The article examines and substantiates set of criteria for assessing the quality of the integrated electronic document management system

Михеева, А. В.

Попова, Людмила Львовна

Electronic archive of Tomsk Polytechnic University

 и достоверной информации о состоянии управляемого объекта. Однако, отметим трудности с которыми мы столкнулись на этапе внедрения: во-первых отсутствие рекомендаций по внедре-нию автоматизированных систем управления образовательным учреждением; во-вторых управ-ление ОУ включает в себя большой круг вопросов: педагогических, хозяйственных, социально-педагогических, экономических, правовых, финансовых и требует активное вовлечение всех структурных подразделений к внедрению; в третьих недостаточно разработаны локальный акты регламентирующие ответственность и порядок работы с системой.  Список литературы 1. Макашова В.Н., Старков А.Н., Чусавитина Г.Н. Информационные системы и тех-нологии [Текст]: практикум. – Магнитогорск, 2011. – 188 с. 2. Макашова В.Н. Развитие творческих способностей студентов вуза в условиях от-крытого образования. Диссертация на соискание степени канд. пед. наук. Магнитогорск, 2005. – 190 с.  3. Разинкина Е.М. Порталы как средство сетевого сотрудничества: монография / Е.М. Разинкина, В.Н. Макашова, З.М. Уметбаев, И.В. Суколенов. – Магнитогорск: Изд-во МаГУ, 2006. – 144 с.     КРИТЕРИИ КАЧЕСТВА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ  В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Л.Л. Попова, А.В. Михеева  (г. Томск, Томский политехнический университет) Email: anastasiamiheeva@gmail.com CRITERIA FOR QUALITY OF WORK WITH ELECTRONIC DOCUMENTS  IN MANAGEMENT SYSTEM L.L. Popova, A.V. Miheeva  (Tomsk, Tomsk Polytechnic University)  The article examines and substantiates set of criteria for assessing the quality of the integrated elec-tronic document management system. Key words: assessment, quality criteria, an electronic document.  Оценка эффективности проектов внедрения информационных систем становится обыч-ной практикой, и внедрение систем электронного документооборота – не исключение. Сегодня уже никто не будет оспаривать утверждение о необходимости создания и ис-пользования электронных документов. Однако в связи с бурным ростом объемов электрон-ных ресурсов и активизацией использования Интернета остро встает вопрос о качестве этих ресурсов, их полезности, информативности, структурированности и доступности. Использование экспертного и расчетного методов для оценки качества электронных документов специалистами-экспертами: 1. Выбор конкретных свойств документа, характеризующих его качество, и выра-жающих потребности пользователей; 2. Детализацию этих характеристик, которые могут быть выражены количественно; 3. Разработку системы показателей, соответствующих характеристикам качества до-кумента; 4. Вычисление оценок отдельных характеристик и качества документа в целом. Рассмотрим показатели, которые могут использоваться для оценки качества работы с электронными документами. 539 Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству карточек регистрации бумажных документов. При комплексном внедрении все входящие до-кументы должны переводиться в электронный вид, а исходящие – сразу создаваться в систе-ме, и если отношение количества электронных документов к количеству карточек регистра-ции бумажных документов меньшее 100 %, то это говорит о том, что часть документов обрабатывается только в бумажном виде, то есть нет комплексного охвата. По статистике в компаниях с большим внешним документооборотом этот показатель близок к 200 %, а в компаниях, где объем внутреннего документооборота существенно превышает объем внеш-него, этот показатель может приближаться к 1000 % [1]. Охват сотрудников. При комплексном внедрении в системе работают почти все со-трудники, связанные с документами, и отношение количества фактических пользователей системы к общему количеству управленцев или инженерно-технических работников, чья деятельность связана с документами, должно приближаться к 100 %. Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись, к числу исхо-дящих карточек регистрации. Значение показателя больше 100 % означает, что удалось со-кратить число подписываемых, а значит печатаемых и сканируемых бумажных документов. Ведь достичь такого значения возможно лишь в том случае, когда часть документов остается только в электронном виде и в бумажный не переводится, а следовательно не требует заве-дения карточек регистрации. Интеграция с существующими системами. При комплексном внедрении все сущест-вующие на предприятии системы рано или поздно интегрируются в определенном объеме, например, единые справочники, совместная работа с договорными документами, заявками. Это показатель внедрения и показатель класса системы, ибо не все системы легко могут быть интегрированы [2]. Кроме того, электронные документы обладают и рядом специфических свойств, отра-жающих качество документа: 5. Понятность. Документ обладает свойством понятности, если весь материал, изло-женный в документе понятен читающему его лицу; 6. Завершенность. Документ обладает свойством завершенности, если в нем содер-жатся все необходимые элементы содержания, перечисленные в оглавлении, и это содержа-ние с достаточной полнотой отражает аспекты принятых технических решений; 7. Осмысленность. Документ обладает свойством осмысленности, если он не содер-жит избыточной информации; 8. Согласованность. Документ обладает свойством согласованности, если он содер-жит единую нотацию, терминологию, символику, смысловую связь внутри и с другими до-кументами; 9. Самоопределенность. Документ обладает свойством самоопределенности, если он со-держит всю информацию, необходимую и достаточную для понимания его читающим лицом. 10. Структурированность. Документ обладает свойством структурированности, если его взаимосвязанные части (разделы и подразделы) организованы в единое целое определен-ным образом. 11. Полнота. Документ обладает свойством полноты, если он разработан в соответст-вии с требованиями к структуре и содержанию документа. 12. Идентифицируемость. Документ обладает свойством идентифицируемости, если он содержит всю информацию о полном наименовании документа, дате завершения разработки и о разработчике [3]. Перечисленные показатели наглядно демонстрируют положительный эффект работы с электронными документами в системе управления. Количественные показатели при внедрении систем электронного документооборота в основном связаны с уменьшением затрат рабочего времени на поиск документов и их согла-сование, на ознакомление с документами; уменьшением объема рутинных операций (анализ 540 просроченных поручений, напоминание о сроках работ, создание типовых отчетов и другие) и т. п. Сокращение затрат рабочего времени дает экономию в зарплате, но не за счет уволь-нения сотрудников, а за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотруд-ников для выполнения новых задач. Кроме того, высвобождается время для выполнения дру-гих, более интеллектуальных задач, дающих большую прибыль предприятию. Критерии качества могут быть и другими. Например: уменьшение числа бумаг на сто-лах сотрудников и руководителей говорящее о сокращении расходных материалов; ускоре-ние документооборота и, как следствие, всех процессов. Список литературы 1. Конференция. Электронные документы и архивы: теория и практика. [Электрон-ный ресурс]. URL: http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100082 (дата обращения: 18.05.2015) 2. Пахчанян А., Романов Д. // Системы электронного документооборота. [Электронный ресурс]. URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 18.05.2015). 3. Электронный документооборот в деятельности учреждения. [Электронный ресурс]. URL: http://www.klerk.ru (дата обращения 18.05.2015).    ВОСПРИЯТИЕ СМИ В СТУДЕНЧЕСКОЙ СРЕДЕ  С УЧЕТОМ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ С.Ю. Прокопюк, А.Б. Казиев, Г.Н. Серикова (г. Томск, Томский политехнический университет) E-mail: jedi4334@gmail.com PERCEPTION OF MASS MEDIA AMONG STUDENTS CONSIDERING  THE INFORMATION TECHNOLOGIES PROGRESS S.U. Prokopyuk, A.B. Kaziev, G.N. Serikova (Tomsk, Tomsk Polytechnik University)  Annotation: Perception of the mass-media in the student community was studied. It was found that Internet is the main source of information for young people. Youth have needs that reflect their personal in-terests. Internet-technologies have a tremendous impact on young people. Key words: Internet-technologies, Mass-media, influence, young people, student community, person-al interests, information.  Двадцать первый век – век информационных технологий, век информационных войн. Каждый день наш мозг обрабатывает огромное количество информации – телевидение, ин-тернет, телефония. Технологии не стоят на месте, и в сфере средств массовой информации происходит то же самое – интернет-технологии вытесняют морально устаревшие газеты и радио, все меньше людей смотрит телевизор. Если несколько лет назад Интернет в широких кругах считался в какой-то степени недостоверным, то на сегодняшний день он является ос-новным источником информации.  В условиях рынка средства массовой информации (далее, СМИ) ставят главной задачей получение прибыли, и для достижении этой задачи могут использоваться любые средства. Актуальность темы связана с высоким уровнем влияния СМИ на основную составляющую населения города Томск – студентов.  Объект исследования – студенческая молодежь, проживающая на территории Томской области. Предмет исследования – отношение студенческой молодежи Томской области к сред-ствам массовой информации.  541

Критерии качества работы с электронными документами в системе управления

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Electronic archive of Tomsk Polytechnic University