Job, Jean-Olivier

Mouheich, Touhama

Horizon / Pleins textes

LA GESTION DOCUMENTAIRE RAPIDE 
au service d’une petite équipe de recherche 
Jean-Olivier JOB 
Institut Français de Recherche Scientifique pour le  Developpement en Coopération (ORSTOM) 
213 rue Lafayette, 75010 Paris 
Touhama MOUHEJCH 
Arab Center for the Study of Arid Zones and Dry Lands (ACSAD) 
B.P. 2440, Damas, Syrie. 
Le Systeme bibliographique BAC (Bibliographie Avec Commentaires) doit per- 
mettre de gérer un fonds documentaire de plusieurs milliers d’articles sur les sols 
salés. Le fonds lui-mbme est constitué par des publications, des mdmoires OU des 
theses, de la littérature souterraine, ou tout article traitant de l’étude des sols sales 
au sens le plus large du terme. Le système de gestion que nous avons choisi a été 
mis au point sur mille enregistrements qlri constituaient les references permanen- 
tes du laboratoire d’analyse des sols de I’ACSAD (Arab Center for the Study of Arid 
Zones and Dry Lands, Damas, Syrie) en 1981. Le laboratoire ayant une vocation de 
formation, le but était de permettre à des stagiaires un accbs sélectif et tres rapide 
à des documents de base leur permettant d’aborder un aspect tres precis de 
l’analyse des sols salés en laboratoire. Un premier langage à quatre niveaux a 
d’abord été utilisé sur des fiches cartonnées pendant deux ans Il]. Le Systeme a ét6 
ensuite informatisé en utilisant le logiciel de gestion de base de données dBase 111 
(Ashton-Tate), tout en gardant le principe de départ, à quatre niveaux. Le fonds s’est 
ensuite enrichi de nouveaux documents plus théoriques concernant IUtude des 
sols sales, dans le contexte sol-eau-plante et dans l’optique recherche appliqu8e. 
Nous présentons ici ce fichier qui contient actuellement deux mille sept cents &fé- 
rences. Les statistiques de structure du fichier ont été &ablies sur les mille pre- 
miers enregistrements. 
A system for classuication and retrieval of scient@c references is presented. 
The systetn has been originally developed at ACSAD (The Arab Center for the 
Study of Arid Zones and Dty Lands, Damascus, Syria). The first objective was to 
classify summaries of published papers or articles concerning the study and the 
anabsis of salt a ffecrted soils [IJ .  Theses summaries were made by the authors and 
then sent to interested analysts as training facility. Soon appeared the need of clas- 
sifying these summaries and the original references as well and a system was develo- 
ped using punched cards. As the number of references and summaries increased, it 
became necessary to use a database tnanagement system, dBase III and to develop 
an original codification to classify the documents. This system, called BAC (Sor 
Bibliography and Comments) is presented in this paper. 
I. PRINCIPE DE CLASSEMENT 
Le principe d’indexation retenu consiste à affec- 
ter à chacun des documents classés un code en six 
parties : 
1. I’élément chimique ou physique étudié, 
2. sa dynamique dans le système sol-eau-plante, 
3. le type d’étude faite, 
4. le milieu (sol, eau ou plante), 
5. le lieu d’étude (terrain ou laboratoire...), 
6. le type de document (article, thèse, rapport...). 
Chaque partie du code définit un niveau repré- 
senté par un nombre de deux ou trois chiffres néces- 
saire à la description du contenu de l’article. 
Documentaliste, vol. 23, no 6, novembre-dkcembre 1986 
La partie I explore le champ des déments dont 
M u d e  est possible (calcium, texture, structure, fer, 
par exemple). Les parties 2 et 3 précisent le rale de 
I’élément dans le milieu. Elles sont subdivisées verti- 
calement pour situer à quel niveau de la dynamique 
géochimique on se place (exemple : l’origine, ensuite 
la migration, puis I’évolution;..) et également horizon- 
talement pour explorer tout le champ sémantique 
(migration = évaporation, drainage ou lessivage, par 
exemple). La partie 4 permet de cerner la discipline 
scientifique la plus concernée par l’étude. La partie 5 
precise si l’étude est faite en laboratoire ou sur le ter- 
rain. La partie 6 sert à classer physiquement les arti- 
cles. Les livres sont dans une bibliotheque, les revues 
sur une BtagBre, les rapports dans un classeur, etc. 
.-. 
0- R.S.T.0.M; Fonds Documenfayre‘ 237 
J:O. JOB, T. MOUHEICH 
2. CORlFlCATIOH DES DOCUMENTS 
Chaque document est parcouru rapidement par 
u n  lecteur capable de juger son contenu. I I  le résume 
suivant un  cadre destiné àen faciliter la lecture, et lui 
attribue u n  code. Ce cade est composé en explorant 
successivement les niveaux 1 a 6, un  nombre de trois 
chiffres étant donné pour chaque niveau suivant le 
tableau suivant : " .  
Niveau 1 : ét6menZ étudié 
Le principe retenu est de survoler les éléments 
étudiés dans le sal suivant l'ordre alphabétique des 
éléments d'abord et suivant leur degré de complexité 
physico-chimique ensuite. 
AI : loa  
B : 102 
Ba : 103 
C : 1104 
Ga : il10 
Eléments de transition . 
Elémenls rares 
Sels en géneral 
Argiles 
Matiitre organique 
Granulométrie 
Conductivite 
Capacité d'échange 
Na : 150 
P : 156 
C I  : 117 
Fe' : 120 
K : 125 S : 160 
M g :  130 Si : 165 
N : 140 
: 168 pH Redox : 178 
: 169 Surface : 179 
: 173 Température : 182 
: 174 Toules propri&& : 190 
:,175 Tous calions : 166 
: 176 Tous anions : 167 
: 172 Structure : 180 
: 177 H20 : i7a 
U n  astérisque est ajouté au numéro choisi si 
I'étude fait appel àdes eléments radioactifs (ex. : NI5 
est représenté par 140*). Si nécessaire, chaque sous- 
niveau peut être à son tour subdivisé, par exemple : 
Fe: 120 Fe++ : 121 Fe+++ : 122 
pour préciser à quel degré d'oxydation se trouve la 
forme de fer' qui  est étudiée. Huit sous-niveaux sont 
ddfinis actuellement. Ils permettent entre autres 
d'introduire les composés de Ca, Na, Mg ... comme le 
gypse, le chlorure de sodium et d'autres sels impor- 
tants. 
Niveau 2 : dynamique de I'e~ement 
OriginB : 20 Assimilation : 22 Distribution : 24 
Migration : 21 Echange : 23 Evolution : 25 
A ce niveau i l  est nécessaire de  subdiviser le mot 
Distribution en deux sous-ensembles : la dlistribution 
verticale dans le profil du sol (241) et la distribution 
horizontale dans le paysage (242). 
Niveau 3 : type d'btude 
Le principe est de classer les études des plus 
théoriques aux plus pratiques. 
Théorie : 30 Expérimentation : 34 Matériel utilise : 37 
Simulation : 31 Echantilionnage : 34 Datation : 38 
Description : 32 Analyse : 35 Archivage : 39 
Taxonomie : 33 Interpretation : 36 
Niveau 4 : fflilieu 
Sols : 430 amendements : 431 érosion : 432 
toxicité : 441- physiologie : 442 Plantes : 440 
Eau : 450 Bvaporation : 451 irrigation : 452 
drainage : 453 
Ce niveau est subdivisé pour tenir compte des 
études spécifiques au milieu. U n  élément n'est pas 
toxique pour le sol mais l'est pour les plantes, I'éro- 
sion est spécifique aux sols pour ne prendre que deux 
exemples. 
Niveau 5 : lieu 
Situe la distance entre le chercheur et l'objet de 
recherche. Ce niveau détermine le type de matériel 
238 
utilisé,,le type de résultats obtenus et l'utilisation que 
l'on peut en faire. 
51 : In situ 53 : télédétection 52 : au labo 
CoTplément 6 : document 
61 : publication 62 : memoire 
3. EXEMPLES 
Le code donné ne correspond pas en général à 
celui que l'on pourrait attribuer au vu du titre seul, ou 
à la recherche de descripteurs dans le résumé. I I  ne 
tient pas compte des mots-clés attribués par les 
auteurs de l'article. En effet, la tendance est soit de 
définir trop de mots-clés, soit d'en définir dont le sens 
est trop général. Dans les deux cas, l'effet produit est 
un bruit dans les recherches automatiques par mot- 
clé ou par descripteur. 
Seuls les niveaux significatifs sont pris en 
compte. Le code du niveau 1 est séparé des autres par 
une barre oblique pour indiquer que ce niveau est le 
principal. 
Soit par exemple l'article ayant pour titre : 
AUBERT G. - 1976. La morph~ologie des sols affectés par le 
sel. Reconnaissance, prévision, surveillance continue. In : 
Prognosis of Salinity and Alkalinity, F.A.0 Soil Bull., na 31, 
pp: 187-194. 
Son CQde sera : 18Ol32-33-430-51, 
180 car l'article étudie en détail la structure de cha- 
que horizon des différents types de sols salés, 32 et 
33 parce que c'est une étude générale et qu'elle 
aborde largement les problhmes de classification de 
ces sols (taxonomie), 430 puisque le sol est l'unique 
objet de I'étude et 51 parce qu'il s'agit de la morpholo- 
gie visible du sol en place (in situ). 
BELLAiR P. - 1954. Sur l'origine des dép6ts de sulfate de cal- 
cium actuels et anciens. Cr . ,  acad., Sci., seance du 27 oct., 
sera codé : 112120-32-430, 
et : 
les facteurs de variation des limites d'Atterberg. Cah., ORS- 
TOM, ser., pédol, il, no 4, pp: 29-39. 
sera codé : 180135-430-52. 
De m6me : 
pp : 1059-1061. 
COMBEAU A., VERDIER J., OLLAT D.. 1964. Remarques sur 
4. SYNTAXE 
Chaque partie du code, ou codon, est reliée aux 
autres par une syntaxe implicite. Ainsi, Théorie du 
lessivage du silicium dans le sol i )  ou (1 Simulation de 
l'échange Na-Ca )) ont une syntaxe de type : 
(niveau 3) du (niveau 2) du (niveau 1) dans (nivgau 4). 
C'est la syntaxe générale. Par contre, lesar'ticles 
(( Etude générale de I'érosion )) et (( Etude de w5géta- 
tion par télédétection 1) auront respectivememt une 
syntaxe du type : 
(niveau 3) de (niveau 4) 
et 
(niveau 4) au (niveau 5) 
5: AMBIGUïT& ET REDONDANCES DU 
SYSTEME 
Si la place des éléments étudiés est naturelle- 
ment en tête de codification, i l  subsiste à ce niveau 
une redondance apparente. C'est la place de l'eau qui  
est en même temps un constituant permanent du  sol 
(eau hygroscopique), un  élément extérieur (pluie, 
nappe ...) et un  milieu en soi (elle peut contenir tous 
Documentaliste, vol. 23, no 6, novembre-décembre 1986 
LA GESTION DOCUMENTAIRE RAPIDE 
les autres éléments). On la retrouve donc aux niveaux 
1 et 4, sans que cela soit gênant d’ailleurs. II n’y a par 
contre aucune ambiguïté, c’est l’un des avantages du 
systkme., 
6. PHYSIONOMIE DU FONDS DOCUMENTAIRE 
Le fonds documentaire a été testé sur 1000 enre- 
gistrements qui constituaient les références perma- 
nentes du laboratoire d’analyse des sols de I’ACSAD 
(Arab Center for the Study of Arid Zones and Dry 
Lands) à Damas, en Syrie, en 1981. 
tant d’un sujet donné, pour mille) : 
a) Elements étudiés (en nombre d’articles trai- 
>5 et 6 10 : Structure. 
>10 et < 20 : AI, B, F, Si, Cations, Granulométrie, Analyse physique. 
>20 et < 30 : CI, Fe, K, Elbments rares, Matiere organique, p&. 
>30 et 6 50 : Ca, Mg, P, Tous resultats. 
> 50 : S (SO4 surtout), Transition (Co, Ni,  M n  
essentiellement), H20, Sels, Conductivité, Capacité 
d’echange. 
b) Type d’étude : 
< 10 : Taxonomie. 
> 100 : Théorie, Analyse. 
>10 et 6 100 : Description, Echantillonnage, Etude expérimentale, 
Matériel, Simulation. 
On voit que les préoccupations essentielles du 
laboratoire sont la formation aux techniques analyti- 
ques et que les sujets de recherche traitent des sels 
dans le sol. Cette physionomie a évolué depuis, pour 
tenir compte de recherches nouvelles. . 
7. STRUCTURE DU FONDS DQCUMENTAIRE 
Dans le tableau I sont comparées les structures 
de notre fonds, noté (l), et celle d’un laboratoire de 
recherche de physiologie comparée (D. GUINIER [l]), 
noté (2). Les paramètres sont comparés dans les deux 
cas pour les mille premiers articles des deux fonds. 
On remarquera que tous les paramètres de BAC 
sont inférieurs 8 ceux qui sont cités par [l]. De nom- 
breux ouvrages ont été saisis avec comme nom 
d’auteur un sigle (FAO, ORSTOM ...) et comme titre un 
endtête de chapitre, qui sont plus courts que les titres 
de publications. 
Tabl. I : Structure comparée de deux fonds documentaires. 
Parametre 
Nombre d’auteurs 
Caracteres par article 
Longueur des titres 
Nombre de revues 
. Nombre de caracteres moyen 
Nombre de mots-cles 
Nombre de codons 
Fonds (1) 
1250 
19 
145 
74 
220 
- 
80 
Fonds-(Z) 
2000 
28 
320 
98 
250 
1800 
- 
La différence la plus significative est le nombre 
de caracteres par article qui est 2,2 fois plus petit 
dans le Systeme BAC à cause de l’absence de mots- 
clés en grande partie. 
8. EVOLUTION 
Depuis sa création en 1981, le fonds BAC est 
passe de 800 à 2700 références. A l’origine, il y avait 
quatre niveaux de codification, séparés en 80 sous- 
niveaux. Le champ d’étude s’est ensuite étendu à la  
tolérance aux sels des espèces cultivées, 8 I’halophi- 
lie des plantes naturelles, à la modélisation du mou- 
vement des sels dans le sol. Le nombre de sous- 
niveaux a été réduit à 66, par suppression de tous 
ceux dont l’occurrence était inférieure à 0,5 %, mal- 
gré l’apparition des thèmes nouveaux. Le nombre des 
niveaux est passé à 6. 
9. PERFORMANCES 
Les références sont stockées sur le disque dur 
d’un micro-ordinateur Micra1 30. La saisie et I’édition 
se font en utilisant le logiciel de gestion de base de 
données dBase 111. Le tri se fait sur le numéro de code 
par un fichier programme géré par le même logiciel 8 
l’aide de menus qui sont présentés à l’utilisateur pour 
chacun des niveaux. L’utilisateur peut faire son choix, 
les enregistrements sont transférés dans un fichier 
de travail à partir duquel on peut éliminer les enregis- 
trements en surnombre, les visionner. 
Le bruit peut être réduit par l’interrogation elle- 
meme. Soit, par exemple, une recherche sur le sodium 
échangeable dans les sols. On peut formuler I’interro- 
gation (( Sodium-échangeable n ,  ou : 150/23. Le pro- 
gramme traduit la question par: 
et on obtiendra l’enregistrement no 207 codé 
150/23.37.430.450, mais aussi le no 165 codé 
Y 10,150/23.38.430. I I  se produit un léger bruit car la 
référence no  165 parle kgalement du calcium échan- 
geable. On évite ce bruit en interrogeant (( Sodium 
échangeable seul II qui est traduit par le système par : 
et seul l’enregistrement no 207 est listé. Le bruit peut 
donc être réduit au minimum. Le taux de silence 
dépend uniquement de la maniere dont a ét6 faite la 
codification. Le nombre de caractères moyens du 
code est 12 avec un écart type de 3,2. 
i 
i 
LIST RECNO( ) FOR ((l50/23~ $ CODEBAC 
LIST RECNO( ) FOR al50/23)) SUBSTR (COOEBAC,1,6) 
. .a 10. CONCLUSIONS 
Le système que nous avons décrit est très souple 
et permet à une petite équipe de chercheurs de gérer 
leurs références bibtiographiques ou leur fonds docu- 
mentaire rapidement avec un minimum de bruit et de 
silence. On peut A tout moment ajouter des niveaux 
de classification soit pour affiner la recherche, mais 
le gain en précision se fait nécessairemént au détri- 
ment de la IegZIreté du procede [3], soit pour introduire 
des themes nouveaux, sans dans ce cas alourdir le 
système. 
M a n u s c r i t  reçu en janv ier  1986. 
BIBLIOGRAPHIE 
[I] GUINIER (D.). - 11 Analyse statistique des structures, du contenu 
et de I’évolution d’un fichier bibliographique d’un laboratoire de 
recherche en biologie II. - Documentaliste, vol. 21, no 3, mai-juin 
1984, p. 101-105. 
[2] JOE (J.O.), MOUHEICH (T.). - i( Le Systeme BAC II. - Pub. tech. 
ACSADIORSTOM, novembre 1981, p. 1-5. 
[3] MANIEZ (J.). - ii Problemes de syntaxe dans les Systemes de 
recherche documentaire. II -Documentaliste, vol. 20, no 2, mars- 
avril 1983, p. 52-58. 
Documental iste,  vol. 23, no 6, novembre-dkcembre 1986 239 


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