Checklist for Mapping Business Processes

Abstract

Vid framtagandet av kravspecifikationen i ett IT-projekt är det viktigt att sammanställa verksamhetens krav på ett optimalt sätt. Detta är inte en enkel process då det finns många aspekter som behöver tas upp och utarbetas. I den här rapporten utvärderar vi IRM-bolagens arbetssätt, utifrån två kravspecifikationer framtagna åt två olika verksamheter och två genomförda intervjuer i syfte att skapa en checklista för kartläggning av verksamhetsprocesser i kravspecifikationen. För detta ändamål använder vi oss av RAKPIL konstruktionsmodell (Roller, Ansvarsområde, Kund, Process, Information, Läge)med valda kriterier som: Roller och ansvarsområden, Kundsamarbete, Processdefiniering och modellering, Information, Utgångsläge, Kommunikation, Dokumentation och Komplexitet. Dessa kriterier antas vara vägande och fungerar som byggstenar till materialinsamling. Intervjufrågorna tas fram och kategoriseras i grupper enligt de framtagna kriterierna. Vidare presenteras svaren från intervjun i resultatet, som i sin tur ger ett underlag för analys och diskussion. Utifrån ovanstående arbetsmoment sammanställs RAKPIL checklista med förslagskriterier. RAKPIL Checklistan är ändamålet i vår studie och innehåller de viktigaste faktorerna kring processkartläggning inom kravspecifikationen. Tanken bakom detta är att underlätta dagliga rutiner och skapa en effektivare arbetsmetod. Studieresultat visar att samtliga kriterier i RAKPIL konstruktionsmodellen är lika viktiga för framtagande av den optimala lösningen inom modelleringen av affärsprocesser. Vid analysen kom det fram att, trots etablerade rutiner, IRMs arbetssätt kan förbättras. Därför lämnas ett förslag till förbättring, i form av rekommendationer för framtida handlingsplanering, och RAKPIL checklistan med viktiga kriterier och rekommendationer, som kan användas vid framtagandet av kravspecifikationen. RAKPIL checklistan anses fungera som ett ramverk för IRM i deras dagliga arbetssätt, och kan byggas på och utvecklas vidare beroende på de olika ändamålen.During development of the requirement specifications in an IT project, it is important to collate business requirements in an optimal way. This is not an easy process, as there are many aspects that need to be considered. In this report we evaluate working methods of IRM Company, based on two separate cases and an interview with two of their consultants, conducted with the aim of creating a checklist for mapping business processes in the requirement specification. For this purpose, we use a RAKPIL (Swe. Roller, Ansvarsområde, Kund, Process, Information, Läge) construction model with selected criteria such as: Roles and responsibilities, Customers, Communications, Information, Process defining and modelling, Starting point, Complexity and Documentation. These criteria, assumed being mostly essential, serve as building blocks for collection of materials. Further, the interview questions are developed and categorized into groups, according to the developed criteria. The responses from interviewees are being presented in the result, and provide a foundation for analysis and discussion. Based on the work activities from above, a compiled RAKPIL checklist of the proposal criteria was performed. The RAKPIL checklist serves as the results of our study, where the most important factors in a process mapping within the requirement specifications were compiled, in order to obtain a more effective approach. The final result confirms that all criteria included in the RAKPIL construction model are equally important, and must be considered during the preparation of a business process development. The analysis revealed that despite IRM´s established procedures, there is room for improvement of their methods. Suggestions for the improvement were provided in a form of future recommendations and the RAKPIL checklist, which contains a list of important criteria to be considered during the preparation of business processes. The template is considered to serve as a framework for IRM in their daily work, and can be built upon and further developed according to different purposes