Conze, Karin

Rothkirch-Trach, Graf K.-Ch.

Archive of European Integration

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HKI! mm mWtíÊÊÊ EUROPÄISCHE ATOMGEMEINSCHAFT — EURATOM 
... . ,. flåflliSiÄMilM 
Das vorliegende Dokument ist im Rahmen des Forschungsprogramms der Kommission 
der Europäischen Atomgemeinschaft (EURATOM) ausgearbeitet worden. 
Es wird darauf hingewiesen, dass die Euratomkommission, ihre Vertragspartner und alle 
imen handelnden P e r s o n e n : . ^ in deren Na e  
­ keine Gewähr dafür übernehmen, dass die in diesem Dokument enthaltenen Informationen 
richtig und vollständig sind oder dass die Verwendung der in diesem Dokument enthaltenen 
Informationen oder der in diesem Dokument beschriebenen technischen Anordnungen, 
Methoden und Verfahren nicht gegen gewerbliche Schutzrechte verstösst; 
­ keine Haftung für die Schäden übernehmen, die infolge der Verwendung der in diesem 
Dokument enthaltenen Informationen oder der in diesem Dokument beschriebenen tech­
nischen Anordnungen, Methoden oder Verfahren entstehen könnten. 
Dieser Bericlit wird zum Preise von 25 bfrs. verkauf t . 
Í&M&L r ^ : r r r ^ r : jm ~" * ~ τ ***". * r~rrrr " ~ r r r ' " ^ S » B J K»I' 
öreign) L td . ­ 10 Moorgate, 
Bestellungen sind zu richten an: P R E S S E S ACADEMIQUES 
E U R O P E E N N E S — 98, chaussée de Charleroi, Brussel 6. 
Die Zahlung ist zu leisten durch Überweisung 
— an die B A N Q U E D E LA SOCIETE G E N E R A L E (Agence 
Ma Campagne) Brüssel ­ Konto Nr. 964.568; 
­ an die BELGIAN AMERICAN B A N K AND T R U S T 
COMPANY ­ New York ­ Konto Nr. 121.86, 
an die LLOYDS B A N K (Fe 
London E.C.2, 
als Bezug ist anzugeben: „ E U R 188.d ­ Tonbandeinsatz bei 
der Literaturauswertung ­ zentrale Datenverarbei tung bei dezen­
traler Datenerhebung 
Gedruckt von E . Guyot, Brüssel 
Brüssel, März 1963. 
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TONBANDEINSATZ BEI DER LITERATURAUSWERTUNG - ZENTRALE 
DATENVERARBEITUNG BEI DEZENTRALER DATENERHEBUNG von 
Karin CONZE und Graf K.-Ch. ROTH KIRCH-TRACH 
Europäische Atomgemeinschaft - EURATOM. 
Euratom Vertrag Nr. 003-60-5 CETD 
(CETIS Bericht Nr. 19) 
Brüssel, März 1963 - 6 Seiten. 
Die Zweckmässigkeit des Einsatzes von Diktiergeräten in der Dokumentation, 
besonders bei dezentraler Datenerhebung und zentraler Datenverarbeitung 
wird erläutert und eine Organisationsform am praktischen Beispiel demon-
striert. 
Die Notwendigkeit einer vorherigen Planung und die Organisation eines 
entsprechenden Arbeitsablaufes werden betont. Die Vorteüe, die die Benützung 
von Diktiergeräten bei der Durchführung eines Forschungsauftrages gebracht 
hat, werden erläutert. 
E U R 1 8 8 . d 
SOUND TAPE USE IN DOCUMENTATION - CENTRALIZED DATA 
PROCESSING COMBINED WITH NON-CENTRALIZED DATA COLLEC-
TION by Karin CONZE and Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH 
European Atomic Energy Community - EURATOM. 
Euratom Contract No. 003-60-5 CETD 
(CETIS Report No. 19) 
Brussels, March 1963 - pages 6 
The use of dictaphones for documentation work is described, especially as 
far as decentralized data collection and centralized data processing is concerned. 
The flow of work is demonstrated on a practical example. 
The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow 
of work is emphasized. Advantages of using dictaphones in a research project 
are reported. 
E U R 1 8 8 . d 
SOUND TAPE USE IN DOCUMENTATION - CENTRALIZED DATA 
PROCESSING COMBINED WITH NON-CENTRALIZED DATA COLLEC-
TION by Karin CONZE and Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH 
European Atomic Energy Community - EURATOM. 
Euratom Contract No. 003-60-5 CETD 
(CETIS Report No. 19) 
Brussels, March 1963 - pages 6 
The use of dictaphones for documentation work is described, especially as 
far as decentralized data collection and centralized data processing is concerned. 
The flow of work is demonstrated on a practical example. 
The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow 
of work is emphasized. Advantages of using dictaphones in a research project 
are reported. 

E U R 1 8 8 . d 
EUROPAISCHE ATOMGEMEINSCHAFT — EURATOM 
TONBANDEINSATZ BEI 
DER LITERATURAUSWERTUNG -
ZENTRALE DATENVERARBEITUNG BEI 
DEZENTRALER DATENERHEBUNG 
von 
Karin CONZE und Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH 
1963 
Bericht abgefasst 
im Rahmen des Euratom-Vertrages Nr . 003-60-5 CETD 
(CETIS Bericht Nr . 19) 

TONBANDEINSATZ BEI 
DER LITERATURAUSWERTUNG-
ZENTRALE DATENVERARBEITUNG BEI 
DEZENTRALER DATENERHEBUNG 
ZUSAMMENFASSUNG 
Die Zweckmässigkeit des Einsatzes von Diktiergeräten in der Dokumentation, besonders bei dezentraler 
Datenerhebung und zentraler Datenverarbeitung wird erläutert und eine Organisationsform am praktischen 
Beispiel demonstriert. 
Die Notwendigkeit einer vorherigen Planung und die Organisation eines entsprechenden Arbeitsablaufes 
werden betont. Die Vorteile, die die Benützung von Diktiergeräten bei der Durchführung eines Forschungs-
auftrages gebracht hat, werden erläutert. 
SUMMARY 
The use of dictaphones for documentation work is described, especially as far as decentralized data 
collection and centralized data processing is concerned. The flow of work is demonstrated on a practical example. 
The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow of work is emphasized. Advan-
tages of using dictaphones in a research project are reported. 
Für die Durchführung des Forschungsauftrages Nr. CET-A 003-60-5 der EURATOM in 
Bezug auf die Auswertung von ausgewählter Fachliteratur der Landbau- und Forstwissenschaften 
ist die Beratungsstelle für Dokumentation und Information in Land- und Forstwirtschaft, Bonn, 
gezwungen, auswärtige akademische Mitarbeiter einzusetzen. Für die praktische Zusammen-
arbeit ergaben sich daraus einige Besonderheiten, deren organisatorische und technische Lösung 
im folgenden geschildert wird. 
Ausgang der Forschungsarbeit ist eine Literaturauswertung nach vorgegebenen Richt-
linien. Daran schliessen sich terminologische Untersuchungen und Feststellung der Häufigkeits-
frequenz der verwendeten Begriffe. Schliesslich soll ein multilaterales Simultanlexikon in den 
EWG-Sprachen plus Englisch für den Bereich Land- und Forstwirtschaft aufgestellt werden. 
Die Arbeit wechselt zwischen geistiger Tätigkeit und manueller Schreib- und Zählarbeit. 
Im Normalfall würde man jedem Wissenschaftler eine Halbtagsschrcibkraft zuordnen. Finanzielle 
und organisatorische Belange und nicht zuletzt der Mangel an geeigneten Kräften stellten diese 
Möglichkeit ausser Diskussion. 
Als besondere Schwierigkeit ergab sich, dass die akademischen Mitarbeiter ausnahmslos 
nebenamtlich für die Beratungsstelle tätig sind. Ferner, dass sie in räumlicher Entfernung bis zu 
500 km von dem Sitz der Beratungsstelle wohnen. Schliesslich, dass sie ohnehin nur wenig Zeit 
für diese zusätzliche Arbeit haben und daher von allen sekundären Hilfsarbeiten weitgehend 
entlastet sein müssen. 
Die Beratungsstelle entschloss sich daher, eine Auswertungszentrale zu schaffen, die mit 
technischen Mitteln so ausgestattet ist, dass sie alle anfallende Arbeit mit möglichst geringem 
Aufwand meistern kann. Die Mitarbeiter des Forschungsteams erhielten Diktiergeräte. Damit 
sollten sie von der Schreibarbeit befreit werden. 
In Praxi ist der Aufbau der Beratungsstelle also der, dass sich eine Anzahl Wissenschaftler 
gemeinsam ein Auswertungsbüro halten, mit dem sie durch Tonbänder verbunden sind. 
Als Diktiergeräte wurde eine Anzahl von Grundig­Stenoretten angeschafft. Wahlweise 
bekamen die Mitarbeiter die Stenorette Β für Netz­ und Batterieanschluss oder die Stenorette 
für Netzanschluss. Eine Diskussion über die Frage des zweckmässigen Tonträgers, also Band 
oder Manschette bzw. Platte fand nicht statt. Massgebend für die Wahl war, dass die zuständige 
Abteilung der EURATOM sowie einige Mitarbeiter des Teams bereits die Stenorette besassen. 
Die Stenorette hat sich bewährt, wesentliche Mängel traten bisher nicht auf. Zusätzlich wurde in 
der Zentrale als Speichergerät ein Tonbandgerät Grundig TK 24 eingerichtet. In dieses Speicher­
gerät werden Tonbandaufzeichnungen archiviert, die von Bedeutung sind. Ferner wird dieses 
Gerät zum Doppeln von Tonbanddiktaten benutzt. Schliesslich ist die Zentrale durch den Einsatz 
dieses Gerätes nicht an ein bestimmtes Tonbandsystem gebunden. Die Diktiergeräte in der Zentrale 
sind zusätzlich mit Kleinhörern und Fussbedienungstasten ausgestattet. Je Schreibmaschine ist 
ein Diktiergerät vorhanden. Ferner ist ein Gerät immer auf Fernsprechaufnahme gestellt. Die 
Zentrale ist also wie eine Schreibzentrale eines Verwaltungsbüros installiert. Übrigens hat sich die 
Koppelung zwischen Diktiergerät und elektrischer Schreibmaschine gut bewährt. Die Schreib­
kräfte diktieren sich Schriftsätze, die aus irgend einem Grund abgeschrieben werden müssen, 
selber ins Band. Ermüdungserscheinungen und Fehlerhäufigkeit treten selbst bei weitgehender 
Ausnutzung der Schreibkapazität wesentlich später auf als bei der konventionellen Nutzung. 
Dass in einer Zentrale technische Hilfsmittel besser genutzt werden, ist eine alte Erfahrung. 
Dass auch eine zentrale Schreibstelle ihre Vorteile hat, ist ebenfalls keine neue Erkenntnis. Immer­
hin hat sich aber gezeigt, dass es mit der Anschaffung von Diktiergeräten allein nicht getan ist. 
Sie müssen sich in ihrer Eigenart dem Arbeitsablauf anpassen, ihr Einsatz muss also geplant, 
somit organisiert sein. 
Besonders wichtig erscheint beim Tonbandeinsatz die Zwangsläufigkeit der Diktatansage. 
Diktatfehler, Auslassungen, nachträgliche Ergänzungen und damit verbundene Rückfragen sind 
im normalen Bürobetrieb leistungshemmend. Bei Diktat per Tonband sind sie besonders ärgerlich. 
Bei einem räumlich dezentralisierten Betrieb sind sie einfach nicht zu dulden. Sie gefährden die 
Leistungsfähigkeit des Institutes. 
Daher entwickelte die Beratungsstelle einen Literatur­Auswertungsbogen. Dem akade­
mischen Mitarbeiter dient er als Diktatunterlage. Dadurch ergibt sich die geforderte Zwangs­
läufigkeit der Diktatreihenfolge. Alle Angaben sind in logischer Arbeitsfolge nacheinander. 
Zur Technik des Diktierens gelten hier folgende Regeln: Es soll normal gesprochen werden. 
Interpunktion und Schreibanweisungen wie "Absatz" usw. werden mitdiktiert. Fremdworte und 
schwer verständliche Begriffe werden buchstabiert. 
Zu Beginn jeden Bandes wird die Anschrift des Empfängers mitdiktiert, falls das Band 
abhanden kommen sollte. 
Der Versand geht als Warenprobe über die Post. Da die Beratungsstelle viel Auslandspost 
hat, wurden Stempel mit der Aufschrift „Warenprobe-Phonopost" hergestellt. Für Anschrift 
und Absender werden ebenfalls Stempel verwendet. Der Tonbandsendung werden „Lieferscheine" 
(Formular von fa „Zweckform") beigegeben, auf denen ebenfalls Anschrift und Absender sowie 
das Absendedatum per Stempeldruck enthalten sind. Handschriftlich ist Bandbezeichnung und 
Inhaltsstichwort angegeben. Eine Durchschrift bleibt im Lieferscheinbuch, eine in der Handakte 
des Mitarbeiters als Versandbeleg. Diese Zettelwirtschaft mag unnötig erscheinen. Bei starkem 
Tonbandversand an verschiedene Teilnehmer geht aber sonst die Übersicht rasch verloren. 
Für den Mitarbeiter ist die Anzahl von ca 10-15 Grundig-Stenorettenkassetten notwendig, 
da eine Anzahl sich ja immer auf der Post, eine weitere Anzahl bei der Zentrale in Bearbeitung 
befinden. Die Bandbezeichnung geht auf verschiedenfarbige Selbstklebeetiketten durch Nummern 
oder Telephonalphabet bzw. direktes A B C vor sich. 
Der Versand wird in haltbaren Warenmusterbeuteln vorgenommen. Werden nur einzelne 
Bänder verschickt, werden sie mit Tesa-Film lose auf Kartonkarten geklebt. Dadurch wird ein 
Rutschen im Versandbeutel vermieden. Die Beratungsstelle verwendet hierzu alte IBM Loch-
karten. 
In der Zentrale erfolgt dann die Niederschirft des Tonbanddiktates. Zur Zeit werden vom 
Tonband direkt Umdruckschablonen beschriftet. Dies ist durch die Zwangsläufigkeit des Diktates 
möglich. 
Zur Vereinfachung und Leistungssteigerung geht die Beratungsstelle zum Einsatz von 
Lochstreifengeräten über. Ferner wird an der Entwicklung eines massgerechten Vervielfältigungs-
gerätes auf der Basis der Elektrophotographie gearbeitet. 
Durch den geschilderten Tonbandeinsatz ist die geforderte weitgehende Entlastung der 
Mitarbeiter von der Sekundärarbeit erreicht. Die Auswertungszentrale kann ihre Arbeit ungestört 
einteilen und einen fliessenden Arbeitsablauf organisieren. Die Voraussetzung ist die Zwangs-
läufigkeit des Arbeitsganges. Sie wurde durch den Auswertungsbogen hergestellt. 
Es hiesse aber die geistige Arbeit herabwürdigen, wollte man sie ausschliesslich in ein 
Schema pressen. Das Wesen der Arbeit eines Forschungsteams ist der enge Gedankenaustausch. 
Gerade die Unterhaltung und das Fachgespräch wecken schöpferische Gedanken. Auch hier hat 
sich der Tonbandeinsatz unentbehrlich gemacht. Es hat sich zwischen den einzelnen Mitarbeitern 
ein reger Tonbandaustausch entwickelt. Briefe werden verlesen, Ansichten und Gespräche mit 
Dritten vermittelt, auch Ferngespräche, soweit sie für die Arbeit von Interesse sind. Für die 
Leitung der Beratungsstelle ist es viel leichter, Hinweise und Erklärungen per Tonband an den 
Mitarbeiter zu geben, als schriftlich Sätze zu formulieren. 
Da die Leitung der Beratungsstelle ebenfalls nicht ständig in der Zentrale arbeitet, ergeben 
sich auch hier weitere Einsatzmöglichkeiten für das Tonband. Abgesehen von der Tonbandauf-
nahme von Ferngesprächen ist es umgekehrt der Institutsleitung möglich, eilige Diktate, die 
schriftlich verschickt werden sollen, abends nach 19.00 Uhr auf verbilligtem Nachttarif per 
Fernsprecher auf das Diktiergerät in der Zentrale zu sprechen. Zu diesem Zweck ist der Fern-
sprecher in der Zentrale abends besetzt. 
Durch den konsequenten Einsatz des Tonbandes bei Verhandlungen, Berichten, Bespre-
chungsnotizen und der daran anschliessenden Übermittlung der Bänder an den zuständigen 
Bearbeiter ist es der Institutsleitung gelungen, auch von auswärts her den Überblick über die 
Geschäftsführung zu bewahren. 
In den Tonbandaustausch ist die zuständige Sektion der EURATOM weitgehend einge-
schaltet. Der Gedankenaustausch sowie Informationen allgemeiner Art, soweit sie keinen rechts-
verbindlichen Charakter haben, werden fast ausschliesslich durch Tonbandaustausch vorge-
nommen. Anfänglich führte übrigens diese Art des Tonbandeinsatzes dazu, dass von den Ton-
bändern nun Aktennotizen gemacht wurden. Damit wurde eine beängstigende Steigerung der 
Schreibarbeit erzielt. Aus diesem Grund wurde das Speichergerät angeschafft, in das nur wichtige 
Nachrichten und Informationen eingespeichert werden. Das Auffinden der Tonbandstelle geht 
nach den üblichen Grundsätzen der Tonbandarchivierung vor sich. 
Als Resumé kann Folgendes gesagt werden : 
Ohne den geschilderten Tonbandeinsatz wäre die Durchführung des Forschungsprogramms 
nicht möglich. Die dezentrale Datenerhebung und zentrale Verarbeitung mittels Tonband hat 
sich bewährt. Für die Leitung eines Institutes ist das Tonband ein unentbehrliches Hilfsmittel. 
Die Voraussetzung für einen guten Tonbandeinsatz ist die Schaffung eines Arbeitsablaufes, 
in den sich das Tonband mit seinen Eigenheiten einfügt. Ohne die vorherige Organisationsplanung 
wird das Tonbandgerät ein Dasein im Aktenschrank der Sekretärin führen und dieses Schicksal 
mit vielen gleichen Geräten teilen, die nicht konsequent eingesetzt werden. 






Tonbandeinsatz bei der literaturauswertungzentrale Datenverarbeitung bei dezentraler Datenerhebung. EUR 188. = The use of audiotape in the central literature analysis of data processing in the distributed data collection. EUR 188.

l o o liwli^ åiÄSiÄapl i'ilii'ili WSnmf HKI! mm mWtíÊÊÊ EUROPÄISCHE ATOMGEMEINSCHAFT — EURATOM ... . ,. flåflliSiÄMilM Das vorliegende Dokument ist im Rahmen des Forschungsprogramms der Kommission der Europäischen Atomgemeinschaft (EURATOM) ausgearbeitet worden. Es wird darauf hingewiesen, dass die Euratomkommission, ihre Vertragspartner und alle imen handelnden P e r s o n e n : . ^ in deren Na e  ­ keine Gewähr dafür übernehmen, dass die in diesem Dokument enthaltenen Informationen richtig und vollständig sind oder dass die Verwendung der in diesem Dokument enthaltenen Informationen oder der in diesem Dokument beschriebenen technischen Anordnungen, Methoden und Verfahren nicht gegen gewerbliche Schutzrechte verstösst; ­ keine Haftung für die Schäden übernehmen, die infolge der Verwendung der in diesem Dokument enthaltenen Informationen oder der in diesem Dokument beschriebenen tech­nischen Anordnungen, Methoden oder Verfahren entstehen könnten. Dieser Bericlit wird zum Preise von 25 bfrs. verkauf t . Í&M&L r ^ : r r r ^ r : jm ~" * ~ τ ***". * r~rrrr " ~ r r r ' " ^ S » B J K»I' öreign) L td . ­ 10 Moorgate, Bestellungen sind zu richten an: P R E S S E S ACADEMIQUES E U R O P E E N N E S — 98, chaussée de Charleroi, Brussel 6. Die Zahlung ist zu leisten durch Überweisung — an die B A N Q U E D E LA SOCIETE G E N E R A L E (Agence Ma Campagne) Brüssel ­ Konto Nr. 964.568; ­ an die BELGIAN AMERICAN B A N K AND T R U S T COMPANY ­ New York ­ Konto Nr. 121.86, an die LLOYDS B A N K (Fe London E.C.2, als Bezug ist anzugeben: „ E U R 188.d ­ Tonbandeinsatz bei der Literaturauswertung ­ zentrale Datenverarbei tung bei dezen­traler Datenerhebung Gedruckt von E . Guyot, Brüssel Brüssel, März 1963. ¡¡¡¡Γ Bijí¡»¡¡ifc»i|.í>ía!r m*m'W l*fiíilh'!t E U R 1 8 8 . d TONBANDEINSATZ BEI DER LITERATURAUSWERTUNG - ZENTRALE DATENVERARBEITUNG BEI DEZENTRALER DATENERHEBUNG von Karin CONZE und Graf K.-Ch. ROTH KIRCH-TRACH Europäische Atomgemeinschaft - EURATOM. Euratom Vertrag Nr. 003-60-5 CETD (CETIS Bericht Nr. 19) Brüssel, März 1963 - 6 Seiten. Die Zweckmässigkeit des Einsatzes von Diktiergeräten in der Dokumentation, besonders bei dezentraler Datenerhebung und zentraler Datenverarbeitung wird erläutert und eine Organisationsform am praktischen Beispiel demon-striert. Die Notwendigkeit einer vorherigen Planung und die Organisation eines entsprechenden Arbeitsablaufes werden betont. Die Vorteüe, die die Benützung von Diktiergeräten bei der Durchführung eines Forschungsauftrages gebracht hat, werden erläutert. E U R 1 8 8 . d SOUND TAPE USE IN DOCUMENTATION - CENTRALIZED DATA PROCESSING COMBINED WITH NON-CENTRALIZED DATA COLLEC-TION by Karin CONZE and Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH European Atomic Energy Community - EURATOM. Euratom Contract No. 003-60-5 CETD (CETIS Report No. 19) Brussels, March 1963 - pages 6 The use of dictaphones for documentation work is described, especially as far as decentralized data collection and centralized data processing is concerned. The flow of work is demonstrated on a practical example. The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow of work is emphasized. Advantages of using dictaphones in a research project are reported. E U R 1 8 8 . d SOUND TAPE USE IN DOCUMENTATION - CENTRALIZED DATA PROCESSING COMBINED WITH NON-CENTRALIZED DATA COLLEC-TION by Karin CONZE and Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH European Atomic Energy Community - EURATOM. Euratom Contract No. 003-60-5 CETD (CETIS Report No. 19) Brussels, March 1963 - pages 6 The use of dictaphones for documentation work is described, especially as far as decentralized data collection and centralized data processing is concerned. The flow of work is demonstrated on a practical example. The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow of work is emphasized. Advantages of using dictaphones in a research project are reported. E U R 1 8 8 . d EUROPAISCHE ATOMGEMEINSCHAFT — EURATOM TONBANDEINSATZ BEI DER LITERATURAUSWERTUNG -ZENTRALE DATENVERARBEITUNG BEI DEZENTRALER DATENERHEBUNG von Karin CONZE und Graf K.-Ch. ROTHKIRCH-TRACH 1963 Bericht abgefasst im Rahmen des Euratom-Vertrages Nr . 003-60-5 CETD (CETIS Bericht Nr . 19) TONBANDEINSATZ BEI DER LITERATURAUSWERTUNG-ZENTRALE DATENVERARBEITUNG BEI DEZENTRALER DATENERHEBUNG ZUSAMMENFASSUNG Die Zweckmässigkeit des Einsatzes von Diktiergeräten in der Dokumentation, besonders bei dezentraler Datenerhebung und zentraler Datenverarbeitung wird erläutert und eine Organisationsform am praktischen Beispiel demonstriert. Die Notwendigkeit einer vorherigen Planung und die Organisation eines entsprechenden Arbeitsablaufes werden betont. Die Vorteile, die die Benützung von Diktiergeräten bei der Durchführung eines Forschungs-auftrages gebracht hat, werden erläutert. SUMMARY The use of dictaphones for documentation work is described, especially as far as decentralized data collection and centralized data processing is concerned. The flow of work is demonstrated on a practical example. The necessity of previously planning and organizing a corresponding flow of work is emphasized. Advan-tages of using dictaphones in a research project are reported. Für die Durchführung des Forschungsauftrages Nr. CET-A 003-60-5 der EURATOM in Bezug auf die Auswertung von ausgewählter Fachliteratur der Landbau- und Forstwissenschaften ist die Beratungsstelle für Dokumentation und Information in Land- und Forstwirtschaft, Bonn, gezwungen, auswärtige akademische Mitarbeiter einzusetzen. Für die praktische Zusammen-arbeit ergaben sich daraus einige Besonderheiten, deren organisatorische und technische Lösung im folgenden geschildert wird. Ausgang der Forschungsarbeit ist eine Literaturauswertung nach vorgegebenen Richt-linien. Daran schliessen sich terminologische Untersuchungen und Feststellung der Häufigkeits-frequenz der verwendeten Begriffe. Schliesslich soll ein multilaterales Simultanlexikon in den EWG-Sprachen plus Englisch für den Bereich Land- und Forstwirtschaft aufgestellt werden. Die Arbeit wechselt zwischen geistiger Tätigkeit und manueller Schreib- und Zählarbeit. Im Normalfall würde man jedem Wissenschaftler eine Halbtagsschrcibkraft zuordnen. Finanzielle und organisatorische Belange und nicht zuletzt der Mangel an geeigneten Kräften stellten diese Möglichkeit ausser Diskussion. Als besondere Schwierigkeit ergab sich, dass die akademischen Mitarbeiter ausnahmslos nebenamtlich für die Beratungsstelle tätig sind. Ferner, dass sie in räumlicher Entfernung bis zu 500 km von dem Sitz der Beratungsstelle wohnen. Schliesslich, dass sie ohnehin nur wenig Zeit für diese zusätzliche Arbeit haben und daher von allen sekundären Hilfsarbeiten weitgehend entlastet sein müssen. Die Beratungsstelle entschloss sich daher, eine Auswertungszentrale zu schaffen, die mit technischen Mitteln so ausgestattet ist, dass sie alle anfallende Arbeit mit möglichst geringem Aufwand meistern kann. Die Mitarbeiter des Forschungsteams erhielten Diktiergeräte. Damit sollten sie von der Schreibarbeit befreit werden. In Praxi ist der Aufbau der Beratungsstelle also der, dass sich eine Anzahl Wissenschaftler gemeinsam ein Auswertungsbüro halten, mit dem sie durch Tonbänder verbunden sind. Als Diktiergeräte wurde eine Anzahl von Grundig­Stenoretten angeschafft. Wahlweise bekamen die Mitarbeiter die Stenorette Β für Netz­ und Batterieanschluss oder die Stenorette für Netzanschluss. Eine Diskussion über die Frage des zweckmässigen Tonträgers, also Band oder Manschette bzw. Platte fand nicht statt. Massgebend für die Wahl war, dass die zuständige Abteilung der EURATOM sowie einige Mitarbeiter des Teams bereits die Stenorette besassen. Die Stenorette hat sich bewährt, wesentliche Mängel traten bisher nicht auf. Zusätzlich wurde in der Zentrale als Speichergerät ein Tonbandgerät Grundig TK 24 eingerichtet. In dieses Speicher­gerät werden Tonbandaufzeichnungen archiviert, die von Bedeutung sind. Ferner wird dieses Gerät zum Doppeln von Tonbanddiktaten benutzt. Schliesslich ist die Zentrale durch den Einsatz dieses Gerätes nicht an ein bestimmtes Tonbandsystem gebunden. Die Diktiergeräte in der Zentrale sind zusätzlich mit Kleinhörern und Fussbedienungstasten ausgestattet. Je Schreibmaschine ist ein Diktiergerät vorhanden. Ferner ist ein Gerät immer auf Fernsprechaufnahme gestellt. Die Zentrale ist also wie eine Schreibzentrale eines Verwaltungsbüros installiert. Übrigens hat sich die Koppelung zwischen Diktiergerät und elektrischer Schreibmaschine gut bewährt. Die Schreib­kräfte diktieren sich Schriftsätze, die aus irgend einem Grund abgeschrieben werden müssen, selber ins Band. Ermüdungserscheinungen und Fehlerhäufigkeit treten selbst bei weitgehender Ausnutzung der Schreibkapazität wesentlich später auf als bei der konventionellen Nutzung. Dass in einer Zentrale technische Hilfsmittel besser genutzt werden, ist eine alte Erfahrung. Dass auch eine zentrale Schreibstelle ihre Vorteile hat, ist ebenfalls keine neue Erkenntnis. Immer­hin hat sich aber gezeigt, dass es mit der Anschaffung von Diktiergeräten allein nicht getan ist. Sie müssen sich in ihrer Eigenart dem Arbeitsablauf anpassen, ihr Einsatz muss also geplant, somit organisiert sein. Besonders wichtig erscheint beim Tonbandeinsatz die Zwangsläufigkeit der Diktatansage. Diktatfehler, Auslassungen, nachträgliche Ergänzungen und damit verbundene Rückfragen sind im normalen Bürobetrieb leistungshemmend. Bei Diktat per Tonband sind sie besonders ärgerlich. Bei einem räumlich dezentralisierten Betrieb sind sie einfach nicht zu dulden. Sie gefährden die Leistungsfähigkeit des Institutes. Daher entwickelte die Beratungsstelle einen Literatur­Auswertungsbogen. Dem akade­mischen Mitarbeiter dient er als Diktatunterlage. Dadurch ergibt sich die geforderte Zwangs­läufigkeit der Diktatreihenfolge. Alle Angaben sind in logischer Arbeitsfolge nacheinander. Zur Technik des Diktierens gelten hier folgende Regeln: Es soll normal gesprochen werden. Interpunktion und Schreibanweisungen wie "Absatz" usw. werden mitdiktiert. Fremdworte und schwer verständliche Begriffe werden buchstabiert. Zu Beginn jeden Bandes wird die Anschrift des Empfängers mitdiktiert, falls das Band abhanden kommen sollte. Der Versand geht als Warenprobe über die Post. Da die Beratungsstelle viel Auslandspost hat, wurden Stempel mit der Aufschrift „Warenprobe-Phonopost" hergestellt. Für Anschrift und Absender werden ebenfalls Stempel verwendet. Der Tonbandsendung werden „Lieferscheine" (Formular von fa „Zweckform") beigegeben, auf denen ebenfalls Anschrift und Absender sowie das Absendedatum per Stempeldruck enthalten sind. Handschriftlich ist Bandbezeichnung und Inhaltsstichwort angegeben. Eine Durchschrift bleibt im Lieferscheinbuch, eine in der Handakte des Mitarbeiters als Versandbeleg. Diese Zettelwirtschaft mag unnötig erscheinen. Bei starkem Tonbandversand an verschiedene Teilnehmer geht aber sonst die Übersicht rasch verloren. Für den Mitarbeiter ist die Anzahl von ca 10-15 Grundig-Stenorettenkassetten notwendig, da eine Anzahl sich ja immer auf der Post, eine weitere Anzahl bei der Zentrale in Bearbeitung befinden. Die Bandbezeichnung geht auf verschiedenfarbige Selbstklebeetiketten durch Nummern oder Telephonalphabet bzw. direktes A B C vor sich. Der Versand wird in haltbaren Warenmusterbeuteln vorgenommen. Werden nur einzelne Bänder verschickt, werden sie mit Tesa-Film lose auf Kartonkarten geklebt. Dadurch wird ein Rutschen im Versandbeutel vermieden. Die Beratungsstelle verwendet hierzu alte IBM Loch-karten. In der Zentrale erfolgt dann die Niederschirft des Tonbanddiktates. Zur Zeit werden vom Tonband direkt Umdruckschablonen beschriftet. Dies ist durch die Zwangsläufigkeit des Diktates möglich. Zur Vereinfachung und Leistungssteigerung geht die Beratungsstelle zum Einsatz von Lochstreifengeräten über. Ferner wird an der Entwicklung eines massgerechten Vervielfältigungs-gerätes auf der Basis der Elektrophotographie gearbeitet. Durch den geschilderten Tonbandeinsatz ist die geforderte weitgehende Entlastung der Mitarbeiter von der Sekundärarbeit erreicht. Die Auswertungszentrale kann ihre Arbeit ungestört einteilen und einen fliessenden Arbeitsablauf organisieren. Die Voraussetzung ist die Zwangs-läufigkeit des Arbeitsganges. Sie wurde durch den Auswertungsbogen hergestellt. Es hiesse aber die geistige Arbeit herabwürdigen, wollte man sie ausschliesslich in ein Schema pressen. Das Wesen der Arbeit eines Forschungsteams ist der enge Gedankenaustausch. Gerade die Unterhaltung und das Fachgespräch wecken schöpferische Gedanken. Auch hier hat sich der Tonbandeinsatz unentbehrlich gemacht. Es hat sich zwischen den einzelnen Mitarbeitern ein reger Tonbandaustausch entwickelt. Briefe werden verlesen, Ansichten und Gespräche mit Dritten vermittelt, auch Ferngespräche, soweit sie für die Arbeit von Interesse sind. Für die Leitung der Beratungsstelle ist es viel leichter, Hinweise und Erklärungen per Tonband an den Mitarbeiter zu geben, als schriftlich Sätze zu formulieren. Da die Leitung der Beratungsstelle ebenfalls nicht ständig in der Zentrale arbeitet, ergeben sich auch hier weitere Einsatzmöglichkeiten für das Tonband. Abgesehen von der Tonbandauf-nahme von Ferngesprächen ist es umgekehrt der Institutsleitung möglich, eilige Diktate, die schriftlich verschickt werden sollen, abends nach 19.00 Uhr auf verbilligtem Nachttarif per Fernsprecher auf das Diktiergerät in der Zentrale zu sprechen. Zu diesem Zweck ist der Fern-sprecher in der Zentrale abends besetzt. Durch den konsequenten Einsatz des Tonbandes bei Verhandlungen, Berichten, Bespre-chungsnotizen und der daran anschliessenden Übermittlung der Bänder an den zuständigen Bearbeiter ist es der Institutsleitung gelungen, auch von auswärts her den Überblick über die Geschäftsführung zu bewahren. In den Tonbandaustausch ist die zuständige Sektion der EURATOM weitgehend einge-schaltet. Der Gedankenaustausch sowie Informationen allgemeiner Art, soweit sie keinen rechts-verbindlichen Charakter haben, werden fast ausschliesslich durch Tonbandaustausch vorge-nommen. Anfänglich führte übrigens diese Art des Tonbandeinsatzes dazu, dass von den Ton-bändern nun Aktennotizen gemacht wurden. Damit wurde eine beängstigende Steigerung der Schreibarbeit erzielt. Aus diesem Grund wurde das Speichergerät angeschafft, in das nur wichtige Nachrichten und Informationen eingespeichert werden. Das Auffinden der Tonbandstelle geht nach den üblichen Grundsätzen der Tonbandarchivierung vor sich. Als Resumé kann Folgendes gesagt werden : Ohne den geschilderten Tonbandeinsatz wäre die Durchführung des Forschungsprogramms nicht möglich. Die dezentrale Datenerhebung und zentrale Verarbeitung mittels Tonband hat sich bewährt. Für die Leitung eines Institutes ist das Tonband ein unentbehrliches Hilfsmittel. Die Voraussetzung für einen guten Tonbandeinsatz ist die Schaffung eines Arbeitsablaufes, in den sich das Tonband mit seinen Eigenheiten einfügt. Ohne die vorherige Organisationsplanung wird das Tonbandgerät ein Dasein im Aktenschrank der Sekretärin führen und dieses Schicksal mit vielen gleichen Geräten teilen, die nicht konsequent eingesetzt werden. 

Tonbandeinsatz bei der literaturauswertungzentrale Datenverarbeitung bei dezentraler Datenerhebung. EUR 188. = The use of audiotape in the central literature analysis of data processing in the distributed data collection. EUR 188.

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