Politeknik UBAYA menerapkan pengelolaan arsip secara Sentralisasi, sehingga arsip-arsip yang dikelola sangat beragam dan jumlahnya banyak. Sebuah dokumen yang masuk adakalanya harus melalui disposisi berbagai pihak sebelum ditindak lanjuti. Terkadang tindak lanjut atas dokumen menjadi terlambat, karena lamanya proses disposisi dan petugas tidak memiliki sarana untuk memonitor keberadaan dokumen tersebut. Selain itu, lamanya waktu untuk menemukan kembali dokumen yang telah diarsip berakibat pada lamanya tanggapan yang harusnya diberikan terkait dengan dokumen tersebut. Permasalahan lain yang harus diperhatikan adalah perlunya ruang penyimpanan arsip sesuai standar dan dapat menampung volume arsip yang semakin banyak.
Membangun sistem informasi kearsipan merupakan sarana yang dapat dijadikan solusi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam penanganan arsip. Membangun sebuah sistem informasi harus diawali dengan melakukan proses analisis dan desain terhadap aliran data dan aliran proses bisnis. Hasil dari proses ini berupa Data Flow Diagram (DFD).
Setiap sistem informasi memerlukan database untuk menyimpan data. Data yang tersimpan dapat diambil oleh sistem dan hasil pengolahannya disimpan kembali dalam database. Dalam membangun sistem database terlebih dahulu dilakukan proses desain database yang akan digunakan oleh sistem informasi. Proses desain database dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan Entity Relationship (ER) Diagram, sehingga apabila diimplementasikan dihasilkan sebuah penyimpan data yang bekerja secara efektif dan efisien.
Kata kunci: aliran data, aliran proses bisnis, arsip, database, Data Flow Diagram (DFD), efektif, efisien, Entity Relationship Diagram (ERD), informasi, siste
