Boisard, Geneviève

Carpentier, Andrée

Jolly, Claude

Salomon, Serge

Bibliothèque numérique de l'enssib

Geneviève BoisardBibliothèque Sainte-GenevièveClaude JollyBibliothèque de la SorbonneSerqe SalomonSociété SilogiaAndrée CarpentierBibliothèque CujasLE CD-ROM DU QUARTIER LATINQUAND, en 1987, l'idée a germéd'un catalogue en ligne ac-cessible au public commun auxtrois bibliothèques Cujas,Sainte-Geneviève et la Sorbonne,la situation était la suivante : desbibliothèques pauvres, à peinesorties du catalogage manuel;une administration centrale pau-vre également, ne disposant pourl'informatisation de la France en-tière que de la somme qui auraitété nécessaire à l'informatisationd'une seule bibliothèque ; desuniversités point trop riches et -au moins à Paris - habituées àutiliser gratuitement le patrimoinedocumentaire.Projet de coopérationIl fallait donc trouver le pointd'ancrage politique permettantd'obtenir les crédits là où il n'y enavait guère, c'est-à-dire présenterun projet coopératif peu cher etvisant avant tout la satisfaction dupublic, en espérant qu'appâtéespar le succès, les universités ac-cepteraient, dans un avenir plusou moins lointain, de contribuerau succès du catalogue commun,étape à laquelle nous ne sommespas encore parvenus.En 1987, la Sorbonne venait d'op-ter pour l'entrée dans le réseauSibil-France, Sainte-Genevièvecommençait les négociations avecla Bibliothèque nationale pour tra-vailler dans la base BN-OPALE,tandis que Cujas se ralliait finale-ment à l'OCLC. Malgré des choixapparemment antagonistes, lesdirecteurs de ces trois établisse-ments souhaitaient travailler en-semble. Bien des raisons les ypoussaient : la proximité géogra-phique, la complémentarité etune certaine parenté de leursfonds, une clientèle en partiecommune. Par ailleurs, pour desraisons diverses, aucune de leurssources de catalogage ne donnaitun accès en ligne aux lecteurs. Al'époque, la solution intermédiairereposait sur des microfiches, sup-port qui fait l'unanimité des lec-teurs contre lui.La DBMIST1 acceptait alors que lesbibliothèques françaises choisis-sent l'un des réseaux précités.L'idée se faisait jour d'un catalo-gue collectif, ou « Pancatalogue »,appelé à réunir les notices destrois sources différentes. Le projetcoopératif du Quartier latin pou-vait se concevoir comme unemaquette du Pancatalogue et, à cetitre, servir de test. Dès la fin 1987,les premiers contacts furent pris1. DBMIST: Direction des bibliothèques, desmusées et de l'information scientifique ettechnique.entre la Direction et les trois direc-teurs. En juin 1988, un premierdossier fut envoyé à la Directionet au mois de septembre, celle-cilançait un appel d'offres pour uneétude de faisabilité de l'OPAC2commun, étude qui fut finalementconfiée à la Société Silogia.La note de synthèse remise endécembre 1988 mettait certainspoints en évidence :- des objectifs identiques, enparticulier une meilleure connais-sance des fonds par les lecteurs ;- la recherche d'une solutionsimple et éprouvée ;- le souhait de fonctions de re-cherche beaucoup plus richesque ce que permet un cataloguemanuel ;- la nécessité d'offrir un OPAC àdeux niveaux, privilégiant tou-jours la bibliothèque d'où l'on in-terroge.Cette note suggérait déjà l'idéequ'il serait peut-être préférablede s'orienter vers l'interrogationde trois catalogues plutôt que d'uncatalogue collectif. C'est la solu-tion qui fut retenue par la suite : lerapport mettait toutefois en gardecontre la coexistence de trois2. Online public access catalogue.catalogues d'importance par tropinégale et laissait craindre undéplacement exagéré des lec-teurs d'une bibliothèque à l'autre,inconvénient non encore mesuréaujourd'hui.Le projet ayant été confirmé dansson ensemble, il restait à le menerà bien. Tout le premier semestre1989 a été consacré à la rédactiond'un cahier des charges très dé-taillé. Bien que préconisant ledémarrage en gardant trois baseshétérogènes, alimentées chacunepar sa source de catalogage, ce-lui-ci prévoyait à terme une baseunique dédoublonnée et harmo-nisée par l'intermédiaire du Pan-catalogue. L'interrogation devaitêtre simple, rapide, confortable etn'exiger des lecteurs aucune for-mation préalable. Elle devait enrevanche permettre des accèstrès riches : auteurs, titres, motsmatières, mots significatifs deszones correspondantes et desrenvois.L'accès professionnel devait,quant à lui, pouvoir se faire parnuméros de notices ISBN, ISSN,etc. L'accès booléen, avec le« et » implicite, permettrait d'affi-ner la recherche avec des critèressecondaires : langue, pays, typede document, etc. Il devait êtrepossible de passer d'un catalogueà l'autre sans reformuler la ques-tion (cette fonctionnalité n'a pu,en définitive, être obtenue). Lestemps de réponse ne devaientpas dépasser deux secondes.Enfin, le cahier des charges pré-cisait le mode d'affichage desdonnées, les écrans d'accueil etd'aide, le nombre de terminaux àimplanter.Terminé le 30 juin, il donna lieu àun appel d'offres. Il fut décidé des'adresser de nouveau à la SociétéSilogia pour dépouiller les offreset sélectionner la proposition àretenir. L'ouverture des plis, le 21 septembre, apporta 23 réponses.Certaines furent très vite écartéespour des raisons de prix ou man-que de fiabilité, les autres firentl'objet d'une étude approfondie,avec démonstrations et entrevues.Démarche choisieCe projet d'OPAC commun a étél'occasion, au cours de la procé-dure d'appel d'offres, de compa-rer puis de choisir entre deuxtypes de solutions techniquesdifférentes :- des solutions « classiques »construites autour d'une base bi-bliographique centralisée, instal-lée sur un matériel de typemini-ordinateur et accessible pardes terminaux dédiés ;- des solutions CD-ROM fondéessur des postes de travail compor-tant chacun un micro-ordinateur etun CD-ROM avec une copie de labase bibliographique.Avant d'en détailler les ensei-gnements, il est important, afinqu'il n'y ait aucun malentendu surla portée exacte des comparai-sons et des choix effectués aucours de ce projet, de bien rappe-ler le cadre spécifique particulierà ces bibliothèques : chacuned'entre elles catalogue dans unesource bibliographique diffé-rente, disposant de services spé-cifiques ; aucune ne dispose d'unservice d'interrogation en ligne deson propre catalogue par le pu-blic.Première particularité, donc: au-cune d'elles ne dispose de sys-tème intégré local pouvant mettresa spécificité en valeur pour sonpublic. Deuxième particularité,liée à leur situation: l'idée d'unOPAC commun est, certes, ten-tante mais se heurte à descontraintes fortes :- l'hétérogénéité des formats :LC-MARC pour Cujas, INTER-MARC-SIBIL pour la Sorbonne,UNIMARC pour Sainte-Gene-viève ;- l'alimentation périodique du fu-tur catalogue public automatisé àpartir de sources différentes exo-gènes et sans doute hétérogènespar rapport au système qui seraitchoisi ;- la nécessité de disposer d'ac-cès spécifiques à chaque catalo-gue tout en ayant la possibilité,quelle que soit la localisation,d'interroger le catalogue d'unedes deux autres bibliothèques ;- enfin, la faiblesse de l'environ-nement d'exploitation en matièreinformatique ou de télécommuni-cations.Dans un tel contexte, la démarchea consisté, par appel d'offres, àsusciter des solutions qui soient àla fois novatrices et réalistes. Cetappel d'offres a ainsi été l'occa-sion de faire un bilan de l'état del'art en matière de systèmesOPAC en tant que fonction propredéconnectée des autres fonctionsgénéralement gérées dans le ca-dre de systèmes intégrés, tellesque le catalogue, le prêt, lesacquisitions,... Les enseignementssuivants n'ont valeur que dans cecontexte.Qu'est-ce qu'un OPAC ?Cette question peut paraître sau-grenue, mais il semble que nom-bre d'informaticiens ou de biblio-thécaires l'ignorent. La premièreerreur, fréquente, consiste à pro-poser un système du type docu-mentaire uniquement interrogea-ble par mot ou combinaison demots. Ainsi n'existe-t-il aucunerecherche possible dans un indexen cas de non-réponse, aucunaffichage ou défilement d'indexproposé, ce qui empêche le lec-teur de consulter des conceptsvoisins (alphabétiquement) ou decorriger des erreurs d'orthogra-phie de mots. Dans certains cas,les réponses sont affichées dansl'ordre... des enregistrements, cequi donne des classements bizar-res.Un OPAC devrait pourtant, auminimum, traduire « informati-quement » ce que le lecteurtrouve depuis des siècles dans uncatalogue « manuel » de biblio-thèques : une suite de « vedet-tes » (auteurs ou matières) clas-sées par ordre alphabétique, pourlesquelles le lecteur trouve al-phabétiquement tous les titres s'yrapportant. Les concepts de défi-lement ou de positionnementdans l'index et de tri secondaire(auteur/titre/date) pour unemême vedette sont des conceptsde base de tout véritable OPAC.Les accès par mots significatifs etles autres sophistications - com-binaison booléenne, troncatures,fenêtrages,... - doivent venir seu-lement en sus de ces concepts debase.L'appel d'offres a permis deconstater que beaucoup de four-nisseurs, dont certains ont pignonsur rue dans le domaine desbibliothèques françaises, neconnaissent pas ces concepts debase. Sur les vingt-trois réponses,seules sept, dont trois à base desolutions « classiques » de sys-tème de gestion de bibliothèqueset quatre basées sur des CD-ROM,proposaient de véritables solu-tions de type OPAC !Deuxième constat: les fournis-seurs de solutions CD-ROM, pour-tant placés depuis moins long-temps sur le marché des biblio-thèques, savent au moins autantque les fournisseurs de systèmesclassiques de gestion de biblio-thèques ce qu'est un OPAC debibliothèque.Bilan des solutions proposéesSur les dix-sept réponses propo-sant des solutions classiques àbase de mini-ordinateurs, troisseulement proposaient de vérita-bles OPAC, correspondant à dessystèmes bien connus sur le mar-ché français des systèmes debibliothèques.Solutions classiquesAprès dépouillement approfondi,visites et discussions avec lesfournisseurs, le bilan de ces ré-ponses réalisé fin 89 s'est viteavéré décevant:- une solution A centralisée fu-sionnant en une seule les troisbases (pourtant hétérogènes surle plan des formats et des formesde vedettes !) devait être rejetée,principalement pour des raisonsbibliographiques évidentes, maisaussi en raison de la fragilitépotentielle de ce type de solutionsur le plan de l'architecture tech-nique dans un environnementd'exploitation non professionnel ;- une solution B, très chère, du-pliquait sur trois configurations lestrois bases différentes, en utilisantun logiciel très puissant et trèsergonomique ; elle était toutefoisproposée par une société nou-velle en France ne disposant sansdoute pas des équipes nécessai-res ;- une solution C, de même typesur le plan technique que la pré-cédente, fut apportée par l'un desfournisseurs les plus connus dansle domaine en France, et des pluscompétents sur les questions deformats ; elle semblait être lameilleure, mais comme il s'agis-sait d'un nouveau logiciel, nonvéritablement opérationnel enFrance, un banc d'essai fut de-mandé. Des interrogations simul-tanées à partir de vingt terminauxdonnèrent des temps de réponsemoyens supérieurs à ...40 secon-des, ce qui suffit à les disqualifier.La rigidité des systèmes classi-ques de gestion de bibliothèquessur le plan des formats et del'architecture technique ou desperformances et, en même temps,la fragilité des fournisseurs sur lemarché français, a malheureuse-ment été encore une fois consta-tée.Solutions à base de CD-ROMSur les six réponses qui propo-saient des solutions à base deCD-ROM, quatre savaient visi-blement traiter des enregistre-ments en format MARC et respec-taient les critères minima d'accèsbibliographique de type OPAC(cf. tabl. 1):- la solution X d'une société fran-çaise éditait déjà divers produitssur CD-ROM, mais proposait unnouveau logiciel en cours dedéveloppement ;- la solution Y d'une sociétéétrangère récemment implantéeen France, plutôt spécialisée dansles systèmes de gestion de biblio-thèques, utilisait son propre logi-ciel de bibliothèque comme outilde recherche du CD-ROM ;- la solution Z d'une société dif-fusait diverses bases bibliogra-phiques sur CD-ROM et utilisait unlogiciel de recherche étranger ;- enfin, la solution Van Dijk, fina-lement choisie, proposait le logi-ciel pilotant le CD-ROM d'Elec-tre-Biblio.Si la solution Van Dijk se détachaitnettement au moment du dépouil-lement, les autres propositions- au moins deux d'entre elles -sont, ou seront, des solutions abso-lument valables pour des OPACde bibliothèques. La possibilité dechoix différents et très accepta-bles est relativement large, ce quiest réconfortant pour une techno-logie nouvelle dans un marchérelativement spécialisé.Comparaison des solutionsL'appel d'offres de ces trois biblio-thèques interuniversitaires duQuartier latin pour la réalisationd'un catalogue public en ligne, ouOPAC, à partir de leurs fichiersautomatisés a été, comme on l'adit, l'occasion d'un bilan de l'étatde l'art tout à fait intéressant puis-que deux types de solutions ontété proposés.Il ressort que toutes les solutions« classiques » comportaient unensemble d'inconvénients ma-jeurs par rapport aux solutions àbase de CD-ROM :- leur coût par poste de travail etpar an (amortissement de l'inves-tissement et maintenance sur troisans) s'élève de 18 000 F HT à25 000 F HT, alors que le coûtéquivalent pour une solutionCD-ROM, y compris la productiondes CD quatre fois par an, est de13 000 F HT à 16 000 F HT - il estremarquable que le coût de pro-duction d'un CD-ROM en 100exemplaires se situe aujourd'huidans une fourchette de 30 000 FHT à 70 000 F HT, traitement desdonnées et indexation compris ;- elles sont évidemment plusfragiles sur le plan de l'exploita-tion de la gestion des réseauxtéléinformatiques : un problèmesur la configuration centrale peutperturber l'ensemble des utilisa-teurs, alors qu'une configurationCD-ROM en panne est facilementremplaçable ;- elles nécessitent des compé-tences plus fortes du côté de l'ex-ploitation : chefs de projets, ex-ploitants, assistants réseaux... ; or,il n'est que trop évident que lesbibliothèques sont de ce point devue dans une situation de misèreabsolue ;- elles sont, pour la plupart, peuadaptables dès lors que l'utilisa-teur souhaite s'éloigner un tantsoit peu du progiciel « standard »proposé, alors que presque tousles fournisseurs de CD-ROM rete-nus étaient prêts à modifier leurslogiciels pour se rapprocher desbesoins des bibliothèques ;- elles offrent des logiciels moinspuissants, moins ergonomiques,plus archaïques même dans leurconception, avec des temps deréponse nettement plus insatisfai-sants, à moins d'augmenter en-core la puissance des matériels etdonc les coûts ;- enfin, elles sont plus irréversi-bles. On peut changer à moindrecoût de fournisseur de CD-ROM :on garde le matériel, on perdl'investissement logiciel ; onchange très difficilement de solu-tion informatique, même mau-vaise ; les bibliothèques en saventquelque chose...Les solutions OPAC « classiques »n'ont véritablement de valeur quedans le contexte d'un systèmeintégré de gestion de la biblio-thèque (prêt, acquisition, catalo-gage) ou dans le cadre d'un ser-vice de type Vidéotex.Comme inconvénients pour lessolutions CD-ROM, il faut citer :- le problème de la non-fraî-cheur des données, mais ce pro-blème effectivement gênant doitêtre relativisé, puisqu'avec descoûts de fabrication de plus enplus bas, il est tout à fait possibled'en produire plus souvent: cha-que mois, par exemple, cela coû-terait 4 000 F HT supplémentairespar poste et par an ; certains logi-ciels peuvent combiner mainte-nant CD-ROM et disquette demise à jour ;- le problème de la solutionmonoposte ; à cet égard il fautsouligner que l'appel d'offres amontré qu'il existe maintenant dessolutions CD-ROM en réseau (No-vell, 3-COM ou KORTEX); lessolutions seront tout à fait opéra-tionnelles et rentables avant unan ;- le problème de la capacité duCD - pour le moment un CDcontient 600 000 références et in-dex associés ; ce problème sepose, malheureusement, pourpeu de bibliothèques en France !Sur le plan méthodologique, l'ap-pel d'offres OPAC du Quartierlatin démontre que les solutions àbase de CD-ROM sont des alterna-tives extrêmement intéressantes,dès lors que la fonction OPAC estdissociée des fonctions de gestionet de production d'une bibliothè-que (acquisition, catalogage,prêt...).Bilan de l'opérationDès que le choix se fut porté surla société Van Dijk, les réunionsde travail commencèrent avec ungroupe de deux personnes parbibliothèque, les informaticiens etles programmeurs. A raison d'uneréunion par semaine ou davan-tage, il a fallu construire les diffé-rents écrans de recherche, publicet professionnel, préciser les zo-nes du format à indexer et àafficher, dessiner les écrans d'af-fichage sous forme de listes deréférences, de notices abrégéesou complètes en ISBD ou dans leformat d'origine. Le classementdes notices à l'affichage a faitl'objet de discussions parfois pas-sionnées, car il fallait concilier lesexigences de raffinement du clas-sement propre aux bibliothécaireset la brièveté des temps de ré-ponse, de même la constructiondes index, si importante pour laconvivialité et l'exhaustivité de larecherche.L'analyse fonctionnelle détaillée apris beaucoup plus de temps queprévu : 14 semaines au lieu desquatre prévues à l'origine. Avantle pressage du disque, plusieursséances de simulation sur microont permis de tester les fonction-nalités et la convivialité du sys-tème, couleurs comprises. Enfin,le 12 juin, avec deux mois deretard sur les 25 semaines pré-vues par le marché, le premierdisque pilote était livré. Dès l'ins-tallation dans les salles de travail,et avant même que le personnelne soit formé, les lecteurs com-mençaient à taper sur les claviersavec ardeur et manifestaient unevive satisfaction. Apparemmentles imperfections du système neles gênaient nullement et les seu-les critiques portaient sur le bruitprovoqué par l'imprimante.En ce qui concerne le montageadministratif, il avait d'abord étéenvisagé de créer une associa-tion, un GIP3, ou toute autre struc-ture permettant de gérer le cata-logue commun. Il a paru plus3. Groupement d'intérêt public.simple de scinder la subventionde la DPDU4, de faire trois mar-chés identiques où les frais delogiciel étaient partagés en trois etoù chaque bibliothèque payaitson matériel propre (Cf. les coûtsprévus dans le tableau 2).Afin de mettre toutes les chancesde leur côté, les bibliothèquessont convenues de disposer d'undisque pilote pour mieux analyserson fonctionnement et consigner4. Direction de la programmation et dudéveloppement u iversitaire, au ministèrede l'Education nationale, de la Jeunesse etdes Sports.les améliorations nécessaires. Cedisque a été immédiatement misà la disposition des lecteurs. Lapremière édition trimestrielle dudisque doit sortir pour la fin sep-tembre : elle comprendra près de75000 notices pour Cujas,Sainte-Geneviève et la Sorbonne.L'accueil de catalogues d'autresbibliothèques sur le CD-ROM duQuartier latin n'est pas exclu, maispose quelques problèmes admi-nistratifs et financiers.Pour le moment, il est prématuréde chercher à vendre le CD-ROMcommun, mais cette question seposera dès que le nombre denotices deviendra suffisammentimportant.Juillet 1990

CD-Rom du Quartier latin (Le)

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CD-Rom du Quartier latin (Le)

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