Formålstjenlige faktorer ved gjennomføring av prosjektmodenhetsanalyse En studie av relevante faktorer for Forsvarsmateriell ved bruk av prosjektmodenhetsanalyse

Abstract

En godt gjennomført forprosjektfase er grunnlaget for et vellykket prosjekt. På tross av dette er det i dag ingen systematisert prosess i Forsvarsmateriell å kontrollere kvaliteten på det som blir produsert av studier og dokumentasjon i forprosjektfasen. I dag sender man ut på det sentrale styringsdokumentet på høring, uten noen beskrevet prosedyre for hvem som skal motta dokumentene og hva de skal vektlegge. Det stilles heller ingen krav til at de som mottar dokumentasjon på høring må lese igjennom. Det kan synes at hele kvalitetskontrollen fra Forsvarsmateriells side er noe tilfeldig. Et verktøy for å kontrollere kvaliteten på dokumentasjonen i prosjekter er hva som kalles en modenhetsanalyse. Hensikten med en modenhetsanalyse er å kontrollere om prosjektet er tilstrekkelig definert. Dersom man i FMA ønsker å systematisere sin interne kvalitetskontroll av prosjekter, er det viktig å ha et forhold til hva man ønsker å få ut av en slik analyse. Årsaken til at det kan være lurt å ha et bevist forhold til hva man ønsker å hente ut fra en slik analyse, er at man da kan stille de riktige spørsmålene når datafangsten i analysen gjennomføres. Jeg har i denne oppgaven sett på hvilke faktorer det vil være formålstjenlig for Forsvarsmateriell å ha fokus på når man gjennomføre en modenhetsanalyse. For å finne ut dette har jeg sett på hvem i Forsvarssektorene som har et eierskap i prosjekter og hva de kan ha som ønsket gevinst fra en modenhetsanalyse. Videre har jeg sett på hvorfor FMA bør gjennomføre en modenhetsanalyse, hvordan man bør gjennomføre en slik analyse og til slutt hvilke prosjekter det kan være interessant å gjennomføre analysen på. Når man velger hvilke faktorer det vil være formålstjenlig for FMA fokusere på vil jeg anbefale en tre-delt tilnærming hvor vi har et kortsiktig fokus på enkeltprosjekters kjernefaktorer og valgfrie faktorer, samt et langsiktig fokus på forbedring av prosedyrer og beste praksis. Det kortsiktige fokuset er todelt, hvor vi har et sett med kjernefaktorer vi alltid måler på og et sett med valgfrie faktorer basert på prosjektets art. Det langsiktige fokuset handler om å identifisere læringsmomenter fra alle prosjektmodenhetsanalyser, systematisere og analysere disse for så å gjøre forbedringer på «best praksis» i form av endringer på prosedyrer, maler og veiledere.A well-executed pre-project phase is the basis for a successful project. Despite this, there is currently no systematized process in the Norwegian Defence Materiel Agency (NDMA) to control the quality of the studies and documentation produced in the pre-project phase. Today, the central management document is sent out for consultation, without any described procedure for who should receive the documents and what they should emphasize. Nor is there any requirement that those who receive documentation for consultation must read it through. It may seem that the quality control from NDMA’s side is somewhat random. One tool for auditing the quality of projects documentation is known as a maturity analysis. The purpose of a maturity analysis is to check whether the project is sufficiently defined. If FMA wants to systematize its internal quality control of projects, it is important to understand what you want to achieve with an analysis. The reason why it can be a good idea to understand what you want to achieve with such an analysis, is the fact that you can then ask the right questions when collecting data for the analysis. In this thesis, I have looked at what benefits it would be expedient for NDMA to focus on when conducting a maturity analysis. To find this out, I have looked at who in the defense sectors has an ownership in projects and what they can have as a desired gain from a maturity analysis. Furthermore, I have looked at why the NDMA should conduct a maturity analysis, how such an analysis should be conducted and finally which projects it may be interesting to be subjected to such an analysis. When choosing which factors, it would be appropriate for NDMA to focus on, I would recommend a three-part approach where we have a short-term focus on individual projects' core factors and optional factors, as well as a long-term focus on improving procedures and best practices. The short-term focus is twofold, where we have a set of core factors that we always measure, and a set of optional factors based on the nature of the project. The long-term focus is about identifying learning moments from all project maturity analyses, systematizing, and analyzing these and then making improvements to best practice in the form of changes to procedures, templates and guides