文章指出了当前实际存在的影响查新工作质量的一些问题，并从与客户交流、查新资源建设、编制检索策略、加强职业道德及利用专家组参与查新等方面提出了保证和提高查新质量的具体措

陈江帆

Xiamen University Institutional Repository

 ! ∀#  ∃% &∋( ! )  ∀ ∗ % ∀ + ,科技查新工作质量保证的几点思考陈江帆【摘 要】 文幸指出了当前实际存在的影响查新 工作质 − 的一些问题,并从与客户交流、查新资源建设、编制检索策略、加 强职业道德及利用 专家组参与查新等方面提出了保证 和提高查新质− 的具体措施∗关键词】 科技查新 查新质− 质− 保证自 . + + / 年国家科委发布的《科学技术成果鉴定办法 》中明确要求成果鉴定具备的技术资料中应包括查新报告 以来,查新工作在成果奖励、课题立项、专利申请、科研基金申报等工作中一直发挥着重要而又无可替代的作用。由于查新工作有国家认可的性质,具有权威性,是一项必须公正、客观、准确的工作,所以如何保证查新工作质童就成了每一个查新人员的重要课题。本文就此结合个人的工作实践,着重于保证查新质量的关键问题,作一探讨,并求教于同行。. 深入、详尽的用户交流查新人员和委托用户能否充分合作、有效沟通是保证查新质量的关键。可以说没有一个查新站能配齐各个专业的查新人员,也没有一个查新人员能掌握各个专业方面的知识。加上科技发展的 日新月异,即使是同一专业的查新人员,面对不断更新的专业知识,要找出其创新点也是困难的。因此,查新人员首先一定要虚心向委托用户请教,搞清楚项 目的真正内涵,不要认为是用户有求于我而态度生硬,要注意营造 良好的交流环境和谈话氛围。另外,在和委托用户交流过程中要注意有的客户为了技术创新保密的需要,不愿多谈其研究倩况。这时就必须让用户知道,让查新人员了解课题内容、技术关键、创新点是最后进行比较分析研究的重要保证,希望用户给予配合理解。还有一些用户会认为查新人员不位 自己的研究,和你讲你也不位,就随便拿几个关键词应付一下查新人员0对这种情况,查新人员则要表现出强烈的求知欲和谦虚的态度,诱导用户把自己的研究详细说出来0在我们的工作实践中就常出现这种情况,一开始用户表达不清或说的很少,经过与查新人员的不断交流,话匣子一打开说个不停0还有就是有些人对查新工作不重视,主要研究人员不来查新,而是叫行政人员或对课题不甚了解的学生拿几个关键词来申请查新0对此,查新人员要坚决予以拒绝,要坚持让其主要研究人员来查新,否则查新人员将无法通过用户 了解课题的研究内容,而仅仅靠几个关键词进行查新是不负责任的0另外,要着重说明的是,与用户的交流不仅仅是在接受课题时,而必须贯穿到整个查新过程。比如在确定检索词和先期检索结果出来时都可 以让用户过 目,提一些参考意见,以避免走弯路0像用户来时聊几句,报告出来问几句,最后用户交钱结束的查新质量是难有保证的。1 全面、丰富的检索资源一个全面、丰富的检索资源是查新工作的基本保证0这里所指的检索资源不仅包括电子化的专业数据库,同时也包括了纸本式的手工检索资源。值得注意的是,笔者在看到的相关文章中,很少有人提到纸本式资源和手工检索,有为数不少的查新单位出具的查新报告 中看不到有使用纸本式资源的迹象0实际上,纸本式检索资源有其不可代替的地方0比如,一些汇编材料、专家通讯、研究简报通讯、一些带有保密性质的文献,一般不收录到电子文献数据库中,但查新时也不能漏过0还有一些以前曾经使用过而后来没有继续使用的技术,可能早期文献有报道,但后期文献没有报道,而电子文献尤其是中文电子文献回溯期相对较短,如果仅仅使用电子化的数据库,就可能出现漏检,把老技术当作新技术0在电子化的数据库中,为满足查新需要,至少必须有一个大型的联机数据库。目前常用的 23 45 6 7 数据库就比较全面,基本可 以满足查找外文文献的孺求0查找中文文献一般使用万方数据资源系统 89:3 ; 4 ∗; <6 =、中国期刊网、中国专利文献数据库等。现在为了补充检索资源的不足,很多人也提出了利用互联网上的一些免费资源进行查新,相关的文章也很多0笔者认为,互联网上的免费资源是可 以补充购买的专业数据库的一些不足,也可 以节省查新费用,但考虑到查新工作是一项严肃认真具有权威性的工作,因而所利用的数据必须真实可靠,具体使用起来则要慎之又慎0目前互联网上的资源可 以说浩如烟海,其中鱼龙混杂,有真有假0根据我们的经验,相对比较可靠的是一些专业协会、学会和科研院所及专业管理部门+ > 图 书 馆 学 研 究 1 ? ? 101的站点。如,美国土木工程协会 8≅ ≅ ≅0Α Β Χ  04  ∀ ∀06 Δ 7 =、美国化学工程研究所 8≅ ≅ ≅0Ε:∀0Β< 50∀Φ Β=、英国电子工程研究所8≅ ≅ ≅·3∀ ∀·ΓΔ 70ΒΗ= 等。类似的站点还很多,这些站点一般都有相关的出版物 目录和摘要以及最新的研究动态等。站点地址可 以通过 !5 −4 Ι3 −4、) 4: 6 等检索工具来查找,也可 以通过同行交流、报刊报道及 网络资源手册来获得。一些个人网站和无出处的文献信息都不能用来查新检索。对于查新人员来说,去伪存真、去粗取精的工作十分重要,如果把握不准的免费资源,宁可放弃不用。关于查新检索资源,还有很重要 的一个问题,就是全文文献的问题0这是 目前各种查新资源中最为贫乏的部分。包括最常用、数据量也较为庞大的 23 456 7 数据库在内的许多数据库,其全文量都比较少。全文获取的困难和昂贵的费用,也使得一些课题仅仅在阅读文摘的基础上就做出了查新报告,查新质量难免受到影响。因此,利用更多的全文数据库是趋势。值得欣慰的是,高校系统的文献信息部门,随着高等学校文献保障体系89! & ∗ϑ =项 目的不断开展,引进 了一定规模的全文数据库。比较重要的有 ∗ & 数据库8. + Κ Κ 年以来美国电气与电子工程师学会及英国电气工程师学会出版的 .1 ? 多种期刊、> ? ? 多种会议录、近 + ? 种标准全文 =、ϑ 2 Γ ϑ 数据库 8收录了荷兰著名出版公司 5 ∀ Ι 3∀ Δ  ∀ 3∀ ; ∀ ∀ 出版的 . + + Κ 年以来的. 1 ? ? 种各学科学术期刊全文 =等。同时,Λ % 9 Γ Μ 全文传递服务和 Γ9 & 9 的 9Γ 电子期刊全文 以及发展迅速的馆际互借服务都为全文获取提供了很大帮助。现在高校系统的查新部门全文获取渠道 已相对畅通0建议设有查新站的科技部门和其它部委系统的文献信息部门,可 以根据其行业特色增加全文数据库。当查新课题或其它文献检索需要时可 以互通有无、资源共享。Ν 专业、准确的检索策略检索策略是用来界定课题范围、控制检出精度、体现检索思想、处理查询提问的逻辑关系式。通过它才得 以在数据库中进行检索,得出检索结果。它是查新工作中重要的一环,也是最能体现查新员专业水平的工作。同样一个课题,在不同的查新员中常会出现不同的检索策略,不同的检索策略又会导致检索结果的差异,从而直接影响到对课题的最终评价。制定一个专业而又准确的检索策略涉及多方面 因素,其关键在于查新人员的工作经验和对使用数据库的熟悉程度。但有几点值得提出Ο85= 必须理解、吃透委托用户的课题内容,掌握其技术关键、创新点。前面谈的与用户交流的 目的,很大程度上也是为了检索策略的形成。81 =正确把握查全率和查准率的关系。顾及到查准就会影响到查全,反之亦然。笔者认为,查新应以查全为准,尤其是科研立项、专利查新等,万一漏检容易造成重复劳动,给委托用户带来人力、物力的损失。但对于已经取得成果的课题进行查新时,则可以 以查准为主,在准的基础上尽量 全,以便用户进行比较、借鉴、参考。8Ν= 熟悉检索工具的编排、体例、结构。不同的数据库不能用同一检索式进行检索,甚至同一大库中的不同子库在检索方法上也是有 区别的。比如,利用 2 ∗! &Γ Π 检索时,一般查新员都喜欢 用 同一检索式同时检索其中 的多个库。其实,当一种检索式同时遇到全文库和文摘库时,它检出的相关度是有区别的。现在,查新人员比较习惯于使用关键词检索,实际上有不少数据库有主题词表,要注意通过数据库的词表来选择检索词,才会有好的检索结果。8/ =当检索结果为零的时候,就表明该项技术没有先例,甚至相关的都没有,这显然是不符合实际的,必须对检索策略重新审定。最后还要强调的是,在检索中最好能与用户一起协商检索词的使用。我们在查新实践中就曾经出现最后使用的检索词既不是用 户先前提供的,也不是预检使用的,而是通过预检后用户发现 的更为贴切 的检索词0/ 客观公正的工作态度从查新用户一方来说,申报成果类的希望自己的成果评价能高一些,申报新课题的希望能有“未见相 同技术”的查新结论,申报立项的希望能肯定其立项的可行性,以获取项 目经费。但查新工作的性质及 国家赋予的重要使命决定了其严肃要求的课题应实事求是地 出具查新报告,不能只为经济利益或者人情关系出具虚假不实的报告。现实中就有让用户自己写查新结论,然后盖个查新章收费的情况存在。还有一点体制方面的问题要引起有关部门的注意,就是 目前大部分的查新都在本系统内进行。如,高校各系、所的查新一般都在设有查新站的本校图书情报部门进行,各行业部委所属单位的查新也大都委托本部委的科技信息所,这就可能出现为了本系统的利益影响查新质量的问题。以高校系统为例,高校科研人员每年的科研立项经费有很多不是来 自学校本身,而是来自教育部、科技部,所在省、地、市及一些基金组织等。从学校的角度,自然希望能尽量争取到这些校外科研经费。在这种情况下,作为同属学校领导的高校查新部门,查新人员公正、客观的职业道德则面临考验。, 切实有效的专家咨询与审核根据科技部的要求,查新站的成立都必须有与之配套的专家审核咨询组。但在查新实践中,专家组起的作用较小,有的甚至形同虚设。笔者认为,专家组不能仅仅是一种形式,而是应该在查新工作中发挥实实在在的作用。为此,查新人员要经常主动拜访专家组 的有关专家进行技术咨询,定期 召开专家组会议。在最后对检索数据比较分析和形成查新报告初稿时,应给专家过 目,让其审核 和提出参考意见。尤其与用户的观点发生分歧或怀疑用户隐瞒科研事实时。专家的意见就至关重要。可 以说只有充分发挥了专家组的作用,查新工作才有强大的技术后盾,查新质量才能得到重要的技术保障。参考文献. 范爱红0提 高科技项 目查断质 童的 实践 与探索0情报理 论与 实践,1 ? ?? 81 =1 周育红0提高高校科研项 目查新质− 的途径分析0西北枉 工业 学院 学寺民,1 ? ? ? 8Ν =Ν Θ 蕴一,王 小 原0查新质圣标准研究0情报学报,. + + Κ 8/ =陈江帆 厦门大学图书馆

科技查新工作质量保证的几点思考

http://dspace.xmu.edu.cn/bitstream/handle/2288/16387/%e7%a7%91%e6%8a%80%e6%9f%a5%e6%96%b0%e5%b7%a5%e4%bd%9c%e8%b4%a8%e9%87%8f%e4%bf%9d%e8%af%81%e7%9a%84%e5%87%a0%e7%82%b9%e6%80%9d%e8%80%83.pdf?sequence=1&isAllowed=y

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