Zavodyanskiy, V. O.

Заводянський, В. О.

Electronic archive of Ternopil National Ivan Puluj Technical University

Матеріали VІ Міжнародної науково-технічної конференції молодих учених та студентів.  Актуальні задачі сучасних технологій – Тернопіль 16-17 листопада 2017.  67 УДК 004.04 В.О. Заводянський  Тернопільський національний технічний університет імені Івана Пулюя, Україна  СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНИХ УСТАНОВАХ УКРАЇНИ  V.O. Zavodyanskiy  ELECTRONIC DOCUMENTARY SECURITY SYSTEMS IN PUBLIC INSTITUTIONS OF UKRAINE  Ефективність управління державних органів у сучасних умовах значною мірою залежить від вирішення завдань оперативного створення електронних документів, контролю за їх виконанням, від організації збереження, а також пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити ефективність роботи та скоротити часові витрати на розв’язання задач, пов’язаних із діяльністю державних органів. Відповідно до статті 9 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" [1], електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, редагування, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності, та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів. Система електронного документообігу – це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками документів в організації. Згідно із законодавством, система електронного документообігу повинна відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації. Зокрема, це стосується положень Закону України «Про захист інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах» [2] та постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних  системах» [3]. На сьогодні в Україні введений електронний документообіг в державних органах, підключено до нього всі облдержадміністрації та ведеться робота по впровадженню систем електронного документообігу інших державних органах місцевої влади.  Система електронного документообігу працює в Адміністрації Президента України (АПУ) з 2 лютого 2015 року, і сьогодні в ній зареєстровано більше 92 тисяч вхідних документів та в ній працюють 527 користувачів (з них 428 співробітники АПУ), кожний з яких проходить постійне навчання. Рішення дозволяє паралельно працювати над одним документом та уникати його дублювання, що суттєво підвищує оперативність виконання. У будь-який момент держслужбовець може знайти документ за номером, темою або контекстом, визначити відповідального за його опрацювання та побачити статистику затримки кожним зі співробітників. Такий контроль виконання документу на всіх етапах його життя робить підготовку документів більш прогнозованою і керованою. Система суттєво підвищує продуктивність роботи службовця та дозволяє паралельно працювати над одним документом, уникати його дублювання та в найближчому майбутньому відмовитись від паперу. Матеріали VІ Міжнародної науково-технічної конференції молодих учених та студентів.  Актуальні задачі сучасних технологій – Тернопіль 16-17 листопада 2017.  68 Всі робочі процеси в системі електронного документообігу можна налаштувати, що дозволяє враховувати особливості здійснення будь-яких функцій. Система надає доступ до розвинутої аналітики та звітності, які дозволяють аналізувати бізнес-процеси та приймати ефективні управлінські рішення.  Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронний документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Провідною державною установою, що займається зберігання електронних документів є Центральний державний електронний архів України, створений відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 12 травня 2007 року № 279-р для вирішення завдань постійного зберігання документів в електронній формі, зокрема електронних документів, електронних інформаційних ресурсів та надання доступу до інформації цих документів. Відкрита інформація є основою дієвого та прозорого процесу прийняття рішень, а також умовою для розвитку демократичного суспільства. Політика забезпечення доступу до інформації та знань спрямована на:  підтримку інституціональних зусиль з нарощення потенціалу;  надання доступу до суспільно необхідної інформації;  запровадження механізму вільного, спрощеного та безоплатного доступу, в тому числі з використанням Інтернету, до інформації, що міститься в державних реєстрах, у визначених законом випадках;  забезпечення розвитку суспільного телебачення і радіомовлення;  створення та впровадження єдиної інформаційної системи надбань документальної спадщини. Станом на перше січня 2017 року на зберіганні в центральному державному електронному архіві України знаходиться 23 архівних фонди та 563  одиниці зберігання [4]. Основними проблемами успішного використання систем електронного документообігу в державної органах є фактична відсутність достатньо ефективних організаційних, а також правових механізмів з їх впровадження, відсутність загальної методології їх використання та специфічність в роботі державного апарату, що стає на заваді втілення стандартних рішень в цій галузі. Література 3. Про електронні документи та електронний документообіг [Електронний ресурс] – Режим доступу: URL: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/851-15 – Дата доступу: 06.11.2017 – Назва з екрану. 4. Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах [Електронний ресурс] – Режим доступу: URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/80/94-вр – Дата доступу: 06.11.2017 – Назва з екрану. 5. Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах [Електронний ресурс] – Режим доступу: URL: http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/373-2006-п – Дата доступу: 06.11.2017 – Назва з екрану. 6. Про ЦДЕА України [Електронний ресурс] – Режим доступу: URL: http://tsdea.archives.gov.ua/ua/about/ – Дата доступу: 07.11.2017 – Назва з екрану. 

Electronic documentary security systems in public institutions of Ukraine

http://elartu.tntu.edu.ua/bitstream/lib/23059/2/CAZST_2017v2_Zavodyanskiy_V_O-Electronic_documentary_67-68.pdf

Electronic documentary security systems in public institutions of Ukraine

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Electronic archive of Ternopil National Ivan Puluj Technical University