Mayer, Kathrin

ART-Dok

Jeder kennt Probleme wie diese: Ein wissenschaft-
licher Mitarbeiter des Museums braucht ganz
dringend vom Bibliothekar vor Ort den Katalog 
einer anderen Ausstellungsinstitution.
Als Bibliothekar macht man sich nun auf den ar-
beitsintensiven Weg einer Schriftentauschanfrage:
1. Institution prüfen
2. Titel erfassen
3. Brief schreiben? Anrufen? E-Mail schicken?
…oder besser gleich hinfahren und das
Buch persönlich abholen!?
Da die Angebote auf dem Software-Markt zu die-
sen und anderen Problemen der täglichen Biblio-
thekspraxis rar, bzw. Module für einschlägige Bib-
liotheksprogramme sehr teuer und nur im PC-
Bereich erhältlich sind,haben wir als Apple Macin-
tosh-Anwender versucht, dieses Problem mit un-
seren eigenen Mitteln und Möglichkeiten zu lösen.
Doch vorab noch einige grundsätzliche Infor-
mationen zu unserer Institution und deren EDV.
Institut für moderne Kunst Nürnberg
Das Institut für moderne Kunst Nürnberg, ge-
gründet 1967, ist als Informations- und Doku-
mentationszentrum zur zeitgenössischen Kunst
nach 1945 – bedingt durch seine Geschichte und
seinen Sammlungsauftrag – eine einzigartige Ein-
richtung in Deutschland. Aufgaben des Instituts
sind die Pflege eines Archivs für deutsche und in-
ternationale Kunst der Gegenwart,die Konzeption
und Durchführung von Ausstellungen sowie die
Herausgabe von Publikationen zur zeitgenössi-
schen Kunst.1
Nach einer gut 30-jährigen Sammeltätigkeit na-
hezu im Verborgenen erhielt das Archiv des Insti-
tuts für moderne Kunst im Jahr 1999 durch den
Umzug in das Neue Museum – Staatliches Mu-
seum für Kunst und Design in Nürnberg einen
neuen und exponierten Standort,was sich auch auf
sein Aufgabenspektrum und -profil auswirkte. So
hat sich eine als „Liebhaberarchiv“ begonnene Ma-
terialiensammlung über die Jahre hinweg zu einer
umfangreichen Bibliothek und einem komplexen
Archiv entwickelt.
Datenbank
Mit dem Umzug in das Neue Museum Nürnberg
und mit Übernahme der Funktion der Museums-
bibliothek musste im Rahmen der vorhandenen
Gegebenheiten (das Institut arbeitet seit den 90er
Jahren ausschließlich auf Apple Macintosh-Rech-
nern) eine EDV für die verschiedenen Arbeitsbe-
reiche des Instituts erstellt werden.
Mit FileMaker, dem Datenbank-Programm von
Apple, wurde eine auf die besonderen Bedürf-
nisse zugeschnittene relationale Datenbank für die
Bibliotheksverwaltung (Titelverwaltung, Erwerb,
Schriftentausch, Nutzerverwaltung etc.) und alle
anderen Arbeitsbereiche des Instituts (Ausstellun-
gen und Publikationen) entwickelt.
Mit einer soliden Basis in Anwender-Grund-
kenntnissen ist es möglich, mit FileMaker eine 
praxisgerechte Lösung einer Datenbank zu erar-
beiten,die nach Einarbeitung der Mitarbeiter auch
ohne Zuhilfenahme teurer Computerfirmen nö-
tige Anpassungen (z.B. Layoutgestaltung, Erstel-
lung von Feldern, Bearbeitung von Listenansich-
ten) erlaubt.
Das Kernstück und somit die wichtigsten Da-
tenbanken des Instituts sind die Titelverwaltung
für die Bibliothek und die Adressdatenbank des 
gesamten Instituts, die mit weiteren Modulen
(Schriftentausch, Titelerwerb, Zeitschriftenver-
waltung etc.) ergänzt wurde.
Innerhalb dieses relationalen Datenbanksys-
tems wurde für den Ein- und Ausgang des Schrif-
tentauschs jeweils eine eigene Datenbank erstellt,
die mittels der IDs mit Anschriften- und Titelda-
tenbank verknüpft ist – wie in der folgenden Gra-
fik dargestellt.
27AKMB-news 1/2005, Jahrgang 11
… immer Ärger mit dem Schriftentausch
Ein Beispiel für die Organisation des Schriftentauschs
Kathrin Mayer – (Institut für moderne Kunst Nürnberg)
Anforderungen
Die Anforderungen zur Erstellung des Schriften-
tauschmoduls waren:
 Vereinfachung der Verwaltung des Schriften-
tauscheingangs und -ausgangs.
 Die jeweils einmalige Erfassung der Anschrift
eines Tauschpartners und des Buchtitels.
 Durch die Verknüpfung der beiden IDs sollte es
möglich sein, einfach und schnell einen Bestell-
vorgang zu generieren und diesen auf Knopf-
druck (per E-Mail) zu versenden.
 Die Abrufbarkeit einer aktuellen und komplet-
ten Kontenübersicht des Ein- und Ausgangs von
Schriftentauschtiteln.
Bestellvorgang
Für die Bestellung eines Titels bei einem Schriften-
tausch-Partner müssen zwei Voraussetzungen er-
füllt sein bzw. überprüft werden:
Die Adresse der Institution inkl. der E-Mail-
Adresse muss in der Anschriftendatenbank re-
cherchiert bzw. neu angelegt werden und die Pub-
likation muss in der Titeldatenbank formal erfasst
sein. Nun kann unter Verwendung der zwei IDs in
der Schriftentauschdatenbank ein neuer Titel be-
stellt werden (s.a. Folgegrafik).
Bucheingang
Der Eingang einer Publikation wird per Knopf-
druck in der Datenbank bestätigt und durchläuft
dann den regulären Geschäftsgang.
Kontenübersicht
Eine wichtige Option im Anforderungskatalog für
die Schriftentauschdatenbank war für uns und un-
seren Partner, das Neue Museum Nürnberg, eine
jederzeit aktuelle und komplette Darstellung des
Ein- und Ausgangs an Schriftentauschtiteln, die
unter dem jeweiligen Adresseintrag der Anschrif-
tendatenbank einzusehen ist.
Dank dieser individuell einsetzbaren Daten-
banklösung und der effektiven Umsetzung des 
Anforderungskatalogs durch unsere Program-
miererin konnte die Schriftentauschverwaltung
erheblich vereinfacht und ein bequemeres und
übersichtlicheres Arbeiten in diesem verwaltungs-
intensiven Arbeitsbereich erzielt werden.
Denn, wenn bereits nach wenigen Tagen der
Eingang eines Titels in der Datenbank verzeichnet
ist und der wissenschaftliche Mitarbeiter des Mu-
seums über den Eingang der gewünschten Publi-
kation informiert werden kann, hat das Thema
Schriftentausch schon viel von seinem Schrecken
verloren.
1. Vgl. Christina Jacoby: Die Bibliothek des Instituts für
moderne Kunst Nürnberg. In: AKMB-news 9 (2003)
Heft 3, S. 16 –18.
AKMB-news 1/2005, Jahrgang 1128
… immer Ärger mit dem Schriftentausch
Ausgangslage
Mit der Übertragung der staatlichen Zuständigkei-
ten für Museen, Sammlungen und Kunstobjekte
auf das Land Südtirol im Jahr 1972 wurde die Vor-
aussetzung für einen wirksamen Schutz und die
Pflege der eigenen Kulturgüter geschaffen.Im Rah-
men ihres gesetzlichen Auftrages unterstützt die
Südtiroler Landesregierung in direkter Verwaltung
seither die Denkmalpflege und das Museumswe-
sen.
Südtirol hat eine sehr reichhaltige Museums-
landschaft, die sich über beinahe alle Talschaften
erstreckt. Über 70 Museen und Sammlungen bie-
ten ein vielfältiges Kulturgut von ca. 1,5 Mio. Ob-
jekten, das sich inhaltlich in vier große Bereiche
gliedert: in Kultur, auf der das Hauptgewicht liegt,
Kunst, Natur und Technik.
Anlässlich einer umfassenden Untersuchung
der Ausgangslage im Jahr 2003 wurde die Situation
der Südtiroler Museen und ihrer Dokumenta-
tionssysteme erhoben. Die Analyse ergab, dass die
Erfassung der Kulturgüter im Südtiroler Denk-
mal- und Museumsbereich sehr heterogen ist, weil
sie vielfach auf historisch gewachsenen Strukturen
basiert. Für die Katalogisierung werden z.z. unter-
schiedliche Systeme (Software, Karteikarten, In-
ventarbücher, Listen) und Methoden verwendet,
weshalb die Daten nicht vernetzbar sind.Ein über-
greifendes, schnelles und übersichtliches Suchsys-
tem für die Kulturgüter fehlt. Daher wurde von 
einigen Verantwortungsträgern im Denkmal- und
Museumsbereich der Wunsch nach einem einheit-
lichen Katalogisierungssystem vorgebracht.
Es traten aber auch andere Herausforderungen
zutage: Nur ca. die Hälfte der Museen ist informa-
tionstechnisch ausgestattet. Es fehlen Standards
bei der Dokumentation der Inhalte und Tätig-
keiten sowie eine überregionale und internatio-
nale Vernetzung. Für eine zukunftsorientierte Ent-
wicklung im Bereich der Museumsarbeit werden
29AKMB-news 1/2005, Jahrgang 11
Katalogisierung der Kulturgüter Südtirols
Katalogisierung der Kulturgüter Südtirols
Projekt-Präsentation
Alexandra Pan – (Museums-Servicestelle Bozen)


... immer Ärger mit dem Schriftentausch. Ein Beispiel für die Organisation des Schriftentauschs

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