AYALA SÖRENSSEN, Federico

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Talleres profesionales: tratamiento documental en medios de comunicación taller documentación en prensa escrita

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Ayala Sörensen, Federico

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Talleres profesionales : tratamiento documental en medios de comunicación : taller de documentación en prensa escrita

Portal de Revistas Científicas Complutenses

Revista General de Información y Documentación ISSN: 1132-1873 
Vol. 20 (2010) 479-484 
Talleres profesionales: tratamiento  
documental en medios de comunicación 
taller documentación en prensa escrita 
 
Federico AYALA SÖRENSSEN 
Universidad Complutense de Madrid. Departamento de Biblioteconomía y documentación; 
Jefe de Departamento de Archivo y Documentación del diario ABC 
fayala@abc.es 
 
 
Recibido: enero 2010 
Aceptado: junio 2010 
 
1. INTRODUCCIÓN 
 
Los objetivos del taller fueron explicar brevemente el funcionamiento de la 
Redacción de un periódico, en este caso ABC, y la manera cómo se coordina Do-
cumentación con el resto de las secciones del periódico. Se planteó el esquema de 
trabajo de un día en concreto, con los trabajos previos y las aportaciones que de 
manera propia o inducida se requieren de Documentación.  
El esquema de trabajo del taller fue el siguiente: 
• Como introducción se explicó brevemente el trabajo de la redacción de 
ABC, con las dos reuniones diarias de coordinación y la dependencia fun-
cional del departamento. Además se explicaron las tareas acometidas por 
Documentación y Archivo.  
• Con las previsiones del día, se comentó la manera de jerarquizar las noti-
cias y se analizó en cuáles de ellas podríamos aportar más valor documen-
tal y ver la manera de hacerlo.  
• Tras consultar las efemérides del día, se valoraron cuáles de los aconteci-
mientos podrían ser susceptibles de convertirse en una pieza del periódico.  
• Se analizó un texto utilizando una plantilla determinada.  
• Se hizo lo mismo con una fotografía. 
 
 
2. FUNCIONAMIENTO DE LA REDACCIÓN 
 
Mostrar el funcionamiento de un centro de documentación de un periódico no 
es tarea fácil. Lo primero que necesitamos es conocer la redacción, en nuestro caso 
la de ABC. Y aquí nos encontramos con el primer escollo, porque en el fondo, una 
redacción de cualquier medio de comunicación no es más que un intento por orde-
nar el caos.  A la redacción de ABC llegan duramente una media de 6.500 imáge-
nes y cerca de 15.000 teletipos, además de las informaciones que cada uno de los 
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redactores sea capaz de procesar fuera de los circuitos de las agencias. Toda la 
información se almacena en un repositorio que permite su comunicación con todo 
el sistema editorial. Para poder acometer la principal tarea de un medio, esto es la 
jerarquización de la información, la base es contar con una agenda lo más comple-
ta posible. Una parte muy importante de los acontecimientos presentados cada día 
por un periódico se conocen de antemano; en realidad no sabemos que va a pasar, 
pero si cuándo y qué: la final del mundial de fútbol, la entrega de los Goya o la 
elección del presidente de los Estados Unidos son acontecimientos en los que lo 
único que nos falta es desvelar el nombre del ganador. Eso nos ayuda a ir prepa-
rando la información necesaria para atender las necesidades documentales que 
necesiten dichos acontecimientos. Existen muchas posibilidades de hacerlo, una de 
ellas las previsiones informativas elaboradas por las agencias de noticias, que sir-
ven para saber qué va a ser cubierto informativamente por ellas. Es un instrumento 
cómodo y eficaz, pero cualquier medio de calidad que se precie debe mantener una 
agenda propia, en la que al seguimiento de las noticias más o menos previsibles se 
añadan aquellos asuntos propios, si son exclusivos mucho mejor, que marquen la 
diferencia con otros medios. Esta agenda es elaborada y coordinada en la redac-
ción y participan todas las secciones. 
Desde el punto de vista meramente organizativo, en ABC se tienen dos reuniones 
importantes diarias. Una es la reunión de la mañana, sobre las 11 h, en la que los res-
ponsables de cada una de las secciones del periódico, el director, directora adjunta y 
subdirectores actualizan la agenda de previsiones propia que marcarán el día. 
La otra reunión es la de las 18 h, en la que se rematan los asuntos, se actuali-
zan, se comienza a pensar en la portada y en las fotografías de la sección de enfo-
que, resumen visual de los acontecimientos del día, una de las señas de identidad 
de ABC.  
 
 
3. DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN 
 
El departamento de Documentación depende de la Subdirección de Informa-
ción, está integrado plenamente en la Redacción y su responsable es Jefe de Sec-
ción. Si imitásemos aquella sección de “A day in the life”1 de la Special Libraries 
Association News Division, podríamos empezar diciendo que el primer trabajador 
llega sobre las 8,15 de la mañana, cuando en la redacción de ABC tan sólo están 
los compañeros que han estado durante la noche actualizando la página web 
(http://www.abc.es) de ABC. Lo primero es testar el sistema editorial, se conecta 
la base de datos y se comprueba que la extracción de contenidos de la edición en 
papel de todas las ediciones ha entrado de manera correcta en nuestro archivo digi-
tal. Se reparten los periódicos en papel (sí, todavía algunos preferimos leerlos en 
papel) y se consultan las previsiones del día, por si algún acontecimiento necesita-
__________ 
 
1 http://www.ibiblio.org/riverat/organizations/midatl/97/midday.html 
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ra una atención especial. Se consulta el correo electrónico (se reciben más de 30 
mensajes externos con peticiones cada día, además de las llamadas telefónicas) y 
se analizan las peticiones recibidas en la base de datos por todos los usuarios, 
aproximadamente 300. Es un instrumento muy útil para comprobar qué se busca y 
cómo se busca, además de para detectar las peticiones que no se han podido aten-
der. Y es indispensable ya que de las más de 100.000 consultas que el departamen-
to recibe anualmente, tan sólo un pequeño porcentaje son directas. Esto es por que 
desde que se decidió implantar la base de datos en el sistema editorial, en 1995, la 
filosofía que inspiró gran parte de su diseño fue el que el redactor hiciese directa-
mente la consulta al fondo documental, dejando las consultas directas, presencia-
les, por teléfono o correo electrónico, a las más complejas.  
Además se contempla el estado de los proyectos que el departamento tiene en 
marcha, en nuestro caso, de manera prioritaria, la integración de las redacciones de 
papel e Internet y el proyecto ABCFOTO (Ayala, 2008). En el primer caso, el 
cambio de trabajar para la redacción de un medio en papel a uno integrado supone 
tener que asumir la gestión de documentos que tradicionalmente no eran gestiona-
dos por los departamentos de documentación de prensa escrita. Y supone cambios 
muy importantes en primer lugar en la base de datos, en los flujos informativos 
pero también en la manera de acometer dicha tarea. Debemos suministrar conteni-
dos, no sólo la información necesaria para elaborar noticias. Un buen ejemplo es la 
hemeroteca ABC (http://hemeroteca.abc.es) que se abrió a todo el mundo en sep-
tiembre de 2009 con una aceptación enorme (Guallar, 2009). Todo ello en un con-
texto de crisis profunda que ha llevado a todos los medios, y también a ABC, a 
una reducción de personal importante. El cambio no es, por lo tanto, una opción, 
sino una obligación por que en ello nos va la supervivencia. En el caso del proyec-
to ABCFOTO, la puesta a disposición de todos de un archivo fotográfico como 
ABC obliga a un trabajo enorme, pues cada fotografía debe ser documentada, cata-
logada y valorada, pieza a pieza. 
Siguiendo la manera de explicar el funcionamiento de un centro de documenta-
ción a modo del ya mencionado “A day in the life”, a las 11 de la mañana, el res-
ponsable del departamento de archivo y documentación asiste a la reunión de re-
dacción para poder ajustar los trabajos del día a las necesidades editoriales. Una de 
nuestras funciones es poner en valor las noticias y ayudar a comprender mejor los 
hechos al relacionarlos en el tiempo o en el espacio, ya sea en una infografía, una 
galería fotográfica para la web o una recopilación de declaraciones, por poner un 
ejemplo. Aquí es dónde las previsiones, con las que se trabajó en la Jornadas Fa-
doc, juegan un papel importante. Saber de antemano qué va a suceder es lo único 
que nos permite realizar trabajos de documentación en profundidad, valorando 
dónde este trabajo puede ser más visible y eficaz.  
Mientras tanto, el departamento ha comprobado que todas las imágenes publi-
cadas en todas las ediciones (400 de media) han entrado bien y de manera correcta, 
técnicamente y desde el punto de vista documental, con la información adecuada 
para su catalogación. Se reciben diariamente unas 6.500 imágenes. Además de las 
400 publicadas hay un número significativo, sobre las 250, que aunque no se han 
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publicado son de producción propia. Si se publican 2 imágenes de una entrevista, 
se han realizado al menos 8 o 10 que pueden utilizarse en el futuro. Estas imáge-
nes de producción propia son también catalogadas. Se utiliza un lenguaje docu-
mental elaborado por el propio departamento de archivo y documentación a partir 
de los instrumentos de descripción utilizados desde su creación en 1944. El man-
tenimiento y actualización, imprescindible para poder atender las necesidades de la 
cambiante información de actualidad, es diario y a ello se dedican alrededor de 5 
horas semanales. Todos los textos publicados desde 1990 y las imágenes desde 
1996 se encuentran catalogados en nuestra base de datos. Es una sólida base, tanto 
documental como de experiencia, que podrá ayudar en los proyectos futuros de 
conseguir un sistema de categorización automática, que permitirá procesar una 
mayor cantidad de documentos y dedicar el tiempo empleado en la catalogación a 
otras tareas, entre las que el mantenimiento del propio sistema de categorización 
automático tendrá un peso importante. 
Hay otras muchas tareas que necesitan una elaboración constante. Las efeméri-
des con las que trabaja la redacción de ABC son de elaboración propias, compro-
bando cada una de las fechas en al menos tres medios diferentes. Se realizan con 
criterio periodístico ya que se pretende que puedan ser aprovechadas para producir 
alguna pieza, ya sea en papel o en internet, o para fijar algún proyecto algo más 
ambicioso, como pueda ser una exposición2 o una conmemoración de cobertura 
más amplia. Además nos ayudan para poder tener un criterio a la hora de la digita-
lización del fondo fotográfico antiguo, tarea constante en la que uno de los puntos 
más difíciles es marcar el comienzo. 
Y el día a día, con cada vez más búsquedas en nuestro fondo fotográfico histó-
rico, que son aprovechadas para las fotogalerías de la web. Una vez cerrada la 
primera edición, se abandona el departamento, quedando un contacto permanente 
por teléfono. 
 
 
4. LA INTEGRACIÓN DE REDACCIONES 
 
Pero esta manera de trabajar ha sufrido un cambio radical a principios de año, y 
se materializó poco antes de la celebración de las XIX Jornadas Fadoc: la integra-
ción de redacciones. Es el nuevo paradigma en el que trabajamos todos los medios 
de comunicación: superar la división entre redacciones de papel “tradicionales” y 
redacciones digitales. Nos convertimos en una fábrica de contenidos, independien-
temente del soporte en el que se transmita: papel, web, iPad, dispositivos móviles. 
ABC ha acometido un cambio revolucionario al integrar ambas redacciones, inclu-
so físicamente3. La redacción actual es una redacción bimedia,  que supone un 
cambio de gran calado y que transformará radicalmente la manera de “producir” 
__________ 
 
2 Un ejemplo reciente lo constituye el centenario de la Gran Vía 
http://hemeroteca.abc.es/nav/Navigate.exe/hemeroteca/madrid/abc/2010/04/06/048.html 
3 http://www.comprometidosconelfuturo.es/ 
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noticias. Hay que pensar en qué se quiere contar y buscar el modo mejor de hacer-
lo. El resultado puede ser un texto, un video, una galería fotográfica, una infogra-
fía animada o algo híbrido. Estamos ante un momento apasionante, pero lleno de 
incertidumbres, en el que nuestra manera de trabajar debe cambiar, y no me refiero 
únicamente a la manera como los medios en su conjunto afrontan este nuevo reto, 
que dejará en la cuneta a no pocos y alumbrará una nueva manera de contar la 
actualidad, sino a las funciones de la Documentación dentro de este nuevo pano-
rama (Blanco García, 2009) 
Efectivamente, cada vez hay más periodistas que utilizan Internet como única 
fuente de obtención de recursos (Micó Sanz, 2009) y que ponen en cuestión la 
necesidad de la sección de documentación. Por ello, más que nunca, es necesario 
un cambio en la funciones de los departamentos de documentación de los medios. 
Se requiere ser proactivo, adelantarse a los acontecimientos y suministrar conteni-
dos, no sólo información para elaborar piezas noticias. En ABC, una vez puesta a 
disposición de todos la hemeroteca digital se pensó en la manera de sacar partido y 
al mismo tiempo aportar una manera de contemplar el pasado distinta, algo que en 
el papel es muy difícil de conseguir por las limitaciones espaciales evidentes4. Es 
por ello que hemos cambiado desde un perfil en el que la catalogación de conteni-
dos era la base del trabajo de los centros de documentación en los medios impresos 
a otro en el que eso pasa a segundo plano, primando la capacidad de generar conte-
nidos. Lo primero es posible con las nuevas herramientas de tratamiento de la in-
formación textual, que permite categorizaciones automáticas e incluso indización 
semiautomática. Es cierto que son sistemas que requieren un aprendizaje, pero es 
posible acometerlo con ciertas garantías de éxito. Lo segundo es más difícil, pues 
supone un cambio en la manera de trabajar y en el perfil del documentalista. De 
todas las secciones de un periódico, es la de documentación la que cambia más en el 
nuevo contexto de distribución de la información, ya que saliendo de la restricción 
obligada por la paginación de los diarios en papel, podemos poner a disposición de 
nuestros lectores una cantidad de información impensable en los formatos tradicio-
nales. La hemeroteca, las galerías fotográficas, las efemérides, la puesta a disposi-
ción de los lectores documentos que ayuden a valorar la información, como proyec-
tos de ley, sentencias o memorias de proyectos, son sólo posibles en el contexto de 
un diario digital. Pero también requiere de unas habilidades para la comunicación 
que no siempre han sido primordiales en los documentalistas, a los que se les pedía 
más capacidad de análisis y síntesis que de comunicación. 
Poco antes de la celebración de las Jornadas Fadoc de este año falleció Miguel 
Delibes. Se puso como ejemplo de todo lo anterior los especiales que se prepara-
ron a propósito de su muerte. En el caso de ABC, se mostró como a los contenidos 
de papel, limitados, se unió un especial en Internet en el que además de su biogra-
fía y su bibliografía había contenidos fotográficos y textuales muy interesantes y 
numerosos. No era un mero volcado de los contenidos elaborados para el periódico 
impreso, sino una elaboración ex profeso para la web, conscientes de sus posibili-
__________ 
 
4 Un ejemplo claro de esto puede consultarse en http://www.abc.es/archivo/archivo.asp 
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dades. En esos casos, se pide que se puedan suministrar productos finales publica-
bles, para lo que se requiere una labor de investigación previa y una voluntad por 
mostrar los contenidos documentales con criterios periodísticos. Es una posibili-
dad real de sacar más partido al trabajo de documentación que hay detrás de mu-
chos de los artículos publicados, que normalmente queda perdido o desdibujado. Y 
además de poder acudir a elementos audiovisuales que pueden ayudar a presentar 
de manera más eficaz la documentación 
 
 
5. CONCLUSIÓN 
 
Esta confluencia entre los trabajos de documentalistas y periodistas es posible-
mente el futuro de nuestra profesión en este nuevo contexto de redacciones inte-
gradas, en las que ya no se habla de periódicos, web, revistas, etc., sino de “fábri-
cas de contenidos”, en las que el medio de difusión se utiliza en función de la 
característica de la pieza elaborada. Y muchas de esas piezas pueden ser elabora-
das por los propios  documentalistas. Si no, serán los periodistas los que vayan 
copando ese campo de elaboración de piezas de gran contenido documental. Ellos 
no tienen miedo a la hora de realizar tareas de documentación de noticias reserva-
das hasta hace poco a los documentalistas de sus medios. Los documentalistas no 
deben rehuir adentrarse en las tareas de comunicación.  
Ángeles Afuera comentó que un documentalista había hecho una exposición 
periodística sobre lo que es un centro de documentación en un periódico y que 
ella, periodista de raza, haría una desde el punto de vista documental. Esas lindes 
se han traspasado, y no creo que una vez eliminadas vuelvan a levantarse. Asu-
mamos pues cuál son los retos que nos han puesto por delante y acometámoslos 
con todo el bagaje que nuestra profesión arrastra y que deben servir para sentar las 
bases de una nueva manera de concebir la documentación dentro de los medios de 
comunicación.  
 
 
6. BIBLIOGRAFÍA 
 
Ayala Sörenssen, F. “Centros en marcha. Archivo fotográfico del Diario ABC” 
Boletín CLIP, núm 50, 2008. 
Blanco García, J.C: “Apuntes Sobre la documentación en el diario El País”El Pro-
fesional de la Información Mayo-junio 2009, vol. 18, núm. 3, 323-325. 
Guallar y Abadal, E. “The digital press archives of the leading Spanish online news-
papers” Information Research, 2010, vol. 15, n. 1. 
Micó Sanz, J.L.; Masip Masip, P.; García Avilés, J.A: “Periodistas que ejercen de 
documentalistas (¿y viceversa?). Nuevas relaciones entre la redacción y el ar-
chivo tras la digitalización de los medios” El Profesional de la Información 
Mayo-junio 2009, vol. 18, núm. 3, 284-290. 


http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/download/RGID1010110479A/9121

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