This work describes how we used mailing lists in order to support the communication between CNR people.Questo lavoro descrive come sono state utilizzate mailing list allo scopo di facilitare la comunicazione all\u27interno del CNR

Abba, Laura

Buzzi, Marina

Gennai, Francesco

PUblication MAnagement

C
Consiglio Nazionale delle Ricerche
Procedure per l’aggiornamento automatico di liste di distribuzione
IAT-B41999001
Laura Abba, Marina Buzzi, Francesco Gennai
e-mail:
Laura.Abba@iat.cnr.it
Marina.Buzzi@iat.cnr.it
Francesco.Gennai@iat.cnr.it
Pisa, Maggio 1999
iat
Istituto per le Applicazioni Telematiche
Indice
Obiettivi..............................................................................................................................................................1
Ambiente di sviluppo .........................................................................................................................................1
Creazione delle liste ...........................................................................................................................................1
Il software...........................................................................................................................................................2
Refresh automatico delle liste ............................................................................................................................3
Restrizioni ..........................................................................................................................................................3
Sviluppi futuri ....................................................................................................................................................3
IAT - Abba, Buzzi, Gennai - Procedure per l’aggiornamento automatico di liste di distribuzione
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Obiettivi
 
 I dati relativi alle strutture CNR (sigla, denominazione, indirizzi, tel, e-mail, …) sono mantenuti in un database SQL
(database degli organi) prodotto e aggiornato dal Dipartimento Affari Generali Ufficio Relazioni con il Pubblico del
CNR.
 
 Questo lavoro, utilizzando i dati contenuti in tale database, intende agevolare la comunicazione all’interno dell’Ente. In
particolare nella:
 
• ricerca di indirizzi di Posta Elettronica delle strutture CNR;
• distribuzione di informazioni a strutture CNR.
 
 I principali punti affrontati sono stati:
 
1. Creazione di mailing list (liste di distribuzione) di interesse per il personale CNR. Tali liste sono intese sia per
agevolare la distribuzione di documenti tra strutture CNR (aree, istituti, centri, gruppi, organi) sia la discussione per
gruppi operanti nella stesso settore di ricerca.
2. Predisposizione di software per l’aggiornamento automatico delle liste (refresh degli iscritti), sulla base dei dati
estratti dal database degli organi CNR.
3. Stesura di software per la generazione di pagine web dinamiche per l’accesso a dati contenuti nel database degli
organi.
 
 La pagine prodotte sono accessibili via web alla URL http://www.iat.cnr.it/cnrmail.
Ambiente di sviluppo
 
 Gli script sono stati sviluppati in PERL (http://www.perl.com) in ambiente IBM AIX, sulla macchina soi.cnr.it. Su tale
sistema sono attivi:
 
• il software di gestione delle liste: LSoft Listserv, dove sono state create le liste (http://listserv.cnr.it);
• il server web dello IAT (Netscape FastTrack), sotto cui girano gli script PERL sviluppati (http://www.iat.cnr.it/);
• il DBMS (DataBase Management System): MySQL, contenente il database delle strutture CNR (cnr-org);
• l’interfaccia PERL DBI (Database Access Application Programming Interface) che offre una unica interfaccia di
programmazione verso i più diffusi database (Oracle, Informix, Mysql, ODBC, …). Questa componente è di
fondamentale importanza per la portatilità del software. DBI fornisce una interfaccia di alto livello indipendente dal
database sottostante. Programmare con tale interfaccia, rende l’implementazione indipendente dal database
prescelto.
Creazione delle liste
Sono stati predisposti i file di definizione delle liste (header) per i seguenti aggregati di strutture. Tutte le liste definite
appartengono al dominio cnr.it.
Aggregati per tipologia:
• Istituti di Ricerca
• Centri di Ricerca
• Gruppi di Ricerca
• Organi di Ricerca: Istituti + Centri + Gruppi
• Aree di Ricerca
Tutti gli organi sono individuati dalla concatenazione delle tre liste istituti, centri, gruppi.
Aggregati  per tematica
• Scienze Agrarie
• Scienze e Tecnologie dell'Ambiente e dell'Habitat
• Scienza e Tecnologia dei Beni Culturali
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• Scienze Biologiche e Mediche
• Biotecnologie e Biologia Molecolare
• Scienze Chimiche
• Scienze Economiche, Sociologiche e Statistiche
• Scienze Fisiche
• Scienze Geologiche e Minerarie
• Scienze Giuridiche e Politiche
• Scienza e Tecnologie dell'Informazione
• Scienze d'Ingegneria e di Architettura
• Scienze Matematiche
• Ricerche Tecnologiche e Innovazione
• Scienze Storiche Filosofiche e Filologiche
Il raggruppamento per tematiche è effettuato secondo l'organizzazione del CNR precedente al Decreto Legislativo 30
gennaio 1999 n.19 "Riordino del Consiglio Nazionale delle Ricerche (C.N.R.)", perché il database fornisce i dati
secondo tale ripartizione. Per utilizzare una suddivisione diversa da quella correntemente adottata, è necessaria una
modifica del contenuto del database, oltre che, in piccola parte, del software.
L’header definisce le caratteristiche della lista, ad esempio se è aperta o chiusa, se è moderata o no, se gli archivi sono
pubblici, etc. Sotto è mostrato ad esempio di header della lista  gruppi:
* CNR - Gruppi Nazionali
*
* Subscription= By_owner
* Ack= Yes
* Confidential= Service
* Validate= No
* Reply-to= Sender,Respect
* Review= Owners
* Send= *@*.cnr.it
* Errors-To= Owner
* Owner= list-support@cnr.it (Staff CNR Mailing List)
* Notebook= Yes,/home/listserv/log/gruppi,Monthly,Private
*
* List-ID= gruppi
* List-address= ID@cnr.it
Il software
Sono stati sviluppati tre script:
• cnrmail.pl genera una pagina dinamica contenente i dati estratti dal database (denominazione, sigla, e-mail, …). La
pagina è suddivisa in due parti: la prima parte contiene indirizzi delle strutture CNR (Amministrazione, Reparti,
...); la seconda visualizza gli indirizzi delle mailing list disponibili.
• showlist.pl genera una pagina web da cui possono essere effettuate ricerche sul database degli organi per
visualizzare la lista gli iscritti alle liste;
• refreshmailinglist.pl interroga il database (selezionando i campi sigla-struttura, e-mail, provincia). Sulla base dei
dati restituiti, viene generata una mail da inviare a listserv per l’aggiornamento della lista. Il messaggio contiene il
comando per il refresh della lista seguito dalla definizione della lista (header) e quindi dalla lista degli iscritti, come
mostrato sotto:
PUTALL <nome-lista> LIST PW=<password-owner>
Header della lista
Elenco degli iscritti
La lista degli iscritti è nel formato:
<e-mail> <sigla-struttura> <provincia>
All’interno della lista degli iscritti, si accettano duplicati dell’indirizzi di e-mail. In questo modo, se una persona è
responsabile di più strutture, riceverà più copie della stessa mail. Una possibile alternativa a questo modalità consiste
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nell’eliminare le righe dove l’indirizzo di e-mail coincide. Questo vuol dire che vengono cancellati le entry per alcune
strutture. Abbiamo ritenuto meglio utilizzare la prima soluzione, per non falsare la risposta di un review della lista che
non visualizzerebbe la denominazione di alcune strutture. Questa risposta infatti potrebbe fuorviare l’utente.
Gli script cnrmail.pl e showlist.pl sono stati inseriti nella directory cgi-bin del web dello IAT. refreshmailinglist è
stato inserito nel crontab per la schedulazione automatica ad intervalli regolari (frequenza giornaliera).
Refresh automatico delle liste
 
Listserv v. 1.8d offre la possibilità di gestire liste interrogando un database. Nello specifico il prodotto si interfaccia ad
ODBC su piattaforma NT e Oracle OCI 8 su WindowsNT, OpenVMS, AIX e Solaris (SPARC).
In questo caso il prodotto di gestione delle liste ha una definizione degli iscritti alla lista, via database. Quando deve
inviare una mail a tale lista, listserv legge nel database specificato (nelle tabelle e campi specificati nella
configurazione) gli indirizzi degli iscritti alla lista. In questo modo ogni modifica del database è immediatamente
visibile al prodotto di gestione delle liste. Questa è la soluzione migliore.
Non avendo a disposizione una interfaccia diretta al database, tale soluzione è stata momentaneamente scartata, anche
se si intende comunque sperimentarla in futuro.
Una soluzione alternativa a questa, consiste nella stesura di uno script per il refresh delle liste che interroghi il database,
estragga i dati di interesse (e-mail) ed invii a listserv i comandi per riaggiornare le liste.
L’attivazione dello script può avvenire in varie modalità:
1. ad ogni modifica del database; questa modalità può aumentare il carico del database sql e del software di gestione
delle liste perchè lo script di refresh viene invocato anche quando non è necessario;
2. in caso di immissione o modifica di indirizzi di posta elettronica; questo potrebbe essere fatto ad esempio mediante
attivazione di un trigger quando tale evento è verificato;
3. mediante schedulazione nel crontab: viene inserita una entry nel processo di schedulazione dei jobs, specificando
quando la procedura deve essere attivata (giorni, ore, ...).
Sostanzialmente per motivi di semplicità, tenendo anche conto della bassa frequenza degli aggiornamenti, è stato deciso
la procedura viene attivata ad intervalli regolari (p.es. una volta al giorno) considerando il fatto che le modifiche non
sono molto frequenti è sembrato accettabile adottare la soluzione 3, inserendo una entry nel crontab per schedulare
l'esecuzione della procedura una volta al giorno.
Se fosse sentita l’esigenza si potrebbe dare la possibilità per l’amministratore del database (o per chi opera delle
modifiche) di lanciare lo script via web, accedendo ad una URL protetta mediante una Access Control List (con user e
password, e/o indirizzo IP).
Restrizioni
L’utilizzo delle liste è ristretto al solo personale CNR. Ciò è stato ottenuto inserendo nella definizione della lista, la
entry * Send= *@*.cnr.it (vedi sopra l’esempio di definizione dell’header della lista gruppi).
Persone del CNR per motivi vari non utilizzano un indirizzo nel dominio cnr.it non potranno scrivere alle liste ed
accedere ai relativi archivi.
Sviluppi futuri
Possibili sviluppi futuri sono:
• sperimentare l’interazione ListServ-DBMS provando ad interagire al database mySQL, accedendo tramite ODBC
via Windows NT. Listserv, on-line, dovrebbe accedere i dati via ODBC per estrarre i dati di interesse;
• Utilizzare il prodotto per inserire i dati estratti per personalizzare mail inviate ad una lista (mail merge).


Procedure per l\u27aggiornamento automatico di liste di distribuzione

http://puma.isti.cnr.it/rmydownload.php?filename=cnr.iit/cnr.iat/1999-TR-002/1999-TR-002.pdf

Procedure per l\u27aggiornamento automatico di liste di distribuzione

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