducted to examine recommendation (SOP of a pharmacist, SOP of a MIS officer, a training schedule, and master plan of pharmacy IS) which is provided to identify effects of a PMIS use. In addition, supervision by head of pharmacy needs to be done to monitor performance of pharmacist related to the implementation of SOP