Metodología para la Formulación y Ejecución de Proyectos en la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos del Tribunal Supremo de Elecciones

Abstract

Proyecto de Graduación (Maestría en Gerencia de Proyectos) Instituto Tecnológico de Costa Rica. Área Académica de Gerencia de Proyectos, 2014.El proyecto se realiza en el Tribunal Supremo de Elecciones, institución encargada, dentro de otras labores, de organizar, dirigir y fiscalizar los procesos electivos y consultivos que se realizan a nivel nacional desde 1949. Específicamente, en la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Dirección en la cual se delegan las funciones de registro de Partidos Políticos, organizar los procesos electorales y dirigir todo lo relacionado con el financiamiento de los partidos políticos. La razón: cerca del 80% de los proyectos gestionados en la Dirección no cumplen los objetivos trazados en cuanto a tiempo, costo y alcance. El análisis de la situación actual inicia con la evaluación del nivel de madurez de la Dirección en lo que respecta a la gestión de proyectos. Este análisis se realizó aplicando los primeros tres niveles del Modelo de Madurez de Madurez de Harold Kerzner (Kerzner, 2001), concretamente la aplicación de su cuestionario a 10 personas de la Dirección (encargados de área y jefaturas departamentales). Posteriormente se procedió a procesar los datos obtenidos de las encuestas realizadas y a interpretar los datos obtenidos, identificando que la DGRE se encuentra en el Nivel 1 de madurez y a realizar una serie de conclusiones en este sentido, tales como la necesidad de capacitación a los funcionarios en temas de gestión de proyectos. Posteriormente se realizó un análisis FODA en la DGRE para identificar factores que influyen en el desarrollo de proyectos, para lo cual se entrevistó a las mismas 10 personas a quienes se les aplicó el cuestionario de Kerzner. Hechas las encuestas se logró identificar Oportunidades, Amenazas, Fortalezas y Debilidades, y se determinó que las mayores debilidades se presentan en las fases de formulación y ejecución de proyectos. También se puede concluir que es importante incrementar la utilización de minutas en las reuniones, involucrar a las jefaturas en la asignación de los recursos, elaborar un plan de proyecto al inicio del mismo, identificar y gestionar los riesgos desde el inicio, entre otras cosas. Producto del análisis de la situación actual, se determina que la propuesta de solución, consiste en desarrollar una Guía metodológica para la Formulación y Ejecución de Proyectos en la DGRE, en la cual se incorporan y explican plantillas, herramientas y descripciones de actividades agrupadas por área de conocimiento y grupos de procesos de acuerdo con el PMBoK (PMI, 2013). Adicionalmente, como complemento a la Guía Metodológica se desarrolla una herramienta informática en Microsoft Excel ® para facilitar el uso y acceso a las plantillas incorporadas a la guía. La propuesta de solución termina integrada por un plan de implementación que está compuesto por seis etapas, una etapa inicial que consiste en presentar la guía metodológica a la Dirección y una final que se enfoca en un acompañamiento en el uso de la metodología. La duración máxima estimada para esta implementación es de siete semanas aproximadamente, conscientes de que la última etapa no está incluida en esta duración debido a que ésta depende de la realización de nuevos proyectos en la Dirección y sus departamentos. El proyecto concluye evidenciando la necesidad de capacitación a los funcionarios en temas relacionados con la gestión de proyectos, estableciendo una metodología para la formulación y ejecución de proyectos en la Dirección, recomendando el uso de la guía metodológica mediante la herramienta informática desarrollada y promoviendo su uso en el resto de Direcciones del TSE una vez la DGRE haya adquirido madurez y experiencia en el uso de esta metodología.Instituto Tecnológico de Costa Rica. Área Académica de Gerencia de Proyectos