ALMADA, A. P. A.

CRIPPA, M. E. N.

ROSSO, C. R. S. de

SITTON, M.

RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal

Sistema informatizado para realização de auditoria interna.

Sistema informatizado para realização de auditorias.

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SISTEMA INFORMATIZADO PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIA INTERNA. ROSSO, C.R.S 1; SITTON, M.; ALMADA, A.P.A.2; CRIPPA, M.E.N.2  1. Embrapa Meio Ambiente Rodovia SP 340 – Km 127,5 Jaguariúna, SP –Brasil CEP13820-000 email: cesar@cnpma.embrapa.br 2. Embrapa Meio Ambiente Jaguariúna, SP – Brasil. Computerized system for conducting the internal audit  A Auditoria Interna é uma avaliação planejada, programada e documentada, que tem por finalidade avaliar a eficácia do sistema da qualidade por meio da constatação de evidências objetivas e identificação de não conformidade. Esta avaliação é feita como forma de autoavaliação da gestão da qualidade pela organização. A Embrapa Meio Ambiente, implantou um sistema informatizado para realização de suas auditorias internas. Este sistema foi desenvolvido na plataforma WEB utilizando-se a linguagem de programação PHP e banco de dados MySql, ambos software livre. Após a definição da(s) equipe(s) auditora(s) e a definição dos processos a serem auditados, o RD insere estas informações no sistema informatizado onde, primeiramente será cadastrada uma nova auditoria, inserindo-se as datas de realização, locais e processos e a(s) equipe(s) de auditores. Posteriormente, é vinculado o processo/local à equipe que realizará a auditoria. A partir deste cadastramento somente o auditor(es) terão acesso ao sistema por meio de senha. O Auditor Líder e a equipe elaboram, para o processo a ser auditado, a lista de verificação. Todos os itens da norma ISO 9000 já estão incluídos no Sistema e a equipe decide quais os itens que serão auditados. Esta lista é enviada por meio de mensagem eletrônica para o responsável do processo. No caso de não concordância com a lista ou mesmo com os membros da equipe, o auditado poderá solicitar uma revisão, tanto da equipe como da lista de verificação. Depois de acordado a data e horário, a auditoria estará agendada. Em seguida a realização da auditoria, o Auditor líder insere os apontamentos no sistema, gerando o Relatório de Auditoria e o submete à aprovação do responsável pelo processo e em seguida envia para o responsável do Sistema de Gestão da Qualidade –RD, tudo de forma eletrônica. O RD irá emitir as ações corretivas e/ou preventivas requeridas e encaminha ao responsável pelo processo auditado. O sistema emite ainda relatórios com a tabulação dos resultados das avaliações pelos itens da norma que foram abordados na lista de verificação. Este relatório fornece número de apontamento por itens da norma identificando como A- atende, NC – Não conforme, OM – Oportunidade de melhoria e NA- Não auditado. No final do processo, uma cópia impressa é emitida e assinada pelos envolvidos. Também pode ser emitido um relatório contendo número de itens avaliados e os respectivos apontamentos. Este processo informatizado vem sendo aplicado desde 2009 com a inserção de 4 auditorias internas na ISO 9001 podendo ser  adaptado para auditoria em outras normas.  Palavras chaves: Auditoria Interna, Informatização, ISO 9001.   

INTRODUÇÃOA auditoria interna é uma avaliação planejada, programada e documentada, que tem por finalidade avaliar a eficácia do sistema da qualidade por meio da constatação de evidências objetivas e identificação de não conformidade. Esta avaliação é item obrigatório da norma ISO 9001:2008 e é realizada  como forma de auto-avaliação do Sistema de Gestão da Qualidade.Como atividade do Projeto Isoembrapa, a Embrapa Meio Ambiente implantou um sistema informatizado para realização de suas auditorias internas do Sistema de Gestão da Qualidade. Este sistema foi desenvolvido na plataforma web utilizando-se a linguagem de programação PHP e banco de dados MySql, ambos software de acesso livre e pode ser utilizado para qualquer norma, de certificação ou não. 1. Mestre em Química, Embrapa Meio Ambiente, melissa@cnpma.embrapa.br2. Especialista em Analise de Sistemas, Analista, Embrapa Meio Ambiente, paula@cnpma.embrapa.br3. Mestre em Química, Analista, Embrapa Meio Ambiente, cesar@cnpma.embrapa.br4. Especialista em Gestão Empresarial, Analista, Embrapa Meio Ambiente, crippa@cnpma.embrapa.brREFERÊNCIASABNT NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade - RequisitosEmbrapa Meio Ambiente. Instrução de trabalho IT 08.01.03 -  Programa de Auditorias da Embrapa Meio Ambiente. Jaguariúna, 2012A figura abaixo mostra as opções disponíveis para a realização da auditoria pelos auditoresDISCUSSÃO E CONCLUSÃOO sistema eletrônico registra os procedimentos e resultados de auditorias internas e gera registros quantitativos aplicáveis em análises críticas. A Embrapa Meio Ambiente possui instrução de trabalho sobre o processo de auditoria interna: IT 08.01.03 – Programa de Auditorias da Embrapa Meio Ambiente.A prática trata-se de um facilitador de realização de um  processo interno e gera economia de recursos de várias naturezas e portanto trata-se de ação que traz  benefícios inerentes à própria informatização da ação. Recentemente o sistema foi integrado ao formulário de emissão de ciclo de melhoria e a próxima integração será com o sistema de gestão de ciclos de melhoria.OBJETIVOSOs principais objetivos da implantação da ferramenta informatizada para realização de auditorias foram a padronização no modelo de relatório e de planos das auditorias, a redução do fluxo de papéis, a agilização do processamento da informação, a guarda segura dos registros das auditorias internas e a geração de relatórios gerenciais.SISTEMA INFORMATIZADO PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIASAUTOR (ES):  MELISSA SITTON1; ANA PAULA AMERICANO ALMADA2; CESAR ROBERTO SILVA DE ROSSO3; MARGARETE ESTEVES NUNES CRIPPA4DESCRIÇÃO DA PRÁTICAApós a definição da equipe auditora e dos processos a serem auditados, o Representante da Direção (RD) insere estas informações no sistema informatizado onde, primeiramente, será cadastrada uma nova auditoria,   inserindo-se   as  datas   de  realização,  locais  e  processos  e  a equipe de auditores. Há também possibilidade de inserção de documentos orientadores diversos para auxílio a equipe de auditores.Posteriormente, é vinculado o processo/local à equipe de auditores que realizará a auditoria. A partir deste cadastramento o acesso ao sistema é restrito aos auditores internos. O Auditor Líder e a equipe elaboram, para o processo a ser auditado, a lista de verificação. Esta lista é enviada por meio de mensagem eletrônica para o responsável do processo que será auditado. Se houver discordância, a lista pode ser refeita e novamente enviada ao auditado automaticamente por e-mail.  Após a auditoria, o auditor líder retorna ao sistema informatizado e completa a lista registrando a descrição para o que foi verificado. Estas informações formarão o Relatório de Auditoria que é submetido à aprovação do responsável pelo processo auditado. Compatibilizado o relatório, o auditor líder imprime, colhe as devidas assinaturas e envia para o Sistema de Gestão da Qualidade. No SGQ o sistema possibilita a emissão de relatórios com a tabulação dos resultados das avaliações pelos itens da norma abordados, pelo setor/processo auditado e também por tipo de apontamento – não conformidade, ação preventiva ou oportunidade de melhoria. Recentemente o sistema foi integrado ao formulário de emissão de ciclo de melhoria, o que permite a geração automática do documento evitando retrabalho na redação da ocorrência.A figura a seguir mostra as opções disponíveis no módulo de administração a ser acessado pelo Representante da Direção.

http://www.alice.cnptia.embrapa.br/alice/bitstream/doc/952246/1/RASittonMetalWorkshopIsoEmbrapaPT051.pdf

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