A study of how risk management can be developed in large industrial R&D projects

Abstract

Background The interest for risk management has increased a lot during the last years and today it is that important that the customers are demanding the work from the contractors. To make the work easier many tools and aids have been developed but how the real actual work performs within the project teams is something that has not got that much attention in earlier studies. Purpose The purpose of the following study is therefore to study how the work regarding risk management performs within the project teams in large industrial R&D organizations to make it possible to develop their work. Method For the following study, qualitative methods have been used in terms of interviews and observations. Nine interviews were performed in the study which two were connected to the management department and the rest were performed by project managers. Observations were performed within two different project teams and at one risk review when five different project teams where observed. Results The results from the different data collection methods show that communication and knowledge are the keys in the organization. Therefore there is a need for spreading it to make it available for more persons and in this way create an internal education within the organization. Knowledge and experience should be spread both on an individual level but also between the different departments. Conclusion If the communication increase the knowledge and experience can be spread out better the organization will receive a better risk result. The organization can also become more competitive since the risk budget can be made more precisely which result in a more competitive price at the market. Delimitations The study is restricted so it will focus on the work performed by the project teams in one of the organization’s geographic locations. Regarding the risks, the study will only look at the negative approaches to risk and therefore the so-called opportunities are separated from the study. Likewise are the risks related to health, safety and environmental and also quality since these are handled separately in the organization. Bakgrund Intresset för risk management har ökat oerhört mycket under de senaste åren och idag är det så viktigt så att till och med kunderna efterfrågar arbetet av företagen. För att underlätta arbetet har många verktyg och hjälpmedel utvecklats men hur själva det faktiska arbetet utförs är något som inte fått lika mycket uppmärksamhet i tidigare studier. Syfte Syftet med följande studie är därmed att undersöka hur risk management arbetas med inom projekt grupper i större forsknings och utvecklingsprojekt på industriföretag för att kunna utveckla arbetssättet. Metod För följande studie har kvalitativa metoder använts i form av intervjuer och observationer. Nio stycken intervjuer utfördes i studien varav två var kopplade till avdelningen för management och resterande intervjuer utfördes på projektledare. Observationer utfördes inom två olika projektgrupper och vid ett risk redovisningstillfälle då fem olika projekt observerades.  Resultat Resultatet påvisar att kunskap och erfarenhet är nycklarna i företaget. Därför bör denna spridas mer så att fler får ta del av den och på det sättet sker en intern utbildning inom organisationen. Erfarenhet och kunskap borde spridas borde på ett individuellt plan men även de olika avdelningarna emellan. Slutsatser Om kommunikationen ökar så att kunskap och erfarenheter kan spridas bättre kommer organisation kunna uppnå ett bättre risk resultat. Organisationen kan även bli mer konkurrenskraftiga eftersom risk budgeten kan göras mer precis vilket resulterar i ett mer konkurrenskraftigt pris på marknaden.  Avgränsningar Studien är avgränsad så att den skall fokusera på det utförda arbetet inom projektgrupperna på en av organisationens geografiska platser. Angående begreppet risk kommer studien bara titta på de negativa synsättet på risker och därmed är de så kallade möjligheterna avgränsade från studien. Likaså är risker knutna till hälsa, säkerhet och miljö och även kvalitet avgränsade då dessa hanteras separat i den studerade organisationen.