alrededor de 1100 eventos académicos. La Oficina de Eventos y Viajes (OEyV) atiende a un
promedio de 68 eventos al año, cifra que tendenciosamente va en aumento al igual que la
cantidad de pedidos que llegan con una anticipación menor a 4 meses, lo que representa el
65% de su programación anual. Este alto porcentaje de pedidos que llegan con poca
anticipación genera un impacto negativo cuyo alcance interno afecta los planos administrativo
y económico, y su alcance externo afecta la imagen institucional que se ve debilitada cuando
se traslucen acciones improvisadas y desorganizadas.
La propuesta de esta tesis es el diseño de un proyecto de comunicación cuyo objetivo es la
mejora de la gestión de la información para optimizar los procesos de planificación de eventos
a través de una solución digital que permita: acceder a la información y tomar conocimiento
sobre los requerimientos para la organización de un evento y ser al mismo tiempo una
plataforma común para ordenar los procesos internos en las unidades durante la etapa de
propuestas, toda vez que estas iniciativas provienen de sus docentes coordinadores. En este
propósito, para el diagnóstico se han realizado entrevistas a todos los actores del proceso de
planificación y ejecución de un evento con la finalidad de identificar su nivel de intervención
y a la vez mapear su experiencia. En la etapa de diseño y con el objetivo de acercarnos a un
modelo de herramienta que lograse la mayor aceptación en los posibles usuarios, se ha
utilizado la metodología denominada Design Thinking1 a través de la cual ha sido posible el
desarrollo de prototipos y la evaluación de éstos por los usuarios.
Con información accesible y conocimiento oportuno de las tareas que involucran la
organización de un evento, se espera lograr una actitud anticipada de parte de los
coordinadores al momento de acudir a las unidades especializadas que brindan soporte
logístico y administrativo en la producción de eventos.Tesi
