Cannas, Ana

Portuguese

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se lhes apliquem. Desengane-se, contudo,quem esperar indicações relativas a softwaree hardware específicos ou a métodos e práticas de avaliação de documentosembora estas estejam, volta, não volta,subjacentes: assumidamente conduz-se os leitores a acompanharem estas questõesatravés de outros instrumentos.Este manual liga-se com a Norma ISO 15489, transposta para Portugalcomo NP 4438-1 e 2, “Norma para a Gestão de Documentos de Arquivo”,dela utilizando a terminologia, apesar de alguns conceitos terem outros desenvolvimentos. Valerá a pena realçar alguns aspectos dos capítulos de análise, porventurareflectindo uma leitura pessoal, mas que ilustram o conteúdo do manuale se prendem com a realidade portuguesa.Cap. 3, “Influenciar”. Coloca-se a questão:estão os arquivistas habilitados a apoiar a administração na resolução de problemastécnicos relacionados com a gestão de documentos electrónicos como, por ex., a selecção do software maisadequado para as funções de gestão ou o momento de os migrar para outraplataforma? Os arquivistas têm de cruzarvárias competências (técnicas de gestão e preservação a longo prazo dos documentos electrónicos; qual a aplicaçãoinformática que satisfaz melhor os requisitos para sistemas de arquivo) e, a não ser em projectos muito específicos,o seu apoio é demasiado intensivo.Haverá soluções alternativas, da responsabilidade dos arquivistas, a esse apoio exigente: dar formação sobre gestão de documentos a outrosprofissionais; constituir listas de verificação.Muitos arquivos, incluindo nacionais,são frágeis na gestão e competências de comunicação, negociação, consultadoria,L E I T U R A S 87>C A D E R N O S B A D 2 ( 2 0 0 5 )86de requisitos de sistemas de arquivo”;Ivar Fontes o 6, “Acesso”, sendo os anexos A, “Membros do Comité”, e B, “Literatura adicional”, da responsabilidade de KimberleyBarata.A tradução adaptada foi feita por umgrupo de trabalho formado no Institutodos Arquivos Nacionais ⁄ Torre do Tombo,muito por iniciativa de Cecília Henriquesmembro do referido comité, e constituídopela mesma bem como por Ana Franqueira,Anabela Oliveira, António Sousa,Bernardino Castro, Elisa Gomes,Francisco Barbedo, Glória Santos, Isabel Teixeira Bastos, Jorge Ferreira,Luís Corujo e Silvestre Lacerda. O grupo procedeu ainda às verificaçõesde acesso a endereços electrónicos e enriqueceu o texto com notas relativasà existência de traduções e versõesportuguesas de documentos.Tratando-se de um manual, não é de leituradirecta contínua, mas de consulta por vezes repetida, partindo-se para outras leituras referenciadas e para trabalhos em curso.Dirigido aos que se preocupam com a gestão e preservação de documentos de arquivo electrónicos, o objectivo do manual é dar apoio prático ao quem pretenda «promover a integraçãode arquivos em sistemas, a preservação e a disponibilização de documentos de arquivo electrónicos» sistematizandoinformações e conhecimentos, combinadoscom experiências profissionais dos autores,mas não com investigação. Centra-se nos documentos de arquivo nado digitaisou digitalizados no contexto do circuito«do processo de negócio» onde se insereme exclui os documentos digitalizadospara preservação ou acesso, emboramuitas das observações também entre clientes y servicios de información y biblioteca : reunión satélite. München: K. G. Saur, 2005. xvi, 385 p. ISBN 3-598-21845-1DOCUMENTOS DE ARQUIVOELECTRÓNICOS: MANUAL PARAARQUIVISTASEste estudo foi produzido, originariamenteem inglês, no âmbito do Comité de ArquivosCorrentes do ICA, comité cujas funções e actividades, na estrutura do ICA adoptada no Congresso de Viena em 2004,estarão hoje contempladas na SecçãoProvisória de Normas e Boas Práticas(ICA/SPS) e em projectos específicos.O texto, com a responsabilidade editorial de Andrew McDonald e coordenação e qualidade editorial de Kimberley Barata,teve vários autores. Michael Wettengel escreveu o prefácio e os capítulos 1, “Introdução”, e 2, “Conceitos básicos e definições”; Michael Miller o cap. 3, “Influenciar”;Niklaus Bütikofer o 4, “Implementação políticas e tácticas para influenciar as administrações e seus parceiros tambémno domínio dos arquivos electrónicos.Para ter sucesso será necessário o recruta-mento específico e/ou apoio de outrossectores da Administração Pública.Cap. 4, “Implementação de requisitos de sistemas de arquivo”. Consideram-se7 etapas, salientando: na etapa 4, “Avaliação arquivística”, que «A quantidade de informação a arquivardeve ser uma preocupação secundária.Mais importante é o custo intelectual e o investimento para realizar conversõese manutenção»; na etapa 5, “Avaliaçãodos sistemas existentes”, a importânciade incluir todos os sistemas de informação,tais como sítios web e sistemas de apoio à decisão, bem como a importânciaespecífica, nos sistemas electrónicos, da capacidade e dos custos de preservação;na etapa 7, “Garantir a preservação a curto prazo”, a questão da segurançaespecialmente quando os documentoselectrónicos estão armazenados em dispositivos remotos, acessíveis por outros sistemas ou em locais fisicamente danificáveis por alteraçõesambientais e a necessidade de prevençãode desastres (ilegibilidade por aumento,mesmo moderado, da temperatura, ou por flutuações bruscas no fornecimentode energia); a segurança nos locais de armazenamento e a questão da salvaguarda regular de dados. Paralelamente, o imperativo de umaatitude pró-activa dos arquivistas: «Não se deve esperar por condiçõesperfeitas antes de participar: (...) é preferível iniciar o processo e ir criando competências e capacidadeao longo do tempo».Cap. 5, “Preservação a longo prazo”. Faz-se uma chamada de atenção de José Vicente Rodriguez Muñoz,decano do Departamento de Informacióny Documentación da Universidade de Múrcia. Parte do pressuposto de que na sociedade da informação a biblioteca deverá assentar necessariamentenuma matriz de natureza híbrida,prevendo a convivência da informaçãoem múltiplos sistemas de acesso, bem como uma constante evoluçãotecnológica onde a emergência do digitalé encarada numa vertente não apenas de substituição mas também de integração.Os portais são analisados à luz do conceitode biblioteca híbrida, sob o enfoqueconceptual, técnico e de organização dos serviços que a biblioteca oferece, em torno do paradigma digital.Trata-se de uma obra estruturada em quatrocapítulos onde são patenteados um conjuntode orientações para a constituição de projectos informáticos públicos em linha de bibliotecas.O primeiro, (cap. 0), de carácter introdutório, apresenta uma abordagemgeneralizada aos portais e à bibliotecahíbrida, começando por analisar osserviços das bibliotecas no contextodigital. A biblioteca é aqui encaradacomo um portal: «uma estrutura organizada de informação, que incluitanto o que podemos situar na órbita dos sistemas de informação digitais,como o que pertence à biblioteca físicacomo projecto organizado em torno de colecções e espaços» (p. 11). Numa acepção um pouco mais ampla, o portal é ainda tido como espaço de contacto entre utilizadores, profissionaise biblioteca, uma ferramenta estratégicaem contextos híbridos.O segundo capítulo situa a biblioteca no contexto da sociedade da informação,enumerando as diferentes conceptualizaçõestecnológicas inerentes a este tipo de sistemas(digital, electrónica, virtual) e enumeraos serviços daí derivados.O capítulo seguinte, é inteiramentededicado às tecnologias de informaçãoem bibliotecas, nomeadamente aos SIGB (Sistemas Integrados de GestãoBiblioteconómica) tanto como ferramentade trabalho, como produto informativo e de serviço aos utilizadores. O autorapresenta ainda um conjunto de vantagensrelativamente ao processo de “workflow”como instrumento de organização de trabalho, da arquitectura de informaçãoe da gestão de conteúdos. Seguidamente,foca a sua atenção nos portais bibliote-conómicos e nas comunidades virtuais.Do último capítulo, dedicado à biblioteca– rede, avulta a necessidade de proceder a uma cooperação entre diferentesagentes de informação, de que se destacao imperativo de ampliar a aplicação dos SIGB à gestão de portais, os quais deverão passar a incluir quatromódulos fundamentais: o da gestão do conhecimento corporativo, o da gestão documental das colecções, o da gestão de serviços e produtosinformativos e, finalmente, o da gestãode portais de serviços. Estes módulos são apresentados pelo autor nas suasdiferentes vertentes funcionais, complementados com um conjunto de exemplos esclarecedores. Termina com uma classificação de portais como produto destinado aos utilizadores, nos quais se incluem:portal público (web da biblioteca), portal público de acesso local (bibliotecaelectrónica), portal público em CD(biblioteca portátil), portal extra-net(biblioteca-rede) e portal interno do processo (a intranet).Sucedânea de tese de doutoramento, L E I T U R A S 89para a noção de longo prazo no contextodos documentos electrónicos – 5 anos –e analisam-se os requisitos a assegurar:autenticidade; integralidade; acessibilidade⁄ inteligibilidade; capacidade de processamento e potencial reutilizaçãodos documentos electrónicos. Recordam-semudanças tecnológicas referindo, como de maior impacto, as dos tipos de suporte e periféricos (disco 5,25’’ por disquetes 3,25’’). Elencam-se os métodos de preservação, as suasvantagens e desvantagens, observa-se a repartição de competências por um número considerável de pessoas,especialidades e instituições e sublinha-sea importância do trabalho em equipa e da comunicação, habitualmentecaracterizada pelo receio e a hostilidade,bem como da criação de uma linguagemcomum entre engenheiros informáticos e arquivistas qualificados. Cap. 6, “Acesso”. Neste último capítulo, o manual afirma a relação estreita entreopções e custos do fornecimento de acessoadequado aos documentos de arquivoelectrónicos e ao desenvolvimento de serviços avançados ao utilizador,dependendo dos métodos de preservaçãousados. 4 métodos de “acessibilização” e respectivos custos são analisados.Considera-se ainda que, no desenvolvimento de estratégias para serviços e utilizadores, quem custodiatem de confrontar tipos e níveis de serviçosque pretende disponibilizar com necessidades dos actuais e futurosutilizadores – cuja previsão, no caso dos documentos electrónicos, se assumecomo especulativa – e com os custosrelacionados com diferentes tipos de serviços. Defende-se que, independentemente de optarem ou não por cobrar serviços «Os arquivos não devem subavaliar os custos nesta equação...» nem ignorarem o aspecto financeiro.Este manual é, por isso, mais um livro de cabeceira para os estão ligados ou se interessam pela gestão de informaçãoe de documentos de arquivo electrónicos,incluindo os arquivistas.Ana CannasICA – International Council on ArchivesDocumentos de arquivo electrónicos:manual para arquivistas. [Lisboa]: Torre do Tombo, D.L. 2005. (ICA, Estudo n.º 16). Trad. de Electronic records: a workbook for archivists. S.l.: ICA, 2005LOS PORTALESBIBLIOTECARIOSA obra é uma adaptação da tese de doutoramento de Tomás SaorínPérez, da Biblioteca Regional de Múrcia,profissional que acumula uma extensaexperiência no domínio dos serviçospúblicos de informação com um trabalhode investigação no âmbito dos ambienteshíbridos e digitais em bibliotecas,contando ainda com a colaboração C A D E R N O S B A D 2 ( 2 0 0 5 )88>

[Review of:] Documentos de arquivo electrónicos: manual para arquivistas

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