Andrews, Monique

Hawthorne, Mike

McGinnis, Rhonda

Digital Commons@Wayne State University

Wayne State UniversityDigitalCommons@WayneStateLibrary Scholarly Publications Wayne State University Libraries10-24-2008Reducing the Print, Repositioning the ElectronicMonique AndrewsWayne State University, ag3808@wayne.eduMike HawthorneWayne State University, ab1418@wayne.eduRhonda McGinnisWayne State University, aa4207@wayne.eduThis Conference Proceeding is brought to you for free and open access by the Wayne State University Libraries at DigitalCommons@WayneState. Ithas been accepted for inclusion in Library Scholarly Publications by an authorized administrator of DigitalCommons@WayneState.Recommended CitationAndrews, Monique; Hawthorne, Mike; and McGinnis, Rhonda, "Reducing the Print, Repositioning the Electronic" (2008). LibraryScholarly Publications. Paper 22.http://digitalcommons.wayne.edu/libsp/22Monique Andrews,   Mike Hawthorne,     Rhonda McGinnis Wayne State University Library System Fresh Look with a Fresh Outlook The Purdy/Kresge Library Carpet Project:   Replace old, grungy carpet on ﬁrst ﬂoor of P/K   Everything must move for installa=on   Opportunity to re‐envision the public areas   More study space—individual & group   More open space—more light & beDer sight lines   BeDer service for microforms Before AMer Just an Ordinary Day at the Oﬃce The Reference CollecQon Weeding Project   Wanted to reduce the footprint of the collec=on by at least several (4‐6) ranges   Improve traﬃc ﬂow   Improve visibility to & from Reference Desk   Wanted to create room for some con=nued growth   Wanted to improve quality of collec=on   Needed to be accomplished in ~4 months Just‐in‐Case & Just‐Because The Purdy/Kresge Reference CollecQon:   Typical for a Research Library    ~25 shelving ranges and more than 13,500 items   Lacking a single focus   Each selector bought for their ﬁelds   No dedicated funds  feast or famine   Uncoordinated Mix:   Research materials & ready reference sources     Academic & public library sources   Up‐to‐date & sorely out‐of date   Weeded from =me to =me with mixed success We’ll Just Start with the A’s . . .  The IniQal Process:   Two Reference Coordinators alterna=ng call leDers   Place unwanted volumes on carts   Check catalog    Determine new loca=on   Selectors review decisions   Full, completed carts go to Materials Processing Here, There, & Everywhere The LocaQon Choices:   Circula=ng Collec=on   BeDer access for patrons   Available for MELCat & ILL   “Building Use Only”   Mostly Mul=volume sets   Storage   Filled with Medical Library Collec=on   Discard Snip, Snip, Snip Rules to Weed Reference CollecQons by:   If the country no longer exists, its books are not Reference   It doesn’t maDer if it’s the latest edi=on we’ve got if the informa=on is so old it REEKS!   If it doesn’t look like a Reference book, it isn’t  You can lead a patron to a print index but you can’t make them search it. There’s a WHAT in my     Reference CollecQon?!?!? GeZng More Bang for the Buck Removing the Large Sets:   Completed A through H   Backlog of carts wai=ng for selectors approval   Materials Processing looking for projects   Generated spreadsheet for Reference Collec=on   Iden=ﬁed mul=volume sets throughout the collec=on to be removed    E‐mailed list to selectors for approval   Materials Processing used approved list to pull sets at their own pace Seemed to be a Good Idea at the Time First Signiﬁcant Change in the Project:   Shiﬀman Medical Library being remodeled   “Shopped” there for furniture for P/K   Decided to integrate some short shelves into the Reference area along with the current tall ones   BUT this meant that we needed to weed even more than originally intended So, went back to the A’s and started over Shopping Trip Chop, Chop, Chop A Few (More) Good Rules:   If one is good, 2 (or 3 or 4 . . . or 10) is NOT beDer   If E‐, why print?   Who’s Who?  Who Cares!   One Collec=on; One Language   If it hasn’t been used in the last 10 years, what makes you think its going to used in the next? The Other Shoe Drops The Project Grows as the Shelving Shrinks:   Redesign Team presents its report to Dean Yee   Favorable but wants more   Move all journals oﬀ of the 1st ﬂoor   Reduce number of Microform cabinets on 1st ﬂoor   Use nothing but short shelves in Reference   Very limited number of them available   Must weed yet another 50%   Collec=on now moving into its temporary loca=on Catching Our Breath Status as collecQon moved to temporary locaQon:   A through H—Three increasingly deep passes; looking really good   J through L—One good pass & large sets removed; deﬁnitely more could be done   M,N & P—Once over lightly & some large sets removed   Q through W—Very limited collec=on to begin with & just the large sets removed   The Dreaded Z’s—Avoided like the plague except for large sets The Clock is Ticking Time to develop a new weeding process:    Running out of =me   Running out of trucks & backlog of full ones in the Librarians’ Oﬃce   Selectors willing to trust coordinators decisions   New Process:   Inserted colored ﬂags to designate loca=on & status   Ler books on shelves   Books collected by Materials Processing using oversize custom built trucks Built Tough The Light Dawns   The A’s through the H’s were as =ght as they were going to get based on normal weeding prac=ces & the present vision of the collec=on   Just weeding J‐Z to that level was not going to meet the alloDed space   Cutng deeper required a re‐envisioning of the collec=on and its purpose   Based on their experiences at Reference in various library setng & teaching in the LIS Program, the coordinators came to the realiza=on that: Research is not Reference!!!!! The Scholar & His Tower Scholarly Research has changed over recent years:   Fewer disciplines rely heavily on book or manuscripts   More reliance on online indexes & full‐text   More research work done at home or in oﬃce   More copying of ar=cles or book passages   Greater desire to check out books   More use of Interlibrary Loan/Document delivery   Less need to visit distant libraries or special collec=ons   More self‐reliance & less dependence on librarians The InformaQon Superhighway The Internet just does some things be^er:   Finding Books & Ar=cles—Catalogs & Indexes   Finding People, Places, & Things—Directories,    Finding Facts & Figures—Almanacs & Data sets Well designed & well maintained databases are:   Easier to search & manipulate   More up‐to‐date   More Readily Accessible   Less costly in terms of space Phoenix from the Ashes The Print Reference CollecQon of the 21st century   Supports brief periods of focused informa=on gathering   Focused  on compact background informa=on   Comprised of sources that are a step above the generic internet tools   Used with ac=ve assistance by the librarian as well as self directed browsing by the patron   Overseen by one librarian with dedicated funds Turning Weeding on its Head Looked at the CollecQon with new perspecQve:   Became a maDer of almost star=ng from scratch   No longer‐‐what were we willing to take out   What should we put into the collec=on    Good coverage across the disciplines   Adequate support for known reference assignments   “Cream of the crop” resources   Absolutely kept up‐to‐date   Faculty & other requests BUT only when meet the new vision for the REFERENCE Collec=on   Actually became EASIER to let things go Slash, Slash, Slash Books were prac=cally FLYING oﬀ the shelves:   Handbooks & companions in History & Literature   Volumes of composer/instrument repertoires   Art iden=ﬁca=on & collec=on tools   Classic in‐depth foreign language dic=onaries    Bilingual dic=onaries of less common languages   Resources w/very narrow or esoteric focuses   Anything out‐of‐date even if it ler the discipline completely uncovered The Fly in the Ointment What to do with the sets of literary criQcism?   CLC, TCLC, 19thCLC, DLB, CA, SatA, etc.   Some parts online through Gale LRC but not all   Volumes in Reference PLUS several other loca=ons   Oversize Collec=on & P ranges ﬁlled to capacity Created new Literature Research CollecQon   United all volumes of each series in one loca=on   United all LitCrit Reference Tools in one loca=on The Dreaded Z’s A working Reference CollecQon not an Outdated LIS laboratory   Banished the last of the obscure indexes & bibliographies to the stacks    Got rid of the out‐of‐date ready reference sources   Weeded out info on publishing industry & book trade   Removed the DDC & Sear’s Handbooks   Relocated Reader’s Advisory materials to stacks   Discarded our last print edi=on of Books‐in‐Print   S=ll needs some work Murphy’s Law Time to move the CollecQon back to its new shelves:   New Shelving units only hold 2 reference book sized shelves not the 3 that we were planning for   Intended to feature a few sets on top of the units   Now had to use the tops more aggressively   Found a couple of other crea=ve solu=ons to house the special reference collec=ons Hey, the Dean Was Right! The short shelves greatly improved the look & funcQonality of the space   Project turned out WAY beDer than anyone expected   Librarians were very pleased with the new collec=on   Much more usable by patrons & librarians   Librarians  rediscovered the  joys of print reference materials—makes for and aDrac=ve setng   Could really see the individual resources   Could see the gaps in the collec=on   Got end‐of‐the‐year money to address the gaps By the Numbers‐‐   Ini=ally, envisioned as a 4 month project   Ended up taking 8 months   Started with 13,320 items and 60+ doubled‐sided, full‐size shelving units plus 10 double‐sided, half‐sized units    Finished with 2525 items and ~20 double‐sided, half‐size units   Total reduc=on of the collec=on of 81% Success Breeds Success  The Microform CollecQon   Moved ~1/2 into the Reference Area—beDer service   Moved ~1/2 into closed room to be paged   Sea of large black cabinets overwhelmed in the area   Purchase d several historical newspapers  online The Reference Area Redesign   New Funds found for brand new Reference Desk & patron terminal furniture Picking up the Pace Increased purchases of e‐reference materials   With newly focused Reference Collec=on received new monies to purchase online Reference tools   This was a new focus for our online databases   Impressed with new purchasing model available from vendor   Bought new items based on:   Gaps uncovered in weeding   Absolutely up‐to‐date volumes   Did not replace a current print volume The Next Thorny Issue Mishmash of electronic reference tools ﬁnding aides   Reference Tools Pages   Subject Guides   Cataloged Resources   Ar=cles & Databases Pages   E‐Book Collec=ons   Free Government Informa=on Sources—Some Cataloged but some not ReinvenQng the E‐wheel Developing a coherent and ﬂexible tool to make e‐reference tools visible:   New “Reference Ebooks Subject Guide”   Aimed at Librarians and LIS Students   Arranged by LC Class to enhance browsing   Good feedback BUT—Some Librarians preferred:   Broader Categories   Narrower Categories   Self‐Deﬁned Categories   Type of tool Categories This Is Not the End Con=nuing eﬀorts to market the e‐Collec=on:   Posi=on informa=on from e‐Reference Guide on discipline‐focused Subject Guides   Encouraging selectors to consider purchasing e‐versions of newly released reference tools or to address certain assignment needs   Promo=ng these tools in library instruc=on sessions   Training for Reference staﬀ   Teaching these tools in Library Science   Con=nue dialogue with vendors of these tools Monique Andrews,   Mike Hawthorne,     Rhonda McGinnis Wayne State University Library System 

Reducing the Print, Repositioning the Electronic

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Reducing the Print, Repositioning the Electronic

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