Paper presented at the MARAC conference in Richmond, VA on October 26, 2012. S9 - We Walk the Line: How to Balance Access and Privacy in the Information Ag

Novak, Stephen

Digital Repository at the University of Maryland

 Access to Records Containing Confidential Medical Information: Thinking Beyond HIPAA Mid‐Atlantic Regional Archives Conference, Richmond, VA, Oct. 26, 2012  Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996: Privacy Rule (“Standards for Privacy of Individually Identifiable Health Information”): A Short Glossary  Business Associate: A person or entity who, on behalf of a covered entity, performs or assists in performance of a function or activity involving the use or disclosure of individually identifiable health information, such as data analysis, claims processing or administration, utilization review, and quality assurance reviews…Business associates are also persons or entities performing legal, actuarial, accounting, consulting, data aggregation, management, administrative, accreditation, or financial services to or for a covered entity where performing those services involves disclosure of individually identifiable health information by the covered entity or another business associate of the covered entity to that person or entity.  Covered entity: a health plan, a health care clearinghouse, or a health care provider who transmits health information in electronic form in connection with a transaction for which HHS has adopted a standard.  Privacy Board: A board that is established to review and approve requests for waivers or alterations of Authorization in connection with a use or disclosure of PHI as an alternative to obtaining such waivers or alterations from an IRB.  Protected Health Information (PHI): individually identifiable health information transmitted by electronic media, maintained in electronic media, or transmitted or maintained in any other form or medium.  PHI excludes education records covered by the Family Educational Rights and Privacy Act…and employment records held by a covered entity in its role as employer.  Source: Dept. of Health and Human Services. Protecting Personal Health Information in Research: Understanding the HIPAA Privacy Rule (issued April 17, 2003). Available at: http://privacyruleandresearch.nih.gov/pdf/HIPAA_Booklet_4‐14‐2003.pdf Resources for Understanding the HIPAA Privacy Rule (all links active as of Oct. 24, 2012)  Web Sites:  SAA Science, Technology & Health Care Roundtable’s HIPAA Resource Page: http://www.library.vcu.edu/tml/speccoll/hipaa.html An excellent compilation created by STHC and the Archivists and Librarians in the History of the Health Sciences; it contains both official government resources and background articles relating to HIPAA and archives.  Department of Health and Human Services:  General information on the HIPAA Privacy Rule and research: http://privacyruleandresearch.nih.gov/    HHS Office of Civil Rights site on HIPAA Privacy Rule: http://www.hhs.gov/ocr/hipaa/   Full “Unofficial” Text of the Privacy Rule Code of Federal Regulations, Part 160 and Subparts A and E,  Standards for Privacy of Individually Identifiable Health Information http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/coveredentities/introdution.html   Publications available in PDF (all from the Dept. of Health & Human Services web site)  Protecting Personal Health Information in Research: Understanding the HIPAA Privacy Rule (issued April 17, 2003)  http://privacyruleandresearch.nih.gov/pdf/HIPAA_Booklet_4‐14‐2003.pdf An excellent overview of the Privacy Rule as it relates to research, in non‐bureaucratic prose.  Summary of the HIPAA Privacy Rule: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/summary/index.html   Selected Archives’ Access Policies and Procedures to Records Containing Protected Health Information  Columbia University Medical Center Archives & Special Collections http://vesta.cumc.columbia.edu/library/archives/accesspatient.html  Duke University Medical Center http://archives.mc.duke.edu/collection‐access‐policy  Alan Mason Chesney Medical Archives of the Johns Hopkins Medical Institutions http://www.medicalarchives.jhmi.edu/patientrecords.html National Library of Medicine. History of Medicine Division http://www.nlm.nih.gov/hmd/manuscripts/phi.pdf  Mount Sinai Medical Center Archives http://www.mssm.edu/library/services/archives/research_policies.shtml  New York‐Presbyterian Hospital/Weill Cornell Medical Archives http://www.med.cornell.edu/archives/ Click on “Patient Records” to access HIPAA form   In addition, an article not linked to on the STHC website:  Lawrence, Susan C. “Access Anxiety: HIPAA and Historical Research,” Journal of the History of Medicine and Allied Subjects, v. 62, no. 4 (Oct. 2007).  An excellent overview of the impact of the HIPAA Privacy Rule on historical research.     

Access to Records Containing Confidential Medical Information: Thinking Beyond HIPAA

https://drum.lib.umd.edu/bitstream/1903/13331/1/NovakHandout%20MARAC%202012.pdf

Access to Records Containing Confidential Medical Information: Thinking Beyond HIPAA

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Digital Repository at the University of Maryland