汇文文献信息服务系统外采子系统是专门用于外采工作的新开发功能模块,具有实时交流数据、无线远程操作的特点,比较系统地解决了图书外采存在的系列问题,并使外采与馆内采访同步进行。本文根据外采应用实践,提出了一些具体改进方案

周红

韩冬丽

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 年第 ! 期总第 ∀ # ∃ 期图 书 馆 工 作 与 研 究% & ∋ ( & ) & ∗ + ) , + − . & , / & / ∗ + 01&2 ,3!∋ 45 1∗ 6 2 ,3∀ # ∃【圈书馆现代化】汇文 系 统外采子 系统及其应 用7 一韩冬丽,周 红8厦门大学图书馆福建 厦门 ! 9 ∀ ∃:〔摘 要」汇文文献信息服务系统外采子 系统是专门用于外采工作的新 开发功能模块,具有实时交流数据、无线远程操作的特点,比较系统地解决 了图书外采存在的系列问题,并使外采与馆 内采访 同步进行。本文根据外采应 用实践,提出了一些具体改进方案。〔关社词」图书外采 ; 汇文外采子系统 ; 条码采集器< 中图分类号〕) .= ! 〔文献标识码 >? <文章编号〕一 ∃一99 ∀ 8  : !一!一!, ≅≅Α =1Β4 ? , , Χ Δ Ε Φ & 1=1Β1, + ∋ & Γ =Η= Β4Ι , ≅ ϑ & 1Κ 4 + ∗ + Λ ΜΒ= ΔΝΝ614∗ Β1, +ϑ ∗ + Ο , + − 61,.( , & ϑ , + −8Π1Γ 5 ∗ 5 Η , ≅ Θ 1∗ Ι 4 + Ρ + 1Σ 4 5 = 1ΒΗ,Θ 1∗Ι 4 + ! 9 ∀ ∃,Τ( 1+ ∗ :<Δ Γ =Β5 ∗ 4 Β> 8:≅≅Α=1Β 4 Γ , , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, + = & Γ=Η= Β4Ι , ≅ ϑ & 1Κ 4 + ∀∃ Β(4 (4Κ Ι, Λ& 64 =Υ 4 4 1∗6≅, 5 ,≅Α =1Β4 Γ, , Χ ∗ 4ΑΦ & 1=1Β1, +,(∗Σ1 + − Β 5 ∗1Β = , ≅ 54 ∗ 6 Β1Ι 4 Λ ∗ Β 4 1+ Β4 5 4,5+Ι& +1 , + ∗ + Λ 诚5 464 = = 6, + − Λ1 = Β∗ + 4 4 , Ν4 5 ∗ Β1, +3% (4 = & Γ=Η= Β 4Ι= , 6Σ 4 = Ι ∗ + Η Υ5, Γ64 Ι = , ≅ , ≅≅Α =1Β4 Γ, , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, + ∗ + Λ ∗ Ε , Ι Υ61=(4 = , ≅Α =1Β4 Γ, Χ∗ 4Φ & 1=1Β1, + & + Λ 4 5 Λ ∗6 6Η ∗ 4Φ & 1Α=1Β1, +3Δ 4 4 , 5 Λ1+ − Β , , ≅Α =1Β4 Γ, , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, + ∗Υ Υ614 ∗ Β1, + Ν5 ∗ 4 Β14 4, Β( 4 ∗ & Β(, 5 , ΝΒ1而ς 4 = , ≅Α =1Β 4 Γ, , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, +Ι 4 Β( , Λ Γ Η Κ 466 & =1+ − Λ & Υ 614 ∗ Β 1, + 4( 4 4Χ1+ − ≅& + 4 Β1, + , ≅ Γ∗ 5 4 , Λ 4 4, 664 4 Β , 5 ∗ + Λ 1Ι Υ 5, Σ 4 = Κ , 5Χ 4≅1 4 14 + 4Η − 5 4 ∗ Β6Η3Ω& 5 Β( 4 5Ι,54 , Β( 4 Υ ∗ Υ 4 5 Υ & Β= ≅, 5Κ∗ 5Λ Λ 4 Β∗ 164Λ Υ 45≅44 Β1+ − ∗ + Λ =, 6Σ1 + − = 4 (4Ι 43「Ξ 4州 心〕Ψ≅ ≅Α=1Β 4 Γ , , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, + ; Ψ≅Α =1Β4 Γ, , Χ ∗ 4Φ & 1=1Β1, + = & Γ=Η= Β4 Ι , ≅ ϑ & 1Κ 4 + ; ?∗5 4, Λ 4 4 , 664 4 Β , 5外采图书必须先查重馆藏书目数据再订购。查重订购运作有 以下两种方法Ζ第一种方法是利用笔记本电脑查重录人。这种查重方法的结果准确,书 目数据信息完整,查重宝尹购一次性完成。但是,需要具备有比较好的现场采购环境,受到笔记本 电脑移动选书困难的限制,工作效率 比较低。查重采用 的系统一般是各馆 自编的小程序,每次外采前都要 重新 导人馆藏数据。系统缺乏稳定性、延续性和可扩展性。第二种方法是利用便携式条码采集器查 重。它的优点是携带方便、效率高、速度快,缺点是 由于其内存小,存储的馆藏数据有限,只能查近几年的新书数据。此外,采集器系统只对 Μ∋ ?2 号查重,查重结果不够准确,而且在多个采访人员同时使用同一个采集器系统的情况下,无法相互查重,可能造成重复选书。这两种方法共同的缺点是查重订购时没有和馆藏数据实时交流,无法对外采期间本馆新增采访数据进行查重,可能造成重复采购。近期新开发的汇文文献信息服务系统外采子系统 8以下简称“汇文系统外采子系统,’:,比较系统地解决了外采图书存在的系列 问题。经过多次试用 汇文系统外采子系统,取得和积累了比较好的应用效果与经验。6 汇文系统外采子系统的工作特点及其功能∀3∀ 汇文系统外采子系统的工作特点86: 实时交流数据。汇文系统外采子系统满足了外采时与图书馆馆藏书 目数据库实时连接进!行查重和订购的需求。采用 Τ[ ∋ 结构,实现一个可扩展的应用系统,如下图所示。它在图书馆的, Υ ∗Ε 系统上新增相应的程序,采访人员外采时通过系统客户端程序访问图书馆的。Υ∗Ε 系统,从而实现与馆藏数据库的实时交流。查看 查询数据茗霆3同军圆)Ν∴ ∋ Μ比二主0 %ΤΝ[ ΜΝ 匕二匕」采购人员 馆内采购服务 汇文数据服务汇文外采系统 Τ[ ∋ 结构示意图8: 无线远程操作。系统接入 网络的方式有外采现场的网络端 口、移动宽带、移动 ) Ν∴ ∋ 以及联通 Τ Ο ]Δ 或拨 号等,客户端可 采用 无 线) Ν∴ ∋ 连接。用户可随时随地获取所需信息。∀3汇文系统外采子系统的功能汇文系统外采子系统的功能主要有Ζ86: 利用本馆馆藏书目数据进行实时查重,可避免外采期间因为本馆新增采访书 目数据而重复采购现象。8: 提供外采订购书 目数据与本馆采访书目数据库的接 口,可直接将外采订购数据导人本馆采访书目数据库。8!: 提供外采图书相关采购 书 目数据的统计和经费使用情况等,及时把握外采进度。汇文系统外采子系统查重订购模式及工作方法汇文系统外采子系统提供了两种查重订购模式,即单查重订购和批查重订购。不 同的查重订购模式对应不同的工作方法。3∀ 单查重订购模式单查重订购模式是对输人 的单条书目数据进行查重,确定无重复后,键人复本数及典藏分配点,即完成单条书目的订购工作。3∀3∀ 单查重订购模式对应的工作方法输人 Μ∋ ? 2 号和题名等相关书 目数据进行查重。利用 Μ∋ ?2 号查重可以手工输人或用条码采集器扫描录人,利用题名等其它书 目数据查重则需手工 录人,查重确认无 重复数据后 即可订购。如果供书商提供了参展图书的 ] Δ ∴ Τ 书 目数据,可以提前导人汇文系统外采子系统套录数据库,在参数设置里选择 Μ∋ ? 2 单本查重时获取套录库书 目信息的选项。当用 Μ∋ ? 2 号 进行单本 查重#时,即显示出其对应的详细书目信息。3∀3采用单查重订购模式的优缺点采用单查重订购模式的优点是查重结果精确 ;订购数据完整;可参考馆藏相关图书的借阅率确定复本数;对馆藏复本少而借阅率高的图书进行补购;判断图书内容进行合理典藏。缺点是Ζ需要手工录入书目信息,工作繁琐,工作量大 ;与馆藏数据库连接查重时,录入的时间比较长,工作效率低;无法进行移动选书。3批查重订购模式批查重订购模式是利用书商提供的外部书目数据,导人汇文系统外采子系统后,选择查重条件组合,进行批量查重,对查重后的数据进行单条订购或批量订购。3 3∀ 批查重订购模式对应的工作方法直接获取参展商电子书 目数据,或利用条码采集器,将选定图书的 Μ∋ ?2 号扫人条码采集器,键人订购套数。选购完成后,书商通 过 Μ∋ ?2 号套录对应的书目数据,然后导人 汇文 系统外采子系统进行批查重和订购。3 3采用批查重订购模式的优缺点采用汇文系统外采子系统批查重订购模式的优点是Ζ工作效率高; 工作量 少;与馆藏数据库连接查重的时间短 ;不需手工录人书目数据,可进行批量订购和典藏。批查重模式的缺点是看不到书目数据对应的样书,不利于图书质量和复本的判断;选定图书很多与馆藏重复,选购效率不高;查重结果不够精确;批量订购不同的书复本数却相同,后续需调整图书的复本数;批量典藏使一些书不合适典藏点,特别是一些交叉学科的图书,需要根据图书内容判定具体典藏点。比如Ζ工程合同管理,根据分类号 % Ρ ⊥ !3∀,以我馆实际,应批典藏到理工借阅区,但是如果以该书内容判断,就应当典藏到经济分馆。3 3! 查重订购模式的选择汇文系统外采子系统,提供了可在 以上两种查重订购模式之间随时切换的功能。批查重订购是系统默认的查重方式,如果需要对某本书精确查重,可切换到单查重订购模式。在实际应用中,应根据图书类型选用查重订购模式和工 作方法。适合单查重订购模式的图书类型有Ζ8∀: 查重时容易出错 的多卷册 图书和丛书系列。比如Ζ丛书集成三编丛书,Μ∋ ? 2 号和正题名都相同,只有副题名不 同,批查重时被系统默认为馆藏已有书目,可能失去订购丛书其它分册的机会。只有采用单查重订购模式,才能辨明馆藏所缺分册,有针对性的采购,保证丛书采购的完整性。8: 单价高的大套书。8!: 借阅率高可能需要补购的教材和教辅类,比如Ζ生物化学原理,借阅率很高,而馆藏只有一本,自然需要补购。除了以上列出的图书类型,其它图书都适宜应用批查重订购模式。! 批查重订购模式及其工作方法优化!3∀ 利用条码采集器作为初步查重大部分现场采购中, _ 以上参展 图书是近几年出版的新书,但是,其中相当一部分已经预订或已经人藏。从我馆采购实践看,约有 9 _左右的参展新书已在日常采购中预订或已经人馆藏。外采中避免采选这些 已订或人藏的新书,是降低重选率,提高采选效率的重点。出于这个目的,重点是优化批查重订购模式下 的工作方法,即利用条码采集器作为初步查重 的工具,根据样书键人订购套数,然后将初选书目数据导入汇文系统外采子系统进行批处理。应用这种方法降低了重选率,极大地提高了工作效率。!3条码采集器的使用技巧便携式条码采集器是一种可编程的手持型高速扫描的条码阅读器。它有 ∀  ] Γ 的内存,可一次存储六十万条以上的数据,内置激光扫描引擎,可以快速精准地识别并读取 Μ∋ ? 2 号,同时进行查重 比对,显示查重结果。扫描和查重过程一般用时在 ∀ 秒左右,准确迅速。<6> 而且 功能比较 全面,可以核查图书,保存和传输数据和统计。条码采集器虽然能存储 9 万条数据,但是存储数据越多,运行速度越慢,而且还要为采选的新书数据预留储存空间。馆藏数据量小的图书馆,可以将全部馆藏导人采集器,可是我馆馆藏书 目数据庞大,仅中文图书的馆藏书 目已超过八十万条,馆藏数据全部导人采集器是不可行的。由于外采的参展图书大多是新 书,只需导人近几年的馆藏数据就可以将重复选书 比例从 9 _ 降低到∀ _以下。因此我馆将近五年大概二十万条馆藏书 目数据导人条码采集器,占用的内存比例合适,不会影响查重速度,初选的 种图书中只有 ∀种与馆藏重复,重选率仅为 9 _。# 汇文系统外采子系统存在问题及解决办法汇文系统外采子 系统虽然具有高效、方便等优点,但是,还有个别功能需要改进完善。#3∀ 增加批订购模式下订购数量的选项订购图书过程 中,不同的图书种类订购套数不都是相同的。汇文系统外采子系统批订购方式效率很高,但是只能设置统一的订购套数 ;如果将采购数据上传汇文系统采访子系统后再修改订购套数,不仅工作量大,订购套数判断的准确程度也无法和现场看样本书相 比。建议在批订购的订购数量选择时设置两个选项Ζ一个选项是可设置统一的订购套数Ζ另一个选项是订购套数可取自采购数据的 ]Δ ∴ Τ 子字段。这个 ]Δ ∴ Τ 子字段由用户自己设定,也可以默认为系统的 。⎯ Θ 字段。这个建议经和汇文开发商协商后,已被采用,具体改进结果有待于测试。#3批查重 的重复数据宜置反选方式批查重处理后,重复的书目数据处于被系统选择状态,点击删除重复记录按钮即可删除重复书目。在这些重复的书目中有一些是新版本,或者一些借阅率高需要补购 的品种,系统没有提供反选方式,将这部分需要补购的书目保留下来再订购。如果设置反选方式,能够保留重复书目中部分需要补购的书目数据,那就会更加方便用户。此外,改进外采服务器设置方法。因为每年外出采购次数较少,设置专用外采服务器 比较浪费,所以图书馆通常只在外采需要的时候暂时借用别的服务器,安装成外采服务器,外采任务结束后就卸载了。每次外采前后都要重新安装和卸载外采服务器。如果能够改进设置方法,避免每次外采时都要卸载和重装,那就更加方便。总之,和其它外采系统相 比,汇文外采系统独特的实时数据交换功 能,使外 出采访时可以 和馆内采访同步运行,结束了以往外采时受地 域限制的历史,开创了外采工作的新局面。经过进一步完善的汇文系统外采系统,将是值得我们图书馆外采人员密切关注的应用系统。〔参考文献〕口〕黄小苏,王海萍3浅谈便携式条码采集器在图书现采中的应用〔0〕3科技情报开发与经济,9,∀9 8 ∀ :Ζ⎯ ⊥一⎯  3〔作者简介 > 韩冬 丽 8∀⎯ ⊥ #3ϑ 一 :,女,馆 员,理 学硕士,发表论文 9 篇 ; 周 红 8∀ ⎯ ⊥ 一 :,女,馆员,硕 士,厦 门 大学图书馆采访部主任,发表论文多篇。∃

汇文系统外采子系统及其应用

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